Jede Leistung, die Sie für eine Mandantschaft erbringen, halten Sie in Amberlo als Zeiteintrag fest. Daraus entsteht später die Rechnung – und nebenbei das Bild davon, wofür in Ihrer Kanzlei tatsächlich Zeit aufgewendet wird. Dieser Artikel führt Sie durch die Erfassungsmaske und erklärt, was hinter den einzelnen Feldern steckt.
Einen Zeiteintrag anlegen
- Öffnen Sie das Menü zum Anlegen und wählen Sie Zeiteintrag. Mit Auslage legen Sie stattdessen eine Auslage an – dafür gibt es einen eigenen Artikel.
- Füllen Sie die Felder der Erfassungsmaske aus (unten im Einzelnen erklärt).
- Klicken Sie auf Speichern.
Denselben Weg finden Sie auch über die Schnellerfassung: Das Menü NEU HINZUFÜGEN enthält den Eintrag Zeit erfassen. Beide Wege führen zur gleichen Maske.
Was Sie geleistet haben
Zeit
Tragen Sie unter Zeit ein, wie lange Sie an der Sache gearbeitet haben – in Stunden und Minuten. Geben Sie die Einheit immer mit an. Eine nackte Zahl ohne Einheit kann das System nicht eindeutig zuordnen.
Datum
Das Datum steht auf dem heutigen Tag, lässt sich aber frei ändern – rückwirkend ebenso wie in die Zukunft. Das ist der Normalfall, wenn Sie Ihre Zeiten gesammelt am Ende der Woche nachtragen.
Typ
Der Typ beschreibt die Art der Tätigkeit, etwa Schriftsatz, Besprechung oder Akteneinsicht. Unterschätzen Sie dieses Feld nicht: Es ist die Grundlage dafür, dass Sie später auswerten können, wofür in Ihrer Kanzlei Zeit aufgewendet wird, und es zeigt Ihrer Mandantschaft nachvollziehbar, was für sie getan wurde. Außerdem hängt der Stundensatz am Typ – verschiedene Tätigkeiten können unterschiedlich vergütet werden.
Beschreibung
In der Beschreibung halten Sie fest, was konkret getan wurde. Dieser Text ist für Ihre Mandantschaft sichtbar, formulieren Sie ihn also so, dass er auch außerhalb der Kanzlei verständlich ist. Sie können zu jedem Typ einen Standardtext hinterlegen, der beim Anlegen automatisch eingesetzt wird – das spart auf Dauer viel Tipparbeit.
Erfasser
Unter Erfasser steht, wem die Leistung zugerechnet wird. Voreingestellt sind Sie selbst; Sie können aber ebenso eine Kollegin oder einen Kollegen eintragen. Weicht der Erfasser von der Person ab, die den Eintrag angelegt hat, vermerkt Amberlo das zusätzlich unter Erfasst von. Nachvollziehbar bleibt also beides.
Verknüpfung mit Akte, Kontakt oder Aufgabe
Verknüpfen Sie den Eintrag mit einer Akte oder einem Kontakt. Erst dadurch wird nachvollziehbar, welche Arbeit für wen geleistet wurde – und nur so gelangt der Eintrag später in die richtige Rechnung. Alternativ können Sie eine Aufgabe auswählen; ist dieser bereits eine Akte oder ein Kontakt zugeordnet, übernimmt Amberlo die Zuordnung.
Wir empfehlen, in den Einstellungen die Option zu aktivieren, die das Speichern eines Zeiteintrags ohne zugeordnete Akte oder Kontakt verhindert. Nicht zugeordnete Einträge fallen sonst erst bei der Rechnungsstellung auf, wenn niemand mehr weiß, worum es ging.
Wie abgerechnet wird
Fakturierbar
Ist Fakturierbar gesetzt, stellen Sie die erfasste Zeit in Rechnung. Nehmen Sie die Markierung heraus, zählt die Zeit als Arbeitszeit – sie ist dann erfasst und auswertbar, wird der Mandantschaft aber nicht berechnet.
nicht abrechenbar
nicht abrechenbar ist der Mittelweg: Die Leistung erscheint auf der Rechnung, jedoch mit dem Betrag null – der Stundensatz bleibt dabei sichtbar. So machen Sie deutlich, welchen Wert eine Leistung hat, die Sie im konkreten Fall nicht berechnen. In den Einstellungen zur Rechnungsstellung können Sie festlegen, dass diese Zeiten auf der Rechnung als Arbeitszeit und nicht als fakturierbare Zeit gezählt werden.
Pauschalhonorar
Mit Pauschalhonorar berechnen Sie einen festen Betrag für die Leistung, statt sie über den Stundensatz abzurechnen. Tragen Sie die aufgewendete Zeit trotzdem ein – Sie wollen schließlich wissen, wie viel Aufwand tatsächlich hinter der Pauschale steckt.
Aufpreis
Aufpreis greift nur, wenn für die zugeordnete Akte oder den zugeordneten Kontakt ein Budget vereinbart ist. Setzen Sie die Markierung, wenn Sie diese Leistung zusätzlich zum vereinbarten Budget berechnen wollen. Abgerechnet wird dann über den Stundensatz; Sie können zusätzlich Pauschalhonorar setzen und stattdessen einen festen Betrag eintragen.
Fakturierbare Zeit
Fakturierbare Zeit ist die Zeit, die Sie tatsächlich berechnen – und sie muss nicht der erfassten Zeit entsprechen. Genau darin liegt der Nutzen: Tragen Sie unter Zeit vier Stunden ein und unter Fakturierbare Zeit zwei, sind vier Stunden Aufwand dokumentiert, berechnet werden aber nur zwei. Die übrigen zwei laufen als Arbeitszeit mit.
Währung, Stundensatz und Gesamtbetrag
Die Währung können Sie pro Eintrag anpassen. Rechnen Sie mit einer Mandantschaft dauerhaft in einer anderen Währung ab, hinterlegen Sie diese besser gleich in den Einstellungen des Kontakts.
Der Stundensatz wird automatisch gesetzt – abhängig vom gewählten Typ und von Ihrer Position in der Kanzlei. Der Gesamtbetrag ergibt sich daraus zusammen mit der Fakturierbaren Zeit und wird laufend mitgerechnet.
Speichern und später ändern
Wenn alles ausgefüllt ist, klicken Sie auf Speichern. Der Eintrag lässt sich danach jederzeit wieder öffnen und korrigieren – bis zu dem Zeitpunkt, an dem er in eine Rechnung übernommen wurde. Danach ist er gesperrt und muss zuerst aus der Rechnung gelöst werden.
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Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!