Sie müssen zehn Akten auf denselben Status setzen, eine Kollegin aus allen Akten eines Dezernats herausnehmen oder nach einem Weggang sämtliche Zuständigkeiten auf eine andere Person übertragen? Dann öffnen Sie dafür nicht jede Akte einzeln. Amberlo kann mehrere Akten in einem Durchgang ändern – Felder wie Status, Kategorie oder Mandant genauso wie die zugeordneten Mitglieder samt ihrer Rollen.
Akten auswählen
- Öffnen Sie über die obere Leiste das Modul Akten.
- Wechseln Sie oben rechts in die Ansicht Liste oder Tabelle. Die Massenbearbeitung gibt es in beiden Ansichten.
- Grenzen Sie die Liste ein – über das Suchfeld Suchen und die Filter in der linken Spalte, zum Beispiel Kategorie, Typ, Status, Eigentümer oder Kontakt.
- Setzen Sie links in der jeweiligen Zeile ein Häkchen in das Kontrollkästchen. Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts über der Liste erreichen Sie außerdem Alle auswählen und – sobald etwas markiert ist – Auswahl aufheben.
Sobald mindestens eine Akte markiert ist, erscheint oben links über der Liste eine Aktionsleiste: ein Kontrollkästchen, die Anzahl der markierten Einträge und dahinter zwei Symbole. Das Stiftsymbol mit dem Kurzhinweis Bearbeiten startet die Massenbearbeitung, das Papierkorbsymbol löscht die markierten Akten.
Wenn das Stiftsymbol fehlt
Das Symbol erscheint nur, wenn Sie alle markierten Akten bearbeiten dürfen. Genügt bei einer einzigen Akte Ihre Berechtigung nicht, verschwindet die Aktion aus der Leiste. Nehmen Sie diese Akte aus der Auswahl heraus oder lassen Sie Ihre Berechtigungen unter Einstellungen → Benutzer verwalten anpassen.
Felder in mehreren Akten ändern
Ein Klick auf das Stiftsymbol öffnet den Dialog Elemente bearbeiten. Er sieht aus wie eine Aktenmaske, verhält sich aber anders: In allen Feldern steht zunächst der Platzhalter Keine Änderung. Nur was Sie tatsächlich ausfüllen, wird auf sämtliche markierten Akten geschrieben. Alles Übrige bleibt Akte für Akte unverändert.
Angeboten werden:
- Aktenbezeichnung, Kategorie, Typ und Beschreibung
- im Abschnitt Mandant: Mandant, Ansprechpartner und Verknüpfter Vertrag
- im Abschnitt Zusätzliche Informationen: Gerichtsbarkeit und Aktensprache
- im Abschnitt Status: Mandatsübernahme, Geschätztes Abschlussdatum, Status und Aktenablagedatum
- im Abschnitt Systeminformationen: erstellt von und Kanzlei
- darunter Ihre benutzerdefinierten Felder für Akten (berechnete Felder sind ausgenommen)
Zwei Punkte sind dabei wichtig:
- Typ lässt sich erst wählen, wenn eine Kategorie gesetzt ist – wie im Aktenformular auch.
- Felder mit eindeutigen Werten je Akte, etwa Aktenzeichen und Kurzrubrum, bietet der Dialog bewusst nicht an. Sie dürfen in mehreren Akten nicht denselben Wert tragen.
Bedenken Sie außerdem, dass ein Eintrag in Aktenbezeichnung allen markierten Akten denselben Namen gibt. Für Felder wie Status, Kategorie oder Kanzlei ist genau das gewollt – bei der Bezeichnung selten.
Mitglieder in mehreren Akten ändern
Oben rechts im Dialog Elemente bearbeiten steht der Verweis MITGLIEDER BEARBEITEN. Er öffnet den Dialog Mitglieder bearbeiten und damit den zweiten, eigenständigen Teil der Massenbearbeitung.
Der Dialog listet alle Personen auf, die in mindestens einer der markierten Akten zugeordnet sind. Geführt wird dabei nicht die Person allein, sondern die Kombination aus Person und Rolle: Wer in einer Akte eine andere Rolle hat als in einer zweiten, erscheint mit jeder dieser Rollen als eigene Zeile. Rechts neben jedem Namen stehen ein Auswahlfeld für die Rolle sowie zwei Symbole – ein Doppelpfeil zum Ersetzen und ein Papierkorb zum Entfernen. Beschriftete Schaltflächen gibt es dort nicht.
Mitglied entfernen
Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Papierkorbsymbol. Der Name rutscht nach unten und wird durchgestrichen und blass dargestellt. Rechts daneben erscheint ein Antwortpfeil: Damit nehmen Sie das Entfernen zurück, solange Sie noch nicht bestätigt haben. Nach dem Speichern ist die Person in den betroffenen Akten nicht mehr zugeordnet – das Benutzerkonto selbst bleibt selbstverständlich bestehen.
Mitglied ersetzen
Klicken Sie in der Zeile der Person auf den Doppelpfeil und wählen Sie die neue Person aus. Die Zeile zeigt danach den neuen Namen und darunter Ersetzt von mit dem Namen der bisherigen Person, sodass der Tausch vor dem Bestätigen nachvollziehbar bleibt. Die Rolle der bisherigen Person wird übernommen; Sie können sie in derselben Zeile noch ändern. Ein erneuter Klick auf den Doppelpfeil wählt eine andere Ersatzperson, der Papierkorb macht aus dem Tausch ein reines Entfernen.
Rolle ändern
Ändern Sie die Rolle direkt im Auswahlfeld der Zeile. Vor dem Feld blendet Amberlo die bisherige Rolle blass ein, damit Sie den Wechsel sehen. Die Rolle wird nur in den Akten geändert, in denen die Person bisher genau diese Rolle hatte.
Mitglieder hinzufügen
Unten links öffnet Mitglieder hinzufügen die Auswahl Benutzer auswählen. Dort finden Sie unter Zugewiesene Benutzer die bereits in Ihren Akten tätigen Personen und darunter alle weiteren Benutzer; sortieren können Sie nach Name oder Kürzlich verwendet. Personen, die bereits in der Liste stehen, werden nicht doppelt angeboten. Nach der Auswahl erscheinen die neuen Namen unten im Dialog, jeweils mit einem Auswahlfeld für die Rolle und einem Papierkorbsymbol, mit dem Sie das Hinzufügen wieder zurücknehmen.
Mit Ok übernehmen Sie Ihre Mitgliederänderungen in die Massenbearbeitung – gespeichert ist damit noch nichts. Abbrechen verwirft sie und führt Sie zurück zu Elemente bearbeiten.
Änderungen prüfen und bestätigen
Zurück im Dialog Elemente bearbeiten steht unter dem Verweis MITGLIEDER BEARBEITEN die Zahl der vorgemerkten Mitgliederänderungen (“änderungen: 4”). So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Sie im zweiten Dialog angestoßen haben.
- Gehen Sie die Felder ein letztes Mal durch. Alles, was noch Keine Änderung zeigt, bleibt unangetastet.
- Klicken Sie auf Aktualisieren. (Abbrechen verwirft die gesamte Massenbearbeitung, einschließlich der Mitgliederänderungen.)
- Amberlo fragt im Dialog Bestätigung nach: “Sind Sie sicher, dass Sie die Änderungen speichern möchten?” – mit dem Hinweis, dass die Aktion dauerhaft ist. Mit Bestätigen starten Sie die Änderung, mit Abbrechen brechen Sie ab.
- Anschließend läuft die Änderung im Hintergrund. Ein Fenster zeigt die Anzahl der Akten und den “Fortschritt der Massenaktion”; mit Abbrechen brechen Sie die laufende Massenaktion ab.
- Zum Schluss erscheint die Aktionszusammenfassung mit der Meldung “Der Vorgang ist zu 100% abgeschlossen” sowie den Zahlen zu Insgesamt, Verarbeitet und – falls etwas nicht durchlief – Fehlgeschlagen in Rot. Schließen Sie das Fenster mit Ok.
Nach dem Schließen ist die Markierung in der Liste aufgehoben und die Akten zeigen ihre neuen Werte.
Gut zu wissen
- Die Massenbearbeitung ändert nur Angaben der Akte selbst. Zeiteinträge, Auslagen, Dokumente, Fristen, Wiedervorlagen und Rechnungen der betroffenen Akten bleiben unverändert.
- Werden einzelne Akten in der Zusammenfassung als fehlgeschlagen gemeldet, liegt das meist an fehlenden Rechten oder an Pflichtfeldern, die in der jeweiligen Akte nicht gefüllt sind. Öffnen Sie diese Akten einzeln und prüfen Sie die Meldung dort.
- Derselbe Ablauf – markieren, Stiftsymbol, Dialog, Bestätigung, Zusammenfassung – gilt auch für die Massenaktionen in anderen Modulen, etwa bei Kontakten, Aktivitäten oder Dokumenten.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!