Wie bearbeite ich mehrere Akten gleichzeitig (Massenbearbeitung)?

Sie müssen zehn Akten auf denselben Status setzen, eine Kollegin aus allen Akten eines Dezernats herausnehmen oder nach einem Weggang sämtliche Zuständigkeiten auf eine andere Person übertragen? Dann öffnen Sie dafür nicht jede Akte einzeln. Amberlo kann mehrere Akten in einem Durchgang ändern – Felder wie Status, Kategorie oder Mandant genauso wie die zugeordneten Mitglieder samt ihrer Rollen.

Akten auswählen

1. Öffnen Sie über die obere Leiste das Modul Akten.
2. Wechseln Sie oben rechts in die Ansicht Liste oder Tabelle. Die Massenbearbeitung gibt es in beiden Ansichten.
3. Grenzen Sie die Liste ein – über das Suchfeld Suchen und die Filter in der linken Spalte, zum Beispiel Kategorie, Typ, Status, Eigentümer oder Kontakt.
4. Setzen Sie links in der jeweiligen Zeile ein Häkchen in das Kontrollkästchen. Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts über der Liste erreichen Sie außerdem Alle auswählen und – sobald etwas markiert ist – Auswahl aufheben.

Sobald mindestens eine Akte markiert ist, erscheint oben links über der Liste eine Aktionsleiste: ein Kontrollkästchen, die Anzahl der markierten Einträge (1), etwa 3 Ausgewählte Elemente, und dahinter zwei Symbole. Das Stiftsymbol (2) mit dem Kurzhinweis Bearbeiten startet die Massenbearbeitung, das Papierkorbsymbol daneben löscht die markierten Akten.

Wenn das Stiftsymbol fehlt

In der Ansicht Liste erscheint das Symbol nur, wenn Sie alle markierten Akten bearbeiten dürfen. Genügt bei einer einzigen Akte Ihre Berechtigung nicht, verschwindet die Aktion aus der Leiste. Nehmen Sie diese Akte aus der Auswahl heraus oder lassen Sie Ihre Berechtigungen unter Einstellungen → Benutzer verwalten anpassen.

In der Ansicht Tabelle prüft Amberlo das vorab nicht: Dort wird das Stiftsymbol immer angezeigt. Ob einzelne Akten nicht geändert werden konnten, sehen Sie dann erst am Ende in der Aktionszusammenfassung unter Fehlgeschlagen.

Felder in mehreren Akten ändern

Ein Klick auf das Stiftsymbol öffnet den Dialog Elemente bearbeiten. Er sieht aus wie eine Aktenmaske, verhält sich aber anders: In den Feldern steht zunächst der Platzhalter Keine Änderung (bei erstellt von: Benutzer auswählen…). Nur was Sie tatsächlich ausfüllen, wird auf sämtliche markierten Akten geschrieben. Alles Übrige bleibt Akte für Akte unverändert. Beachten Sie aber: Ändern Sie die Kategorie, verlieren die Akten ihren bisherigen Typ (siehe unten).

Angeboten werden:

• Aktenbezeichnung, Kategorie, Typ und Beschreibung
• im Abschnitt Mandant: Mandant, Ansprechpartner und Verknüpfter Vertrag
• im Abschnitt Zusätzliche Informationen: Gerichtsbarkeit und Aktensprache
• im Abschnitt Status: Mandatsübernahme, Geschätztes Abschlussdatum, Status und Aktenablagedatum
• im Abschnitt Systeminformationen: erstellt von und Kanzlei
• darunter Ihre benutzerdefinierten Felder für Akten (berechnete Felder sind ausgenommen)

Einige Punkte sind dabei wichtig:

• Typ lässt sich erst wählen, wenn eine Kategorie gesetzt ist. Bis dahin ist das Feld grau.
• Achtung beim Ändern der Kategorie: Amberlo entfernt dann in allen markierten Akten den bisherigen Typ. Das Feld Typ zeigt dabei weiter oder wieder Keine Änderung, der bisherige Typ wird beim Speichern aber trotzdem gelöscht. Sollen die Akten einen Typ behalten, wählen Sie zusammen mit der neuen Kategorie gleich den passenden Typ aus.
• Ansprechpartner lässt sich erst wählen, wenn Sie als Mandant eine juristische Person gewählt haben, die Sie einsehen dürfen und für die Ansprechpartner hinterlegt sind. Bei einer natürlichen Person als Mandant bleibt das Feld grau.
• Aktenzeichen und Kurzrubrum lassen sich hier nicht ändern.

Bedenken Sie außerdem, dass ein Eintrag in Aktenbezeichnung allen markierten Akten denselben Namen gibt. Für Felder wie Status, Kategorie oder Kanzlei ist genau das gewollt – bei der Bezeichnung selten.

Mitglieder in mehreren Akten ändern

Oben rechts im Dialog Elemente bearbeiten steht der Verweis MITGLIEDER BEARBEITEN (1). Er öffnet den Dialog Mitglieder bearbeiten und damit den zweiten, eigenständigen Teil der Massenbearbeitung.

Der Dialog listet alle Personen auf, die in mindestens einer der markierten Akten zugeordnet sind. Geführt wird dabei nicht die Person allein, sondern die Kombination aus Person und Rolle: Wer in einer Akte eine andere Rolle hat als in einer zweiten, erscheint mit jeder dieser Rollen als eigene Zeile. Rechts neben jedem Namen stehen ein Auswahlfeld für die Rolle sowie zwei Symbole – ein Doppelpfeil zum Ersetzen und ein Papierkorb zum Entfernen. Beschriftete Schaltflächen gibt es dort nicht.

Mitglied entfernen

Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Papierkorbsymbol. Der Name rutscht nach unten und wird durchgestrichen und blass dargestellt. Rechts daneben erscheint ein Antwortpfeil: Damit nehmen Sie das Entfernen zurück, solange Sie noch nicht bestätigt haben. Nach dem Speichern ist die Person in den markierten Akten nicht mehr zugeordnet. Eine Ausnahme ist die Pflichtrolle einer Akte: Wer sie innehat, lässt sich auf diesem Weg nicht entfernen – solche Akten meldet die Zusammenfassung als fehlgeschlagen. Übertragen Sie die Pflichtrolle deshalb zuerst in einem eigenen Durchgang auf die Nachfolgerin oder den Nachfolger. Das Benutzerkonto selbst bleibt bestehen.

Mitglied ersetzen

Klicken Sie in der Zeile der Person auf den Doppelpfeil und wählen Sie die neue Person aus. Die Zeile zeigt danach den neuen Namen und darunter Ersetzt von mit dem Namen der bisherigen Person. Die neue Person erhält die Rolle aus dieser Zeile; Sie können sie in derselben Zeile noch ändern. Ein erneuter Klick auf den Doppelpfeil wählt eine andere Ersatzperson, der Papierkorb macht daraus ein reines Entfernen.

Ersetzen wirkt nicht nur in den Akten, in denen die bisherige Person zugeordnet ist: Beim Speichern wird die bisherige Person aus allen markierten Akten entfernt, und die neue Person wird in alle markierten Akten aufgenommen – auch in Akten, in denen die bisherige Person gar nicht zugeordnet war. Wollen Sie die Zuständigkeiten einer Person übertragen, grenzen Sie die Liste deshalb vorher ein, zum Beispiel mit dem Filter Teammitglieder in der linken Spalte, und markieren Sie nur die Akten, in denen diese Person zugeordnet ist.

Rolle ändern

Ändern Sie die Rolle direkt im Auswahlfeld der Zeile. Vor dem Feld blendet Amberlo die bisherige Rolle blass ein, damit Sie den Wechsel sehen. Die Rolle wird nur in den Akten geändert, in denen die Person bisher genau diese Rolle hatte.

Mitglieder hinzufügen

Unten links öffnet MITGLIEDER HINZUFÜGEN den Dialog Benutzer auswählen. Er zeigt eine einzige Liste BENUTZER mit einem Suchfeld darüber; sortieren können Sie nach Name oder Kürzlich verwendet. Personen, die bereits im Dialog Mitglieder bearbeiten stehen, werden nicht noch einmal angeboten. Klicken Sie die gewünschten Personen an und übernehmen Sie sie mit OK. Die neuen Namen erscheinen unten im Dialog, jeweils mit einem Auswahlfeld für die Rolle und einem Papierkorbsymbol, mit dem Sie das Hinzufügen wieder zurücknehmen. Beim Speichern werden sie in alle markierten Akten aufgenommen.

Mit OK übernehmen Sie Ihre Mitgliederänderungen in die Massenbearbeitung – gespeichert ist damit noch nichts. ABBRECHEN verwirft sie und führt Sie zurück zu Elemente bearbeiten.

Änderungen prüfen und bestätigen

Zurück im Dialog Elemente bearbeiten steht unter dem Verweis MITGLIEDER BEARBEITEN die Zahl der vorgemerkten Mitgliederänderungen (“änderungen: 4”). So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Sie im zweiten Dialog angestoßen haben.

1. Gehen Sie die Felder ein letztes Mal durch. Was noch Keine Änderung zeigt, bleibt unangetastet – außer dem Typ, wenn Sie die Kategorie geändert haben (siehe oben).
2. Klicken Sie unten im Dialog auf AKTUALISIEREN (2). (ABBRECHEN verwirft die gesamte Massenbearbeitung, einschließlich der Mitgliederänderungen.)
3. Amberlo fragt im Dialog Bestätigung nach: “Sind Sie sicher, dass Sie die Änderungen speichern möchten?” – mit dem Hinweis, dass die Aktion dauerhaft ist. Mit BESTÄTIGEN starten Sie die Änderung, mit ABBRECHEN brechen Sie ab.
4. Anschließend läuft die Änderung im Hintergrund. Ein Fenster zeigt die Anzahl der Akten und den “Fortschritt der Massenaktion”; mit ABBRECHEN brechen Sie die laufende Massenaktion ab.
5. Zum Schluss erscheint die Aktionszusammenfassung mit der Meldung “Der Vorgang ist zu 100% abgeschlossen” sowie den Zahlen zu Insgesamt, Verarbeitet und – falls etwas nicht durchlief – Fehlgeschlagen in Rot. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Nach dem Schließen ist die Markierung in der Liste aufgehoben und die Akten zeigen ihre neuen Werte.

Gut zu wissen

• Bereits erfasste Zeiteinträge und Auslagen werden durch die Massenbearbeitung nicht einzeln geändert. Zwei Folgen sollten Sie aber kennen: Ändern Sie das Feld Mandant, stellt Amberlo die Honorare dieser Akten auf Mandantenhonorare verwenden um, auch wenn zuvor andere Honorare eingestellt waren. Und ändern Sie Mandant oder Aktenbezeichnung, passt Amberlo auch den Dokumentenordner der jeweiligen Akte an.
• Die Aktionszusammenfassung nennt nur die Anzahl der fehlgeschlagenen Akten, nicht welche es sind. Um sie zu finden, prüfen Sie in der Liste, welche der bearbeiteten Akten den neuen Wert noch nicht zeigen – zum Beispiel über die Filter in der linken Spalte.
• Ein Stiftsymbol für Sammeländerungen gibt es auch im Modul Planung für Aufgaben und Termine. Felder und Ablauf unterscheiden sich dort von der Massenbearbeitung für Akten.