Wie speichere ich E-Mail-Anhänge in Amberlo und hänge Dateien an E-Mails an?

In einer Kanzlei laufen täglich viele E-Mails auf, und die wichtigen Unterlagen stecken meist im Anhang. Damit diese Dateien nicht in einzelnen Postfächern verschwinden, verbindet Amberlo Ihre E-Mails direkt mit dem Dokumentenspeicher. Sie können:

  • eingehende Anhänge in einem Ordner Ihrer Wahl im Amberlo-Speicher ablegen,
  • eingehende Anhänge auf Ihren PC herunterladen,
  • Dateien aus dem Amberlo-Speicher an eine E-Mail anhängen, ohne sie vorher herunterzuladen.

Alle drei Wege brauchen nur wenige Klicks. Wo genau Sie den Dokumentenspeicher finden, lesen Sie in Wo finde ich den Dokumentenspeicher in Amberlo?.

Voraussetzung: verbundenes E-Mail-Konto

Anhänge können Sie nur dann speichern oder versenden, wenn Ihr E-Mail-Konto mit Amberlo verbunden ist. Klicken Sie in der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand auf das Briefumschlagsymbol, um den Bereich E-Mails zu öffnen. Ist noch kein Postfach verbunden, erscheint dort die Karte Verbinden Sie Ihre E-Mail mit Amberlo; über die orange Schaltfläche VERBINDEN richten Sie die Verbindung ein.

Sobald das Postfach verbunden ist, erscheinen hier auch Ihre eingegangenen Nachrichten, und dieselben E-Mails werden automatisch auf der Karte des passenden Kontakts bzw. der passenden Akte angezeigt.

E-Mail-Anhänge im Amberlo-Speicher ablegen

  1. Öffnen Sie den Kontakt (oder die Akte) und wechseln Sie zu Grunddaten. Dort sehen Sie die E-Mail-Korrespondenz zu diesem Kontakt bzw. dieser Akte.

  2. Klicken Sie in der E-Mail auf den Anhang, den Sie sichern möchten. Der Anhang wird unterhalb des Nachrichtentextes als kleine Dateikachel mit Dateinamen angezeigt.

    Die Karte des Kontakts „Gabriel Nelsen“. Markierung 1 zeigt in der linken Leiste das oberste Symbol, das die Grunddaten öffnet. In der Mitte stehen die Register „LEAVE NOTE“, „SEND E-MAIL“ und „LOG TIME“, darunter im „Activity feed“ eine E-Mail mit dem Betreff „Confidentiality-agreement“. Markierung 2 zeigt unterhalb des Nachrichtentextes die Dateikachel des Anhangs „Confidentiality-agreement.docx“.

  3. Es öffnet sich ein kurzes Menü mit zwei Einträgen. Wählen Sie Speichern in Amberlo, um die Datei in den Amberlo-Speicher zu übernehmen. Mit Herunterladen speichern Sie die Datei stattdessen lokal auf Ihrem PC.

    Das kleine Menü am Anhang mit den Einträgen „Download“ und „Save to Amberlo“. Markierung 3 und der Mauszeiger stehen auf „Save to Amberlo“.

  4. Nach Speichern in Amberlo öffnet sich das Fenster Speichern von Dateien im Amberlo-Speicher. Es zeigt die Ordnerstruktur Ihres Dokumentenspeichers. Klicken Sie sich zu dem Ordner durch, in dem die Datei liegen soll.

  5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Hier speichern unten rechts im Fenster.

    Das Fenster „Save files to Amberlo storage“. Oben steht der Ordnerpfad „All files“ > „Contacts“ > „Gabriel Nelsen“, darunter der Inhalt dieses Ordners mit der Datei „Confidentiality-agreement.docx“. Unten rechts stehen die Schaltflächen „CANCEL“ und „SAVE HERE“; Markierung 4 zeigt auf „SAVE HERE“.

Die Datei liegt danach im gewählten Ordner und erscheint in der Dokumentenliste - sowohl im Bereich Dokumente als auch auf der Karte des Kontakts bzw. der Akte. Von dort aus können Sie sie wie jedes andere Dokument öffnen, umbenennen, versionieren oder erneut versenden.

Der Bereich „Documents“ auf der Karte des Kontakts „Gabriel Nelsen“. Im Ordner „Gabriel Nelsen“ steht unter „Files“ die gespeicherte Datei „confidentiality-agreement.docx“ mit dem Datum der letzten Änderung und der Besitzerin Diana Kyle.
Gut zu wissen

Dieselben beiden Aktionen - Speichern in Amberlo und Herunterladen - stehen Ihnen auch im Bereich E-Mails zur Verfügung, wenn Sie dort eine Nachricht öffnen. Sie müssen also nicht erst zur Kontakt- oder Aktenkarte wechseln, um einen Anhang zu sichern.

Dateien aus Amberlo an eine E-Mail anhängen

Wenn Sie ein Dokument versenden möchten, das bereits in Amberlo liegt, brauchen Sie es nicht erst auf Ihren PC herunterzuladen.

  1. Öffnen Sie den Kontakt (oder die Akte) und wechseln Sie zu Grunddaten.

  2. Öffnen Sie das Register E-MAIL SENDEN. Amberlo öffnet das Formular für eine neue Nachricht; Empfängeradresse und Aktenbezug sind bereits vorbelegt.

  3. Klicken Sie unterhalb des Nachrichtenfeldes auf die Schaltfläche Anhängen.

    Die Karte des Kontakts „Gabriel Nelsen“. Markierung 1 zeigt in der linken Leiste das Symbol für die Grunddaten, Markierung 2 das Register „SEND E-MAIL“ zwischen „LEAVE NOTE“ und „LOG TIME“. Darunter steht das Formular für die neue Nachricht mit vorbelegtem Empfänger. Markierung 3 zeigt unterhalb des Nachrichtenfeldes die Schaltfläche „ATTACH“; rechts daneben steht „SEND“.

  4. Wählen Sie im eingeblendeten Menü Hochladen von Amberlo, um eine Datei aus dem Amberlo-Speicher anzuhängen. Mit Hochladen vom PC hängen Sie stattdessen eine Datei von Ihrem Rechner an.

    Das eingeblendete Menü mit den Einträgen „Upload from PC“ und „Upload from Amberlo“; der Mauszeiger steht auf „Upload from Amberlo“.

  5. Nach Hochladen von Amberlo öffnet sich das Fenster Einfügen von Dateien aus dem Amberlo-Speicher. Klicken Sie die gewünschten Dateien an - Sie können mehrere auf einmal auswählen, die getroffene Auswahl erscheint unter Ausgewählte Dateien.

  6. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ok.

    Das Fenster „Insert files from Amberlo storage“. Oben der noch leere Bereich „SELECTED FILES“ mit dem Hinweis „There is nothing selected. Please select existing documents“ und der Schaltfläche „CLEAR“. Darunter unter „FILES“ der Ordnerpfad „All files“ > „Contacts“ > „Gabriel Nelsen“ mit Suchfeld. Markierung 5 zeigt auf die Datei „Confidentiality-agreement.docx“, Markierung 6 unten rechts auf die Schaltfläche „OK“ neben „CANCEL“.

Die Dateien hängen anschließend an Ihrer E-Mail und werden unterhalb des Nachrichtenfeldes aufgelistet. Sie können weitere Anhänge über Anhängen hinzufügen oder einen einzelnen Anhang vor dem Versand wieder entfernen.

Das Formular im Register „SEND E-MAIL“. Unterhalb des Nachrichtenfeldes ist die angehängte Datei „Confidentiality-agreeme…“ markiert; das kleine x daneben entfernt den Anhang wieder. Darunter stehen „ATTACH“, „CANCEL“ und „SEND“.
Praxistipp

Weil beide Wege denselben Dokumentenspeicher nutzen, lohnt es sich, eingehende Anhänge gleich beim Lesen der E-Mail über Speichern in Amberlo in den richtigen Aktenordner zu legen. Beim späteren Antworten finden Sie das Dokument dann über Anhängen > Hochladen von Amberlo sofort wieder, und Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen dieselbe Fassung - unabhängig davon, in wessen Postfach die ursprüngliche Nachricht eingegangen ist.

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