In einer Kanzlei laufen täglich viele E-Mails auf, und die wichtigen Unterlagen stecken meist im Anhang. Damit diese Dateien nicht in einzelnen Postfächern verschwinden, verbindet Amberlo Ihre E-Mails direkt mit dem Dokumentenspeicher. Sie können:
- eingehende Anhänge in einem Ordner Ihrer Wahl im Amberlo-Speicher ablegen,
- eingehende Anhänge auf Ihren PC herunterladen,
- Dateien aus dem Amberlo-Speicher an eine E-Mail anhängen, ohne sie vorher herunterzuladen.
Alle drei Wege brauchen nur wenige Klicks. Wo genau Sie den Dokumentenspeicher finden, lesen Sie in Wo finde ich den Dokumentenspeicher in Amberlo?.
Voraussetzung: verbundenes E-Mail-Konto
Anhänge können Sie nur dann speichern oder versenden, wenn Ihr E-Mail-Konto mit Amberlo verbunden ist. Klicken Sie in der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand auf das Briefumschlagsymbol, um den Bereich E-Mails zu öffnen. Ist noch kein Postfach verbunden, erscheint dort die Karte Verbinden Sie Ihre E-Mail mit Amberlo; über die orange Schaltfläche VERBINDEN richten Sie die Verbindung ein. Die Registerbeschriftungen stehen mittig über der Seite.
Sobald das Postfach verbunden ist, erscheinen hier auch Ihre eingegangenen Nachrichten, und dieselben E-Mails werden automatisch auf der Karte des passenden Kontakts bzw. der passenden Akte angezeigt.
E-Mail-Anhänge im Amberlo-Speicher ablegen
- Öffnen Sie den Kontakt (oder die Akte) und wechseln Sie zu Grunddaten. Dort sehen Sie die E-Mail-Korrespondenz zu diesem Kontakt bzw. dieser Akte.
- Klicken Sie in der E-Mail auf den Anhang, den Sie sichern möchten. Der Anhang wird unterhalb des Nachrichtentextes als kleine Dateikachel mit Dateinamen angezeigt.
- Es öffnet sich ein kurzes Menü mit zwei Einträgen. Wählen Sie Speichern in Amberlo, um die Datei in den Amberlo-Speicher zu übernehmen. Mit Herunterladen speichern Sie die Datei stattdessen lokal auf Ihrem PC.
- Nach Speichern in Amberlo öffnet sich das Fenster Speichern von Dateien im Amberlo-Speicher. Es zeigt die Ordnerstruktur Ihres Dokumentenspeichers. Klicken Sie sich zu dem Ordner durch, in dem die Datei liegen soll.
- Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Hier speichern unten rechts im Fenster.
Die Datei liegt danach im gewählten Ordner und erscheint in der Dokumentenliste - sowohl im Bereich Dokumente als auch auf der Karte des Kontakts bzw. der Akte. Von dort aus können Sie sie wie jedes andere Dokument öffnen, umbenennen, versionieren oder erneut versenden.
Gut zu wissen
Dieselben beiden Aktionen - Speichern in Amberlo und Herunterladen - stehen Ihnen auch im Bereich E-Mails zur Verfügung, wenn Sie dort eine Nachricht öffnen. Sie müssen also nicht erst zur Kontakt- oder Aktenkarte wechseln, um einen Anhang zu sichern.
Dateien aus Amberlo an eine E-Mail anhängen
Wenn Sie ein Dokument versenden möchten, das bereits in Amberlo liegt, brauchen Sie es nicht erst auf Ihren PC herunterzuladen.
- Öffnen Sie den Kontakt (oder die Akte) und wechseln Sie zu Grunddaten.
- Öffnen Sie das Register E-MAIL SENDEN. Amberlo öffnet das Formular für eine neue Nachricht; Empfängeradresse und Aktenbezug sind bereits vorbelegt.
- Klicken Sie unterhalb des Nachrichtenfeldes auf die Schaltfläche Anhängen.
- Wählen Sie im eingeblendeten Menü Hochladen von Amberlo, um eine Datei aus dem Amberlo-Speicher anzuhängen. Mit Hochladen vom PC hängen Sie stattdessen eine Datei von Ihrem Rechner an.
- Nach Hochladen von Amberlo öffnet sich das Fenster Einfügen von Dateien aus dem Amberlo-Speicher. Klicken Sie die gewünschten Dateien an - Sie können mehrere auf einmal auswählen, die getroffene Auswahl erscheint unter Ausgewählte Dateien.
- Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ok.
Die Dateien hängen anschließend an Ihrer E-Mail und werden unterhalb des Nachrichtenfeldes aufgelistet. Sie können weitere Anhänge über Anhängen hinzufügen oder einen einzelnen Anhang vor dem Versand wieder entfernen.
Praxistipp
Weil beide Wege denselben Dokumentenspeicher nutzen, lohnt es sich, eingehende Anhänge gleich beim Lesen der E-Mail über Speichern in Amberlo in den richtigen Aktenordner zu legen. Beim späteren Antworten finden Sie das Dokument dann über Anhängen > Hochladen von Amberlo sofort wieder, und Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen dieselbe Fassung - unabhängig davon, in wessen Postfach die ursprüngliche Nachricht eingegangen ist.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!