Wie verbinde ich Amberlo mit meinem E-Mail-Konto?

Wenn Sie Ihr Postfach mit Amberlo verbinden, landet die Korrespondenz zu Ihren Mandantinnen und Mandanten dort, wo Sie sie suchen: beim Kontakt und in der Akte. Sie müssen nicht mehr zwischen Ihrem E-Mail-Programm und Amberlo hin- und herwechseln, und Kolleginnen und Kollegen sehen – soweit Sie das zulassen – denselben Stand.

Voraussetzungen

Damit E-Mails zugeordnet werden können, brauchen Sie in Amberlo bereits Kontakte und Akten. Legen Sie diese also zuerst an. Anschließend genügen wenige Minuten für die Einrichtung.

Sie benötigen außerdem die Zugangsdaten Ihres Postfachs. Nutzen Sie Gmail oder Office 365, melden Sie sich direkt beim jeweiligen Anbieter an. Bei allen anderen Anbietern brauchen Sie IMAP- und SMTP-Serveradresse samt Ports – diese Angaben finden Sie in der Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters.

Schritt 1: Die Einstellungsseite E-Mail öffnen

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzerkürzel bzw. Ihren Namen. Das Kontomenü öffnet sich.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Wählen Sie im linken Einstellungsmenü unter DRITTSOFTWARE den Eintrag E-Mail.

Sie sehen nun die Seite E-Mail mit dem Untertitel „Verbinden Sie Ihre E-Mails mit Amberlo und verknüpfen Sie Ihre E-Mails mit Mandanten und Akten“ und den drei Reitern VERBINDUNG, SICHTBARKEIT und BLOCKIERT.

Hinweis zur Abbildung: Die Abbildung zeigt die Seite in einem Konto ohne aktive E-Mail-Verbindung, deshalb ist der Inhaltsbereich unter den Reitern leer. Sobald die Funktion in Ihrem Konto verfügbar ist, erscheint dort der Abschnitt Ihre E-Mail hinzufügen.

Schritt 2: Postfach verbinden

Bleiben Sie auf dem Reiter VERBINDUNG. Im Abschnitt Ihre E-Mail hinzufügen stehen Ihnen zwei Wege offen.

Variante A: Gmail oder Office 365

1. Klicken Sie auf Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto oder auf Verbinden Sie Ihr Office 365-E-Mail-Konto.
2. Es öffnet sich das Anmeldefenster des jeweiligen Anbieters. Melden Sie sich dort an und bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen.
3. Nach der Rückkehr nach Amberlo zeigt das Feld Status den Wert Verbunden, und unter Verbundene E-Mail steht die verwendete Adresse.

Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen vollständig. Werden sie nur teilweise erteilt, meldet Amberlo „Das Konto konnte nicht verbunden werden.“ bzw. „Das Google-Konto ist nicht berechtigt, auf E-Mails zuzugreifen.“

Variante B: Anmeldung mit E-Mail und Passwort (IMAP/SMTP)

1. Klicken Sie auf oder melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an.
2. Tragen Sie E-Mail Adresse und Passwort ein. Weicht Ihr Anmeldename von der Adresse ab, entfernen Sie den Haken bei Der Benutzername ist identisch mit der E-Mail-Adresse und tragen Sie den Benutzername separat ein.
3. Füllen Sie IMAP-Server (z. B. imap.beispiel.de) und IMAP-Port (in der Regel 993) aus und wählen Sie die passende Sicherheitsoption.
4. Benötigt Ihr Anbieter abweichende Angaben für den Versand, öffnen Sie Zusätzliche SMTP-Einstellungen anzeigen und tragen SMTP-Server, SMTP-Port (häufig 587), SMTP-Benutzername und SMTP-Passwort ein.
5. Optional hinterlegen Sie unter Signatur Ihre E-Mail-Signatur.
6. Klicken Sie auf Verbinden.

Stimmt eine Angabe nicht, meldet Amberlo „Konnte keine Verbindung zur E-Mail herstellen!“ mit dem Hinweis, dass die Einstellungen für die E-Mail-Verbindung ungültig sind. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst Serveradresse, Port und Sicherheitsoption.

Die erste Synchronisation kann je nach Postfachgröße einige Minuten dauern. Über SYNC erzwingen stoßen Sie einen Abgleich manuell an, über SYNCHRONISIERUNG STOPPEN halten Sie ihn an. Möchten Sie das Postfach später wieder lösen, verwenden Sie Deaktivieren.

Schritt 3: Sichtbarkeit festlegen

Auf dem Reiter SICHTBARKEIT bestimmen Sie, wer Ihre Korrespondenz sieht. Es gibt zwei Einstellungen:

• Meine E-Mail-Konversationen über Kontakte sind …
• Meine E-Mail-Konversationen über Akten sind …

Zur Auswahl stehen jeweils für alle Benutzer sichtbar, nur für mich sichtbar, nur für Benutzer sichtbar, die Eigentümer sind und nur für Eigentümer oder zugewiesene Benutzer sichtbar.

Bitte beachten Sie: Änderungen an der Sichtbarkeit gelten nach dem Speichern für alle vergangenen und alle künftigen E-Mails. Nur E-Mails, bei denen Sie die Sichtbarkeit einzeln gesetzt haben, bleiben unverändert. Schließen Sie mit Speichern oben rechts ab.

Auf dem Reiter BLOCKIERT sammeln Sie Absender, deren Nachrichten Amberlo gar nicht erst übernehmen soll – etwa Newsletter oder Systemadressen.

Schritt 4: Absender zu Kontakten zuordnen

Öffnen Sie nun das Modul E-Mails über das Briefumschlag-Symbol in der oberen Navigationsleiste. Wechseln Sie dort auf den Reiter Unkannter Absender.

Hier sammelt Amberlo alle Nachrichten von Absendern, zu denen es noch keinen Kontakt gibt. Der Hinweistext lautet: „Die folgenden Absender haben Ihnen eine E-Mail geschickt und sind keine Amberlo-Kontakte.“

Zu jedem Eintrag stehen drei Aktionen zur Verfügung:

1. Kontakt hinzufügen (die erste der beiden gleichnamigen Schaltflächen) – legt aus dem Absender eine neue natürliche Person an.
2. Kontakt hinzufügen (die zweite) – legt eine neue juristische Person an, also ein Unternehmen oder eine Organisation.
3. Mit Kontakt verknüpfen – ordnet die Adresse einem Kontakt zu, den es in Amberlo bereits gibt. Das ist der Normalfall, wenn Ihre Mandantin eine zweite Adresse verwendet.

Passt ein Absender in keine dieser Kategorien, wählen Sie Ignorieren. Der Eintrag verschwindet dann aus der Liste.

Sobald eine Adresse einem Kontakt zugeordnet ist, ordnet Amberlo auch alle künftigen Nachrichten dieses Absenders automatisch zu.

Ausführlich beschreibt das der Artikel Wie sortiere ich unverfolgte E-Mails?.

Schritt 5: E-Mails mit einer Akte verknüpfen

Im Reiter Posteingang finden Sie alle E-Mails, die bereits einem Kontakt zugeordnet sind. Um eine Nachricht zusätzlich an eine Akte zu hängen:

1. Fahren Sie über die gewünschte E-Mail und klicken Sie rechts auf das Drei-Punkte-Symbol.
2. Wählen Sie Zu Akte zuweisen.
3. Suchen Sie die gewünschte Akte und bestätigen Sie die Auswahl.

Die E-Mail erscheint anschließend in der Akte und bleibt zugleich im Posteingang sichtbar. Über Aus Akte entfernen lösen Sie die Zuordnung wieder.

Im selben Drei-Punkte-Menü finden Sie weitere nützliche Aktionen:

• In Notiz umwandeln – übernimmt den Inhalt als Notiz.
• Zeit erfassen – startet direkt aus der E-Mail heraus einen Zeiteintrag.
• Speichern – legt die Nachricht dauerhaft in Amberlo ab. Gespeicherte E-Mails bleiben auch dann erhalten, wenn das Postfach später getrennt wird. Rückgängig machen Sie das mit Aus Speicher entfernen.
• Archivieren, Als gelesen markieren bzw. Als ungelesen markieren, Antworten, Alle antworten und Weiterleiten.

Anhänge aus einer E-Mail übernehmen Sie in Ihre Dokumentenablage; wie das geht, beschreibt Wie speichere ich E-Mail-Anhänge in Amberlo und hänge Dateien an E-Mails an?.

Das Ergebnis

Ist die Verbindung eingerichtet und sind die Absender zugeordnet, sehen Sie jede eingehende und ausgehende Nachricht an drei Stellen: im Modul E-Mails, beim jeweiligen Kontakt und – sofern zugewiesen – in der Akte. Damit haben Sie die vollständige Kommunikation zu einer Akte an einem Ort, ohne Ihr gewohntes E-Mail-Programm aufgeben zu müssen.

Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!