Ja. Wer als verantwortlicher Benutzer in einem Dokumentenregister eingetragen wird, kann sich automatisch benachrichtigen lassen – als App-Benachrichtigung direkt in Amberlo, per E-Mail oder beides.
Die Einstellung ist benutzerbezogen: Sie gilt nur für Ihr eigenes Benutzerkonto. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss die Benachrichtigung also selbst aktivieren – Sie können sie nicht zentral für andere setzen.
Benachrichtigung aktivieren
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzerkürzel und wählen Sie im Menü Einstellungen.
- Klicken Sie in der linken Spalte im Abschnitt EINSTELLUNGEN auf Nachrichten.
- Suchen Sie in der Gruppe Zuweisungen die Zeile Wenn ein Dokument registriert und mir zugewiesen wird.
- Setzen Sie in dieser Zeile das Häkchen in der Spalte App-Benachrichtigungen und/oder in der Spalte E-Mail-Benachrichtigungen. Beide Spalten lassen sich unabhängig voneinander auswählen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis zum Bild
Das Bild zeigt die Seite Einstellungen mit noch leerem Inhaltsbereich, also den Ausgangspunkt für Schritt 2. Der Eintrag Nachrichten steht in der linken Spalte im obersten Abschnitt EINSTELLUNGEN, zwischen Profil und Papierkorb. Sobald Sie ihn anklicken, öffnet sich rechts die Übersicht aller Benachrichtigungen: Sie ist in Gruppen gegliedert – unter anderem Erinnerungen, Zuweisungen und Änderungen verfolgen –, und jede Zeile hat rechts die beiden Auswahlspalten App-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen.
Was Sie nach dem Aktivieren erhalten
Sobald eine Kollegin oder ein Kollege Ihnen ein Dokumentenregister zuweist, löst Amberlo die von Ihnen gewählten Benachrichtigungen aus.
App-Benachrichtigung
Das Glockensymbol in der oberen Leiste zeigt einen neuen Eintrag an. Ein Klick darauf öffnet die Liste ALLE BENACHRICHTIGUNGEN mit der Meldung, wer Ihnen welches Dokumentenregister zugewiesen hat. Über die Meldung springen Sie direkt in den betreffenden Registereintrag.
E-Mail-Benachrichtigung
Parallel geht eine E-Mail an die Adresse Ihres Benutzerkontos. Sie trägt im Betreff den Namen der zuweisenden Person und den Hinweis auf das zugewiesene Dokumentenregister und fasst im Text die wichtigsten Angaben zusammen: Verantwortliche, Datum, Kanal, Absender, Empfänger und Notiz.
Voraussetzungen
- Das Dokumentenregister ist Teil der Korrespondenzfunktion. Sie muss für Ihr Konto verfügbar sein, damit überhaupt Registereinträge angelegt und zugewiesen werden können.
- Wer Registereinträge anlegen oder bearbeiten darf, steuern Sie als Administrator unter Einstellungen > Benutzer verwalten in den Rechten des Moduls Dokumente.
- Die Zeile Wenn ein Dokument registriert und mir zugewiesen wird wirkt nur für Sie selbst. Wenn eine Kollegin keine Benachrichtigung bekommt, prüfen Sie zuerst deren eigene Seite Nachrichten.
Ausführlich beschrieben ist die Korrespondenzfunktion in Ein- und ausgehende Korrespondenz im Register erfassen.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!