Sie können Ihre Kontakte jederzeit als Excel-Datei aus Amberlo herausziehen - zum Beispiel für eine Serienbrief-Liste, eine Auswertung außerhalb von Amberlo oder eine Abstimmung im Team. Exportiert werden die markierten Kontakte oder, wenn keiner markiert ist, alle Kontakte, die Suche und Filter gerade anzeigen.
So exportieren Sie Ihre Kontakte
- Öffnen Sie über die obere Navigationsleiste das Modul Kontakte. Diese Anleitung bezieht sich auf die Listenansicht (Symbol Liste oben rechts).
- Setzen Sie die Häkchen bei den Kontakten, die Sie exportieren möchten (1). Das Kontrollkästchen steht links neben dem jeweiligen Namen. Über der Liste zeigt Amberlo daraufhin an, wie viele Kontakte markiert sind, zum Beispiel 3 Ausgewählte Elemente.
- Klicken Sie oben rechts über der Liste auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (2). Sie steht ganz rechts in derselben Zeile wie die Angabe Elemente sortiert nach und und gruppiert nach.
- Wählen Sie im geöffneten Menü den Eintrag Nach Excel exportieren (3).
Die Datei wird anschließend von Ihrem Browser heruntergeladen und liegt in Ihrem Download-Ordner. Bei sehr großen Listen kann die Erstellung einen Moment dauern.
Alle Kontakte der Liste exportieren
Sie müssen die Kontakte nicht einzeln markieren:
- Ist kein Kontakt markiert, exportiert Nach Excel exportieren alle Kontakte der aktuellen Liste. Über das Feld Suchen und die Filter in der linken Spalte (zum Beispiel Kontakttyp, Verantwortliche, Land oder Status) grenzen Sie die Liste vorher ein.
- Mit Alle auswählen im selben Drei-Punkte-Menü markieren Sie die gesamte angezeigte Liste, mit Auswahl aufheben entfernen Sie alle Markierungen wieder.
Haben Sie dagegen einzelne Kontakte markiert, enthält die Datei nur diese Kontakte.
Was in der Datei steht
Die Excel-Datei enthält je Kontakt eine Zeile mit seinen Stammdaten, unter anderem Name, Kontakttyp, Kontakt-ID, Status, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, die Anschrift, Steuer- und Bankangaben, die verantwortliche Person sowie Ihre benutzerdefinierten Felder. Sie enthält damit deutlich mehr Angaben, als die Kontaktliste anzeigt. Hat ein Kontakt mehrere Anschriften, wird nur die primäre Anschrift übernommen. Dokumente, Notizen oder verknüpfte Akten werden nicht mit exportiert.
Gut zu wissen
- Ohne Markierung berücksichtigt der Export Ihre aktuelle Suche und die gesetzten Filter. Prüfen Sie beides vorher, wenn die Datei nur einen bestimmten Ausschnitt enthalten soll.
- Ein Export enthält höchstens 10.000 Kontakte. Grenzen Sie größere Kontaktbestände vorher mit Filtern ein und exportieren Sie sie in mehreren Schritten.
- In der Listenansicht enthält das Drei-Punkte-Menü genau drei Einträge: Alle auswählen, Auswahl aufheben und Nach Excel exportieren.
- Die Tabellenansicht (Symbol Tabelle oben rechts) hat einen eigenen Export: Ihr Drei-Punkte-Menü enthält Spalten zurücksetzen, Drucken und Nach Excel exportieren, und per Rechtsklick in die Tabelle finden Sie unter Exportieren zusätzlich CSV-Export und Excel-Export (.xlsx). Mehr dazu lesen Sie in Tabellenansicht – erweiterte Datenauswertung.
- Dieselbe Funktion gibt es auch in anderen Listen, zum Beispiel in Akten oder Aktivitäten.
- Bitte behandeln Sie die exportierte Datei wie jede andere Mandatsunterlage: Sie enthält personenbezogene Daten und verlässt mit dem Download den geschützten Bereich von Amberlo.
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