Sie können Ihre Kontakte jederzeit als Excel-Datei aus Amberlo herausziehen - zum Beispiel für eine Serienbrief-Liste, eine Auswertung außerhalb von Amberlo oder eine Abstimmung im Team. Exportiert wird immer genau das, was die Kontaktliste gerade anzeigt.
So exportieren Sie Ihre Kontakte
- Öffnen Sie über die obere Navigationsleiste das Modul Kontakte.
- Legen Sie fest, welche Kontakte exportiert werden sollen. Ohne weitere Einschränkung ist das die vollständige Liste. Über das Feld Suchen und die Filter in der linken Spalte (zum Beispiel Kontakttyp, Verantwortliche, Land oder Status) grenzen Sie die Liste vorher ein.
- Klicken Sie oben rechts über der Liste auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Sie steht in derselben Zeile wie die Angabe Elemente sortiert nach und und gruppiert nach, ganz rechts am Rand.
- Wählen Sie im geöffneten Menü den Eintrag Nach Excel exportieren.
Die Datei wird anschließend von Ihrem Browser heruntergeladen und liegt in Ihrem Download-Ordner. Bei sehr großen Listen kann die Erstellung einen Moment dauern.
Die Abbildung zeigt die Ausgangsansicht. Das Drei-Punkte-Menü selbst öffnet sich erst nach dem Klick und ist deshalb hier nicht abgebildet.
Nur bestimmte Kontakte exportieren
Sie müssen nicht immer die ganze Liste exportieren:
- Setzen Sie in der Liste die Häkchen bei den Kontakten, die Sie benötigen. Das Kontrollkästchen steht links neben dem jeweiligen Namen.
- Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts können Sie mit Alle auswählen die gesamte angezeigte Liste markieren und mit Auswahl aufheben die Markierung wieder entfernen.
- Klicken Sie danach im selben Menü auf Nach Excel exportieren.
Haben Sie einzelne Kontakte markiert, enthält die Datei nur diese Kontakte. Ist nichts markiert, werden alle Kontakte der aktuellen Liste exportiert.
Was in der Datei steht
Die Excel-Datei enthält eine Zeile je exportiertem Kontakt. Die Spalten entsprechen den Feldern der Kontaktliste, also unter anderem Name, Kontakttyp, Kontakt-ID und die hinterlegten Kontaktdaten. Dokumente, Notizen oder verknüpfte Akten werden nicht mit exportiert.
Gut zu wissen
- Der Export bildet immer den aktuellen Stand der Liste ab. Prüfen Sie vorher Suche und Filter, wenn die Datei nur einen bestimmten Ausschnitt enthalten soll.
- Im selben Drei-Punkte-Menü finden Sie mit Exportieren nach CSV ein zweites Format, falls Sie die Daten in ein anderes Programm einlesen möchten.
- Dieselbe Funktion gibt es auch in anderen Listen, zum Beispiel in Akten oder Aktivitäten.
- Bitte behandeln Sie die exportierte Datei wie jede andere Mandatsunterlage: Sie enthält personenbezogene Daten und verlässt mit dem Download den geschützten Bereich von Amberlo.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!