In vielen Kanzleien werden erfasste Zeiten und Auslagen nicht sofort abgerechnet, sondern zuerst durchgesehen: Stimmen Datum, Dauer und Beschreibung, gehört der Eintrag zur richtigen Akte, ist er fakturierbar? Amberlo hat dafür keinen eigenen Schritt, in dem Einträge genehmigt oder abgelehnt werden. Sie sehen die Einträge in der Liste Aktivitäten durch, korrigieren sie bei Bedarf und halten Rückfragen als Kommentar direkt am Eintrag fest.
Einträge für die Durchsicht finden
Sie erreichen die erfassten Zeiten und Auslagen auf zwei Wegen:
- Über Aktivitäten in der Hauptnavigation am oberen Bildschirmrand. Dort sehen Sie alle Einträge der Kanzlei, auf die Sie Zugriff haben.
- Über eine einzelne Akte oder einen einzelnen Kontakt. Dort sehen Sie nur die Einträge, die zu dieser Akte beziehungsweise zu diesem Kontakt gehören.
Für die Durchsicht empfiehlt sich der Weg über Aktivitäten mit den beiden in der Abbildung markierten Filtern in der linken Spalte: Datum für den Zeitraum und Reporter für die Person, deren Arbeitszeit der Eintrag abbildet. So arbeiten Sie eine Woche oder einen Monat pro Person am Stück durch, statt in einer langen Gesamtliste zu suchen.
An jedem Eintrag sehen Sie außerdem, wie weit er in der Abrechnung ist:
- Nicht abgerechnet – der Eintrag ist noch in keiner Rechnung enthalten.
- Im Rechnungsentwurf – der Eintrag steht auf einem Rechnungsentwurf.
- Abgerechnet – der Eintrag wurde bereits abgerechnet.
Einträge mit Im Rechnungsentwurf oder Abgerechnet tragen zusätzlich ein Schloss-Symbol: Sie sind gesperrt und lassen sich nicht mehr ändern. Sehen Sie Zeiten und Auslagen deshalb durch, solange sie noch Nicht abgerechnet sind.
Einen Eintrag öffnen und korrigieren
Klicken Sie einen Eintrag in der Liste an, um ihn zu öffnen. Ein Zeiteintrag öffnet sich im Fenster Erfasste Zeit. Dort sehen Sie alle Angaben, können sie ändern und mit Speichern übernehmen, solange der Eintrag nicht gesperrt ist.
Achten Sie dabei auf die beteiligten Personen:
- Verantwortlich ist die Person, deren Arbeitszeit der Eintrag abbildet. Nach dieser Person filtert auch Reporter in der Liste.
- Erfasst von nennt die Person, die den Eintrag angelegt hat. Dieselbe Angabe steht unten im Fenster hinter „Erstellt am … von“. Auch eine geöffnete Auslage zeigt unter Erfasst von, wer sie angelegt hat.
Beides fällt regelmäßig auseinander, etwa wenn das Sekretariat Zeiten für die Anwältin nachträgt. Für Rückfragen zum Inhalt ist meist die verantwortliche Person die richtige Ansprechpartnerin.
Kommentare lesen und schreiben
Rückfragen und Hinweise zu einem Eintrag halten Sie als Kommentar direkt am Eintrag fest. Das geht jederzeit, auch nachträglich:
- Öffnen Sie den Zeiteintrag oder die Auslage.
- Wählen Sie oben im Fenster Kommentar. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Kommentare es bereits gibt. Das Fenster zeigt nun den bisherigen Verlauf.
- Schreiben Sie Ihren Text in das Eingabefeld unten im Fenster und wählen Sie Speichern.
- Über den Pfeil vor Kommentar kehren Sie zu den Angaben des Eintrags zurück.
Einträge mit Kommentaren erkennen Sie in der Liste an einem Sprechblasen-Symbol mit der Anzahl. Zeigen Sie mit der Maus darauf, sehen Sie bis zu zwei Kommentare. Gibt es mehr, öffnet Alle Kommentare den Eintrag mit dem vollständigen Verlauf.
So bleibt die Abstimmung über einen einzelnen Eintrag an genau diesem Eintrag hängen, statt in E-Mails zu verschwinden. Auch Monate später ist damit noch nachvollziehbar, warum eine Position so und nicht anders erfasst wurde.
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