In vielen Kanzleien werden erfasste Zeiten und Auslagen nicht sofort abgerechnet, sondern zuerst geprüft. Amberlo bildet das mit einem Genehmigungsverfahren ab: Eine dafür berechtigte Person sieht die erfassten Einträge, gibt sie frei oder weist sie zurück und kann dabei eine Rückmeldung hinterlassen. An jedem Eintrag bleibt nachvollziehbar, wer den Status gesetzt hat und wann.
Hinweis: Das Genehmigungsverfahren ist nicht in jedem Paket enthalten. Wenn Sie die unten beschriebenen Aktionen in Ihrem Konto nicht finden, wenden Sie sich bitte an support@amberlo.io.
Voraussetzung: Genehmigung aktivieren
Solange das Verfahren nicht eingeschaltet ist, erscheinen die Aktionen zum Genehmigen und Ablehnen nirgends. Eingeschaltet wird es einmalig in den Einstellungen:
- Öffnen Sie oben rechts das Benutzermenü und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie den Bereich Aktivitäten und darin den Reiter Allgemein.
- Aktivieren Sie Elementengenehmigung.
- Legen Sie unter Benutzer fest, wer genehmigen und ablehnen darf. Nur diese Personen sehen die Aktionen später in der Liste.
Ausführlich ist das in der Anleitung Genehmigungsverfahren für Zeiten und Auslagen aktivieren beschrieben.
Zusätzlich lässt sich in denselben Einstellungen festlegen, dass nur genehmigte Positionen abgerechnet werden dürfen. Nicht genehmigte Zeiteinträge und Auslagen werden dann beim Erstellen einer Rechnung im Rechnungsbuch nicht angeboten.
Zu prüfende Einträge finden
Sie erreichen die erfassten Zeiten und Auslagen auf zwei Wegen:
- Über Aktivitäten in der Hauptnavigation am oberen Bildschirmrand. Dort sehen Sie alle Einträge der Kanzlei, auf die Sie Zugriff haben.
- Über eine einzelne Akte oder einen einzelnen Kontakt. Dort sehen Sie nur die Einträge, die zu dieser Akte beziehungsweise zu diesem Kontakt gehören.
Für die Prüfung empfiehlt sich der Weg über Aktivitäten mit zwei Einschränkungen: nach der erfassenden Person und nach dem Zeitraum. So arbeiten Sie eine Woche oder einen Monat pro Person am Stück durch, statt in einer langen Gesamtliste zu suchen.
Filtern Sie zusätzlich nach dem Status Entwurf. Diesen Status trägt jeder Eintrag, über den noch nicht entschieden wurde – das sind genau die Einträge, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Die drei Statuswerte
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Der Eintrag wurde erfasst, aber noch nicht geprüft. |
| Genehmigt | Der Eintrag wurde freigegeben und kann abgerechnet werden. |
| Abgelehnt | Der Eintrag wurde zurückgewiesen und sollte überarbeitet werden. |
Blenden Sie in der Liste die Spalten aus der Gruppe Genehmigung ein, dann sehen Sie Status, Status geändert von und Statusänderungsdatum direkt nebeneinander und müssen die Einträge zur Kontrolle nicht einzeln öffnen.
Einen Eintrag genehmigen oder ablehnen
- Öffnen Sie in der Liste das Aktionsmenü der Zeile, die Sie beurteilen wollen.
- Wählen Sie die passende Aktion:
- Genehmigen – gibt den Eintrag ohne weitere Anmerkung frei.
- Genehmigen und kommentieren – gibt den Eintrag frei und öffnet ein Feld für eine kurze Rückmeldung, etwa einen Hinweis für die nächste Erfassung.
- Ablehnen – weist den Eintrag zurück.
- Ablehnen und kommentieren – weist den Eintrag zurück und öffnet ein Feld für die Begründung.
- Haben Sie eine der beiden Varianten mit Kommentar gewählt, schreiben Sie Ihren Text und bestätigen Sie ihn.
Bei einer Ablehnung lohnt sich der Kommentar fast immer. Die erfassende Person sieht sonst nur, dass etwas zurückgewiesen wurde, nicht aber, was zu ändern ist. Ein abgelehnter Eintrag wird nicht gelöscht: Er kann korrigiert und anschließend erneut zur Prüfung gestellt werden.
Die Aktionen sind nur für die Personen sichtbar, die in den Einstellungen als Genehmigende hinterlegt sind. Wer nicht dazugehört, sieht die Einträge, aber keine Schaltflächen zum Genehmigen oder Ablehnen.
Nachsehen, wie über einen Eintrag entschieden wurde
Klicken Sie einen Zeiteintrag in der Liste an, um ihn vollständig zu öffnen. Im geöffneten Eintrag finden Sie:
- den Status – also Entwurf, Genehmigt oder Abgelehnt – zusammen mit der Angabe, wer ihn gesetzt hat und wann. Die Liste führt dieselben Angaben in den Spalten Status geändert von und Statusänderungsdatum.
- den Hinweis auf vorhandene Kommentare. Öffnen Sie ihn, um die Rückmeldungen zu lesen oder selbst zu antworten.
- die beteiligten Personen. Achten Sie hier auf den Unterschied: Erfasser ist die Person, deren Arbeitszeit der Eintrag abbildet, Erfasst von beziehungsweise Erstellt von ist die Person, die den Eintrag angelegt hat. Beides fällt regelmäßig auseinander, etwa wenn das Sekretariat Zeiten für die Anwältin nachträgt. Für Rückfragen ist meist die erste Angabe die richtige.
Kommentare lesen und schreiben
Kommentare sind nicht an die Entscheidung gebunden – Sie können sie jederzeit ergänzen, auch nachträglich:
- Öffnen Sie den Zeiteintrag.
- Wählen Sie Kommentar. Es öffnet sich ein Fenster mit dem bisherigen Verlauf.
- Lesen Sie die vorhandenen Beiträge im oberen Bereich des Fensters. Sind es mehrere, blenden Sie über Alle Kommentare den vollständigen Verlauf ein.
- Schreiben Sie Ihre Antwort in das Eingabefeld darunter und bestätigen Sie sie.
So bleibt die Abstimmung über einen einzelnen Eintrag an genau diesem Eintrag hängen, statt in E-Mails zu verschwinden. Bei der späteren Rechnungsstellung ist damit auch Monate später noch nachvollziehbar, warum eine Position so und nicht anders erfasst wurde.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!