Wenn Sie regelmäßig ähnliche Leistungen erfassen — dieselbe Akte, dieselbe Tätigkeit, nur ein anderer Tag — müssen Sie den Eintrag nicht jedes Mal neu anlegen. Amberlo kann einen vorhandenen Zeiteintrag duplizieren; Sie ändern in der Kopie nur noch das, was abweicht, und speichern.
Wo Sie Ihre Einträge finden
Sie können überall dort duplizieren, wo Ihre erfassten Einträge als Liste erscheinen:
- über Aktivitäten in der oberen Navigationsleiste — hier sehen Sie alle Einträge des Kontos, auf die Sie Zugriff haben,
- in einer Akte über den Bereich Zeiteinträge,
- in einem Kontakt über den Bereich Aktivitäten.
In der linken Spalte grenzen Sie die Liste ein, zum Beispiel über Aktivitätstyp, Status, Datum, Reporter, Akte oder Kontakt. Über SPEICHERN sichern Sie eine Kombination als eigenen Filter, über LEEREN setzen Sie alle Filter zurück.
Einen einzelnen Zeiteintrag duplizieren
- Öffnen Sie Aktivitäten und filtern Sie die Liste so, dass Sie den gewünschten Eintrag sehen.
- Fahren Sie mit der Maus über die Zeile. Am rechten Rand der Zeile erscheint ein Menü mit drei Punkten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Duplizieren.
- Die Kopie wird sofort angelegt und erscheint in der Liste. Eine Rückfrage gibt es beim Duplizieren einer einzelnen Zeile nicht.
- Klicken Sie die Kopie an, passen Sie Datum, Dauer, Beschreibung und die übrigen Angaben an und klicken Sie auf Speichern.
Was die Kopie übernimmt — und was nicht
Übernommen werden die inhaltlichen Angaben des Originals: Datum, Zeit, Akte beziehungsweise Kontakt, Typ sowie die Abrechnungsangaben wie Fakturierbar oder ein Pauschalhonorar. Ob dabei der ursprüngliche Stundensatz erhalten bleibt oder der aktuell gültige Satz neu ermittelt wird, hängt von den Zeiterfassungseinstellungen Ihrer Kanzlei ab.
Bewusst nicht übernommen werden:
- der Genehmigungsstatus — die Kopie startet ohne Status, ein Genehmigt oder Abgelehnt des Originals wird nicht vererbt,
- Kommentare und Notizen des Originals,
- der Rechnungsbezug — die Kopie ist zunächst Nicht abgerechnet und steht damit für die nächste Abrechnung im Rechnungsbuch zur Verfügung.
Zusätzlich gilt: Als Verantwortlich wird der Benutzer eingetragen, der die Kopie erstellt hat, und die Beschreibung der Kopie beginnt mit dem Präfix Kopieren -. So erkennen Sie in der Liste sofort, welche Zeile die Kopie ist. Überschreiben Sie das Präfix, sobald Sie die Kopie bearbeiten.
Mehrere Zeiteinträge auf einmal duplizieren
- Fahren Sie in der Liste über das Symbol am linken Rand einer Zeile — es wird zu einem Auswahlkästchen. Setzen Sie den Haken bei allen Einträgen, die Sie kopieren möchten. Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts über der Liste können Sie stattdessen Alle auswählen verwenden.
- Sobald mindestens ein Eintrag ausgewählt ist, erscheint die Leiste mit den Sammelaktionen. Wählen Sie dort Duplizieren.
- Bestätigen Sie die Rückfrage Sind Sie sicher, dass Sie die ausgewählten Aktivitäten duplizieren wollen?.
- Amberlo zeigt den Fortschritt an (Duplizierung von … Aktivitäten) und aktualisiert die Liste, sobald alle Kopien angelegt sind.
Auch hier gilt für jede einzelne Kopie, was oben beschrieben ist: Präfix in der Beschreibung, kein Genehmigungsstatus, keine Kommentare.
Wenn Duplizieren nicht angeboten wird
- Auslagen lassen sich nicht duplizieren. In deutschen Konten ist Duplizieren auf Auslagen-Zeilen ausgegraut, und sobald eine Auslage in der Mehrfachauswahl enthalten ist, wird die Sammelaktion gar nicht erst angeboten. Hintergrund: Eine deutsche Auslage enthält eine gespeicherte Berechnung — etwa nach VV 7000 ff. mit Menge, Kappungsgrenze und Einordnung als eigene oder fremde Auslage. Eine Kopie würde diese Berechnung unbesehen wiederholen. Legen Sie stattdessen über NEU HINZUFÜGEN die Position Auslage neu an oder nutzen Sie in der Akte den Bereich Auslagen. Bei gesetzlichen Auslagen, die pro Akte nur einmal anfallen, bearbeiten Sie besser die vorhandene Auslage, statt eine zweite zu erfassen.
- Für den Eintrag läuft eine Stoppuhr. Stoppen Sie die Zeitmessung und speichern Sie den Eintrag; danach lässt er sich duplizieren.
- Das Datum liegt in einer abgeschlossenen Buchungsperiode. Ein Eintrag mit einem gesperrten Datum kann nicht kopiert werden, weil auch die Kopie in diese Periode fiele.
- Die zugehörige Akte oder der zugehörige Kontakt ist inaktiv oder geschlossen. Aktivieren Sie die Akte beziehungsweise den Kontakt wieder oder erfassen Sie den Eintrag an anderer Stelle.
- Sie sehen das Drei-Punkte-Menü gar nicht. Das Menü der Zeile ist an das Löschrecht für Zeiteinträge gekoppelt. Fehlt dieses Recht Ihrem Benutzer, wenden Sie sich bitte an die Administration Ihrer Kanzlei.
Bereits abgerechnete Einträge und Einträge auf einem Rechnungsentwurf sind in der Liste gesperrt; sie lassen sich nicht auswählen und damit auch nicht über die Mehrfachauswahl kopieren.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!