In Amberlo halten Sie zwei Arten von Einträgen fest: Aufgaben — etwas, das bis zu einem Stichtag erledigt sein muss — und Termine — etwas, das zu einer festen Uhrzeit stattfindet. Beides können Sie sich selbst oder einer Kollegin bzw. einem Kollegen zuweisen. Fristen legen Sie in einem eigenen Dialogfenster an; wie das geht, lesen Sie im Artikel Wie lege ich eine Frist an?
Zum Anlegen führen mehrere Wege. Welchen Sie nehmen, ist Geschmackssache: Das Ergebnis ist immer dasselbe.
Im Kalender aufziehen
Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Planung und wechseln Sie oben rechts in die Kalenderansicht. Wählen Sie oben die Ansicht WOCHE oder TAG. Klicken Sie auf die Startzeit, ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur Endzeit und lassen Sie die Maustaste los. Amberlo öffnet sofort das Dialogfenster Termin erstellen — Datum, Startzeit und Endzeit sind bereits eingetragen.
Das ist der schnellste Weg, wenn Sie die freie Stelle im Kalender ohnehin vor sich haben.
Über die Schaltflächen in der Planung
In der Planung wechseln Sie oben rechts zwischen drei Ansichten: Kalender, Liste und Tabelle. In jeder Ansicht können Sie einen neuen Eintrag anlegen.
In der Kalenderansicht stehen neben dem Monatsnamen mehrere Symbole. Das erste legt eine Aufgabe an (Kurzinfo Neue Aufgabe), das zweite einen Termin (Kurzinfo Neuer Termin). Ist das Modul für Ihre Kanzlei freigeschaltet, folgt ein drittes Symbol für eine Wiedervorlage. Hinter den drei Punkten daneben finden Sie Aus Vorlage hinzufügen.
In der Listenansicht legen Sie einen Eintrag über die runde Schaltfläche + oberhalb der Liste an (1). Es klappt ein Menü auf (2) mit Termin hinzufügen, Aufgabe hinzufügen, Aus Vorlage hinzufügen und — sofern das Modul freigeschaltet ist — Wiedervorlage hinzufügen. Rechts oben wechseln Sie zwischen Kalender-, Listen- und Tabellenansicht (3).
In der Tabellenansicht finden Sie dieselbe runde Schaltfläche + oberhalb der Tabelle (1). Das Menü sieht hier anders aus (2): Unter der Überschrift NEU ERSTELLEN stehen Aufgabe, Termin und Aus Vorlage hinzufügen. Einen Eintrag für die Wiedervorlage gibt es in diesem Menü nicht. Wiedervorlagen legen Sie in der Kalender- oder Listenansicht an; wie das geht, lesen Sie im Artikel Wie lege ich eine Wiedervorlage an und schließe sie ab?
Anders als beim Aufziehen im Kalender sind Datum und Uhrzeit auf diesen Wegen mit dem aktuellen Zeitpunkt vorbelegt. Passen Sie sie im Dialogfenster an.
Wie Sie mit Aus Vorlage hinzufügen mehrere Aufgaben auf einmal anlegen, lesen Sie im Artikel Wie lege ich Aufgabenvorlagen an?
Über die Schaltfläche + in der Menüleiste
Dieser Weg funktioniert von jeder Seite in Amberlo aus:
- Klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf die Schaltfläche +. Darunter klappt ein Fenster mit der Überschrift NEU HINZUFÜGEN auf.
- Wählen Sie Aufgabe oder Termin.
Mehr zu dieser Schaltfläche lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?
Aus einer Akte oder einem Kontakt heraus
Öffnen Sie die betreffende Akte oder den betreffenden Kontakt und wechseln Sie dort auf das Register Aufgaben beziehungsweise Termine. Legen Sie den Eintrag von hier aus an, ist das Feld Verbunden mit bereits ausgefüllt — der Eintrag hängt also von Anfang an an der richtigen Akte oder am richtigen Kontakt.
Verknüpfen Sie Aufgaben und Termine wo immer möglich. Nur so tauchen sie später in der Akte, in den Auswertungen und in der Zeiterfassung an der erwarteten Stelle auf.
So legen Sie eine Aufgabe an
- Öffnen Sie das Dialogfenster auf einem der oben beschriebenen Wege. Es trägt die Überschrift Aufgabe erstellen.
- Wählen Sie eine Kategorie und geben Sie einen Titel ein. Der Titel erscheint später im Kalender und in den Listen.
- Prüfen Sie das Fälligkeitsdatum und ergänzen Sie eine Beschreibung und alle weiteren Angaben, die Sie brauchen — zum Beispiel unter Verbunden mit die Akte oder den Kontakt.
- Klicken Sie auf ERSTELLEN. Die Aufgabe erscheint sofort in Ihrer Planung.
Einen Termin legen Sie genauso an — das Dialogfenster heißt dann Termin erstellen. Mit ABBRECHEN schließen Sie das Dialogfenster, ohne etwas anzulegen.
Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert. Beim Titel verschwindet das Sternchen, sobald Sie ihn ausgefüllt haben — deshalb fehlt es in den Beispielbildern.
Die Felder im Dialogfenster Aufgabe erstellen
- Typ — legt fest, ob Sie eine Aufgabe oder einen Termin anlegen.
- Kategorie — die Art der Aufgabe, zum Beispiel Vorbereitung oder Telefontermin. Welche Kategorien zur Auswahl stehen, legt Ihre Kanzlei in den Einstellungen fest.
- Privat — mit diesem Schalter kennzeichnen Sie die Aufgabe als privat.
- Titel — der Name der Aufgabe, in Kurzform (Pflichtfeld).
- Beschreibung — Raum für alles, was die Kurzform nicht fasst.
- Ersteller — wer die Aufgabe angelegt hat (Pflichtfeld). Amberlo trägt Sie selbst ein.
- Empfänger — die Person, die die Aufgabe erledigen soll (Pflichtfeld). Vorbelegt sind Sie selbst; über Empfänger auswählen… fügen Sie weitere Personen hinzu. Gemeint ist die zuständige Bearbeiterin oder der zuständige Bearbeiter.
- Verbunden mit — die Akte oder der Kontakt, zu der beziehungsweise zu dem die Aufgabe gehört.
- Anhänge — über HOCHLADEN oder DURCHSUCHEN hängen Sie Dokumente an. Mehr dazu im Artikel Kann ich Dateien an Aufgaben und Termine anhängen?
- Ganztägig — setzen Sie diesen Schalter, wenn die Aufgabe an einem Tag ohne bestimmte Uhrzeit fällig ist.
- Fälligkeitsdatum — bis wann die Aufgabe erledigt sein soll, mit Datum und Uhrzeit (Pflichtfeld).
- Wiederholung — für wiederkehrende Aufgaben: Keine, Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
- Erinnerung — über Erinnerung hinzufügen legen Sie eine oder mehrere Erinnerungen an. Für jede Erinnerung tragen Sie ein, wie viele Tage oder Wochen vorher und zu welcher Uhrzeit Amberlo Sie erinnern soll. Über das rote Kreuz daneben entfernen Sie eine Erinnerung wieder.
- Erfasste Zeit — über Zeit erfassen halten Sie die Zeit fest, die Sie für die Aufgabe aufwenden. Mehr dazu im Artikel Wie erfasse ich Zeiten aus einer Aufgabe oder einem Termin?
Die Felder im Dialogfenster Termin erstellen
Das Dialogfenster Termin erstellen ist genauso aufgebaut wie bei der Aufgabe: Typ, Privat, Anhänge und Erfasste Zeit funktionieren gleich. Statt Ersteller, Empfänger und Fälligkeitsdatum gibt es hier eigene Felder für den Termin:
- Kategorie — die Art des Termins, etwa Besprechung oder Telefontermin.
- Titel — der Name des Termins (Pflichtfeld).
- Ort — wo der Termin stattfindet.
- Beschreibung — Einzelheiten, die alle Beteiligten kennen sollten.
- Organisator — wer den Termin verantwortet (Pflichtfeld). Das Feld ist nicht vorbelegt: Klicken Sie hinein, tippen Sie den Namen an und wählen Sie die Person aus der Vorschlagsliste — in der Regel sich selbst.
- Teilnehmer — hier laden Sie Kolleginnen und Kollegen ein. Tippen Sie den Namen an und wählen Sie ihn aus der Vorschlagsliste. Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail-Einladung, und der Termin erscheint in ihrem Kalender.
- Verbunden mit — die Akte oder der Kontakt, zu der beziehungsweise zu dem der Termin gehört.
- Startdatum und Enddatum — Beginn und Ende, jeweils mit Datum und Uhrzeit (Pflichtfelder). Dauert der Termin den ganzen Tag, setzen Sie stattdessen den Schalter Ganztägig.
- Wiederholung — für Serientermine, etwa eine wöchentliche Besprechung.
- Anzeigen als — wie der Termin für Ihre Kolleginnen und Kollegen im Kalender aussieht: Beschäftigt oder Frei.
- Erinnerung — funktioniert wie bei der Aufgabe.
Im folgenden Beispiel wurde der Termin im Kalender aufgezogen. Start- und Enddatum hat Amberlo deshalb bereits eingetragen.
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