In Amberlo halten Sie zwei Arten von Einträgen fest: Aufgaben — etwas, das bis zu einem Stichtag erledigt sein muss — und Termine — etwas, das zu einer festen Uhrzeit stattfindet. Beides können Sie sich selbst oder einer Kollegin bzw. einem Kollegen zuweisen.
Zum Anlegen führen mehrere Wege. Welchen Sie nehmen, ist Geschmackssache: Das Ergebnis ist immer dasselbe.
Im Kalender aufziehen
Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Planung und wechseln Sie oben rechts in die Kalenderansicht. Klicken Sie dort auf die Startzeit, ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur Endzeit und lassen Sie die Maustaste los. Amberlo öffnet sofort das passende Dialogfenster — Datum und Zeitraum sind bereits eingetragen.
Das ist der schnellste Weg, wenn Sie die freie Stelle im Kalender ohnehin vor sich haben.
Über die Schaltflächen in der Planung
In der Planung wechseln Sie oben rechts zwischen drei Ansichten: Kalender, Liste und Tabelle. In jeder Ansicht können Sie einen neuen Eintrag anlegen:
- In der Kalenderansicht stehen neben dem Monatsnamen mehrere Symbole. Ihre Kurzinfos lauten Aufgabe hinzufügen und Termin hinzufügen. Ist das Modul für Ihre Kanzlei freigeschaltet, finden Sie dort außerdem Wiedervorlage hinzufügen.
- In der Listenansicht und in der Tabellenansicht legen Sie einen Eintrag über die runde Schaltfläche + oberhalb der Liste an.
Anders als beim Aufziehen im Kalender tragen Sie Datum und Uhrzeit auf diesem Weg selbst ein.
Über die Schaltfläche + in der Menüleiste
Dieser Weg funktioniert von jeder Seite in Amberlo aus:
- Klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf die Schaltfläche +. Darunter klappt ein Fenster mit der Überschrift NEU HINZUFÜGEN auf.
- Wählen Sie Aufgabe oder Termin.
Mehr zu dieser Schaltfläche lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?
Aus einer Akte oder einem Kontakt heraus
Öffnen Sie die betreffende Akte oder den betreffenden Kontakt und wechseln Sie dort auf das Register Aufgaben beziehungsweise Termine. Legen Sie den Eintrag von hier aus an, ist das Feld Verbunden mit bereits ausgefüllt — der Eintrag hängt also von Anfang an an der richtigen Akte oder am richtigen Kontakt.
Verknüpfen Sie Aufgaben und Termine wo immer möglich. Nur so tauchen sie später in der Akte, in den Auswertungen und in der Zeiterfassung an der erwarteten Stelle auf.
So legen Sie eine Aufgabe an
- Öffnen Sie das Dialogfenster auf einem der oben beschriebenen Wege. Es trägt die Überschrift Aufgabe erstellen.
- Geben Sie einen Titel ein. Er erscheint später im Kalender und in den Listen.
- Ergänzen Sie eine Beschreibung und alle weiteren Angaben, die Sie brauchen.
- Klicken Sie auf Erstellen. Die Aufgabe erscheint sofort in Ihrer Planung.
Einen Termin legen Sie genauso an — das Dialogfenster heißt dann Termin erstellen.
Die Felder im Dialogfenster Aufgabe erstellen
- Kategorie — die Art der Aufgabe. Welche Kategorien zur Auswahl stehen, legt Ihre Kanzlei in den Einstellungen fest.
- Titel — der Name der Aufgabe, in Kurzform.
- Beschreibung — Raum für alles, was die Kurzform nicht fasst.
- Fälligkeitsdatum — bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
- Verbunden mit — die Akte oder der Kontakt, zu der beziehungsweise zu dem die Aufgabe gehört.
- Empfänger — die Person, die die Aufgabe erledigen soll. Die Oberfläche nennt dieses Feld Empfänger; gemeint ist die zuständige Bearbeiterin oder der zuständige Bearbeiter.
- Erinnerung — über Erinnerung hinzufügen legen Sie eine oder mehrere Erinnerungen an, zum Beispiel 15 Minuten vor oder 1 Tag vor. Steht dort Keine Erinnerungen, werden Sie nicht benachrichtigt.
Die Felder im Dialogfenster Termin erstellen
Die Angaben zum Termin stehen im Abschnitt Terminangaben:
- Kategorie — die Art des Termins, etwa Besprechung oder Gerichtstermin.
- Titel — der Name des Termins.
- Ort — wo der Termin stattfindet.
- Beschreibung — Einzelheiten, die alle Beteiligten kennen sollten.
- Teilnehmer — hier laden Sie Kolleginnen und Kollegen ein. Tippen Sie den Namen an und wählen Sie ihn aus der Vorschlagsliste. Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail-Einladung, und der Termin erscheint in ihrem Kalender.
- Verbunden mit — die Akte oder der Kontakt, zu der beziehungsweise zu dem der Termin gehört.
- Startdatum und Enddatum — Beginn und Ende. Dauert der Termin den ganzen Tag, setzen Sie stattdessen den Schalter Ganztägig.
- Anzeigen als — wie der Termin für Ihre Kolleginnen und Kollegen im Kalender aussieht: Beschäftigt oder Frei.
- Erinnerung — funktioniert wie bei der Aufgabe und gilt auch für die eingeladenen Teilnehmer.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!