Der Amberlo-Kalender zeigt Ihnen auf einen Blick, wer wann woran arbeitet. Sie planen vorausschauend, ohne sich in Details zu verlieren, weisen Aufgaben im Team zu und halten alle Beteiligten auf demselben Stand. Einträge lassen sich im gemeinsamen Kalender per Drag-and-drop verschieben – so geht nichts unter.
Das Modul Planung
Kalender und Terminplanung sind in Amberlo zu einem einzigen Modul zusammengefasst: Planung. Sie öffnen es über das Kalendersymbol in der oberen Menüleiste.
Die Oberfläche besteht aus zwei Bereichen:
- Links die Filterleiste mit dem Suchfeld Suchen, den gespeicherten Filtern (mit SPEICHERN und LEEREN), den Kalendern unter MEIN KALENDER und ANDERE KALENDER sowie den Filtergruppen Zuweisungen, Ersteller/Organisator, Kategorie, Typ, Status, Verknüpfter Kontakt und Verknüpfte Akte.
- Rechts der Kalender selbst. Über HEUTE springen Sie zurück auf den aktuellen Tag, mit den Pfeilen daneben blättern Sie vor und zurück.
Neue Einträge legen Sie über das Plussymbol in der oberen Menüleiste an. Unter NEU HINZUFÜGEN stehen unter anderem Aufgabe, Termin, Frist und Wiedervorlage zur Auswahl.
Zwischen Kalender, Liste und Tabelle wechseln
Rechts oben in der Kopfzeile der Planung finden Sie drei Symbole. Sie schalten damit zwischen drei Darstellungen derselben Daten um: dem Kalender (Kalendersymbol), der Liste (Symbol mit waagerechten Strichen) und der Tabelle (Rastersymbol). Das gerade aktive Symbol ist orange hervorgehoben.
In der Liste sehen Sie Ihre Aufgaben und Termine untereinander statt im Kalenderraster. Über die Leiste am oberen Rand steuern Sie, wonach sortiert (zum Beispiel nach Fälligkeitsdatum) und wonach gruppiert wird; Keine bedeutet, dass nicht gruppiert wird. Links daneben legen Sie über die Plus-Schaltfläche direkt einen neuen Eintrag an.
Die Filterleiste auf der linken Seite bleibt in allen drei Darstellungen erhalten. Ein gesetzter Filter gilt also weiter, wenn Sie die Ansicht wechseln.
Die vier Kalenderansichten
Im Kalender wählen Sie in der Kopfzeile zwischen vier Zeiträumen:
Tag
Zeigt ausschließlich die Einträge des ausgewählten Tages – die genaueste Ansicht für einen vollen Verhandlungstag.
Woche
Zeigt die Einträge einer ganzen Woche nebeneinander.
Monat
Zeigt den kompletten Monat vom ersten bis zum letzten Tag, wie in der ersten Abbildung oben.
Agenda
Listet die Einträge von fünf Tagen untereinander auf – und zwar für jeden Kalender, den Sie zur Anzeige ausgewählt haben.
Kalender von Kolleginnen und Kollegen einblenden
Sie müssen nicht bei jeder Kollegin und jedem Kollegen nachfragen, ob ein Termin passt. Setzen Sie in der linken Filterleiste im Abschnitt ANDERE KALENDER einfach die Haken bei den Benutzern, deren Kalender Sie sehen möchten. Deren Einträge erscheinen dann zusätzlich zu Ihren eigenen aus MEIN KALENDER im Kalender – jeder Benutzer mit einer eigenen Farbe.
So haben Sie eine visuelle Übersicht darüber, wer wann woran arbeitet. Nehmen Sie die Haken wieder heraus, um die Ansicht auf Ihren eigenen Kalender zu reduzieren.
Was andere Benutzer sehen dürfen
Nicht jeder Benutzer darf die Kalender anderer Benutzer einsehen. Fehlt die Berechtigung, ist der Termin trotzdem als belegte Zeit sichtbar – mit dem Status Beschäftigt, aber ohne Betreff, Ort, Teilnehmer oder sonstige Einzelheiten. Die Kollegin sieht also, dass Sie in dieser Zeit nicht verfügbar sind, aber nicht, womit Sie beschäftigt sind.
Sie steuern das beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins selbst: Setzen Sie im Feld Anzeigen als den Wert auf Beschäftigt, wenn der Zeitraum für andere als belegt gelten soll. Mit Frei blockiert der Eintrag Ihre Zeit für die anderen nicht.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!