In einer Akte steht selten nur der Mandant. Dazu kommen Gegner, Schuldner, der Rechtsanwalt der Gegenseite, ein Sachverständiger oder eine Behörde. In Amberlo hängen diese Kontakte als Verknüpfte Kontakte an der Akte, und jeder von ihnen hat dort eine Rolle in der Akte.
Genau an dieser Rolle können Sie Ihre Dokumentvorlagen aufhängen: Für jede besetzte Rolle stellt Amberlo eigene Platzhalter bereit. Eine Vorlage kann also zum Beispiel immer die Anschrift des Schuldners in den Briefkopf setzen, ganz gleich, welcher Kontakt in der einzelnen Akte diese Rolle innehat.
Voraussetzung: Die Rolle ist in der Akte gesetzt
Platzhalter entstehen nur für Rollen, die in der Akte tatsächlich besetzt sind. Prüfen Sie deshalb zuerst die Akte:
- Öffnen Sie die Akte über Akten.
- Gehen Sie zum Abschnitt Verknüpfte Kontakte.
- Stellen Sie sicher, dass bei jedem Kontakt, den Sie in der Vorlage brauchen, die Rolle in der Akte gesetzt ist.
Welche Rollen zur Auswahl stehen, legen Sie selbst fest: unter Einstellungen > Akten > LISTEN in der Liste Rolle in der Akte.
Die Platzhalterliste öffnen
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste rechts außen auf Ihr Profilbild und wählen Sie Einstellungen.
- Klicken Sie im Einstellungsmenü am linken Rand unter der Gruppe ANPASSEN auf Dokumente:
- Wechseln Sie oben auf den Reiter Platzhalter für Dokumentvorlagen. Er steht links neben Dokumentenquelle und Register.
- Öffnen Sie in der Zeile über der Liste das Auswahlfeld Umfang auswählen und wählen Sie Akte. Zur Auswahl stehen dort außerdem Kontakt, Vertrag und Dokumentenregister.
- Direkt daneben erscheint jetzt das Feld Akte auswählen. Wählen Sie darin eine Akte aus, in der die gewünschten Rollen besetzt sind.
Erst nach Schritt 5 zeigt die Liste die rollenbezogenen Platzhalter. Solange keine Akte gewählt ist, sehen Sie nur die allgemeinen Felder der Akte. Wenn ein erwarteter Platzhalter fehlt, ist das fast immer der Grund.
Die Liste hat zwei Spalten: links den Platzhalter, den Sie in die Vorlage schreiben, rechts den Wert aus der gewählten Akte als Vorschau. Rechts neben jeder Zeile liegt ein Kopiersymbol; nach dem Klick bestätigt ein kurzer Hinweis Kopiert.
Wie die Platzhalter aufgebaut sind
Die rollenbezogenen Platzhalter folgen immer demselben Muster:
<< Matter.RelatedContact.<Rolle>.<Nummer>.<Feld> >>
<Rolle>– der Name der Rolle in der Akte, so wie er in der Liste hinterlegt ist.<Nummer>– eine laufende Nummer ab 1. Sie brauchen sie, wenn mehrere Kontakte dieselbe Rolle haben, zum Beispiel zwei Schuldner. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Namen der Kontakte in alphabetischer Folge. Kommt ein Kontakt hinzu, kann sich die Nummer der übrigen also verschieben.<Feld>– die gewünschte Angabe zum Kontakt.
Ein wichtiger Hinweis zum Rollennamen: Bei Rollen, die Sie selbst angelegt haben, steht im Platzhalter genau die Bezeichnung, die Sie in der Liste eingetragen haben. Bei den mitgelieferten Rollen kann im Platzhalter dagegen die englische Grundbezeichnung stehen, während die Oberfläche die deutsche Übersetzung anzeigt. Kopieren Sie den Platzhalter deshalb immer mit dem Kopiersymbol aus der Liste, statt ihn abzutippen.
Diese Felder stehen je Rolle zur Verfügung
| Feldteil | Inhalt |
|---|---|
.Type |
Kontaktart, also Natürliche Person oder Juristische Person |
.FirstName |
Vorname – nur bei einer natürlichen Person |
.LastName |
Nachname – nur bei einer natürlichen Person |
.CompanyName |
Name – nur bei einer juristischen Person |
.CompanyCode |
Mandantencode – nur bei einer juristischen Person |
.StreetLine1 |
Straße und Hausnummer aus dem Feld Adresse |
.PostalCode |
PLZ |
.City |
Stadt |
.Country |
Land |
Die vier Adressangaben stammen aus der ersten Adresse, die beim Kontakt hinterlegt ist. Sind beim Kontakt mehrere Adressen erfasst, prüfen Sie über die Vorschauspalte, ob die richtige gezogen wird.
Ist ein Feld beim Kontakt leer, bleibt es auch im fertigen Dokument leer. Achten Sie deshalb darauf, dass die Stammdaten der verknüpften Kontakte gepflegt sind, bevor Sie eine Serie von Schreiben erzeugen.
Die Platzhalter in der Vorlage verwenden
Kopieren Sie die benötigten Platzhalter aus der Liste und setzen Sie sie an die passende Stelle Ihrer Dokumentvorlage, zum Beispiel in die Empfängeranschrift. Beim Erzeugen eines Dokuments aus dieser Vorlage ersetzt Amberlo jeden Platzhalter durch die Angaben des Kontakts, der in der jeweiligen Akte diese Rolle innehat.
Wie Sie eine Dokumentvorlage anlegen und in Amberlo hinterlegen, lesen Sie im Artikel Dokumentenautomatisierung: Eine Vorlage erstellen. Eine Übersicht über alle Einstellungsbereiche finden Sie im Artikel Aufbau der Amberlo-Einstellungen.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!