Der Aktivitäts-Feed zeigt Ihnen, woran Sie zuletzt gearbeitet haben. Er hält fest, was Sie in Amberlo angelegt oder erledigt haben – etwa neue Akten und Kontakte, Notizen, erledigte Aufgaben, neue Termine, hochgeladene Dokumente und Statusänderungen an Akten, Verträgen und Rechnungen –, jeweils mit Datum und Uhrzeit. Ein vollständiges Änderungsprotokoll ist er nicht: Bearbeitungen einzelner Felder oder erfasste Zeiten erscheinen dort zum Beispiel nicht.
Wo Sie den Aktivitäts-Feed finden
Öffnen Sie das Dashboard. Die Karte Aktivitäts-Feed steht in der mittleren Spalte, unterhalb der Liste Ihrer anstehenden Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen und unterhalb des Widgets Fristen:
Jeder Aktivitäts-Feed – auf dem Dashboard ebenso wie in einer Akte oder bei einem Kontakt – zeigt ausschließlich Ihre eigenen Aktivitäten. Darauf weist der Zusatz von mir am Ende der Filterzeile hin. Er ist überall ein fester Hinweis, keine Auswahl: Aktivitäten Ihrer Kolleginnen und Kollegen können Sie sich im Aktivitäts-Feed nicht anzeigen lassen.
Jede Zeile steht für eine einzelne Aktivität: links ein Symbol für die Art der Aktivität, daneben die Beschreibung mit dem beteiligten Eintrag, rechts Datum und Uhrzeit. Bei einer Notiz steht der Notiztext unter der Beschreibung, bei einem Termin der Zeitraum des Termins. Der Feed lädt automatisch ältere Einträge nach, sobald Sie nach unten scrollen. Ist nichts vorhanden, meldet die Karte Es sind keine Aktivitäten vorhanden …
Denselben Aktivitäts-Feed finden Sie nicht nur auf dem Dashboard, sondern auch in jeder einzelnen Akte und bei jedem Kontakt. Dort ist er bereits auf diese eine Akte bzw. diesen einen Kontakt eingegrenzt.
Was Sie im Aktivitäts-Feed tun können
Oben rechts in der Karte finden Sie die Filterzeile – Anzeigen, dahinter orange der gewählte Wert, in der Grundeinstellung Alle Aktivitäten, und der Zusatz von mir – sowie rechts daneben die Schaltfläche mit den drei Punkten.
Auswählen, welche Aktivitäten Sie sehen möchten
- Klicken Sie oben rechts in der Karte Aktivitäts-Feed neben Anzeigen auf den orange hervorgehobenen Wert – in der Grundeinstellung Alle Aktivitäten.
- Es öffnet sich eine Liste mit den Aktivitätstypen. Setzen Sie ein Häkchen bei den Typen, die Sie sehen möchten:
- Notizen
- E-Mails (nur, wenn Sie über die Berechtigung für E-Mails verfügen)
- Erledigte Aufgaben
- Termine
- Kollaborationen – wenn jemand als Benutzer zu einer Akte oder einem Kontakt hinzugefügt wird oder nicht mehr mitarbeitet
- Rechnungen – Aktivitäten an Rechnungen aus dem Rechnungsbuch
- Kontakte
- Akten
- Verträge
- Dokumente
- Dokumentenregister
- Kollisionsprüfungen – abgeschlossene Kollisionsprüfungen; ein Klick auf den Namen der Prüfung öffnet ihr Ergebnis, siehe Wie führe ich eine Kollisionsprüfung durch?
- Der Feed wird sofort neu aufgebaut. Die Filterzeile zeigt dann die Anzahl der gewählten Typen, zum Beispiel 1 Aktivitätstyp oder 3 Aktivitätstypen. Haben Sie alle Typen angehakt, steht dort wieder Alle Aktivitäten.
- Mit einem Klick auf den Eintrag Alle Aktivitäten setzen Sie bei allen Typen ein Häkchen und sehen wieder alle Aktivitäten.
Im Aktivitäts-Feed einer Akte kommt bei aktiviertem Legal Twin zusätzlich der Typ KI-Analysen hinzu. Auf dem Dashboard und bei Kontakten wird er nicht angeboten. KI-Analysen zeigt der Feed für die gesamte Akte an, unabhängig davon, wer die Analyse ausgelöst hat.
Nach dem verbundenen Eintrag filtern
Im Aktivitäts-Feed einer Akte oder eines Kontakts gibt es zusätzlich den Filter Verbunden mit. Damit legen Sie fest, ob der Feed auch die Aktivitäten verbundener Einträge enthält. Welche Optionen die Liste anbietet, hängt davon ab, wo Sie sich befinden:
- in einer Akte: Kontakt – die Aktivitäten des Mandanten der Akte,
- bei einer juristischen Person: Mitarbeiter – die Aktivitäten der mit ihr verknüpften Personen – und Akte – die Aktivitäten ihrer Akten,
- bei einer natürlichen Person: Akte – die Aktivitäten ihrer Akten – und, wenn die Person mit einer Firma verknüpft ist, zusätzlich Firma – die Aktivitäten dieser Firma.
In der Grundeinstellung ist keine Option angehakt, und die Filterzeile zeigt alles. Der Feed enthält dann aber nur die Aktivitäten der geöffneten Akte bzw. des geöffneten Kontakts. Setzen Sie ein Häkchen bei einer Option, um die Aktivitäten der verbundenen Einträge hinzuzunehmen. Die Filterzeile zeigt dann den Namen der gewählten Option; sind alle Optionen angehakt, steht dort wieder alles. In einer Akte gibt es nur die Option Kontakt, deshalb zeigt die Filterzeile dort immer alles – ob die Option aktiv ist, erkennen Sie am Häkchen in der Liste. Auf dem Dashboard gibt es diesen Filter nicht.
Ihre Filtereinstellung wird gespeichert und beim nächsten Anmelden wieder verwendet. Sie gilt gemeinsam für alle Aktivitäts-Feeds – wenn Sie den Filter in einer Akte ändern, ist er auch auf dem Dashboard gesetzt.
Notizen nach Excel exportieren
Sie können die Notizen aus dem Aktivitäts-Feed als Excel-Datei herausziehen, etwa für eine Auswertung außerhalb von Amberlo oder zur Ablage.
Der Export enthält immer die Notizen – unabhängig davon, was Sie unter Anzeigen gewählt haben. Wie der Feed selbst enthält er nur Ihre eigenen Notizen. Exportieren Sie aus einer Akte oder bei einem Kontakt, enthält die Datei die Notizen dieser Akte bzw. dieses Kontakts und berücksichtigt die Einstellung Verbunden mit. Auf dem Dashboard enthält sie Ihre Notizen aus allen Akten und Kontakten.
- Öffnen Sie den Aktivitäts-Feed, dessen Notizen Sie exportieren möchten – auf dem Dashboard, in der gewünschten Akte oder beim gewünschten Kontakt. Stellen Sie in einer Akte oder bei einem Kontakt bei Bedarf Verbunden mit ein.
- Klicken Sie oben rechts in der Karte Aktivitäts-Feed auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, rechts neben der Filterzeile.
- Wählen Sie im Menü Notizen nach Excel exportieren.
Amberlo erzeugt die Datei und Ihr Browser lädt sie herunter. Wo die fertige Datei erscheint, hängt von Ihrem Browser ab – in der Regel in der Download-Liste oder direkt in Ihrem Download-Ordner. Öffnen Sie sie anschließend in Excel oder einem anderen Tabellenprogramm.
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