Wie lege ich Benutzerberechtigungen in Amberlo fest?

Wer darf welche Daten sehen, bearbeiten oder löschen? In einer Kanzlei ist das keine Nebensache: Mandantendaten gehören geschützt, gleichzeitig muss jede Person an die Informationen kommen, die sie für ihre Arbeit braucht. In Amberlo steuern Sie das über Rollen: In einer Kanzleirolle legen Sie modulweise und sehr fein fest, was erlaubt ist. Anschließend ordnen Sie die Rolle den Personen Ihrer Kanzlei zu, die diese Rechte brauchen.

Kurz vorab: Was ist ein Administrator?

Jeder Amberlo-Benutzer kann Administratorrechte erhalten. Administratoren sehen die Daten aller Benutzer und verwalten darüber hinaus die Einstellungen, die für Ihre gesamte Kanzlei gelten. Dazu gehören die Bereiche, die Sie über die Einstellungen erreichen:

• Konto verwalten – Kanzleiname, Währung und die übrigen Grundeinstellungen Ihrer Kanzlei.
• Die benutzerdefinierten Felder für Akten, Kontakte und Verträge im Abschnitt ANPASSEN des Einstellungsmenüs.
• Benutzer verwalten – Benutzer anlegen, Rollen pflegen und Rollen zuordnen.

Für Administratoren gelten die Rechte aus den Kanzleirollen nicht: Sie haben immer Zugriff auf alle Module. Administratorrechte kann nur vergeben, wer selbst Administrator ist.

Wo Sie die Berechtigungen finden

1. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und wählen Sie im aufklappenden Menü Einstellungen.
2. Klicken Sie im linken Einstellungsmenü unter EINSTELLUNGEN auf Benutzer verwalten.
3. Sie sehen nun die Seite Benutzer verwalten mit den Reitern BENUTZER, ROLLE FÜR HONORARE, AUTHENTIFIZIERUNG und ROLLEN. Auf dem Reiter ROLLEN legen Sie fest, welche Rechte eine Rolle umfasst. Auf dem Reiter BENUTZER stehen alle Personen Ihrer Kanzlei. Klicken Sie dort auf einen Namen, öffnet sich die Benutzerkarte der Person, auf der Sie ihr Rollen zuordnen.

Rechte über Rollen steuern

Die Rechte einer Person ergeben sich aus ihren Kanzleirollen. Sie legen die Rechte also nicht bei jeder Person einzeln fest, sondern einmal in der Rolle, und ordnen die Rolle dann allen Personen zu, die sie brauchen. Die Rollen finden Sie auf der Seite Benutzer verwalten im Reiter ROLLEN.

Die Seite unterscheidet zwei Arten von Rollen:

• Kanzleirollen definieren die Rechte in der Anwendung, wie den Zugriff auf Module oder die Rechte für einzelne Funktionen. Typische Beispiele sind Partner, Anwalt, Assistenz und Büroleitung. Rechts neben jeder Rolle stehen die Personen, die ihr zugeordnet sind.
• Benutzerrollen definieren, was ein Benutzer mit zugeordneten Akten tun kann. Sie beschreiben also die Funktion einer Person in der einzelnen Akte, etwa Mandatsführer, Assistenz oder Sachbearbeitung. Die Benutzerrolle Assistenz ist dabei eine eigene Rolle, unabhängig von der gleichnamigen Kanzleirolle. Welche Benutzerrollen eine Person übernehmen kann, legen Sie auf ihrer Benutzerkarte fest.

Über das + über der jeweiligen Liste legen Sie eine neue Rolle an, über das Papierkorbsymbol entfernen Sie eine bestehende. Je Benutzerrolle stehen drei Kästchen zur Verfügung:

• Erforderlich – die Rolle muss in jeder Akte besetzt sein.
• Standard – die Rolle wird beim Anlegen einer Akte vorgeschlagen.
• Einzelner Benutzer – die Rolle kann nur mit einer einzigen Person besetzt werden.

Rechte einer Kanzleirolle festlegen

Welche Module und Funktionen eine Kanzleirolle freigibt, legen Sie im Fenster der Rolle fest. So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie im Reiter ROLLEN unter Kanzleirollen auf den Namen der Rolle, zum Beispiel Assistenz. Für eine neue Rolle klicken Sie stattdessen auf das + über der Liste; das Fenster heißt dann Kanzleirolle hinzufügen. Im Fenster stehen oben das Feld Rollenname, links die Liste Zugang zu Modulen mit allen Modulen – Kontakte, Akten, Rechnungen, Planung, Frist, Zeiteinträge, Auslagen, Dokumente, Verträge, Auswertungen, Buchhaltung und Transaktionen – und rechts die Liste Benutzer für diese Rolle.

   

2. Tragen Sie bei einer neuen Rolle im Feld Rollenname einen Namen ein. Bei einer bestehenden Rolle können Sie ihn dort auch ändern.

3. Legen Sie mit dem Häkchen vor dem Modulnamen (1) fest, ob die Rolle das Modul überhaupt nutzen darf. Ohne Häkchen bleibt das Modul für diese Rolle gesperrt; bei den meisten Modulen steht dann darunter Ich kann auf dieses Modul nicht zugreifen. Mit Häkchen fasst die Zeile darunter die aktuellen Rechte zusammen, etwa Vollständiger Zugriff auf dieses Modul.

4. Klappen Sie das Modul über den Pfeil rechts auf, um die Einzelrechte festzulegen (2):

   • Die Funktionen oben schalten Sie einzeln frei. Bei Kontakte sind das Kann Kontakte erstellen – ohne dieses Häkchen kann die Person keine neuen natürlichen oder juristischen Personen anlegen –, Kann im Mandantenportal freigegeben werden, womit sich Informationen über das Mandantenportal mit Mandantinnen und Mandanten teilen lassen, sowie Kann Akten- und Kontaktrolle verwalten und Kann Akten- und Kontaktrolle zuweisen. Diese beiden regeln, ob die Person die Rollen in Akten und Kontakten selbst pflegen beziehungsweise Personen diesen Rollen zuordnen darf. In den anderen Modulen heißen die Funktionen entsprechend, etwa Kann Akten erstellen, Kann Rechnungen genehmigen oder Kann Dokumente herunterladen/drucken.
   • In den Tabellen darunter bestimmen Sie je Zeile, ob die Rolle diese Einträge Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen darf:
     • Eigene – die eigenen Einträge der Person, in der Regel die, die sie selbst angelegt hat.
     • Team – zusätzlich die Einträge, in denen die Person über eine Benutzerrolle zum Team gehört, zum Beispiel als Sachbearbeitung in einer Akte.
     • Alle – alle Einträge Ihrer Kanzlei.
     • Manager – die Einträge der Person, die auf der Benutzerkarte als ihr Manager hinterlegt ist (Dieser Benutzer hat einen Manager auf dem Reiter SICHERHEIT).
   • Einige Module haben abweichende Zeilen, etwa Dokumente mit Alle Dokumente oder Buchhaltung mit Alle Konten und Nur meine Kanzlei. Bei Frist gibt es zusätzlich die Spalte Status; was sie regelt, lesen Sie im Artikel Wie richte ich Fristen für meine Kanzlei ein?
   • Die Kästchen hängen voneinander ab. Entfernen Sie das Häkchen bei Anzeigen, entfallen in dieser Zeile auch Bearbeiten und Löschen, ebenso in weiter reichenden Zeilen wie Alle. Setzen Sie umgekehrt ein Häkchen, ergänzt Amberlo die dafür nötigen Rechte automatisch: Setzen Sie zum Beispiel bei Alle das Häkchen Löschen, setzt Amberlo auch Bearbeiten und Anzeigen, und zwar auch bei Team, Eigene und Manager.
   • Bei den meisten Modulen ist Anzeigen für Eigene fest gesetzt und deshalb ausgegraut.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jedes Modul, das Sie anpassen möchten.

6. Prüfen Sie rechts unter Benutzer für diese Rolle (3), wer die Rolle erhält. Über Benutzer hinzufügen ordnen Sie weitere Personen zu, über das Papierkorbsymbol neben einem Namen nehmen Sie eine Person aus der Rolle heraus.

7. Klicken Sie auf SPEICHERN (4). Mit ABBRECHEN schließen Sie das Fenster, ohne etwas zu ändern.

Gut zu wissen:

• Sobald Sie auf SPEICHERN klicken, gelten die geänderten Rechte sofort für alle Personen, die unter Benutzer für diese Rolle stehen.
• Hat eine Person mehrere Kanzleirollen, erhält sie die Rechte aller ihrer Rollen zusammen. Schränken Sie eine Rolle ein, wirkt sich das deshalb nur bei Personen aus, die das betreffende Recht nicht über eine andere Rolle erhalten.
• Die vorgegebenen Kanzleirollen haben zunächst vollen Zugriff auf alle Module, so wie im Bild. Eine neu angelegte Kanzleirolle startet dagegen ohne Zugriff – dort schalten Sie nur die Module frei, die die Rolle braucht.

Einer Person Rollen zuordnen

Eine Kanzleirolle ordnen Sie entweder im Fenster der Rolle unter Benutzer für diese Rolle zu (siehe Schritt 6 oben) oder direkt auf der Benutzerkarte der Person. Auf der Benutzerkarte legen Sie außerdem fest, welche Benutzerrollen die Person in Akten übernehmen kann.

1. Klicken Sie auf der Seite Benutzer verwalten im Reiter BENUTZER auf den Namen der Person. Die Benutzerkarte Benutzer bearbeiten öffnet sich auf dem Reiter HAUPTINFORMATIONEN.

2. Wechseln Sie auf den Reiter SICHERHEIT.

   

3. Klicken Sie in das Feld Kanzleirollen für diesen Benutzer (1) und setzen Sie ein Häkchen bei jeder Rolle, die die Person erhalten soll, zum Beispiel Anwalt. Eine Person kann mehrere Kanzleirollen haben; sie erhält dann die Rechte aller dieser Rollen zusammen.

4. Wählen Sie im Feld Rollen an Mandaten (2) die Benutzerrollen aus, die die Person in Akten übernehmen kann, zum Beispiel Mandatsführer und Sachbearbeitung. Sind alle Benutzerrollen ausgewählt, zeigt das Feld Alle.

5. Unter Zugang zu Modulen (3) sehen Sie, welche Rechte sich aus den gewählten Kanzleirollen ergeben. Die Liste ist ausgegraut und lässt sich hier nicht ändern. Um die Rechte anzupassen, ändern Sie die Kanzleirolle, wie oben unter „Rechte einer Kanzleirolle festlegen“ beschrieben, oder ordnen der Person eine andere Kanzleirolle zu.

6. Klicken Sie auf SPEICHERN (4). Mit ABBRECHEN verwerfen Sie die Änderungen.

Weitere Einstellungen auf dem Reiter SICHERHEIT

• Dieser Benutzer hat Admin-Rechte – gibt der Person die oben beschriebenen Administratorrechte. Die Liste Zugang zu Modulen ist für sie dann ohne Bedeutung, sie hat Zugriff auf alle Module. Vergeben Sie das Häkchen bewusst und sparsam.
• Benutzer hat Anwaltszulassung – setzen Sie dieses Häkchen, wenn die Person als Anwältin oder Anwalt zugelassen ist.
• Dieser Benutzer hat einen Manager – mit diesem Häkchen erscheint das Feld Manager, in dem Sie die vorgesetzte Person auswählen. Der ausgewählte Manager kann nach dem Speichern auf die Daten und den Kalender der Person zugreifen, ihre Aktivitäten kontrollieren und Datensätze bearbeiten. Was die Person umgekehrt mit den Einträgen ihres Managers tun darf, regelt die Zeile Manager in ihrer Kanzleirolle.
• Kanzlei / Niederlassungen – hier stehen die Niederlassungen Ihrer Kanzlei. Über den Auswahlknopf bei Standard legen Sie fest, welcher Niederlassung die Person angehört. Rechte wie Nur meine Kanzlei in den Modulen Buchhaltung und Transaktionen beziehen sich auf diese Niederlassung.

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