Wer darf welche Daten sehen, bearbeiten oder löschen? In einer Kanzlei ist das keine Nebensache: Mandantendaten gehören geschützt, gleichzeitig muss jede Person an die Informationen kommen, die sie für ihre Arbeit braucht. In Amberlo steuern Sie das für jede Benutzerin und jeden Benutzer einzeln – modulweise und sehr fein.
Kurz vorab: Was ist ein Administrator?
Jeder Amberlo-Benutzer kann Administratorrechte erhalten. Administratoren sehen die Daten aller Benutzer und verwalten darüber hinaus das Konto Ihrer Kanzlei. Dazu gehören die Bereiche, die Sie über die Einstellungen erreichen:
- Konto verwalten – Kontoname, Währung und die übrigen Grundeinstellungen Ihrer Kanzlei.
- Die benutzerdefinierten Felder für Akten, Kontakte und Verträge im Abschnitt ANPASSEN des Einstellungsmenüs.
- Benutzer verwalten – Benutzer anlegen, Rechte vergeben und Rollen pflegen.
Administratorrechte kann nur vergeben, wer selbst Administrator ist.
Wo Sie die Berechtigungen finden
- Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und wählen Sie im Kontomenü Einstellungen.
- Klicken Sie im linken Einstellungsmenü unter EINSTELLUNGEN auf Benutzer verwalten.
- Sie sehen nun die Seite Benutzer verwalten mit den Reitern BENUTZER, ROLLE FÜR HONORARE, AUTHENTIFIZIERUNG und ROLLEN. Auf dem Reiter BENUTZER stehen alle Personen Ihrer Kanzlei. Klicken Sie auf einen Namen, um die Karte dieser Person zu öffnen.
Berechtigungen einer Person anpassen
Die Benutzerkarte öffnet sich auf dem Reiter Hauptinformationen. Wechseln Sie auf den zweiten Reiter, Sicherheit. Dort finden Sie unter Sicherheit und Rechte die Tabelle Zugang zu Modulen mit allen Modulen des Systems – Kontakte, Akten, Dokumente, Verträge, Planung, Auswertungen und weitere.
Klappen Sie das Modul auf, das Sie ändern möchten. Am Beispiel von Kontakte:
Wie viel die Person sehen darf
Die Zugriffsstufe legt fest, welche Einträge überhaupt sichtbar sind:
- Ich kann auf dieses Modul nicht zugreifen – das Modul wird für diese Person vollständig ausgeblendet.
- Eigene – nur die Einträge, die die Person selbst angelegt hat.
- Team – zusätzlich die Einträge, in denen die Person als Teammitglied eingetragen ist.
- Vollständiger Zugriff auf dieses Modul – alle Kontakte Ihrer Kanzlei, mit Anzeigen, Bearbeiten und Löschen.
Ist im Reiter Hauptinformationen ein Vorgesetzter hinterlegt (Dieser Benutzer hat einen Manager), steht zusätzlich die Stufe Manager zur Verfügung.
Was die Person tun darf
Unabhängig von der Zugriffsstufe schalten Sie einzelne Funktionen frei oder ab:
- Kann Kontakte erstellen – ohne dieses Häkchen kann die Person keine neuen natürlichen oder juristischen Personen anlegen. In den anderen Modulen heißt der Schalter entsprechend Kann Akten erstellen, Kann Verträge erstellen, Kann Dokumente erstellen und so weiter.
- Kann im Mandantenportal freigegeben werden – betrifft das Mandantenportal und erlaubt es, Informationen darüber mit Mandantinnen und Mandanten zu teilen.
- Kann Akten- und Kontaktrolle zuweisen und Kann Akten- und Kontaktrolle verwalten – regeln, ob die Person Teamzuordnungen setzen beziehungsweise die Rollen selbst pflegen darf.
Administratorrechte
Mit dem Häkchen Dieser Benutzer hat Admin-Rechte geben Sie der Person die oben beschriebenen Administratorrechte. Vergeben Sie es bewusst und sparsam.
Niederlassung zuordnen
Arbeitet Ihre Kanzlei mit mehreren Standorten, weisen Sie der Person im Abschnitt Kanzlei / Niederlassungen über das Feld Standardkanzlei / Niederlassung ihren Standort zu. So werden auf Ausgangsrechnungen automatisch die Angaben der richtigen Niederlassung verwendet.
Wenn alles passt, klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Änderungen.
Rollen statt Einzelrechte
Wenn Sie nicht jede Person einzeln einstellen möchten, arbeiten Sie mit Rollen. Sie finden sie auf der Seite Benutzer verwalten im Reiter ROLLEN.
Die Seite unterscheidet zwei Arten von Rollen:
- Kanzleirollen definieren die Rechte in der Anwendung, wie den Zugriff auf Module oder die Rechte für einzelne Funktionen. Typische Beispiele sind Partner, Assistenz, Anwalt und Büroleitung. Rechts neben jeder Rolle stehen die Personen, die ihr zugeordnet sind.
- Benutzerrollen definieren, was ein Benutzer mit zugeordneten Akten tun kann. Sie beschreiben also die Funktion einer Person in der einzelnen Akte, etwa Eigentümer, Aufseher oder Auftraggeber.
Über das + über der jeweiligen Liste legen Sie eine neue Rolle an, über das Papierkorbsymbol entfernen Sie eine bestehende. Je Benutzerrolle stehen drei Kästchen zur Verfügung:
- Erforderlich – die Rolle muss in jeder Akte besetzt sein.
- Standard – die Rolle wird beim Anlegen einer Akte vorgeschlagen.
- Einzelner Benutzer – die Rolle kann nur mit einer einzigen Person besetzt werden.
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- Benutzer verwalten – wie Sie Benutzer anlegen, einladen, deaktivieren und wieder löschen. Der Artikel liegt bislang nur auf Englisch vor.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!