Auf dem Dashboard sehen Sie auf einen Blick, was als Nächstes ansteht: Ihre offenen Aufgaben, Ihre nächsten Termine und – sofern die Funktion für Ihre Kanzlei aktiviert ist – Ihre Wiedervorlagen. Dieser Artikel zeigt, wo Sie diese Liste finden und was Sie darin tun können.
Wo finden Sie die Liste?
Öffnen Sie das Dashboard. Die Liste steht in der mittleren Spalte ganz oben, oberhalb der Widgets Fristen und Aktivitäts-Feed.
Beim ersten Aufruf ist das Widget eingeklappt – im Beispielbild sehen Sie nur die Kopfzeile mit dem Fahnen-Symbol und den Symbolen zum Anlegen neuer Einträge. Sobald offene Einträge vorliegen, klappt Amberlo die Liste automatisch auf. Mit dem Pfeil ganz rechts in der Kopfzeile klappen Sie die Liste jederzeit selbst auf und zu.
Die Überschrift wechselt je nach Inhalt: Liegen Einträge vor, steht dort Meine anstehende Aufgaben; ist nichts geplant, steht dort Keine anstehenden Termine.
Ist mindestens ein Eintrag überfällig, färbt sich das Fahnen-Symbol in der Kopfzeile rot. Auch das Datum des betroffenen Eintrags wird rot dargestellt.
Was zeigt die Liste?
Die Liste ist in bis zu drei Blöcke unterteilt. Angezeigt werden ausschließlich offene Einträge, bei denen Sie selbst eingetragen sind – Einträge Ihrer Kolleginnen und Kollegen erscheinen hier nicht. Je Block werden zunächst fünf Einträge geladen.
Aufgaben
Der Block Aufgaben listet Ihre offenen Aufgaben, sortiert nach Startzeitpunkt – die nächste zuerst. Zu jeder Aufgabe sehen Sie den Betreff, den Aufgabentyp, die geplante Dauer sowie die verknüpfte Akte oder den verknüpften Kontakt. Ein Klick auf die Aktennummer oder den Kontaktnamen springt direkt dorthin.
Termine
Der Block Termine listet Ihre nächsten Termine, ebenfalls nach Startzeitpunkt sortiert. Neben dem Betreff sehen Sie die Beteiligten, die verknüpfte Akte beziehungsweise den Kontakt sowie rechts Datum, Uhrzeit und Dauer.
Wiedervorlage
Der Block Wiedervorlage erscheint nur, wenn die Funktion Wiedervorlagen für Ihre Kanzlei freigeschaltet ist. Er listet Ihre offenen Wiedervorlagen, sortiert nach Wiedervorlagedatum. Angezeigt werden der Wiedervorlagegrund, die verknüpfte Akte mit Aktennummer und Aktenbezeichnung sowie die verantwortliche Person.
Ist einer der Blöcke leer, zeigt Amberlo an dieser Stelle einen kurzen Hinweis und eine Schaltfläche zum direkten Anlegen, zum Beispiel Aufgabe hinzufügen, Termin hinzufügen oder Wiedervorlage hinzufügen.
Neue Einträge direkt aus der Liste anlegen
In der Kopfzeile des Widgets stehen rechts neben dem Fahnen-Symbol die Symbole zum Anlegen neuer Einträge. Fahren Sie mit der Maus darüber, um die Bezeichnung einzublenden.
- Klicken Sie auf das Klemmbrett-Symbol mit Häkchen (Neue Aufgabe), um eine Aufgabe anzulegen.
- Klicken Sie auf das Kalender-Symbol (Neuer Termin), um einen Termin anzulegen.
- Klicken Sie auf das Kalender-Symbol mit Pfeil (Wiedervorlage hinzufügen), um eine Wiedervorlage anzulegen. Dieses Symbol erscheint nur bei aktivierter Funktion Wiedervorlagen.
- Füllen Sie im geöffneten Dialog die Felder aus und klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Eingabe.
Der neue Eintrag erscheint sofort im passenden Block der Liste – sofern er innerhalb der angezeigten nächsten Einträge liegt.
Hinweis: Die Symbole zum Anlegen sehen Sie nur, wenn Ihr Benutzerkonto die Berechtigung zum Erstellen von Aktivitäten besitzt.
Weitere Einträge nachladen
Enthält ein Block mehr Einträge, als angezeigt werden, finden Sie unter dem Block eine Schaltfläche zum Nachladen:
- Klicken Sie unter dem Aufgabenblock auf Weitere Aufgaben laden, um die nächsten Aufgaben einzublenden.
- Klicken Sie unter dem Terminblock auf Weitere Termine laden, um die nächsten Termine einzublenden.
- Klicken Sie unter dem Wiedervorlagenblock auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts, um weitere Wiedervorlagen einzublenden. Diese Schaltfläche trägt derzeit keine Beschriftung.
Sie können mehrfach nachladen, bis alle Einträge angezeigt werden.
Eine Aufgabe direkt aus der Liste abschließen
Sie müssen eine Aufgabe nicht erst öffnen, um sie zu erledigen:
- Klicken Sie links neben der Aufgabe auf das Häkchen-Symbol.
- Im Dialog Aufgabe schließen können Sie unter Wie ist es gelaufen? einen Kommentar erfassen.
- Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei Zeit erfassen? und tragen Sie den Zeiteintrag ein.
- Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei Neue Aufgabe/Termin erstellen, um im Anschluss direkt den nächsten Schritt zu planen.
- Bestätigen Sie mit Aufgabe schließen.
Die Aufgabe verschwindet danach aus der Liste, da dort nur offene Einträge angezeigt werden.
Ein Klick auf eine Zeile – statt auf das Häkchen – öffnet den jeweiligen Eintrag zum Bearbeiten.
Dieselbe Liste in Akten und Kontakten
Das Widget gibt es nicht nur auf dem Dashboard: Sie finden es auch in einer Akte und in einem Kontakt auf dem Reiter Übersicht. Dort ist die Liste nicht auf Ihre eigenen Einträge beschränkt, sondern zeigt die anstehenden Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen zu genau dieser Akte beziehungsweise zu diesem Kontakt. Legen Sie von dort aus einen neuen Eintrag an, ist die Verknüpfung zur Akte oder zum Kontakt bereits vorbelegt.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!