Auf dem Dashboard sehen Sie auf einen Blick, was als Nächstes ansteht: Ihre offenen Aufgaben, Ihre nächsten Termine und – sofern die Funktion für Ihre Kanzlei aktiviert ist – Ihre Wiedervorlagen. Dieser Artikel zeigt, wo Sie diese Liste finden und was Sie darin tun können.
Wo finden Sie die Liste?
Öffnen Sie das Dashboard. Die Liste steht in der mittleren Spalte ganz oben, oberhalb der Widgets Fristen und Aktivitäts-Feed.
Das Beispielbild zeigt das Widget aufgeklappt, mit Einträgen in allen drei Blöcken. Sobald offene Einträge vorliegen, klappt Amberlo die Liste automatisch auf; liegt nichts an, bleibt sie eingeklappt und Sie sehen nur die Kopfzeile. Mit dem Pfeil ganz rechts in der Kopfzeile klappen Sie die Liste jederzeit selbst auf und zu.
Die Kopfzeile trägt keine Überschrift in Textform: Sie erkennen das Widget an dem Fahnen-Symbol links und den Symbolen zum Anlegen neuer Einträge daneben.
Ist mindestens ein Eintrag überfällig, färbt sich das Fahnen-Symbol in der Kopfzeile rot. Auch das Datum des betroffenen Eintrags wird rot dargestellt – im Beispielbild bei allen fünf Aufgaben und bei den ersten beiden Wiedervorlagen.
Was zeigt die Liste?
Die Liste ist in bis zu drei Blöcke unterteilt. Angezeigt werden ausschließlich offene Einträge, bei denen Sie selbst eingetragen sind – Einträge Ihrer Kolleginnen und Kollegen erscheinen hier nicht. Je Block werden zunächst nur die nächsten Einträge geladen.
Aufgaben
Der Block Aufgaben listet Ihre offenen Aufgaben, sortiert nach Startzeitpunkt – die früheste zuerst, überfällige also ganz oben. Zu jeder Aufgabe sehen Sie den Betreff und gegebenenfalls den Aufgabentyp (etwa Vorbereitung), den verknüpften Kontakt und die Aktennummer der verknüpften Akte, rechts das Datum mit Uhrzeit und darunter die eingetragene Person. Ist zu einer Aufgabe bereits Zeit erfasst, steht die erfasste Zeit mit einem Uhr-Symbol dabei. Eine Sprechblase mit Zahl zeigt, wie viele Kommentare zum Eintrag vorliegen. Ein Klick auf die Aktennummer oder den Kontaktnamen springt direkt dorthin.
Termine
Der Block Termine listet Ihre nächsten Termine, ebenfalls nach Startzeitpunkt sortiert. Neben dem Betreff sehen Sie gegebenenfalls die Terminart (etwa Besprechung), den verknüpften Kontakt mit Aktennummer und die Teilnehmer, rechts Datum, Uhrzeit und Dauer.
Wiedervorlage
Der Block Wiedervorlage erscheint nur, wenn die Funktion Wiedervorlagen für Ihre Kanzlei freigeschaltet ist. Er listet Ihre offenen Wiedervorlagen, sortiert nach Fälligkeitsdatum. Angezeigt werden der Wiedervorlagegrund (etwa Reaktion Gegenseite prüfen), die verknüpfte Akte mit Aktennummer und Aktenbezeichnung, rechts das Fälligkeitsdatum und die verantwortliche Person. Sie sehen hier die Wiedervorlagen, für die Sie verantwortlich oder als Bearbeiter eingetragen sind – als verantwortliche Person kann daher auch eine Kollegin oder ein Kollege erscheinen. Wo Sie Wiedervorlagen sonst noch finden, lesen Sie im Artikel Wo sehe ich meine Wiedervorlagen?
Ist einer der Blöcke leer, zeigt Amberlo an dieser Stelle einen kurzen Hinweis und eine Schaltfläche zum direkten Anlegen, zum Beispiel AUFGABE HINZUFÜGEN, TERMIN HINZUFÜGEN oder WIEDERVORLAGE HINZUFÜGEN.
Neue Einträge direkt aus der Liste anlegen
In der Kopfzeile des Widgets stehen rechts neben dem Fahnen-Symbol die Symbole zum Anlegen neuer Einträge. Fahren Sie mit der Maus darüber, um die Bezeichnung einzublenden.
- Klicken Sie auf das Klemmbrett-Symbol mit Häkchen (Neue Aufgabe), um eine Aufgabe anzulegen.
- Klicken Sie auf das Kalender-Symbol (Neuer Termin), um einen Termin anzulegen.
- Klicken Sie auf das Kalender-Symbol mit Pfeil (Wiedervorlage hinzufügen), um eine Wiedervorlage anzulegen. Dieses Symbol erscheint nur bei aktivierter Funktion Wiedervorlagen.
- Füllen Sie im geöffneten Dialog die Felder aus und klicken Sie auf ERSTELLEN. Mit ABBRECHEN verwerfen Sie die Eingabe.
Der neue Eintrag erscheint sofort im passenden Block der Liste – sofern er innerhalb der angezeigten nächsten Einträge liegt.
Hinweis: Die Symbole zum Anlegen sehen Sie nur, wenn für Ihr Benutzerkonto im Modul Planung das Recht Kann Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen erstellen freigegeben ist. Wie Sie Rechte vergeben, lesen Sie unter Wie lege ich Benutzerberechtigungen in Amberlo fest?
Weitere Einträge nachladen
Enthält ein Block mehr Einträge, als angezeigt werden, finden Sie unter dem Block eine Schaltfläche zum Nachladen:
- Klicken Sie unter dem Aufgabenblock auf WEITERE AUFGABEN LADEN, um die nächsten Aufgaben einzublenden.
- Klicken Sie unter dem Terminblock auf WEITERE TERMINE LADEN, um die nächsten Termine einzublenden.
- Klicken Sie unter dem Wiedervorlagenblock auf WEITERE WIEDERVORLAGEN LADEN, um weitere Wiedervorlagen einzublenden. Diese Schaltfläche erscheint erst, wenn mindestens fünf Wiedervorlagen angezeigt werden.
Sie können mehrfach nachladen, bis alle Einträge angezeigt werden.
Eine Aufgabe direkt aus der Liste abschließen
Sie müssen eine Aufgabe nicht erst öffnen, um sie zu erledigen:
- Klicken Sie links neben der Aufgabe auf das Klemmbrett-Symbol mit Häkchen.
- Im Dialog Aufgabe schließen können Sie unter Wie ist es gelaufen? einen Kommentar erfassen.
- Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei Zeit erfassen? und tragen Sie den Zeiteintrag ein.
- Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei Neue Aufgabe/Termin erstellen, um im Anschluss direkt den nächsten Schritt zu planen.
- Bestätigen Sie mit AUFGABE SCHLIESSEN.
Die Aufgabe verschwindet danach aus der Liste, da dort nur offene Einträge angezeigt werden.
Ein Klick auf eine Zeile – statt auf das Klemmbrett-Symbol – öffnet den jeweiligen Eintrag zum Bearbeiten.
Dieselbe Liste in Akten und Kontakten
Das Widget gibt es nicht nur auf dem Dashboard: Sie finden es auch in einer Akte und in einem Kontakt auf der Seite Grunddaten, die Sie über das oberste Symbol in der linken Leiste öffnen. Dort ist die Liste nicht auf Ihre eigenen Einträge beschränkt, sondern zeigt die anstehenden Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen zu genau dieser Akte beziehungsweise zu diesem Kontakt. Legen Sie von dort aus einen neuen Eintrag an, ist die Verknüpfung zur Akte oder zum Kontakt bereits vorbelegt. Eine Ausnahme ist die Wiedervorlage beim Kontakt: Sie gehört immer zu einer Akte, und die Akte wählen Sie dabei selbst aus.
Verknüpfung mit