Wer in der Kanzlei arbeitet, muss jederzeit belegen können, wann ein Schriftstück eingegangen ist und wann es das Haus verlassen hat. Genau dafür gibt es in Amberlo das Register: Sie erfassen dort jedes ein- und ausgehende Dokument mit Datum, Kanal, Absender oder Empfänger und fortlaufender Nummer - und verknüpfen den Eintrag mit dem Kontakt, der Akte oder dem Vertrag, zu dem er gehört. Aus diesen Einträgen entsteht Ihr digitales Posteingangs- und Postausgangsbuch.
Hinweis: Das Register steht nur Konten mit dem Premium-Plan zur Verfügung. Wenn Sie den Bereich nicht finden, prüfen Sie zunächst, welchen Plan Ihre Kanzlei nutzt.
Wo Sie das Register finden
Öffnen Sie über die Symbolleiste am oberen Bildschirmrand den Bereich Dokumente (Ordnersymbol) und wechseln Sie dort auf den Reiter REGISTER. Die Liste ist wie alle Listen in Amberlo aufgebaut: links die Filterspalte, rechts die Einträge, darüber Sortierung und Gruppierung.
Solange noch nichts erfasst ist, steht in der Liste Keine Registereinträge gefunden …. Filtern können Sie unter anderem nach Typ, Kategorie, Kontakt, Verantwortliche, Filiale, Kanal, Nummer, Status, Akte, Vertrag und Briefnummer; über GESPEICHERTE FILTER sichern Sie eine Filterkombination, die Sie regelmäßig brauchen.
Den Reiter REGISTER sehen Sie nur, wenn die Registerfunktion für Ihr Konto freigeschaltet ist. Fehlt er in der Reiterleiste neben DOKUMENTE, DOKUMENTVORLAGEN, INHALTSBLÖCKE und GELÖSCHTE DOKUMENTE, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator.
Wer Registereinträge anlegen und ändern darf
Als Administratorin oder Administrator haben Sie vollen Zugriff auf das Register. Für alle anderen Personen in der Kanzlei geben Sie die Rechte gezielt frei:
- Öffnen Sie Einstellungen und im linken Menü Benutzer verwalten.
- Öffnen Sie den gewünschten Benutzer.
- Klappen Sie das Modul Dokumente auf.
- Setzen Sie die gewünschten Rechte und klicken Sie auf Speichern.
Für das Register sind dabei zwei Schalter entscheidend:
- Kann Registereinträge erstellen - erlaubt es, neue Ein- und Ausgänge zu erfassen.
- Modul für Vollzugriffsregister - gibt den vollen Zugriff auf alle Registereinträge, unabhängig davon, wer sie angelegt hat.
Die übrigen Stufen kennen Sie aus den anderen Modulen: Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Keine. Beachten Sie dabei: Der Zugriff auf die dahinterliegenden Dokumente richtet sich weiterhin nach den Rechten am zugehörigen Kontakt, an der Akte, am Vertrag oder an der Aktivität.
Einen Registereintrag anlegen
Es gibt vier Wege zu einem neuen Eintrag. Alle vier münden im selben Dialog Dokumentregistrierung erstellen, unterscheiden sich aber darin, was Amberlo für Sie schon ausfüllt.
Weg 1: aus dem Bereich Dokumente
- Öffnen Sie Dokumente und wechseln Sie auf den Reiter REGISTER (der Reiter DOKUMENTE führt ebenfalls zum Ziel).
- Klicken Sie oben links in der Liste auf die runde Schaltfläche +.
- Wählen Sie Eingehendes Dokument… oder Ausgehendes Dokument….
- Füllen Sie im Dialog Dokumentregistrierung erstellen die Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Der Dialog ist in drei Abschnitte gegliedert:
- Informationen zum Register mit Typ (Eingehende oder Ausgehende), Kategorie, Kanal, Datum, Nummer, Status, Erstellt durch, Niederlassung, Akte, Vertrag und Notiz.
- Briefinformationen mit Absender beziehungsweise Empfänger, Briefnummer, Speicherort und Frist.
- Adressinformationen mit der Adresse des Absenders oder Empfängers.
In den Auswahllisten stehen für Kategorie die Werte Allgemeiner Schriftverkehr, Aktendokumente, Mandantendokumente, Gerichtsdokumente und Sonstiges, für Kanal die Werte E-Mail, Fax, Postamt und Sonstiges und für Status die Werte Neu, Unterzeichnet und Abgelehnt. Diese Listen können Sie in den Einstellungen an Ihre Kanzlei anpassen.
Nach dem Speichern öffnet Amberlo das Fenster Dokument Registereintrag. Dort sehen Sie den fertigen Eintrag mit seiner vergebenen Nummer und können ihn über die Schaltflächen am oberen Rand Herunterladen, Drucken, als QR-Code erzeugen (Fenster QR-Code des Dokumentenregisters) oder direkt Bearbeiten. Den QR-Code kleben viele Kanzleien auf das Papierdokument, um es später ohne Suchen wiederzufinden.
Der neue Eintrag erscheint anschließend in der Registerliste - sowohl in der allgemeinen Liste im Bereich Dokumente als auch beim verknüpften Kontakt, bei der Akte oder beim Vertrag.
Weg 2: aus einem Kontakt, einer Akte oder einem Vertrag
Wenn schon feststeht, wozu das Schriftstück gehört, legen Sie den Eintrag direkt dort an. Amberlo trägt die Verknüpfung dann automatisch ein:
- Öffnen Sie den Kontakt, die Akte oder den Vertrag und wechseln Sie auf den Reiter DOKUMENTE.
- Klicken Sie auf +.
- Wählen Sie Eingehendes Dokument… oder Ausgehendes Dokument….
- Prüfen Sie die vorbelegten Felder, ergänzen Sie den Rest und klicken Sie auf Speichern.
Weg 3: aus einem geöffneten Dokument
Ein Dokument liegt bereits in Amberlo und soll nachträglich registriert werden:
- Öffnen Sie im Bereich Dokumente das gewünschte Dokument.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche REGISTER. Amberlo öffnet den Dialog Registry verwalten; ist das Dokument noch nicht erfasst, steht dort Das Dokument ist nicht registriert….
- Klicken Sie auf + und wählen Sie Eingehendes Dokument… oder Ausgehendes Dokument….
- Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Das Dokument selbst ist damit als Anlage des Registereintrags gesetzt - Sie müssen es nicht erneut hochladen.
Weg 4: aus einer E-Mail
Ausgehende Post entsteht meistens beim Schreiben der E-Mail. Registrieren Sie sie deshalb gleich mit:
- Öffnen Sie den Kontakt oder die Akte, bleiben Sie auf dem Reiter BASISDATEN und öffnen Sie den Unterreiter E-MAIL SENDEN.
- Schreiben Sie Ihre Nachricht.
- Hängen Sie über Anhängen die Datei an.
- Setzen Sie das Häkchen bei Ausgehende Dokumente registrieren.
- Klicken Sie auf SENDEN.
Amberlo öffnet daraufhin den Dialog Dokumentregistrierung erstellen mit den Angaben aus der E-Mail. Prüfen oder ändern Sie sie und klicken Sie auf Speichern.
Auch bei bereits gesendeten oder empfangenen Nachrichten geht das noch: Klicken Sie in der E-Mail auf den Anhang und wählen Sie Speichern und registrieren… für eine einzelne Datei oder Alles speichern und registrieren… für sämtliche Anhänge der Nachricht.
Einen Registereintrag bearbeiten
- Öffnen Sie den Eintrag in der Registerliste und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Ändern Sie die Angaben im Dialog Dokumentregistrierung bearbeiten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Den Typ eines gespeicherten Eintrags können Sie nicht mehr umstellen: Aus einem Eingang wird kein Ausgang. Amberlo weist Sie mit der Meldung “Änderung des Registereintragstyps ist nicht zulässig” darauf hin. Legen Sie in diesem Fall einen neuen Eintrag an und löschen Sie den falschen.
Einen Registereintrag kopieren
Viele Einträge gleichen einander - derselbe Empfänger, derselbe Kanal, dieselbe Kategorie, nur ein anderes Datum. Dafür müssen Sie nichts abtippen:
- Öffnen Sie im Bereich Dokumente den Reiter REGISTER.
- Klicken Sie neben dem gewünschten Eintrag auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählen Sie Kopie erstellen.
- Amberlo legt einen gleichartigen Eintrag an und öffnet ihn. Passen Sie an, was sich unterscheidet, und klicken Sie auf SPEICHERN.
Die fortlaufende Nummer vergibt Amberlo für die Kopie neu - sie wird also nicht mitkopiert.
Einen Registereintrag löschen
Klicken Sie neben dem Eintrag auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählen Sie Löschen. Amberlo fragt mit “Sind Sie sicher, dass Sie dieses Register löschen möchten?” nach, bevor der Eintrag verschwindet.
Gelöscht wird dabei nur der Registereintrag, nicht das verknüpfte Dokument: Die Datei bleibt im Bereich Dokumente erhalten und kann später erneut registriert werden.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!