Sie möchten sicherstellen, dass in Ihrer Kanzlei keine Aufgabe und kein Termin abgeschlossen wird, ohne dass die dafür aufgewendete Zeit erfasst wurde? Dann aktivieren Sie die Einstellung Die protokollierte Zeit ist erforderlich, um die Aufgabe oder den Termin abzuschließen. Amberlo erinnert Ihre Benutzer anschließend automatisch daran, bevor sie eine Aufgabe oder einen Termin schließen.
So aktivieren Sie die Einstellung
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie Einstellungen. Eine bebilderte Anleitung dazu finden Sie unter Wo finde ich die Einstellungen in Amberlo?.
- Wählen Sie in der linken Spalte unter ANPASSEN den Eintrag Aktivitäten.
- Bleiben Sie auf dem Reiter ALLGEMEIN.
- Setzen Sie im Abschnitt Einschränkungen das Häkchen bei Die protokollierte Zeit ist erforderlich, um die Aufgabe oder den Termin abzuschließen.
- Klicken Sie oben rechts auf SPEICHERN, um Ihre Änderung zu übernehmen.
Die Einstellung gilt für Ihre gesamte Kanzlei, also für alle Benutzerinnen und Benutzer.
Hinweis
Lässt sich das Kontrollkästchen nicht anklicken, weil es ausgegraut ist, ist diese Funktion für Ihre Kanzlei nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich in diesem Fall an unseren Support.
Was Ihre Benutzer danach sehen
Ist die Einstellung aktiv, läuft das Schließen einer Aufgabe oder eines Termins so ab:
- Der Benutzer schließt eine Aufgabe oder einen Termin. Es öffnet sich das Dialogfenster Aufgabe schließen beziehungsweise Termin schließen.
- In diesem Dialogfenster kann er unter Wie ist es gelaufen? einen Kommentar hinterlegen und über das Kontrollkästchen Zeit erfassen? direkt einen Zeiteintrag anlegen.
- Klickt er auf Aufgabe schließen beziehungsweise Termin schließen, ohne einen Zeiteintrag anzulegen, erscheint die Meldung „Die protokollierte Zeit ist erforderlich, um die Aufgabe oder den Termin abzuschließen“. Die Aufgabe beziehungsweise der Termin bleibt offen.
- Sobald der Benutzer das Kontrollkästchen Zeit erfassen? setzt und den Zeiteintrag ausfüllt, lässt sich die Aufgabe oder der Termin wie gewohnt schließen.
Wird eine Aufgabe oder ein Termin aus einer Liste heraus abgeschlossen, meldet Amberlo dasselbe: „Die protokollierte Zeit ist erforderlich, um die Aufgabe / den Termin abzuschließen.“
Gut zu wissen
- Bereits erfasste Zeit genügt: Gibt es zu der Aufgabe oder dem Termin schon einen Zeiteintrag, lässt sich der Eintrag ohne weitere Erfassung schließen. Die Meldung erscheint nur, wenn noch gar keine Zeit erfasst wurde.
- Inaktive Akten und Kontakte sind ausgenommen: Gehört die Aufgabe oder der Termin zu einer abgeschlossenen oder inaktiven Akte oder zu einem inaktiven Kontakt, lässt Amberlo das Schließen weiterhin ohne Zeiterfassung zu. Auf solche Objekte kann keine Zeit mehr gebucht werden.
- Das Recht zum Erfassen von Zeiten ist nötig: Das Kontrollkästchen Zeit erfassen? wird im Dialogfenster nur Benutzern angezeigt, die Zeiteinträge anlegen dürfen. Prüfen Sie daher vor dem Aktivieren der Einstellung unter Benutzer verwalten, dass alle betroffenen Benutzer dieses Recht besitzen.
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