Legen Sie immer wieder Akten desselben Zuschnitts an – etwa Serienmandate für denselben Mandanten, gleichartige Forderungssachen oder wiederkehrende Beratungsmandate? Dann müssen Sie die Stammdaten nicht jedes Mal neu eintippen. Mit Duplizieren erzeugt Amberlo aus einer bestehenden Akte eine neue Akte mit denselben Angaben. Sie ändern nur noch, was sich tatsächlich unterscheidet, und speichern.
Eine Akte duplizieren
- Öffnen Sie über die obere Leiste das Modul Akten.
- Wechseln Sie in die Ansicht Liste. Das ist das linke der beiden Ansichtssymbole oben rechts, auf Höhe der Überschrift Akten. In der Ansicht Tabelle gibt es das Zeilenmenü nicht.
- Suchen Sie die Akte, die Sie als Vorlage verwenden möchten. Über das Suchfeld Suchen und die Filter in der linken Spalte – zum Beispiel Kategorie, Typ, Status oder Kontakt – grenzen Sie die Liste ein.
- Klicken Sie ganz rechts in der Zeile dieser Akte auf das Drei-Punkte-Menü (1). Es öffnet sich ein kleines Menü mit genau zwei Einträgen: Löschen und Duplizieren.
- Wählen Sie Duplizieren (2).
Amberlo öffnet daraufhin das Formular Neue Akte – bereits gefüllt mit den Daten der Quellakte.
Wenn das Drei-Punkte-Menü fehlt
Das Zeilenmenü der Aktenliste erscheint nur bei Benutzerinnen und Benutzern, deren Rolle Akten löschen darf. Sehen Sie am rechten Rand der Zeile keine drei Punkte, fehlt Ihnen diese Berechtigung. Ihre Administration kann sie unter Einstellungen → Benutzer verwalten anpassen. Alternativ duplizieren Sie die Akte aus einer der Listen, die unter „Gut zu wissen“ genannt sind: Dort steht das Drei-Punkte-Menü mit Duplizieren auch ohne Löschrecht zur Verfügung.
Was übernommen wird – und was neu gesetzt wird
Das geöffnete Formular Neue Akte enthält die Angaben der Quellakte. Vier Dinge behandelt Amberlo dabei bewusst anders:
- Aktenzeichen – wird geleert. Amberlo schlägt sofort das nächste freie Aktenzeichen nach dem Nummernformat Ihrer Kanzlei vor. Sobald Sie selbst in das Feld tippen, bleibt Ihre Eingabe stehen und wird nicht mehr überschrieben.
- Kurzrubrum – wird nicht aus der Quellakte übernommen, Sie müssen es aber auch nicht selbst eintragen: Wie bei jeder neuen Akte bildet Amberlo das Kurzrubrum aus den Beteiligten und ihren Rollen in der Akte. Direkt nach dem Duplizieren zeigt das Feld zunächst den Hinweis „Kurzrubrum kann nicht gebildet werden: Legen Sie für jeden Beteiligten eine Rolle in der Akte fest.“ Ändern Sie Beteiligte oder Rollen, erscheint im Feld der neue Vorschlag; spätestens beim Speichern setzt Amberlo das Kurzrubrum zusammen, sofern jeder Beteiligte eine Rolle hat.
- erstellt von – steht im Abschnitt Systeminformationen und wird auf Sie gesetzt, also auf die Person, die dupliziert. Es wird nicht aus der Quellakte übernommen.
- Mandatsübernahme – wird auf das heutige Datum gesetzt.
Alles Weitere kommt unverändert aus der Quellakte: Mandant, Aktenbezeichnung, Kategorie, Typ, Gegenstandswert, Beschreibung, Status, die Beteiligten, die Benutzer und Rollen, verknüpfte Akten sowie Ihre benutzerdefinierten Felder.
Prüfen Sie dabei besonders den Status. Er wird aus der Quellakte übernommen und springt nicht automatisch auf Neu. Duplizieren Sie eine Akte mit dem Status Abgeschlossen, trägt die neue Akte zunächst denselben Status.
Nur die Stammdaten werden kopiert
Dupliziert wird die Akte selbst, nicht ihr Inhalt. Zeiteinträge, Auslagen, Dokumente, Fristen, Wiedervorlagen, Termine, Aufgaben und Rechnungen der Quellakte werden nicht mitkopiert. Die neue Akte startet inhaltlich leer – das ist in aller Regel genau das, was Sie wollen.
Prüfen und speichern
Gehen Sie das Formular von oben nach unten durch und passen Sie an, was sich unterscheidet – typischerweise Aktenbezeichnung, Status und der Gegenstand des Mandats.
Mit Speichern legen Sie die neue Akte an. Erst in diesem Moment entsteht sie tatsächlich: Solange Sie nicht speichern, wird kein Aktenzeichen vergeben und nichts abgelegt. Mit Abbrechen verwerfen Sie das Duplikat vollständig, die Quellakte bleibt unberührt.
Gut zu wissen
Dieselbe Funktion finden Sie nicht nur in der Aktenliste:
- in einer geöffneten Akte in der Übersicht der verknüpften Akten,
- in einem geöffneten Vertrag in der Liste der zugehörigen Akten,
- in einem geöffneten Kontakt in der Liste seiner Akten.
In allen Fällen gehen Sie genauso vor: Drei-Punkte-Menü der jeweiligen Zeile öffnen und Duplizieren wählen. Neben Duplizieren enthält das Menü in diesen Listen den Eintrag Beziehung aufheben statt Löschen.
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