Sobald ein Kontakt angelegt ist, können Sie Ihre Arbeitszeit direkt an diesem Kontakt erfassen. Das ist immer dann praktisch, wenn eine Leistung eindeutig zu einem Mandanten gehört – etwa eine Erstberatung am Telefon, eine Rückfrage oder allgemeine Korrespondenz. Der Zeiteintrag wird dabei automatisch mit genau diesem Kontakt verknüpft, sodass Sie ihn später sauber abrechnen können.
Zeit in einem Kontakt erfassen
Öffnen Sie in der Hauptnavigation Kontakte.
Wählen Sie in der Liste den gewünschten Kontakt aus. Über das Suchfeld in der linken Spalte oder über die Filter darunter finden Sie ihn schneller.
Der Kontakt öffnet sich. Wechseln Sie auf die Unterregisterkarte Aktivitäten.
Klicken Sie über der Aktivitätenliste auf das Pluszeichen +.
Wählen Sie im geöffneten Menü den Eintrag Zeit erfassen.
Füllen Sie im Dialog Zeit erfassen die Angaben zu Ihrer Leistung aus und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie die Zeit aus dem Kontakt heraus erfassen, wird der Zeiteintrag automatisch mit genau diesem Kontakt verknüpft. Sie müssen den Mandanten also nicht noch einmal manuell auswählen.
Die wichtigsten Felder im Dialog
Welche Felder Ihnen angezeigt werden, hängt von den Einstellungen Ihrer Kanzlei ab. Diese Angaben finden Sie in der Regel vor:
- Datum – der Tag, an dem die Leistung erbracht wurde.
- Zeit – die tatsächlich aufgewendete Zeit.
- Fakturierbare Zeit – die Zeit, die dem Mandanten in Rechnung gestellt werden soll. Sie kann von der tatsächlich aufgewendeten Zeit abweichen.
- Beschreibung – der Leistungstext, der später auf der Rechnung erscheinen kann.
- Typ – die Art der Tätigkeit aus der Auswahlliste Ihrer Kanzlei.
- Verantwortlich – die Person, der die Zeit zugerechnet wird.
- Verbunden mit – hier können Sie den Zeiteintrag zusätzlich mit einer Akte verknüpfen.
- Abrechnungseinstellungen – Steuerung der Abrechnung über die Optionen Fakturierbar, Nicht fakturierbar, nicht abrechenbar, Pauschalhonorar und Aufpreis.
- Stundensatz und Währung – werden aus den Honorareinstellungen vorbelegt und können für diesen Eintrag angepasst werden.
Möchten Sie direkt im Anschluss eine weitere Leistung buchen, verwenden Sie statt Speichern die Schaltfläche Speichern und neu starten. Der Dialog bleibt dann geöffnet und legt sofort einen neuen Eintrag an.
Alternative: Schnellhinzufügen
Sie müssen den Kontakt nicht zwingend zuerst öffnen. Über das Pluszeichen + in der Kopfzeile erreichen Sie von jeder Stelle im Programm aus das Panel NEU HINZUFÜGEN. Wählen Sie dort Zeit erfassen und ordnen Sie den Eintrag anschließend im Feld Verbunden mit dem gewünschten Kontakt zu. Das Ergebnis ist dasselbe – der Weg über den Kontakt spart Ihnen lediglich diesen Zuordnungsschritt.
Was passiert mit dem Zeiteintrag?
Der gespeicherte Zeiteintrag erscheint in der Unterregisterkarte Aktivitäten des Kontakts und zusätzlich in der zentralen Übersicht Zeiteinträge. Von dort steht er für die weitere Abrechnung zur Verfügung. Haben Sie den Eintrag über Verbunden mit einer Akte zugeordnet, lässt er sich im Rahmen der Abrechnung dieser Akte weiterverarbeiten; die erstellten Rechnungen finden Sie anschließend im Rechnungsbuch.
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