Sobald ein Kontakt angelegt ist, können Sie Ihre Arbeitszeit direkt an diesem Kontakt erfassen. Das ist immer dann praktisch, wenn eine Leistung eindeutig zu einem Mandanten gehört – etwa eine Erstberatung am Telefon, eine Rückfrage oder allgemeine Korrespondenz. Der Zeiteintrag wird dabei automatisch mit genau diesem Kontakt verknüpft, sodass Sie ihn später sauber abrechnen können.
Zeit in einem Kontakt erfassen
Öffnen Sie in der Hauptnavigation Kontakte.
-
Wählen Sie in der Liste den gewünschten Kontakt aus. Über das Suchfeld in der linken Spalte oder über die Filter darunter finden Sie ihn schneller.
Der Kontakt öffnet sich. Klicken Sie in der Symbolleiste am linken Rand auf Aktivitäten. Dort sehen Sie alle Zeiteinträge, die bereits zu diesem Kontakt erfasst wurden.
-
Klicken Sie oben links über der Liste der Zeiteinträge auf das Pluszeichen +.
Der Dialog Zeit erfassen öffnet sich. Im Feld Verbunden mit ist der Kontakt bereits eingetragen.
Füllen Sie die Angaben zu Ihrer Leistung aus und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie die Zeit aus dem Kontakt heraus erfassen, wird der Zeiteintrag automatisch mit genau diesem Kontakt verknüpft. Sie müssen den Mandanten also nicht noch einmal manuell auswählen. Über das Pluszeichen im Kontakt erfassen Sie ausschließlich Zeit. Auslagen gehören immer zu einer Akte und werden deshalb in der Akte erfasst.
Die wichtigsten Felder im Dialog
Welche Felder Ihnen angezeigt werden, hängt von den Einstellungen Ihrer Kanzlei und von Ihren Berechtigungen ab. Diese Angaben finden Sie in der Regel vor:
- Zeit – die tatsächlich aufgewendete Zeit, zum Beispiel 0:45 für 45 Minuten.
- Datum – der Tag, an dem die Leistung erbracht wurde. Vorbelegt ist der heutige Tag.
- Typ – die Art der Tätigkeit aus der Auswahlliste Ihrer Kanzlei, zum Beispiel Aktenbearbeitung, Beratung oder Telefontermin.
- Beschreibung – der Leistungstext, der später auf der Rechnung erscheinen kann.
- Verantwortlich – die Person, der die Zeit zugerechnet wird. Vorbelegt sind Sie selbst.
- Verbunden mit – ist bereits mit dem Kontakt vorbelegt. Gehört die Leistung zu einer bestimmten Akte, können Sie den Zeiteintrag hier stattdessen dieser Akte zuordnen.
- Erfasst von – zeigt an, wer den Eintrag angelegt hat.
- Fakturierbar – legt fest, ob die Zeit abgerechnet werden soll. Darunter stehen die Optionen nicht abrechenbar, Pauschalhonorar und Aufpreis zur Verfügung.
- Fakturierbare Zeit – die Zeit, die dem Mandanten in Rechnung gestellt werden soll. Sie wird aus dem Feld Zeit übernommen und kann davon abweichen.
- Stundensatz und Insgesamt – der Stundensatz wird aus den Honorareinstellungen Ihrer Kanzlei passend zum gewählten Typ vorbelegt und kann für diesen Eintrag angepasst werden. Insgesamt berechnet Amberlo daraus automatisch.
Alternative: Schnellhinzufügen
Sie müssen den Kontakt nicht zwingend zuerst öffnen. Über das Pluszeichen + in der Kopfzeile erreichen Sie von jeder Stelle im Programm aus das Panel NEU HINZUFÜGEN. Wählen Sie dort Zeit erfassen und ordnen Sie den Eintrag anschließend im Feld Verbunden mit dem gewünschten Kontakt zu. Das Ergebnis ist dasselbe – der Weg über den Kontakt spart Ihnen lediglich diesen Zuordnungsschritt. Mehr dazu lesen Sie unter Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?
Was passiert mit dem Zeiteintrag?
Der gespeicherte Zeiteintrag erscheint in der Ansicht Aktivitäten des Kontakts und zusätzlich im Bereich Aktivitäten der Hauptnavigation, der alle Zeiteinträge und Auslagen Ihrer Kanzlei zusammenführt. Von dort steht er für die weitere Abrechnung zur Verfügung. Haben Sie den Eintrag über Verbunden mit einer Akte zugeordnet, lässt er sich im Rahmen der Abrechnung dieser Akte weiterverarbeiten; die erstellten Rechnungen finden Sie anschließend im Rechnungsbuch.
Verwandte Artikel
Verknüpfung mit