Sie können Dokumente, die in Amberlo liegen, Ihren Mandantinnen und Mandanten direkt zur Verfügung stellen - ohne E-Mail und ohne Dateianhang. Das Dokument bleibt dabei in Amberlo; freigegeben wird lediglich der Blick darauf. Je nachdem, wo Sie die Datei abgelegt haben, erfolgt die Freigabe aus dem Kontakt oder aus der Akte heraus.
Voraussetzungen
Bevor eine Freigabe beim Mandanten ankommt, müssen drei Dinge erfüllt sein:
- Das Mandantenportal ist für Ihr Konto aktiviert. Administratorinnen und Administratoren finden die Einstellung über Einstellungen im Kontomenü unter Mandantenportal.
- Die betreffende Akte bzw. der betreffende Kontakt ist bereits mit der Mandantin oder dem Mandanten geteilt, und die Person hat ihre Registrierung im Portal abgeschlossen. Eine Datei, die zu einer nicht geteilten Akte gehört, wird im Portal nicht sichtbar.
- Ihr Benutzerkonto besitzt das Recht Kann im Mandantenportal freigegeben werden. Fehlt es, erscheint der Menüeintrag zum Teilen nicht. Dieses Recht vergeben Administratoren unter Benutzer verwalten.
Ein Dokument im Mandantenportal teilen
- Öffnen Sie die Akte oder den Kontakt, in der bzw. in dem die Datei abgelegt ist.
- Wechseln Sie in den Bereich Dokumente.
- Suchen Sie in der Dateiliste die gewünschte Datei und klicken Sie rechts in der Zeile auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Wählen Sie im Menü Im Mandantenportal teilen.
Mehr ist nicht nötig - es folgt kein weiterer Dialog und keine Bestätigung mit Speichern. Amberlo kennzeichnet die Datei danach in der Liste mit einem kleinen Freigabesymbol, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Dokumente Ihr Mandant sehen kann.
Die Freigabe gilt immer für die einzelne Datei, nicht für den Ordner, in dem sie liegt. Ein neues Dokument, das Sie später in denselben Ordner legen, ist also zunächst nicht sichtbar, bis Sie es ausdrücklich teilen.
Eine Freigabe wieder aufheben
- Öffnen Sie erneut die Dateiliste der Akte bzw. des Kontakts.
- Klicken Sie rechts in der Zeile der freigegebenen Datei auf dasselbe Drei-Punkte-Symbol.
- Wählen Sie Freigabe im Mandantenportal aufheben.
Das Freigabesymbol verschwindet, und das Dokument ist im Mandantenportal sofort nicht mehr aufrufbar. Das Dokument selbst bleibt in Amberlo unverändert erhalten; aufgehoben wird ausschließlich der Zugriff von außen. Bereits heruntergeladene Kopien lassen sich damit naturgemäß nicht zurückholen.
Alle freigegebenen Dokumente auf einen Blick
Wenn Sie prüfen möchten, was Ihre Mandantschaft insgesamt sehen kann, müssen Sie nicht Akte für Akte durchgehen:
- Öffnen Sie den Bereich Dokumente.
- Klappen Sie oberhalb der Dateiliste die Auswahl auf, die standardmäßig auf Alle Dateien steht.
- Wählen Sie Dokumente im Mandantenportal.
Die Liste zeigt danach ausschließlich die Dateien, die derzeit im Mandantenportal freigegeben sind. Über das Drei-Punkte-Symbol können Sie eine Freigabe auch von hier aus direkt wieder aufheben. Es empfiehlt sich, diese Ansicht vor dem Abschluss eines Mandats einmal aufzurufen.
Hinweis zu SharePoint
Die Freigabe im Mandantenportal funktioniert noch nicht in Verbindung mit der SharePoint-Integration. Wenn Ihre Kanzlei ihre Dokumente in SharePoint speichert, steht Ihnen dieser Weg derzeit nicht zur Verfügung.
Was Ihre Mandantschaft sieht
Im Mandantenportal erscheinen die freigegebenen Dokumente in einer eigenen Übersicht. Ihre Mandantin oder Ihr Mandant kann sie dort ansehen und herunterladen - jederzeit und ohne dass Sie eine Datei versenden müssen. Andere Dokumente derselben Akte bleiben unsichtbar.
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- Wie richte ich das Mandantenportal ein und wie nutze ich es? - wie Sie das Portal aktivieren und einer Mandantin oder einem Mandanten Zugang zu einer Akte oder einem Kontakt geben.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!