Sobald für einen Kontakt eine Akte angelegt ist, erfassen Sie Ihre Leistungen am besten direkt in dieser Akte. Das ist der genaueste Weg: Der Zeiteintrag gehört von Anfang an zur richtigen Akte und steht später für die Abrechnung bereit.
So erfassen Sie einen Zeiteintrag in einer Akte
- Öffnen Sie in der oberen Menüleiste Akten.
- Wählen Sie die Akte aus, für die Sie Zeit erfassen möchten.
- Öffnen Sie in der geöffneten Akte links den Bereich Zeiteinträge. Die Symbolleiste am linken Rand ist nicht beschriftet — das richtige Symbol zeigt eine Uhr mit Währungszeichen. Ob Sie richtig sind, erkennen Sie an der Überschrift Zeiteinträge über der Liste.
- Klicken Sie über der Liste auf die Schaltfläche +.
- Amberlo öffnet das Formular für einen neuen Zeiteintrag.
- Tragen Sie Ihre Angaben ein und klicken Sie auf Speichern.
Im Screenshot sind die beiden Stellen aus Schritt 3 und 4 markiert: (1) der Bereich Zeiteinträge, (2) die Schaltfläche +.
Haben Sie in dieser Akte noch nichts erfasst, steht dort Es sind keine Zeiteinträge vorhanden …. Das ist kein Fehler — die Liste füllt sich mit Ihrem ersten Eintrag.
Was Sie im Formular eintragen
Erfasst werden immer Datum, Zeit und eine Beschreibung Ihrer Leistung. Die Beschreibung erscheint später auf der Rechnung, formulieren Sie sie deshalb so, wie Ihre Mandantschaft sie lesen soll.
Darüber hinaus legen Sie fest, ob die Leistung Fakturierbar ist, und können den Stundensatz für diesen einen Eintrag abweichend setzen. Ist kein abweichender Satz gesetzt, gilt der Satz, der für die Akte hinterlegt ist.
Warum die Erfassung in der Akte der schnellste Weg ist
Weil Sie aus der Akte heraus starten, ist die Akte im Formular bereits eingetragen. Sie müssen sie nicht mehr suchen und können sie auch nicht versehentlich falsch zuordnen. Genau das passiert erfahrungsgemäß, wenn Zeiten am Ende des Tages aus dem Gedächtnis nachgetragen werden.
Zeiten lassen sich in Amberlo auch an anderen Stellen erfassen — etwa direkt aus einer Aufgabe oder einem Termin heraus oder über die Schaltfläche + in der oberen Menüleiste. Der Eintrag landet immer in derselben Liste Zeiteinträge der zugehörigen Akte.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!