Wie erstelle ich ein Dokument aus einer Vorlage?

Sobald Sie Ihre Dokumentvorlage mit allen Platzhalterfeldern fertiggestellt und in Amberlo hochgeladen haben, können Sie daraus Dokumente erzeugen. Amberlo füllt dabei die Platzhalter automatisch mit den Daten des Datensatzes, aus dem heraus Sie das Dokument erstellen.

Wo Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen können

Sie können ein Dokument aus einer Vorlage an drei Stellen erzeugen:

im Unterregister Dokumente einer Akte,
im Unterregister Dokumente eines Kontakts,
im Unterregister Dokumente eines Vertrags.

Welche Vorlagen Ihnen dort angeboten werden, hängt davon ab, für welchen Bereich die jeweilige Vorlage freigegeben wurde (Feld Verwendung bei in der Vorlage).

Schritt für Schritt

Öffnen Sie die Akte, den Kontakt oder den Vertrag, zu dem das Dokument gehören soll.
Wählen Sie in der linken Spalte das Unterregister Dokumente.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + über der Dokumentenliste und wählen Sie im Menü den Eintrag Dokument aus Vorlage erstellen….
Wählen Sie im Dialog Neues Dokument unter Dokumentvorlage auswählen die gewünschte Vorlage aus. Verwenden Sie das Suchfeld, wenn Sie viele Vorlagen angelegt haben.
Tragen Sie den Namen des neuen Dokuments ein. Das Feld heißt Dokumentname bzw. Name des PDF-Dokuments, je nachdem, welches Zielformat Sie im nächsten Schritt wählen.
Setzen Sie das Häkchen bei Neue Datei(en) herunterladen, wenn Sie das Dokument zusätzlich auf Ihrem Rechner speichern möchten. Ohne dieses Häkchen wird das Dokument ausschließlich in Amberlo abgelegt.
Erzeugen Sie das Dokument über die passende Schaltfläche unten im Dialog:
- PDF-Dokument erstellen – erzeugt eine PDF-Datei.
- Word-Dokument erstellen – erzeugt eine bearbeitbare Office-Datei. Die Beschriftung richtet sich nach dem Dateityp Ihrer Vorlage: Ist die Vorlage ein Word-Dokument, können Sie auch ein Word-Dokument erzeugen.
- Erstellen und in Word öffnen – erzeugt das Dokument und öffnet es direkt zur Bearbeitung in Word.

Hinweis zum Speicherort

Das erzeugte Dokument wird immer im Unterregister Dokumente des Datensatzes gespeichert, aus dem heraus Sie es erstellt haben – also in der Akte, beim Kontakt oder beim Vertrag. Hatten Sie vor dem Klick auf + einen Ordner geöffnet, landet das Dokument in diesem Ordner.

Hinweis zu “Erstellen und in Word öffnen”

Öffnet sich Word nicht, hat in der Regel Ihr Browser das neue Fenster blockiert. Amberlo weist Sie dann mit der Meldung Word konnte nicht geöffnet werden darauf hin. Erlauben Sie in diesem Fall Pop-ups für Amberlo und öffnen Sie das Dokument anschließend aus der Dokumentenliste. Erscheint stattdessen die Meldung Dokument erstellt, kann aber nicht in Word geöffnet werden, ist das Dokument gespeichert, steht im Cloud-Speicher aber noch nicht bereit – öffnen Sie es kurz darauf erneut aus der Liste.

Nach dem Erstellen

Amberlo öffnet das fertige Dokument direkt in der Vorschau. Dort prüfen Sie das Ergebnis und stoßen über das Aktionsmenü oben rechts die weiteren Schritte an, unter anderem:

Herunterladen – Datei lokal speichern.
Verschieben nach… – Dokument in einen anderen Ordner einsortieren.
Versionen verwalten… und Versionsverlauf – weitere Fassungen ablegen und ältere Stände nachvollziehen.
Umbenennen… – Dokumentnamen nachträglich ändern.
Im Mandantenportal teilen – Dokument für Ihre Mandantschaft freigeben.

Zum Umbenennen und Verschieben benötigen Sie die Berechtigung Löschen; fehlt sie, sind die Einträge ausgegraut.

Wenn Sie die Vorschau schließen, finden Sie das neue Dokument in der Dokumentenliste des jeweiligen Datensatzes – zusammen mit allen anderen Dateien der Akte, des Kontakts oder des Vertrags.

Weiterführende Artikel

Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!