Sobald Ihr Postfach mit Amberlo verbunden ist, sammelt Amberlo alle Absenderinnen und Absender, die Ihnen geschrieben haben, aber noch kein Kontakt in Amberlo sind. Diese Liste steht im Bereich E-Mails im Register Unkannter Absender - gemeint sind damit die noch nicht verfolgten E-Mails, also Nachrichten ohne zugeordneten Kontakt.
In einer Kanzlei wird diese Liste schnell lang. Damit Sie nicht Zeile für Zeile durchsehen müssen, können Sie sie nach drei Kriterien sortieren: nach dem Datum der E-Mail, nach dem Namen oder nach der Anzahl der E-Mails pro Absender.
Voraussetzung: verbundenes E-Mail-Konto
Das Register Unkannter Absender erscheint erst, wenn ein E-Mail-Konto mit Amberlo verbunden ist. Klicken Sie in der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand auf das Briefumschlagsymbol, um den Bereich E-Mails zu öffnen. Ist noch kein Postfach verbunden, sehen Sie dort - wie in der folgenden Abbildung - nur die Register POSTAUSGANG und VORLAGEN sowie die Karte Verbinden Sie Ihre E-Mail mit Amberlo. Über die orange Schaltfläche VERBINDEN richten Sie die Verbindung ein.
Wie Sie Ihr Postfach anbinden, lesen Sie in Wie verbinde ich Amberlo mit meinem E-Mail-Konto?. Nach dem Verbinden stehen im Bereich E-Mails zusätzlich die Register Posteingang, Unkannter Absender, Gesendet und Archivierte zur Verfügung.
Unverfolgte E-Mails sortieren
- Öffnen Sie über das Briefumschlagsymbol in der oberen Symbolleiste den Bereich E-Mails.
- Wechseln Sie auf das Register Unkannter Absender. Amberlo zeigt nun eine Zeile je Absender, jeweils mit Name, E-Mail-Adresse und der Zahl der eingegangenen E-Mails.
- Sehen Sie oben rechts über der Liste nach. Dort steht die Sortierzeile, zum Beispiel “12 Elemente sortiert nach Datum der E-Mail”. Der letzte Teil dieser Zeile ist das aktuell gewählte Kriterium; daneben steht ein kleiner Pfeil nach unten.
- Klicken Sie auf das Kriterium oder auf den Pfeil daneben. Es klappt ein schmales Menü mit drei Einträgen auf.
- Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus. Die Liste wird sofort neu sortiert, ein Speichern ist nicht nötig.
Die drei Sortierkriterien
- Datum der E-Mail - sortiert nach der zuletzt eingegangenen Nachricht des jeweiligen Absenders. Voreinstellung; zeigt Ihnen zuerst, wer sich zuletzt gemeldet hat.
- Name - sortiert alphabetisch nach dem Absendernamen. Praktisch, wenn Sie eine bestimmte Person oder Kanzlei in einer langen Liste suchen.
- Anzahl der E-Mails pro Absender - sortiert nach der Zahl der eingegangenen Nachrichten. Damit finden Sie die Absender, die Ihnen am häufigsten schreiben und für die sich das Anlegen eines Kontakts am ehesten lohnt.
Sortierrichtung umkehren
Ganz rechts in der Sortierzeile steht ein weiteres kleines Symbol mit Pfeil und Balken. Ein Klick darauf dreht die Reihenfolge um, also von aufsteigend auf absteigend und zurück. Das Kriterium bleibt dabei unverändert. So sehen Sie zum Beispiel bei Anzahl der E-Mails pro Absender wahlweise die häufigsten oder die seltensten Absender zuerst.
Gut zu wissen
In jeder einzelnen Zeile der Liste steht rechts außen noch ein zweites, sehr ähnlich aussehendes Pfeilsymbol. Es hat die Kurzinfo Aufklappen beziehungsweise Einklappen und öffnet die einzelnen E-Mails dieses Absenders zur Ansicht. Es hat mit der Sortierung nichts zu tun - sortiert wird ausschließlich über die Zeile oben rechts.
Was Sie mit dem sortierten Ergebnis tun können
Die Sortierung ist kein Selbstzweck: Sie dient dazu, die Liste systematisch abzuarbeiten. Sortieren Sie nach Anzahl der E-Mails pro Absender und beginnen Sie oben - das sind die Absender, deren fehlende Zuordnung Sie am meisten Zeit kostet. Rechts in jeder Zeile stehen dafür folgende Aktionen zur Verfügung:
- Kontakt hinzufügen - legt aus dem Absender einen neuen Kontakt an. Es gibt zwei getrennte Symbole nebeneinander, das erste für eine Natürliche Person, das zweite für eine Juristische Person.
- Mit Kontakt verknüpfen - ordnet die Adresse einem bereits bestehenden Kontakt zu. Der richtige Weg, wenn eine Ihnen bekannte Mandantin aus einer zweiten Adresse schreibt.
- Ignorieren - blendet den Absender aus der Liste aus, etwa bei Newslettern oder Serienmails. Ignorierte Einträge lassen sich über Wiederherstellen jederzeit zurückholen.
Sobald ein Absender einem Kontakt zugeordnet ist, verschwindet er aus dieser Liste. Seine E-Mails werden von da an automatisch verfolgt und erscheinen auf der Karte des jeweiligen Kontakts sowie, bei entsprechender Zuordnung, an der passenden Akte.
Praxistipp
Nehmen Sie sich die Liste einmal wöchentlich vor, sortiert nach Anzahl der E-Mails pro Absender. Wer Ihnen mehrfach geschrieben hat und noch kein Kontakt ist, gehört meist zu einer laufenden Akte - Gegenseite, Gericht, Sachverständige. Jede Zuordnung, die Sie hier vornehmen, sorgt dafür, dass die gesamte künftige Korrespondenz dieser Adresse ohne weiteres Zutun an der richtigen Akte landet und damit auch für Ihre Kolleginnen und Kollegen auffindbar ist.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!