Aus den erfassten Zeiten einen nachvollziehbaren Nachweis zu machen, gehört zum Kanzleialltag: Der Mandant möchte sehen, wofür seine Stunden angefallen sind, die Sozietät möchte wissen, wie viel Arbeit in einer Akte steckt. Amberlo erzeugt diesen Stundennachweis direkt aus den vorhandenen Daten – Sie müssen nichts nacherfassen.
Wo der Bericht entsteht
Zeitnachweise entstehen nicht in einem eigenen Auswertungsmodul, sondern dort, wo die Daten liegen: im Modul Aktivitäten. Dort stehen die erfassten Zeiten (Aktivitätstyp Zeiteintrag) und die Auslagen nebeneinander.
Die Maske ist in drei Bereiche gegliedert:
- In der linken Spalte liegt der Filterbereich mit allen Auswahlfeldern.
- Oben rechts steht die Summenzeile über alle gefundenen Einträge.
- Oben über der Liste finden Sie die Steuerung für Sortierung und Gruppierung sowie das Mehr-Menü (die drei Punkte).
Schritt 1: Die Einträge filtern
Der Bericht enthält genau das, was die Liste anzeigt. Grenzen Sie deshalb zuerst in der linken Spalte ein:
Zeitraum
Öffnen Sie den Filter Datum. Sie können vorbereitete Zeiträume wählen, unter anderem Heute, Diese Woche, Letzte Woche, Diesen Monat und Letzter Monat. Über Benutzerdefiniert legen Sie mit Von und Bis einen beliebigen Zeitraum selbst fest – für einen Nachweis über ein Quartal oder ein ganzes Jahr.
Mandant
Der Filter Kontakt grenzt auf einen oder mehrere Mandanten ein. Das ist der übliche Einstieg, wenn Sie den Nachweis einem bestimmten Mandanten übersenden möchten.
Akte
Über den Filter Akte beschränken Sie den Bericht auf eine einzelne Akte. So sehen Mandant und Kanzlei, wie viel Zeit in genau dieser Sache angefallen ist.
Bearbeiterin oder Bearbeiter
Der Filter Reporter grenzt auf die Personen ein, die die Einträge erfasst haben. Nutzen Sie ihn, wenn der Nachweis nur die Leistungen bestimmter Berufsträger enthalten soll.
Weitere sinnvolle Filter
- Aktivitätstyp – Zeiteintrag für reine Zeitnachweise, Auslage für Kostennachweise. Ohne Auswahl enthält der Bericht beides.
- Status – Genehmigt oder Abgelehnt, falls in Ihrer Kanzlei ein Freigabeverfahren eingerichtet ist.
- Fakturierbare? – Ja, wenn nur die abrechenbaren Zeiten in den Nachweis gehören.
Prüfen Sie vor dem nächsten Schritt die Summenzeile oben rechts. Die Spalten Erfasst, nicht abrechenbar, Fakturierbar und Betrag zeigen Ihnen, ob die Auswahl stimmt.
Schritt 2: Einträge auswählen und den Bericht anstoßen
Es gibt zwei Wege zum Bericht. Beide führen zur selben Berichtsseite.
Weg A: Aus der gefilterten Liste heraus
- Öffnen Sie oben rechts über der Liste das Mehr-Menü (die drei Punkte).
- Wählen Sie Alle auswählen. Damit übernehmen Sie alle gefilterten Einträge. Einzelne Einträge wählen Sie stattdessen über das Symbol links am jeweiligen Eintrag aus; mit Alle abwählen setzen Sie die Auswahl zurück.
- Sobald mindestens ein Eintrag ausgewählt ist, erscheint oben links über der Liste der Schalter BERICHT. Klicken Sie darauf.
Der Schalter ist ohne Auswahl bewusst nicht sichtbar – wenn Sie ihn vermissen, ist noch kein Eintrag markiert.
Weg B: Über das Mehr-Menü
- Öffnen Sie das Mehr-Menü (die drei Punkte) und wählen Sie Bericht erstellen.
- Es öffnet sich das Dialogfenster Bericht erstellen.
Tragen Sie dort ein:
- Mandant – leer lassen bedeutet (alle auswählen).
- Akte – ebenfalls optional.
- Standardkanzlei / Niederlassung – dieses Feld ist ein Pflichtfeld und bestimmt, welche Kanzleianschrift auf dem Bericht erscheint.
- Aktivitätszeitraum von und Aktivitätszeitraum bis.
- Bestätigen Sie mit GENERIEREN.
Dieser Weg eignet sich besonders für wiederkehrende Nachweise, weil Sie weder filtern noch etwas auswählen müssen.
Schritt 3: Die Berichtsseite einrichten
Amberlo erzeugt den Bericht und öffnet die Seite Aktivitätsbericht mit einer Vorschau des fertigen Dokuments. Oben links über der Vorschau stehen zwei Auswahlfelder:
- Rechnungssprache – hier legen Sie die Sprache des Berichts fest, zum Beispiel Deutsch oder Englisch. Das Feld trägt in der Oberfläche die Beschriftung Rechnungssprache, steuert auf dieser Seite aber die Sprache des Berichts.
- Kanzlei – hier wählen Sie, welche Kanzlei beziehungsweise Niederlassung den Bericht ausstellt. Die dort hinterlegten Angaben erscheinen im Kopf des Dokuments. Das ist wichtig, wenn Ihre Kanzlei mehrere Standorte führt und Sie den Nachweis an den Mandanten versenden.
Sind für Berichte mehrere Vorlagen hinterlegt, erscheint zusätzlich das Feld Vorlage.
Oben rechts finden Sie vier Symbole. Von links nach rechts:
- Zahnrad – öffnet die Vorlageneinstellungen (siehe unten).
- Briefumschlag – versendet den Bericht direkt per E-Mail an den Mandanten.
- Pfeil nach unten – lädt den Bericht als PDF-Datei auf Ihren Rechner herunter.
- Drucker – gibt den Bericht auf dem Drucker aus.
Den Inhalt des Berichts anpassen
Klicken Sie auf das Zahnrad. Es öffnet sich das Dialogfenster Vorlageneinstellungen. Dort steuern Sie über Häkchen, welche Angaben auf dem Nachweis erscheinen. Für den Aktivitätsbericht stehen unter anderem zur Verfügung:
- Benutzerbezug von Zeiteintrag/Auslagen anzeigen – nennt die Person, die die Leistung erbracht hat.
- Position des Inhabers von Zeiteintrag / Auslage anzeigen – ergänzt deren Funktion, etwa Rechtsanwältin oder Referendar.
- Typ von Zeiteintrag/Auslage anzeigen – zeigt die Leistungsart.
- Positionenbezogene Akte anzeigen und Positionenbezogenen Mandanten anzeigen – nennen zu jeder Position die zugehörige Akte beziehungsweise den Mandanten.
- Preise für Zeiteinträge anzeigen – blendet die Beträge ein oder aus. Für einen reinen Tätigkeitsnachweis ohne Kostenangaben nehmen Sie das Häkchen heraus.
- Anzeige der geleisteten Zeit zusammen mit der abrechenbaren Zeit – stellt beide Zeitwerte nebeneinander.
- Nicht abrechenbare Zeiteinträge anzeigen – nimmt auch die Leistungen auf, die Sie nicht berechnen. Gerade das macht gegenüber dem Mandanten oft den besten Eindruck.
- Berichtselemente mit Nullwerten anzeigen – behält Positionen ohne Betrag im Bericht.
- Zeiteinträge mit gleichem Namen und Honorar gruppieren – fasst gleichartige Positionen zusammen und kürzt lange Nachweise deutlich.
- Uhrzeit im Basiszeitformat anzeigen – wechselt zwischen Dezimal- und Stundenformat.
- Berichtsdatum ausblenden – entfernt das Erstellungsdatum aus dem Kopf.
- Zeiteinträge gruppieren nach – aktivieren Sie das Häkchen und wählen Sie daneben, wonach gegliedert wird: Datum, Akte, Mandant, Termin oder Benutzer. Eine Gliederung nach Datum ergibt den klassischen chronologischen Stundennachweis, eine Gliederung nach Akte den Nachweis je Akte.
Darunter können Sie die Regionalen Einstellungen anpassen, also Datumsformat, Zeitformat, Geldformat und Seitenformat.
Möchten Sie Ihre Auswahl dauerhaft übernehmen, setzen Sie unten im Dialogfenster das Häkchen bei Als Standardvorlageneinstellungen speichern. Alle künftigen Berichte starten dann mit dieser Zusammenstellung. Bestätigen Sie mit Speichern; mit Abbrechen verwerfen Sie die Änderungen.
Die Summen richtig lesen
Am Ende des Berichts stehen zwei Zeitwerte, die sich unterscheiden können und auch sollen:
- Gesamtarbeitszeit – die gesamte erfasste Arbeitszeit.
- Gesamt zahlende Zeit – der Anteil, der dem Mandanten berechnet wird.
Die Differenz ist die nicht abrechenbare Zeit, etwa Kulanzleistungen oder interne Tätigkeiten. Wenn Sie nur die abrechenbare Zeit ausweisen möchten, nehmen Sie in den Vorlageneinstellungen das Häkchen bei Anzeige der geleisteten Zeit zusammen mit der abrechenbaren Zeit heraus.
Ein Hinweis zur Abgrenzung: Der Bericht ist ein Nachweis, keine Rechnung. Er begründet keine Forderung und erzeugt keine Rechnungsnummer. Die eigentliche Abrechnung nehmen Sie anschließend im Rechnungsbuch vor.
Zwei Tipps für den Alltag
- Wenn Sie denselben Nachweis regelmäßig erstellen, speichern Sie die Filtereinstellungen einmalig als eigenen Filter. Wie das geht, beschreibt der Artikel Monatliche Auswertung der fakturierbaren Zeiten je Mitarbeiter erstellen.
- Brauchen Sie die Zahlen nicht als Dokument, sondern zur Weiterverarbeitung, nutzen Sie im Mehr-Menü Nach Excel exportieren. Noch mehr Auswertungsmöglichkeiten bietet die Tabellenansicht, beschrieben unter Tabellenansicht – erweiterte Datenauswertung.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!