Ausgehende Liste aus dem Register generieren

Wenn Sie Ihre ausgehende Post im Register erfassen, können Sie daraus mit wenigen Klicks eine Postausgangsliste erzeugen: eine druckfertige Übersicht aller ausgewählten Registereinträge mit Empfänger, Anschrift und Sendungsangaben. In Amberlo heißt diese Funktion Ausgehende Liste generieren.

Hinweis: Das Register steht nur Konten mit dem Premium-Plan zur Verfügung. Wenn Sie den Reiter nicht finden, prüfen Sie zunächst, welchen Plan Ihre Kanzlei nutzt.

Voraussetzungen

Bevor Sie eine Ausgehende Liste erzeugen können, brauchen Sie zwei Dinge:

  1. Es müssen ausgehende Registereinträge vorhanden sein, also Einträge vom Typ Ausgehende. Wie Sie diese anlegen, lesen Sie in Ein- und ausgehende Korrespondenz im Register erfassen.
  2. Sie müssen im Register mindestens einen Eintrag auswählen. Ohne Auswahl blendet Amberlo die Schaltfläche gar nicht erst ein.

Die Registerliste öffnen

Öffnen Sie über die Symbolleiste am oberen Bildschirmrand den Bereich Dokumente (Ordnersymbol) und wechseln Sie dort auf den Reiter REGISTER. Die Liste ist wie alle Listen in Amberlo aufgebaut: links die Filterspalte, rechts die Einträge, darüber Sortierung und Gruppierung.

Nur ausgehende Einträge anzeigen

Damit Sie nicht versehentlich eingehende Post in die Liste aufnehmen, grenzen Sie die Anzeige vorher ein: Klappen Sie links in der Filterspalte den Filter Typ auf und wählen Sie Ausgehende. Nützlich sind außerdem die Filter Erstellt (Zeitraum), Kanal und Filiale. Ihre Einstellung können Sie über SPEICHERN oberhalb der Filter als gespeicherten Filter sichern und über LEEREN wieder zurücksetzen.

Ausgehende Liste generieren

  1. Setzen Sie links neben den gewünschten Einträgen jeweils das Kontrollkästchen. Möchten Sie alle Einträge der aktuellen Ansicht übernehmen, öffnen Sie oben rechts in der Kopfzeile das Menü mit den drei Punkten und wählen Alle auswählen. Über Alle abwählen heben Sie die Auswahl wieder auf.
  2. Sobald mindestens ein Eintrag markiert ist, erscheint links in der Kopfzeile der Liste die Schaltfläche Ausgehende Liste generieren. Klicken Sie darauf. Denselben Befehl finden Sie auch im Menü mit den drei Punkten oben rechts.
  3. Amberlo erzeugt daraufhin die Seite Registerbericht und zeigt die fertige Liste als Seitenvorschau an.

Hinweis: Es werden genau die Einträge übernommen, die Sie markiert haben - nicht alle Einträge des Filters. Prüfen Sie die Zahl der ausgewählten Einträge, bevor Sie die Liste erzeugen.

Was auf der Seite Registerbericht steht

Der Ausdruck ist als Postausgangsliste aufgebaut. Oben stehen das Feld Anhang Nr. sowie unter Name und Anschrift des Absenders der Name und die Anschrift Ihrer Kanzlei beziehungsweise der gewählten Niederlassung. Darunter folgt die Tabelle mit einer Zeile je Registereintrag und diesen Spalten:

  • Nr.
  • Empfänger
  • Genauer Ort der Lieferung (die Zustellanschrift aus dem Registereintrag)
  • Gemeldeter Betrag der Zahlung
  • Gewicht (kg)
  • Verfolgungsnummer
  • Kommentare
  • Zahlung
  • Sammlungsbetrag

Die drei Betragsspalten tragen jeweils die Währung Ihrer Kanzlei in Klammern. Angaben zu Gewicht, Sendungsnummer und Beträgen erscheinen nur, soweit sie im jeweiligen Registereintrag hinterlegt sind - die Spalten bleiben sonst leer und können auf dem Ausdruck von Hand ergänzt werden.

Sprache wählen, herunterladen und drucken

Über der Vorschau liegt eine Leiste mit allen Aktionen:

  1. Sprache: Links in der Leiste steht das Sprachfeld. Wählen Sie darin eine Sprache aus, zum Beispiel Deutsch, und die Vorschau wird sofort neu aufgebaut. Sie können auch eine Kombination wie Deutsch / Englisch wählen; dann druckt Amberlo jede Überschrift zweisprachig, die zweite Sprache in kleinerer Schrift darunter.
  2. Seitenausrichtung ändern: Mit dem ersten Symbol oben rechts wechseln Sie zwischen Hoch- und Querformat. Bei vielen ausgefüllten Spalten ist das Querformat besser lesbar.
  3. Herunterladen: Mit dem zweiten Symbol oben rechts speichern Sie die Liste als PDF-Datei auf Ihrem Rechner.
  4. Drucken: Mit dem dritten Symbol oben rechts öffnen Sie den Druckdialog Ihres Browsers.

Mit dem Kreuz oben rechts in der Kartenüberschrift schließen Sie die Ansicht und kehren zur Registerliste zurück. Ihre Auswahl bleibt dabei erhalten, sodass Sie die Liste zum Beispiel noch einmal in einer anderen Sprache ausgeben können.

Hinweis: Das Sprachfeld trägt aus technischen Gründen die Beschriftung Rechnungssprache. Es steuert trotzdem ausschließlich die Sprache dieses Ausdrucks und hat keine Auswirkung auf Ihre Rechnungen im Rechnungsbuch.

Weiterführend

Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an . Wir freuen uns über jede Rückmeldung!