Wenn Ihre Kanzlei mit mehreren hundert Kontakten arbeitet, hilft die Filterspalte links neben der Liste dabei, schnell genau die Kontakte zu finden, die Sie gerade brauchen – zum Beispiel alle juristischen Personen aus einem bestimmten Land oder alle Kontakte, für die eine bestimmte Kollegin verantwortlich ist.
Wo Sie die Filter finden
- Öffnen Sie im Hauptmenü Kontakte.
- Die Filterspalte wird automatisch links neben der Kontaktliste angezeigt. Sie müssen sie nicht erst einblenden.
Die Filterspalte im Überblick
Die linke Spalte besteht von oben nach unten aus drei Bereichen.
Das Suchfeld
Ganz oben in der linken Spalte steht das Feld Suchen. Geben Sie hier einen Suchbegriff ein, wird dieser über alle Kontakte hinweg gesucht. Das Feld eignet sich, wenn Sie den Namen bereits kennen und nur schnell zum richtigen Eintrag springen möchten.
Bitte beachten Sie: Dieses Feld gehört zur Kontaktliste und ist nicht dasselbe wie die globale Suche Suche nach allem … in der Kopfzeile, die alle Bereiche von Amberlo durchsucht.
Gespeicherte Filter
Direkt darunter finden Sie den aufklappbaren Bereich GESPEICHERTE FILTER. Die Zahl in Klammern davor zeigt an, wie viele Filter Sie bereits gespeichert haben – im Beispiel oben steht dort (0), weil noch keiner angelegt wurde.
Klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand, um den Bereich aufzuklappen und einen gespeicherten Filter mit einem Klick anzuwenden.
Die Filterkriterien
Unterhalb der Zeile mit SPEICHERN und LEEREN folgen die einzelnen Filterkriterien. Jedes Kriterium lässt sich über den Pfeil am rechten Rand aufklappen; darin wählen Sie die gewünschten Werte aus.
Für Kontakte stehen unter anderem diese Kriterien zur Verfügung:
- Kontakttyp – unterscheidet natürliche und juristische Personen
- Verantwortliche – die Benutzerin oder der Benutzer, die oder der den Kontakt betreut
- Land, Staat/Region, Stadt – die Adressangaben des Kontakts
- Beziehungstyp – die Rolle des Kontakts gegenüber Ihrer Kanzlei
- Status
- Notizen
- Budgettyp und Budget (%)
- Benutzerdefinierte Tarife
- Letzte Aktivität und Letzte Rechnung – jeweils als Zeitraum
- Erstellt – der Anlagezeitraum des Kontakts
- Teammitglieder und Rolle des Teammitglieds
- Titel und Rechtsform
Sie können mehrere Kriterien gleichzeitig setzen. Die Kriterien wirken zusammen, das Ergebnis enthält also nur Kontakte, die alle gesetzten Bedingungen erfüllen.
Einen Filter anwenden
- Klappen Sie in der linken Spalte das gewünschte Kriterium auf, zum Beispiel Kontakttyp.
- Wählen Sie die Werte aus, nach denen gefiltert werden soll.
- Die Liste rechts wird sofort aktualisiert – Sie müssen den Filter nicht gesondert bestätigen.
- Wiederholen Sie die Schritte für jedes weitere Kriterium, um das Ergebnis weiter einzugrenzen.
Wie viele Kontakte übrig geblieben sind, lesen Sie über der Liste ab: Dort steht die Anzahl der gefundenen Elemente, gefolgt von sortiert nach und und gruppiert nach. Über diese beiden Angaben ändern Sie außerdem die Sortierung und die Gruppierung des Ergebnisses.
Filter speichern und zurücksetzen
Zwischen dem Bereich GESPEICHERTE FILTER und den Kriterien liegt eine schmale Zeile mit zwei Aktionen:
- SPEICHERN – sichert die aktuell gesetzte Kombination von Kriterien als benannten Filter. Der Filter erscheint anschließend unter GESPEICHERTE FILTER und steht Ihnen bei jedem Besuch der Kontaktliste wieder zur Verfügung. Das lohnt sich für Auswertungen, die Sie regelmäßig brauchen.
- LEEREN – setzt alle gesetzten Kriterien auf einmal zurück und zeigt wieder die vollständige Kontaktliste.
Im Screenshot oben sind beide Aktionen blass dargestellt, weil noch kein Kriterium gesetzt ist.
Die gefilterte Liste weiterverwenden
Eine gefilterte Liste lässt sich direkt weiterverarbeiten. Über das Menü mit den drei Punkten rechts oberhalb der Liste stehen Ihnen unter anderem zur Verfügung:
- Alle auswählen – markiert alle Kontakte des aktuellen Filterergebnisses
- Auswahl aufheben – hebt die Markierung wieder auf
- Nach Excel exportieren – exportiert das Filterergebnis als Tabelle
So können Sie zum Beispiel alle Mandantinnen und Mandanten aus einem bestimmten Land herausfiltern und die Liste anschließend in einem Schritt exportieren.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!