Wenn in Ihrer Kanzlei viele Kontakte zusammenkommen, wird die Kontaktliste schnell unübersichtlich. Mit Sortierung und Gruppierung bringen Sie die Liste in eine Reihenfolge, in der Sie schneller finden, was Sie suchen. Beide Einstellungen wirken ausschließlich auf die Anzeige – an den Daten selbst ändert sich nichts.
Wo Sie Sortierung und Gruppierung finden
- Öffnen Sie über die obere Navigationsleiste das Modul Kontakte.
- Schauen Sie oben rechts über der Liste. Dort steht ein Satz in der Form 30 Elemente sortiert nach Name und gruppiert nach Keine. Die orange hervorgehobenen Wörter sind keine reine Beschriftung, sondern Auswahlfelder: Ein Klick darauf öffnet die jeweilige Auswahlliste.
- Zwischen den beiden Auswahlfeldern sitzt ein kleines orangefarbenes Symbol aus drei unterschiedlich langen Balken. Damit drehen Sie die Sortierrichtung um.
Die Abbildung zeigt die Ausgangsansicht mit der Standardeinstellung: sortiert nach Name, gruppiert nach Keine. Die beiden Auswahllisten klappen erst nach dem Klick auf und sind deshalb hier nicht abgebildet.
Kontakte sortieren
Die Sortierung legt fest, in welcher Reihenfolge die Kontakte untereinander stehen.
- Klicken Sie oben rechts auf den orangefarbenen Wert hinter Elemente sortiert nach – in der Ausgangseinstellung ist das Name.
- Wählen Sie in der Auswahlliste das gewünschte Feld:
- Name – alphabetisch nach der Bezeichnung des Kontakts, also nach dem vollständigen Namen einer natürlichen Person oder nach dem Firmennamen einer juristischen Person.
- Nachname – alphabetisch nach dem Nachnamen. Hilfreich, wenn Sie überwiegend mit natürlichen Personen arbeiten.
- Mandantentyp – nach der hinterlegten Einstufung des Kontakts.
- Kürzlich verwendet – zuletzt geöffnete Kontakte zuerst. Praktisch, wenn Sie immer wieder zu denselben Kontakten zurückkehren.
- Erstellungsdatum – nach dem Datum, an dem der Kontakt angelegt wurde.
- Budget – nach dem hinterlegten Budget des Kontakts.
- Die Liste wird sofort neu sortiert, ein Speichern ist nicht nötig.
- Klicken Sie auf das Balkensymbol rechts neben dem Sortierfeld, um zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge zu wechseln – zum Beispiel von A bis Z auf Z bis A oder vom ältesten auf das neueste Erstellungsdatum.
Kontakte gruppieren
Die Gruppierung fasst die Kontakte zusätzlich zu Blöcken mit eigener Überschrift zusammen. Sortierung und Gruppierung schließen sich dabei nicht aus: Innerhalb jeder Gruppe gilt weiterhin die eingestellte Sortierung.
- Klicken Sie oben rechts auf den orangefarbenen Wert hinter und gruppiert nach – in der Ausgangseinstellung ist das Keine.
- Wählen Sie das gewünschte Feld:
- Keine – keine Gruppierung, die Liste läuft durch. Das ist die Standardeinstellung.
- Name – Blöcke nach dem Anfangsbuchstaben der Bezeichnung.
- Erstellt durch – Blöcke nach der verantwortlichen Person. Gemeint ist die Kollegin oder der Kollege, die oder der in der Liste unter dem Kontaktnamen als Verwaltet von ausgewiesen ist. Gut geeignet, um alle Kontakte eines Dezernats am Stück zu sehen.
- Erstellungsdatum – Blöcke nach dem Anlagedatum.
- Änderungsdatum – Blöcke nach der letzten Änderung.
- Status – Blöcke nach dem Status des Kontakts.
- In derselben Auswahlliste finden Sie außerdem das Kontrollkästchen Umsetzbare Elemente. Setzen Sie hier ein Häkchen, rücken Kontakte mit offenen oder überfälligen Punkten an den Anfang der Liste. So sehen Sie auf einen Blick, wo etwas zu tun ist.
Zusammenspiel mit Suche und Filtern
Sortierung und Gruppierung ordnen nur das, was gerade angezeigt wird. Welche Kontakte überhaupt in der Liste stehen, bestimmen Sie über das Feld Suchen und die Filter in der linken Spalte, etwa Kontakttyp, Verantwortliche, Land oder Status. Der übliche Ablauf ist deshalb: erst die Liste eingrenzen, dann sortieren oder gruppieren. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie unter Wie kann ich Kontakte filtern?
Gut zu wissen
- Die Zahl ganz links in der Leiste – im Beispiel 30 Elemente – zeigt Ihnen jederzeit, wie viele Kontakte die aktuelle Liste umfasst. Nach dem Setzen eines Filters können Sie daran ablesen, wie stark Sie eingegrenzt haben.
- Oben rechts auf Höhe der Überschrift Kontakte schalten Sie über zwei Symbole zwischen der Ansicht Liste und der Ansicht Tabelle um. Die Tabellenansicht bringt eigene Spaltenfunktionen mit, unter anderem Spalten, Gruppieren nach sowie Alle aufklappen und Alle einklappen.
- Dieselbe Leiste mit Sortierung und Gruppierung finden Sie auch in anderen Listen, zum Beispiel in den Modulen Akten, Aktivitäten oder Verträge. Die Bedienung ist überall gleich, nur die auswählbaren Felder unterscheiden sich.
- Einen Überblick über alle Bereiche der Kontaktliste gibt Ihnen der Artikel Aufbau des Moduls Kontakte.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!