Wie lege ich Aufgabenvorlagen an?

In vielen Kanzleien laufen dieselben Abläufe immer gleich ab: das Anlegen einer neuen Akte, die Vorbereitung eines Gerichtstermins, die Gründung einer Gesellschaft. Statt die dazugehörigen Aufgaben und Termine jedes Mal von Hand anzulegen, hinterlegen Sie sie einmal als Vorlage und fassen sie zu einer Gruppe zusammen — zum Beispiel “Aktenanlage” oder “Handelsregisteranmeldung”.

Beim nächsten Mal wenden Sie die Gruppe mit wenigen Klicks auf eine Akte oder einen Kontakt an. Amberlo legt dann alle Aufgaben und Termine der Gruppe auf einmal an, mit den Fälligkeiten, die Sie in der Vorlage festgelegt haben. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass kein Schritt vergessen wird.

Vorlagen anlegen

Vorlagen verwalten Sie in den Einstellungen. Dafür brauchen Sie Administratorrechte.

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzerkürzel und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie in der linken Spalte im Abschnitt ANPASSEN auf Planung.
3. Wechseln Sie oben auf die Registerkarte VORLAGEN.

Über der Liste steht der Hinweis Hier können Sie Aufgabenvorlagengruppen und Vorlagen erstellen und bearbeiten. Solange Sie noch keine Gruppe angelegt haben, ist der Bereich darunter leer — so wie in der Abbildung.

Wie Sie die Einstellungen finden, erklärt auch der Artikel Wie finde ich die allgemeinen Einstellungen in Amberlo?

Eine Vorlagengruppe anlegen

1. Klicken Sie links über dem leeren Bereich auf die runde Schaltfläche +.
2. Es öffnet sich das Fenster Neue Aufgabenvorlagengruppe. Tragen Sie unter Name der Vorlagengruppe eine Bezeichnung ein, die Ihre Kolleginnen und Kollegen wiedererkennen — etwa Aktenanlage statt Gruppe 1.
3. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Gruppe erscheint nun als Zeile in der Liste. Klicken Sie auf den Namen, wenn Sie ihn später ändern möchten. Über das Pfeilsymbol links klappen Sie die Gruppe auf und zu.

Eine Gruppe kann sowohl Aufgaben als auch Termine enthalten, auch wenn die Überschrift des Fensters nur von Aufgaben spricht.

Aufgaben und Termine zur Gruppe hinzufügen

Jetzt füllen Sie die Gruppe mit den einzelnen Schritten des Ablaufs.

1. Klicken Sie rechts neben dem Gruppennamen auf +. Das Dialogfenster für eine einzelne Vorlage öffnet sich.
2. Wählen Sie unter Typ, ob Sie eine Aufgabe oder einen Termin anlegen.
3. Wählen Sie die Kategorie. Welche Kategorien zur Auswahl stehen, legt Ihre Kanzlei fest; das Feld ist ein Pflichtfeld.
4. Tragen Sie unter Titel ein, wie der Schritt später in der Planung heißen soll — zum Beispiel Vollmacht einholen.
5. Ergänzen Sie unter Beschreibung, was dabei zu beachten ist. Bei einem Termin steht Ihnen zusätzlich das Feld Ort zur Verfügung.
6. Legen Sie rechts unter Fällig in fest, nach wie vielen tag(e) der Schritt fällig sein soll. Diese Frist zählt ab dem Tag, an dem Sie die Vorlage anwenden — 0 bedeutet also “am selben Tag”, 14 bedeutet “zwei Wochen später”.
7. Wenn Sie erinnert werden möchten, klicken Sie darunter auf Erinnerung hinzufügen und wählen den Vorlauf, etwa 1 Tag vor. Sie können mehrere Erinnerungen hinterlegen.
8. Soll der Eintrag nur für Sie selbst sichtbar sein, setzen Sie den Schalter Privat.
9. Klicken Sie auf Erstellen.

Wiederholen Sie die Schritte für jeden weiteren Punkt des Ablaufs. In der aufgeklappten Gruppe sehen Sie anschließend alle Vorlagen untereinander, jeweils mit Titel, Beschreibung und der eingestellten Frist. Bei Aufgaben steht dort Fällig in, bei Terminen Nach.

Vorlagen ordnen, duplizieren und löschen

• Reihenfolge ändern: Ziehen Sie eine Vorlage am Griffsymbol rechts an die gewünschte Stelle innerhalb der Gruppe.
• Bearbeiten: Klicken Sie auf den Titel der Vorlage. Es öffnet sich dasselbe Dialogfenster; der Knopf heißt dann Speichern.
• Duplizieren oder Löschen: Klicken Sie ganz rechts auf das Punktesymbol und wählen Sie Duplizieren oder Löschen. Dasselbe Menü gibt es auch auf Höhe des Gruppennamens für die ganze Gruppe.

Zum Schluss speichern

Alle Änderungen auf dieser Seite — neue Gruppen, neue Vorlagen, geänderte Reihenfolge — werden erst wirksam, wenn Sie oben rechts auf SPEICHERN klicken. Mit ABBRECHEN verwerfen Sie sie. Beim Speichern ordnet Amberlo die Gruppen alphabetisch.

Eine Vorlagengruppe auf eine Akte oder einen Kontakt anwenden

Wenn der Ablauf in der Kanzlei ansteht, holen Sie die vorbereiteten Schritte in einem Zug in die Planung.

Aus der Planung heraus

1. Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Planung.
2. Klicken Sie oberhalb der Liste auf die runde Schaltfläche +.
3. Wählen Sie im Menü Aus Vorlage hinzufügen. Es öffnet sich das Fenster Aus Vorlage erstellen.

Aus einer Akte oder einem Kontakt heraus

Öffnen Sie die betreffende Akte oder den betreffenden Kontakt und gehen Sie dort in den Bereich Aufgaben beziehungsweise Termine. Der Weg über + und Aus Vorlage hinzufügen ist derselbe — mit dem Vorteil, dass das Feld Verbunden mit bereits ausgefüllt ist.

Die Einträge vor dem Anlegen anpassen

Im Fenster Aus Vorlage erstellen stellen Sie alles ein, bevor etwas entsteht:

1. Wählen Sie oben links unter Vorlagengruppe die gewünschte Gruppe. Darunter erscheinen alle Aufgaben und Termine der Gruppe, jeweils mit Kategorie und Beschreibung. Über Neue Vorlagengruppe erstellen können Sie an dieser Stelle auch eine neue Gruppe anlegen.
2. Tragen Sie oben rechts unter Verbunden mit die Akte oder den Kontakt ein, zu der beziehungsweise zu dem der Ablauf gehört. Das ist der wichtigste Schritt: Nur so tauchen die Einträge später in der Akte, in den Auswertungen und in der Zeiterfassung an der erwarteten Stelle auf.
3. Entfernen Sie das Häkchen bei allen Einträgen, die Sie diesmal nicht brauchen. Nur die angehakten Einträge werden angelegt.
4. Passen Sie die Daten an. Bei einer Aufgabe steht dort Fälligkeitsdatum, bei einem Termin Startdatum und Enddatum. Vorbelegt sind die Fristen aus der Vorlage.
5. Tragen Sie die zuständigen Personen ein: bei Aufgaben im Feld Empfänger — gemeint ist die Bearbeiterin oder der Bearbeiter —, bei Terminen im Feld Teilnehmer. Sie können auch mehrere Personen eintragen. Bei Aufgaben ist die Angabe Pflicht.
6. Sie können jeden Titel an dieser Stelle noch überschreiben, etwa um die Aktennummer zu ergänzen.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Amberlo legt nun alle angehakten Aufgaben und Termine auf einmal an. Sie erscheinen sofort in der Planung und — sofern Sie Verbunden mit gefüllt haben — in der zugehörigen Akte oder beim zugehörigen Kontakt.

Danach bleibt jeder Eintrag ein ganz normaler Eintrag: Sie können ihn einzeln öffnen, umbenennen, verschieben, jemand anderem zuweisen oder abschließen. Wie das im Einzelnen geht, lesen Sie im Artikel Wie lege ich Termine und Aufgaben an?

Ein Tipp aus der Praxis

Fangen Sie klein an: Nehmen Sie einen Ablauf, der bei Ihnen häufig vorkommt, und schreiben Sie die fünf bis zehn Schritte auf, die dabei immer anfallen. Das ist Ihre erste Gruppe. Ergänzen und verfeinern können Sie sie jederzeit — jede Änderung an der Vorlage wirkt sich nur auf künftige Anwendungen aus, bereits angelegte Aufgaben und Termine bleiben unverändert.

Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!