Wie lege ich einen Kontakt an?

Kontakte sind in Amberlo alle Personen und Organisationen, mit denen Ihre Kanzlei zu tun hat: Mandantschaft, Gegenseite, Gerichte, Behörden, Versicherungen, Sachverständige, Zeuginnen und Zeugen. Sie legen jeden Kontakt einmal an und verknüpfen ihn danach mit Akten, Terminen, Dokumenten und Rechnungen.

Natürliche oder juristische Person?

Diese Entscheidung steht am Anfang, denn sie bestimmt, welches Formular sich öffnet:

• Neue natürliche Person – für einen Menschen, also etwa Ihre Mandantin, einen Zeugen oder eine Ansprechpartnerin.
• Neue juristische Person – für eine Organisation, also etwa ein Unternehmen, ein Gericht oder eine Versicherung.

Der Unterschied liegt in den Feldern, die das Formular anbietet: bei der natürlichen Person die Angaben zur Person, bei der juristischen Person die Angaben zum Unternehmen. Haben Sie sich vertan, können Sie den Kontakttyp später im Kontakt noch ändern.

Einen Kontakt über die Kontaktliste anlegen

Das ist der übliche Weg, wenn Sie mehrere Kontakte nacheinander erfassen.

1. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Symbol Kontakte (1). Amberlo öffnet die Kontaktliste.
2. Klicken Sie über der Liste auf eine der beiden Schaltflächen (2): links Neue natürliche Person (Symbol mit einer Person), rechts daneben Neue juristische Person (Symbol mit einem Gebäude).

Beide Schaltflächen tragen nur ein Symbol und keine Beschriftung. Bleiben Sie mit der Maus kurz darauf stehen, blendet Amberlo den Namen ein – so sind Sie sicher, die richtige erwischt zu haben.

Einen Kontakt von jeder beliebigen Seite aus anlegen

Dafür müssen Sie nicht erst in die Kontaktliste wechseln. Oben rechts in der Menüleiste finden Sie die Schaltfläche +. Sie ist immer sichtbar, gleichgültig, wo Sie sich in Amberlo gerade befinden.

1. Klicken Sie auf +. Darunter klappt ein Fenster mit der Überschrift NEU HINZUFÜGEN auf.
2. Klicken Sie dort auf Natürliche Person oder Juristische Person.

Es öffnet sich dasselbe Formular wie über die Kontaktliste. Mehr zu dieser Schaltfläche lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?.

Das Formular ausfüllen

Amberlo öffnet daraufhin eine eigene, vollständige Seite – kein kleines Fenster über Ihrer bisherigen Ansicht. Oben links steht, womit Sie es zu tun haben: Neue natürliche Person beziehungsweise Neue juristische Person.

Pflicht ist erstaunlich wenig. Was mit einem roten Sternchen markiert ist, müssen Sie ausfüllen: bei der natürlichen Person das Feld Vorname und außerdem die Pflichtrolle im Abschnitt Benutzer und Rollen (mehr dazu weiter unten). Alles Weitere können Sie sofort eintragen oder später in Ruhe ergänzen.

Die Seite ist in Abschnitte gegliedert:

• Ganz oben die Angaben zur Person: Anrede, Titel, Vorname und Nachname (1), darunter die Briefanrede für Ihre Schreiben.
• Die Kontakt-ID vergibt Amberlo automatisch nach der Nummerierungsformel Ihrer Kanzlei. Sofern Ihre Kanzlei das Bearbeiten nicht deaktiviert hat, können Sie sie überschreiben. Wie die Formel festgelegt wird, lesen Sie im Artikel Wie lege ich die Einstellungen für die Kontakt-ID fest?.
• Über Status und Kontaktart ordnen Sie den Kontakt ein.
• Unter Vertreter & zugehörige Kontakte verknüpfen Sie diesen Kontakt mit anderen – etwa eine Mitarbeiterin mit ihrem Unternehmen.
• Unter Kommunikationsdaten tragen Sie E-Mail, Geschäftliches Telefon, Mobil und Website ein.
• Weiter unten folgen die Abschnitte Adresse, Persönliche Informationen, Abrechnungsdaten, Systeminformationen sowie Benutzer und Rollen.

Über Felder hinzufügen (2) ergänzen Sie bei Bedarf die Namensfelder Präfix und Suffix. Weitere Kommunikationswege fügen Sie im Abschnitt Kommunikationsdaten über Kommunikationsdaten hinzufügen hinzu.

Prüfen Sie vor dem Speichern den Abschnitt Benutzer und Rollen ganz unten: Die mit einem roten Sternchen markierte Pflichtrolle muss einem Benutzer Ihrer Kanzlei zugeordnet sein. Ist das Feld leer, speichert Amberlo den Kontakt nicht und zeigt den Hinweis Rolle hat keinen Benutzer. Wählen Sie in diesem Fall über Benutzer auswählen… die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen aus.

Oben rechts schließen Sie die Eingabe ab (3). Dort stehen drei Schaltflächen zur Wahl:

• Abbrechen – verwirft Ihre Eingaben und bringt Sie zurück.
• Speichern und Weiter – speichert den Kontakt und öffnet sofort ein leeres Formular für den nächsten. Praktisch, wenn Sie mehrere Kontakte hintereinander anlegen.
• Speichern – speichert den Kontakt und öffnet ihn.

Diese Angaben lohnen sich zusätzlich

Adresse. Die Adresse, die Sie im Kontakt hinterlegen, übernimmt Amberlo automatisch in jede Rechnung, die Sie später für diesen Kontakt erstellen. Bei Ihrer Mandantschaft sparen Sie sich damit dauerhaft Tipparbeit – und vermeiden Rechnungen mit veralteter Anschrift.

Benutzerdefinierte Felder. Reichen Ihnen die vorhandenen Felder nicht, kann Ihre Kanzlei eigene Felder am Kontakt ergänzen – zum Beispiel eine Mandantennummer aus einem Vorsystem, das Dezernat oder die Empfehlungsquelle. Nach diesen Feldern lässt sich die Kontaktliste später auch filtern. Ob benutzerdefinierte Felder in Ihrer Kanzlei zur Verfügung stehen und wer sie einrichtet, hängt vom Funktionsumfang Ihres Vertrags ab. Wenden Sie sich dazu an die Administratorin oder den Administrator Ihrer Kanzlei.