Neben der gewohnten Listenansicht bietet Amberlo in vielen Bereichen eine Tabellenansicht. Darin werten Sie Ihre Daten direkt in Amberlo aus: Sie blenden Spalten ein und aus, gruppieren und sortieren Zeilen, verdichten große Datenmengen im Pivot-Modus und exportieren oder drucken das Ergebnis. Ein Umweg über Excel ist dafür nicht mehr nötig.
In welchen Bereichen gibt es die Tabellenansicht?
Sie können die Tabellenansicht in diesen Bereichen einschalten:
- Kontakte
- Akten
- Planung
- Aktivitäten (Zeiteinträge und Auslagen)
- Verträge
- Dokumente – für die Einträge des Dokumentenregisters
So wechseln Sie in die Tabellenansicht
Klicken Sie oben rechts im jeweiligen Bereich auf das Tabellensymbol (das Rastersymbol neben dem Listensymbol). Das aktive Symbol ist orange hervorgehoben. Über dasselbe Symbolpaar kehren Sie jederzeit zur Listenansicht zurück.
Die Tabellenansicht ist immer gleich aufgebaut:
- links das Filterpanel mit dem Suchfeld Suchen, dem Bereich GESPEICHERTE FILTER und den Schaltflächen SPEICHERN und LEEREN,
- oben über der Tabelle die Ablagezeile „Ziehen Sie die Spaltenüberschrift hierher, um Zeilengruppen nach dieser Spalte festzulegen“, rechts daneben die Anzahl der Elemente und das Drei-Punkte-Menü,
- am rechten Rand die eingeklappte Leiste Spalten,
- in der Mitte die Tabelle selbst, deren Spalten in Gruppen wie Grunddaten oder Kontaktinformationen zusammengefasst sind.
Enthält die Tabelle noch keine passenden Datensätze, meldet Amberlo „Keine Zeilen zu zeigen“.
Tabelle aufbauen und anpassen
Spalten ein- und ausblenden
- Klicken Sie am rechten Rand des Fensters auf die Leiste Spalten. Das Panel klappt auf und zeigt alle verfügbaren Spalten des Bereichs.
- Setzen Sie das Häkchen vor jeder Spalte, die Sie sehen möchten. Die Spalte wird sofort in die Tabelle aufgenommen.
- Entfernen Sie das Häkchen wieder, um die Spalte auszublenden.
Über das Suchfeld im Panel finden Sie eine bestimmte Spalte auch in sehr langen Listen schnell wieder.
Daten nach Spalten gruppieren
Breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Gruppieren Sie die Zeilen, um Abschnitte gezielt auf- und zuzuklappen:
- Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift per Drag-and-drop in die Ablagezeile oberhalb der Tabelle – oder in den Bereich Zeilengruppen im Panel Spalten.
- Amberlo fasst die Zeilen nach den Werten dieser Spalte zusammen.
- Ziehen Sie weitere Spaltenüberschriften hinzu, um mehrstufig zu gruppieren.
- Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie die Spalte aus der Ablagezeile heraus.
Sehr breite Tabellen scrollen Sie waagerecht, um alle Merkmale und Kennzahlen zu sehen.
Daten in einer Spalte sortieren
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die gesamte Tabelle nach dieser Spalte zu sortieren. Ein zweiter Klick dreht die Sortierrichtung um, ein dritter hebt die Sortierung wieder auf. So sehen Sie zum Beispiel die höchsten Beträge oder die ältesten Einträge in wenigen Sekunden ganz oben.
Eigene Auswertungen im Pivot-Modus erstellen
Bei großen Datenmengen ist der Pivot-Modus der schnellste Weg zu einer verdichteten Übersicht. Amberlo sortiert und filtert dabei Teilmengen automatisch, zählt Datensätze und berechnet Summen oder Durchschnittswerte.
- Öffnen Sie das Panel Spalten am rechten Rand.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Pivot-Modus.
- Ordnen Sie die Spalten den Bereichen Zeilengruppen, Spaltenbeschriftungen und Werte zu.
- Wählen Sie bei den Werten die gewünschte Berechnung, zum Beispiel Summe oder Durchschnitt.
Jede Änderung wirkt sich sofort auf die Tabelle aus – Sie sehen das Ergebnis also unmittelbar und können die Struktur beliebig weiter verändern.
Nützliche Handgriffe
Standardansicht wiederherstellen
Wenn Sie zu viel verändert haben und neu anfangen möchten:
- Klicken Sie oben rechts über der Tabelle auf das Drei-Punkte-Menü.
- Wählen Sie Spalten zurücksetzen.
Amberlo stellt daraufhin die Standardspalten des Bereichs wieder her.
Eigenen Filter speichern
Haben Sie eine Ansicht mit allen Filtern, Gruppierungen und Spalten eingerichtet, können Sie sie als eigenen Filter sichern und später mit einem Klick erneut aufrufen:
- Klicken Sie im Filterpanel links auf SPEICHERN.
- Geben Sie unter Filtername einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel „Offene Akten Familienrecht“.
- Möchten Sie den Filter auch Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stellen, aktivieren Sie die Option Geteilt.
- Bestätigen Sie mit Speichern.
Der Filter erscheint anschließend im Bereich GESPEICHERTE FILTER im linken Panel. Beim nächsten Mal wählen Sie ihn dort einfach aus, statt die Ansicht neu aufzubauen. Über das Menü am Filtereintrag können Sie ihn Bearbeiten oder Löschen. Mit LEEREN verwerfen Sie die aktuelle Filtereinstellung, ohne einen gespeicherten Filter zu verändern.
Ein ausführliches Beispiel für einen monatlich wiederkehrenden Filter finden Sie unter Monatlichen Filter für fakturierbare Stunden anlegen.
Daten nach Excel oder CSV exportieren
Möchten Sie mit den Daten in einer Tabellenkalkulation weiterarbeiten, exportieren Sie die Tabelle:
- Richten Sie die Tabelle so ein, wie Sie sie exportieren möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle.
- Wählen Sie im Kontextmenü Exportieren.
- Wählen Sie das Format: Excel-Export (.xlsx), Excel-Export (.xml) oder CSV-Export. Die Datei wird sofort heruntergeladen.
Im selben Kontextmenü stehen Ihnen außerdem Kopieren, Kopieren mit Kopfzeilen und Einfügen zur Verfügung, wenn Sie nur einzelne Zellen übernehmen möchten. In der Listenansicht finden Sie im Drei-Punkte-Menü zusätzlich die Einträge Alle auswählen, Auswahl aufheben und Nach Excel exportieren.
Auswertung drucken
- Richten Sie die Tabelle so ein, wie Sie sie drucken möchten.
- Klicken Sie oben rechts über der Tabelle auf das Drei-Punkte-Menü.
- Wählen Sie Drucken.
Nur E-Mails mit Anhang anzeigen
Wenn Sie ein Dokument suchen, das per E-Mail ein- oder ausgegangen ist, müssen Sie nicht das gesamte Postfach durchsehen. Im Bereich E-Mails filtern Sie die Liste auf Nachrichten mit Anhang:
- Öffnen Sie den Bereich E-Mails.
- Setzen Sie im Filterpanel links den Filter Hat Anhänge.
- Amberlo zeigt daraufhin nur noch Nachrichten an, denen eine Datei beigefügt ist.
Voraussetzung ist, dass die E-Mail-Integration aktiv ist. Sehen Sie im Bereich E-Mails überhaupt keine Nachrichten, prüfen Sie unter Einstellungen > E-Mail, ob Ihr Postfach mit Amberlo verbunden ist.
Dokumentenregister auswerten
Auch die Einträge Ihres Dokumentenregisters lassen sich auf diese Weise auswerten, drucken und exportieren:
- Öffnen Sie den Bereich Dokumente.
- Rufen Sie die Liste der Registereinträge auf.
- Klicken Sie oben rechts auf das Tabellensymbol.
Anschließend stehen Ihnen dieselben Werkzeuge zur Verfügung wie in den übrigen Bereichen: Spalten auswählen, gruppieren, sortieren, im Pivot-Modus verdichten sowie exportieren und drucken. Sind noch keine Einträge vorhanden, meldet Amberlo „Keine Registereinträge gefunden …“.
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Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!