Tabellenansicht – erweiterte Datenauswertung

Neben der gewohnten Listenansicht bietet Amberlo in vielen Bereichen eine Tabellenansicht. Darin werten Sie Ihre Daten direkt in Amberlo aus: Sie blenden Spalten ein und aus, gruppieren und sortieren Zeilen, verdichten große Datenmengen im Pivot-Modus und exportieren oder drucken das Ergebnis. Ein Umweg über Excel ist dafür nicht mehr nötig.

In welchen Bereichen gibt es die Tabellenansicht?

Sie können die Tabellenansicht in diesen Bereichen einschalten:

• Kontakte
• Akten
• Planung
• Aktivitäten (Zeiteinträge und Auslagen)
• Verträge

So wechseln Sie in die Tabellenansicht

Klicken Sie oben rechts im jeweiligen Bereich auf das Symbol Tabelle (das Rastersymbol). Zeigen Sie mit der Maus auf ein Symbol, erscheint sein Name als Hinweis. Das aktive Symbol ist orange hervorgehoben. Über das Symbol Liste daneben kehren Sie jederzeit zur Listenansicht zurück.

Die Tabellenansicht ist immer gleich aufgebaut:

1. Oben rechts der Umschalter zwischen Listen- und Tabellenansicht. In der Tabellenansicht ist das Rastersymbol orange.
2. Links das Filterpanel mit dem Suchfeld Suchen, dem Bereich GESPEICHERTE FILTER, den Schaltflächen SPEICHERN und LEEREN sowie den Filtern des jeweiligen Bereichs.
3. Über der Tabelle die Ablagezeile „Ziehen Sie die Spaltenüberschrift hierher, um Zeilengruppen nach dieser Spalte festzulegen“.
4. Rechts daneben die Anzahl der Elemente und das Drei-Punkte-Menü.
5. Am rechten Rand die eingeklappte Leiste Spalten.
6. In der Mitte die Tabelle selbst. Ihre Spalten sind in Gruppen wie Grunddaten oder Kontaktinformationen zusammengefasst.

Enthält die Tabelle noch keine passenden Datensätze, meldet Amberlo „Keine Zeilen zu zeigen“.

Tabelle aufbauen und anpassen

Spalten ein- und ausblenden

1. Klicken Sie am rechten Rand des Fensters auf die Leiste Spalten. Das Panel klappt auf und zeigt alle verfügbaren Spalten des Bereichs, geordnet nach Gruppen.
2. Setzen Sie das Häkchen vor jeder Spalte, die Sie sehen möchten. Die Spalte wird sofort in die Tabelle aufgenommen.
3. Entfernen Sie das Häkchen wieder, um die Spalte auszublenden.

Über das Suchfeld Suchen… (1) finden Sie eine bestimmte Spalte auch in sehr langen Listen schnell wieder. In der Spaltenliste (2) sehen Sie am Häkchen, welche Spalten gerade eingeblendet sind. Das Häkchen an einer Gruppe wie Grunddaten blendet alle Spalten dieser Gruppe auf einmal ein oder aus. Den Bereich Zeilengruppen (3) nutzen Sie zum Gruppieren, wie im nächsten Abschnitt beschrieben. Ein erneuter Klick auf die Leiste Spalten klappt das Panel wieder zu.

Daten nach Spalten gruppieren

Breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Gruppieren Sie die Zeilen, um Abschnitte gezielt auf- und zuzuklappen:

1. Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift per Drag-and-drop in die Ablagezeile oberhalb der Tabelle – oder in den Bereich Zeilengruppen im Panel Spalten.
2. Amberlo fasst die Zeilen nach den Werten dieser Spalte zusammen. Hinter jeder Gruppe steht in Klammern die Anzahl ihrer Einträge.
3. Ziehen Sie weitere Spaltenüberschriften hinzu, um mehrstufig zu gruppieren.
4. Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie die Spalte aus der Ablagezeile heraus oder klicken Sie auf das Kreuz an ihrem Eintrag.

Sehr breite Tabellen scrollen Sie waagerecht, um alle Merkmale und Kennzahlen zu sehen.

Daten in einer Spalte sortieren

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die gesamte Tabelle nach dieser Spalte zu sortieren. Ein zweiter Klick dreht die Sortierrichtung um, ein dritter hebt die Sortierung wieder auf. So sehen Sie zum Beispiel die höchsten Beträge oder die ältesten Einträge in wenigen Sekunden ganz oben.

Eigene Auswertungen im Pivot-Modus erstellen

Bei großen Datenmengen ist der Pivot-Modus der schnellste Weg zu einer verdichteten Übersicht. Amberlo sortiert und filtert dabei Teilmengen automatisch, zählt Datensätze und berechnet Summen oder Durchschnittswerte.

1. Öffnen Sie das Panel Spalten am rechten Rand.
2. Schalten Sie oben im Panel den Schalter Pivot-Modus ein (1).
3. Ordnen Sie die Spalten per Drag-and-drop den Bereichen Zeilengruppen (2), Werte (3) und Spaltenbeschriftungen (4) zu. Setzen Sie im Pivot-Modus ein Häkchen vor eine Spalte, ordnet Amberlo sie selbst zu: Merkmale wie Eigentümer kommen unter Zeilengruppen, Beträge und Zeiten unter Werte.
4. Um die Berechnung eines Werts zu ändern, klicken Sie im Bereich Werte auf seinen Eintrag und wählen Sie eine andere Funktion, zum Beispiel zählen statt der Summe.

Im Beispiel sind die Aktivitäten nach der Spalte Eigentümer gruppiert, die im Bereich Zeilengruppen als Aktivitätseigner erscheint. Die Tabelle zeigt für jede Benutzerin und jeden Benutzer die Anzahl der Einträge, den Gesamtbetrag und die erfasste Arbeitszeit.

Jede Änderung wirkt sich sofort auf die Tabelle aus – Sie sehen das Ergebnis also unmittelbar und können die Struktur beliebig weiter verändern. Schalten Sie den Pivot-Modus wieder aus, kehrt die Tabelle zur gewohnten Zeilenansicht zurück.

Nützliche Handgriffe

Das Drei-Punkte-Menü (1) oben rechts über der Tabelle enthält drei Befehle: Spalten zurücksetzen (2), Drucken (3) und Nach Excel exportieren (4).

Standardansicht wiederherstellen

Wenn Sie zu viel verändert haben und neu anfangen möchten:

1. Klicken Sie oben rechts über der Tabelle auf das Drei-Punkte-Menü.
2. Wählen Sie Spalten zurücksetzen.

Amberlo stellt daraufhin die Standardspalten des Bereichs wieder her.

Eigenen Filter speichern

Haben Sie eine Ansicht mit allen Filtern, Gruppierungen und Spalten eingerichtet, können Sie sie als eigenen Filter sichern und später mit einem Klick erneut aufrufen:

1. Klicken Sie im Filterpanel links auf SPEICHERN. Das Fenster Neuer Filter öffnet sich.
2. Geben Sie unter Filtername einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel „Offene Akten Familienrecht“.
3. Möchten Sie den Filter auch Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stellen, aktivieren Sie die Option Geteilt.
4. Bestätigen Sie mit SPEICHERN.

Der Filter erscheint anschließend im Bereich GESPEICHERTE FILTER im linken Panel. Beim nächsten Mal wählen Sie ihn dort einfach aus, statt die Ansicht neu aufzubauen. Über das Menü am Filtereintrag können Sie ihn Bearbeiten oder Löschen. Mit LEEREN verwerfen Sie die aktuelle Filtereinstellung, ohne einen gespeicherten Filter zu verändern.

Daten nach Excel oder CSV exportieren

Möchten Sie mit den Daten in einer Tabellenkalkulation weiterarbeiten, exportieren Sie die Tabelle:

1. Richten Sie die Tabelle so ein, wie Sie sie exportieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle.
3. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Exportieren (1).
4. Wählen Sie im Untermenü das Format (2): CSV-Export oder Excel-Export (.xlsx). Die Datei wird sofort heruntergeladen.

Im selben Kontextmenü stehen Ihnen außerdem Kopieren, Kopieren mit Kopfzeilen und Einfügen zur Verfügung, wenn Sie nur einzelne Zellen übernehmen möchten. Über Übersicht und Bearbeiten, jeweils gefolgt vom Namen des Datensatzes, öffnen Sie die angeklickte Zeile direkt.

Alternativ finden Sie im Drei-Punkte-Menü über der Tabelle den Eintrag Nach Excel exportieren. In der Listenansicht enthält das Drei-Punkte-Menü die Einträge Alle auswählen, Auswahl aufheben und Nach Excel exportieren.

Auswertung drucken

1. Richten Sie die Tabelle so ein, wie Sie sie drucken möchten.
2. Klicken Sie oben rechts über der Tabelle auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wählen Sie Drucken.

Nur E-Mails mit Anhang anzeigen

Wenn Sie ein Dokument suchen, das per E-Mail ein- oder ausgegangen ist, müssen Sie nicht das gesamte Postfach durchsehen. Im Bereich E-Mails filtern Sie die Liste auf Nachrichten mit Anhang:

1. Öffnen Sie den Bereich E-Mails.
2. Setzen Sie im Filterpanel links den Filter Hat Anhänge.
3. Amberlo zeigt daraufhin nur noch Nachrichten an, denen eine Datei beigefügt ist.

Voraussetzung ist, dass die E-Mail-Integration aktiv ist. Sehen Sie im Bereich E-Mails überhaupt keine Nachrichten, prüfen Sie unter Einstellungen > E-Mail, ob Ihr Postfach mit Amberlo verbunden ist.

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