Nicht jede Person in Ihrer Kanzlei soll Dokumente aus Amberlo mitnehmen können. Bei Referendarinnen und Referendaren, externen Kräften oder Aushilfen ist es oft gewollt, dass sie eine Akte zwar lesen, den Schriftsatz aber weder herunterladen noch ausdrucken können. Genau dafür gibt es in Amberlo ein eigenes Recht, das Sie für jede Person einzeln setzen.
Wo Sie die Einstellung finden
- Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und wählen Sie im Kontomenü Einstellungen.
- Klicken Sie im linken Einstellungsmenü unter EINSTELLUNGEN auf Benutzer verwalten.
- Sie sehen die Seite Benutzer verwalten mit dem Reiter BENUTZER und der Liste aller Personen Ihrer Kanzlei. Über das Feld Suchen oben rechts finden Sie eine Person schnell.
Das Recht setzen oder entziehen
- Klicken Sie in der Liste auf den Namen der Person. Die Benutzerkarte öffnet sich auf dem Reiter Hauptinformationen.
- Wechseln Sie auf den Reiter Sicherheit.
- Klappen Sie im Abschnitt Sicherheit und Rechte in der Tabelle Zugang zu Modulen das Modul Dokumente auf.
- Setzen oder entfernen Sie das Häkchen bei Kann Dokumente herunterladen/drucken.
- Klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Änderung.
Die Änderung greift, sobald sie gespeichert ist. Bittet die betroffene Person Sie kurz darauf um eine Prüfung, genügt in der Regel ein neues Laden der Seite.
Was die Person danach noch kann - und was nicht
Ist das Häkchen entfernt, kann die Person aus Amberlo kein Dokument mehr herunterladen und kein Dokument mehr drucken. Das gilt für alle Akten und alle Dokumentarten; eine Ausnahme für einzelne Akten oder einzelne Dateien ist nicht vorgesehen.
Unberührt bleibt, was die Person überhaupt zu sehen bekommt. Das steuert im selben Modul die Zugriffsstufe, also zum Beispiel Alle Dokumente oder Eigene. Wer Dokumente sehen darf, sieht sie weiterhin in der Liste und kann sie in der Vorschau öffnen - nur der Weg aus dem System heraus ist gesperrt. Ob jemand neue Dateien anlegen darf, regelt daneben das Kästchen Kann Dokumente erstellen.
Wer diese Einstellung ändern darf
Den Bereich Benutzer verwalten erreichen nur Administratoren. Nur sie können Berechtigungen vergeben oder entziehen. Wenn Ihnen der Eintrag im Einstellungsmenü fehlt, hat Ihr Konto keine Administratorrechte - wenden Sie sich dann an die Kollegin oder den Kollegen, die oder der Ihr Amberlo-Konto betreut.
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- Wie lege ich Benutzerberechtigungen in Amberlo fest? - der vollständige Überblick über Zugriffsstufen, Module und Rollen.
- Benutzer verwalten - wie Sie Benutzer anlegen, einladen, deaktivieren und wieder löschen. Der Artikel liegt bislang nur auf Englisch vor.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!