Wie lösche ich einen Kontakt?

Nicht mehr benötigte Kontakte können Sie in Amberlo löschen, sofern keine Abrechnungsunterlagen daran hängen. Sie haben dafür drei Wege: direkt aus der Liste Kontakte, aus dem geöffneten Kontakt heraus oder für mehrere Kontakte auf einmal über die Mehrfachauswahl. Alle Wege führen zum selben Bestätigungsdialog.

Bitte lesen Sie den Abschnitt “Was im Bestätigungsdialog steht” – das Löschen eines Kontakts wirkt sich auch auf andere Inhalte aus, und eine Wiederherstellung ist nicht garantiert.

Einen Kontakt aus der Liste Kontakte löschen

1. Öffnen Sie über die Hauptnavigation den Bereich Kontakte.
2. Suchen Sie die Zeile des Kontakts, den Sie löschen möchten. Am rechten Rand der Zeile finden Sie eine Schaltfläche mit drei untereinanderliegenden Punkten (1). Klicken Sie darauf.
3. Das Zeilenmenü öffnet sich mit dem Eintrag Löschen (2). Klicken Sie diesen Eintrag an.
4. Es öffnet sich der Dialog Bestätigung. Klicken Sie dort auf Bestätigen, um den Kontakt zu löschen, oder auf Abbrechen, wenn Sie es sich anders überlegt haben.

Verwechseln Sie die Schaltfläche in der Zeile nicht mit der Schaltfläche mit den drei Punkten oben rechts über der Liste – diese gehört zur gesamten Liste und enthält Alle auswählen, Auswahl aufheben und Nach Excel exportieren.

Was im Bestätigungsdialog steht

Der Dialog Bestätigung beginnt mit dem Hinweis WARNUNG: Diese Aktion ist dauerhaft. und der Rückfrage Sind Sie sicher, dass Sie diesen Kontakt entfernen möchten?

Anschließend zeigt Ihnen der Dialog zwei Listen, die sich grundlegend unterscheiden:

• Unter Die folgenden Inhalte, die sich auf diesen Kontakt beziehen, werden gelöscht: (1) stehen Termine, Aufgaben und Notizen. Diese Inhalte werden zusammen mit dem Kontakt entfernt.
• Unter Die folgenden Inhalte werden nicht mehr mit diesem Kontakt verbunden sein: (2) stehen Akten, Kontakte, Zeiteintrag, Dokumente und Rechnungen. Diese Inhalte bleiben erhalten, verlieren aber ihre Verknüpfung zu dem gelöschten Kontakt.

Mit Bestätigen (3) löschen Sie den Kontakt. Mit Abbrechen (4) oder dem Kreuz oben rechts schließen Sie den Dialog, ohne dass etwas gelöscht wird.

Der Unterschied zwischen den beiden Listen ist wichtig: Eine Akte, an der der Kontakt beteiligt war, verschwindet nicht. Sie steht danach jedoch ohne diesen Kontakt da, und Sie müssen die Verknüpfung gegebenenfalls neu setzen. Enthalten Akten, mit denen der Kontakt verknüpft ist, bereits Rechnungen aus dem Rechnungsbuch, Auslagen oder RVG-Gebühren, lässt sich der Kontakt nicht löschen, siehe Abschnitt “Wenn die Löschfunktion fehlt oder gesperrt ist”.

Einen Kontakt beim Bearbeiten löschen

Wenn Sie den Kontakt ohnehin gerade geöffnet haben, müssen Sie nicht in die Liste zurückkehren:

1. Öffnen Sie den Kontakt zur Bearbeitung. Wie das geht, beschreibt der Artikel Wie bearbeite ich einen Kontakt?.
2. Auf der Seite Kontakt bearbeiten finden Sie oben rechts neben Abbrechen und Speichern die rot hervorgehobene Schaltfläche Löschen. Klicken Sie darauf.
3. Bestätigen Sie im Dialog Bestätigung mit Bestätigen.

Bei einem neu angelegten, noch nicht gespeicherten Kontakt wird die Schaltfläche Löschen nicht angezeigt. In diesem Fall genügt Abbrechen.

Mehrere Kontakte auf einmal löschen

Müssen Sie gleich mehrere Kontakte entfernen, lohnt sich die Mehrfachauswahl:

1. Setzen Sie in der Liste Kontakte links in den gewünschten Zeilen das Häkchen. Mit Alle auswählen im Drei-Punkte-Menü oben rechts über der Liste markieren Sie alle Einträge, mit Auswahl aufheben verwerfen Sie die Markierung wieder.
2. Über der Liste erscheint nun die Anzahl der markierten Kontakte, zum Beispiel 3 Ausgewählte Elemente, und daneben ein Papierkorb-Symbol. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, blendet Amberlo den Namen Elemente löschen ein.
3. Der Dialog Bestätigung fragt nun in der Mehrzahl: Sind Sie sicher, dass Sie ausgewählte Kontakte entfernen möchten? Bestätigen Sie mit Bestätigen.

Wenn die Löschfunktion fehlt oder gesperrt ist

Die Löschfunktionen erscheinen nur, wenn Ihr Benutzerkonto das Recht zum Löschen des jeweiligen Kontakts besitzt. Ohne dieses Recht fehlen die Schaltfläche mit den drei Punkten in der Zeile, die Schaltfläche Löschen auf der Seite Kontakt bearbeiten und das Papierkorb-Symbol der Mehrfachauswahl. Fehlen sie Ihnen, wenden Sie sich bitte an die Administratorin oder den Administrator Ihrer Kanzlei. Die Rechte werden unter Einstellungen > Benutzer verwalten vergeben.

Ist die Löschfunktion zwar sichtbar, aber gesperrt, enthalten Akten, mit denen der Kontakt verknüpft ist, bereits Abrechnungsunterlagen: Rechnungen aus dem Rechnungsbuch (auch Entwürfe), Auslagen oder RVG-Gebühren. Dasselbe gilt, wenn eine Rechnung aus dem Rechnungsbuch an diesen Kontakt adressiert ist. Diese Unterlagen werden aufbewahrt, deshalb lässt sich der Kontakt nicht löschen.

Den Grund blendet Amberlo ein, wenn Sie mit der Maus auf die gesperrte Schaltfläche Löschen, den gesperrten Menüeintrag Löschen in der Zeile oder das gesperrte Papierkorb-Symbol der Mehrfachauswahl zeigen: Sie können diesen Mandanten nicht löschen! Markieren Sie die Kontakte einzeln, genügt dafür ein einziger betroffener Kontakt unter den markierten. Nach Alle auswählen löscht Amberlo dagegen die übrigen Kontakte und lehnt nur die betroffenen ab.

Versehentlich gelöscht?

Kürzlich gelöschte Kontakte landen zunächst im Papierkorb. Administratorinnen und Administratoren Ihrer Kanzlei erreichen ihn über Einstellungen > Papierkorb; anderen Benutzern wird dieser Eintrag nicht angezeigt. Haben Sie keinen Zugriff, bitten Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, den Kontakt wiederherzustellen.

Im Papierkorb stehen die zuletzt gelöschten Zeiteinträge, Kontakte, Aufgaben, Termine, Akten und Verträge. Zu jedem Eintrag zeigt Amberlo hinter Gelöscht Datum und Benutzer; nach Gelöscht am können Sie die Liste sortieren oder gruppieren. Mit Wiederherstellen holen Sie einen Eintrag zurück.

Bitte beachten Sie: Der Papierkorb hält die Daten nur für begrenzte Zeit vor und wird von Zeit zu Zeit automatisch geleert. Eine Wiederherstellung ist deshalb nicht garantiert und kann einige Sekunden bis mehrere Minuten dauern. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern prüfen Sie vor dem Löschen, ob der Kontakt wirklich nicht mehr gebraucht wird.