Wie verwende ich den globalen Timer?

Manche Leistungen lassen sich schlecht im Nachhinein schätzen: das Telefonat, das länger wurde als geplant, die Durchsicht eines Schriftsatzes, die Recherche zwischendurch. Für diese Fälle gibt es in Amberlo einen Timer, der von jeder Seite aus erreichbar ist. Sie starten ihn mit einem Klick, arbeiten normal weiter und stoppen ihn, wenn Sie fertig sind. Amberlo öffnet dann das Fenster Erfasste Zeit — mit der gemessenen Dauer bereits eingetragen.

Wo Sie den Timer finden

Die Schaltfläche liegt oben rechts in der Menüleiste, zwischen dem Suchfeld Suche nach allem … und dem Glockensymbol. Es sind zwei Symbole in einer gemeinsamen Schaltflächengruppe: links ein Dreieck, rechts eine Stoppuhr. Das Dreieck startet die Messung. Die Stoppuhr öffnet eine Übersicht Ihrer Zeiteinträge des Tages.

Die Menüleiste bleibt beim Wechsel zwischen den Modulen stehen. Der Timer ist deshalb im Dashboard genauso erreichbar wie in einer Akte, im Modul Dokumente oder in den Einstellungen.

Die Abbildung zeigt die Menüleiste im Ausgangszustand — hier läuft noch keine Messung. Sobald Sie den Timer starten, verändert sich genau die markierte Stelle.

So lassen Sie die Zeit mitlaufen

1. Klicken Sie oben rechts auf das Dreieck. Die Messung beginnt sofort.
2. Die Schaltflächengruppe zeigt jetzt den laufenden Zustand: An der Stelle des Dreiecks stehen zwei senkrechte Balken, und auf dem Stoppuhr-Symbol erscheint auf orangefarbenem Grund die gemessene Zeit. Vollständig lesbar sind dort Stunden und Minuten — in der Abbildung 01:30, also eineinhalb Stunden.
3. Arbeiten Sie normal weiter. Sie können das Modul wechseln, eine Akte öffnen oder ein Dokument bearbeiten — der Timer läuft weiter.
4. Klicken Sie auf dieselbe Schaltfläche (die zwei Balken), wenn Sie fertig sind. Die Messung endet, und Amberlo öffnet das Fenster Erfasste Zeit. Die gemessene Dauer steht bereits im Feld Zeit. Eine angefangene Minute zählt Amberlo dabei als volle Minute.
5. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und klicken Sie auf SPEICHERN. Bis dahin ist der Zeiteintrag nur vorläufig angelegt. Klicken Sie stattdessen auf ABBRECHEN, weist Amberlo darauf hin, dass ein solcher Zeiteintrag gelöscht wird, wenn Sie ihn nicht speichern, und fragt, ob Sie fortfahren wollen.

Wenn bereits eine Messung läuft

Es läuft immer nur eine Messung. Solange der Timer läuft, zeigt die Schaltfläche oben rechts die zwei Balken statt des Dreiecks — dort starten Sie keine zweite Messung.

Starten Sie dagegen an anderer Stelle eine Messung, etwa über das Dreieck bei einem Zeiteintrag im Modul Aktivitäten, beendet Amberlo die laufende Messung ohne Rückfrage, und das Fenster Erfasste Zeit öffnet sich dafür nicht. Beenden Sie die Messung deshalb über die Schaltfläche oben rechts, bevor Sie sich der nächsten Sache zuwenden — sonst landen zwei Tätigkeiten in einem Eintrag, oder die bis dahin gemessene Zeit geht verloren: Der vorläufige Zeiteintrag erscheint dann weder in der Liste im Modul Aktivitäten noch in der Tagesübersicht und lässt sich nicht abrechnen.

Was Sie beim Stoppen ausfüllen

Das Fenster Erfasste Zeit enthält unter anderem die folgenden Felder. Die Abbildung zeigt das Fenster, nachdem alle Angaben ergänzt sind; direkt nach dem Stoppen sind Typ, Beschreibung und Verbunden mit noch leer.

• Zeit (1) — die gemessene Dauer. Sie ist bereits eingetragen und lässt sich vor dem Speichern noch ändern.
• Datum (2) — vorbelegt mit dem heutigen Tag.
• Typ (3) — die Art der Tätigkeit, etwa Aktenbearbeitung oder Beratung. Nach dem Typ richtet sich der Stundensatz.
• Beschreibung (4) — Ihre Leistung in Worten. Dieser Text erscheint später auf der Rechnung im Rechnungsbuch; formulieren Sie ihn deshalb so, wie Ihre Mandantschaft ihn lesen soll.
• Verantwortlich (5) — die Person, der der Zeiteintrag zugeordnet ist, vorbelegt mit Ihrem Namen. Darunter steht bei Erfasst von, wer den Eintrag angelegt hat.
• Verbunden mit (6) — der Bezug des Eintrags, also die Akte oder der Kontakt. In der Abbildung ist es der Kontakt Hoffmann Metallbau GmbH.
• Die Angaben zur Abrechnung (7): Fakturierbar, nicht abrechenbar, Pauschalhonorar, Aufpreis, Fakturierbare Zeit, Stundensatz und Insgesamt. Der Stundensatz ergibt sich aus dem Typ und den Honoraren, die für die gewählte Akte oder den Kontakt hinterlegt sind; fehlen dort eigene Sätze, gelten die Kanzleihonorare.
• SPEICHERN (8) — erst damit ist der Zeiteintrag dauerhaft angelegt.

Wichtig: den Bezug setzen Sie selbst

Der Timer wird nicht aus einer Akte heraus gestartet. Amberlo weiß deshalb beim Stoppen nicht, wozu die gemessene Zeit gehört — anders als bei der Erfassung in einer geöffneten Akte ist Verbunden mit leer.

Wählen Sie den Bezug noch im selben Arbeitsgang. Ein Zeiteintrag ohne Akte erscheint später nicht in der Abrechnung dieser Akte und muss von Hand nachgepflegt werden — meist zu einem Zeitpunkt, an dem niemand mehr genau weiß, wofür die Dreiviertelstunde angefallen ist.

Wo Sie den Eintrag wiederfinden

Nach dem Speichern liegt der Zeiteintrag im Modul Aktivitäten (1), zusammen mit allen anderen Zeiteinträgen und Auslagen. Jede Zeile zeigt die erfasste und die fakturierbare Zeit, das Datum, den Betrag, die Beschreibung, den Verantwortlichen, den Typ und den Bezug aus Verbunden mit, darunter den Abrechnungsstand, etwa Nicht abgerechnet. In der Abbildung ist die Liste nach Datum sortiert, die neuesten Einträge zuerst — der Eintrag vom heutigen Tag (2) steht deshalb ganz oben. Die Sortierrichtung wechseln Sie mit dem Symbol rechts neben Datum.

Haben Sie unter Verbunden mit eine Akte gewählt, erscheint der Eintrag zusätzlich bei dieser Akte und steht dort für die Abrechnung bereit.

Die Einträge des heutigen Tages sehen Sie auch ohne Modulwechsel: Ein Klick auf das Stoppuhr-Symbol oben rechts öffnet die Tagesübersicht, und ALLE ANZEIGEN führt von dort in die Liste im Modul Aktivitäten.

Zwei Einstellungen, die den Timer im Alltag bequemer machen

Beide Einstellungen gelten kanzleiweit und sind Administratorinnen und Administratoren vorbehalten. Sie finden sie unter Einstellungen > Aktivitäten im Reiter ALLGEMEIN:

• Timer-Einstellungen > Timer starten bei — der Timer beginnt nicht bei null, sondern bei der hier eingetragenen Minutenzahl. Das gleicht die Minuten aus, die vor dem Klick auf das Dreieck bereits vergangen sind, etwa weil das Telefonat schon lief.
• Zeitrundung > Zeitrundung einschalten und Zeitrundung — die fakturierbare Zeit neuer Zeiteinträge wird auf ein Vielfaches der angegebenen Minutenzahl aufgerundet. Das ist bei gemessener Zeit besonders nützlich, weil ein gestoppter Timer sonst krumme Werte liefert.

Wann sich der Timer lohnt — und wann nicht

Der Timer ist der genaueste Weg, weil er die tatsächliche Dauer misst statt Ihrer Erinnerung. Er lohnt sich immer dann, wenn Sie am Schreibtisch sitzen und eine Sache am Stück bearbeiten.

Tragen Sie dagegen nach, was gestern liegen geblieben ist, ist die nachträgliche Erfassung schneller — siehe Wie erfasse ich Zeiten im Dashboard?. Arbeiten Sie ohnehin in einer bestimmten Akte, erfassen Sie besser dort, weil die Akte dann bereits gesetzt ist: Wie erfasse ich Zeiten in einer Akte?. Einen Überblick über alle Stellen, an denen sich Zeit erfassen lässt, gibt Wo kann ich in Amberlo Zeit erfassen?.