Manche Leistungen lassen sich schlecht im Nachhinein schätzen: das Telefonat, das länger wurde als geplant, die Durchsicht eines Schriftsatzes, die Recherche zwischendurch. Für diese Fälle gibt es in Amberlo einen Timer, der von jeder Seite aus erreichbar ist. Sie starten ihn mit einem Klick, arbeiten normal weiter und stoppen ihn, wenn Sie fertig sind. Amberlo öffnet dann das Formular für einen neuen Zeiteintrag — mit der gemessenen Dauer bereits eingetragen.
Wo Sie den Timer finden
Die Schaltfläche liegt oben rechts in der Menüleiste, zwischen dem Suchfeld Suche nach allem … und dem Glockensymbol. Es sind zwei Symbole in einer gemeinsamen Schaltflächengruppe: links ein Dreieck, rechts eine Stoppuhr. Das Dreieck startet die Messung.
Die Menüleiste bleibt beim Wechsel zwischen den Modulen stehen. Der Timer ist deshalb im Dashboard genauso erreichbar wie in einer Akte, in den Dokumenten oder in den Auswertungen.
Die Abbildung zeigt das Dashboard im Ausgangszustand — hier läuft noch keine Messung. Sobald Sie den Timer starten, verändert sich genau diese Stelle oben rechts.
So lassen Sie die Zeit mitlaufen
- Klicken Sie oben rechts auf das Dreieck. Die Messung beginnt sofort.
- Die Schaltflächengruppe zeigt jetzt den laufenden Zustand: An der Stelle des Dreiecks stehen zwei senkrechte Balken, und neben dem Stoppuhr-Symbol läuft die Zeit im Format 00:00:18 mit.
- Arbeiten Sie normal weiter. Sie können das Modul wechseln, eine Akte öffnen oder ein Dokument bearbeiten — der Timer läuft weiter.
- Klicken Sie auf dieselbe Schaltfläche (die zwei Balken), wenn Sie fertig sind. Die Messung endet, und Amberlo öffnet das Formular für einen neuen Zeiteintrag. Die gemessene Dauer steht bereits im Feld Zeit.
- Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Messung, ohne einen Eintrag anzulegen.
Wenn bereits eine Messung läuft
Es läuft immer nur eine Messung. Starten Sie eine weitere, während der Timer noch läuft, weist Amberlo Sie mit dem Hinweis Stoppuhr ist aktiv darauf hin und bietet Ihnen Neue Stoppuhr starten an. Beenden Sie die laufende Messung deshalb möglichst, bevor Sie sich der nächsten Sache zuwenden — sonst landen zwei Tätigkeiten in einem Eintrag.
Was Sie beim Stoppen ausfüllen
Im Formular stehen unter anderem diese Felder:
- Zeit — die gemessene Dauer. Sie ist bereits eingetragen und lässt sich vor dem Speichern noch ändern.
- Datum — vorbelegt mit dem heutigen Tag.
- Beschreibung — Ihre Leistung in Worten. Dieser Text erscheint später auf der Rechnung im Rechnungsbuch; formulieren Sie ihn deshalb so, wie Ihre Mandantschaft ihn lesen soll.
- Verbunden mit — der Bezug des Eintrags, also die Akte oder der Kontakt.
- Fakturierbar, Fakturierbare Zeit, Pauschalhonorar und Stundensatz — die Angaben zur Abrechnung. Ist kein abweichender Stundensatz gesetzt, gilt der Satz, der für die Akte hinterlegt ist.
Wichtig: den Bezug setzen Sie selbst
Der Timer wird nicht aus einer Akte heraus gestartet. Amberlo weiß deshalb beim Stoppen nicht, wozu die gemessene Zeit gehört — anders als bei der Erfassung in einer geöffneten Akte ist Verbunden mit leer.
Wählen Sie den Bezug noch im selben Arbeitsgang. Ein Zeiteintrag ohne Akte erscheint später nicht in der Abrechnung dieser Akte und muss von Hand nachgepflegt werden — meist zu einem Zeitpunkt, an dem niemand mehr genau weiß, wofür die Dreiviertelstunde angefallen ist.
Wo Sie den Eintrag wiederfinden
Nach dem Speichern liegt der Zeiteintrag im Modul Aktivitäten, zusammen mit allen anderen Zeiteinträgen. Haben Sie unter Verbunden mit eine Akte gewählt, erscheint er zusätzlich bei dieser Akte und steht dort für die Abrechnung bereit.
Zwei Einstellungen, die den Timer im Alltag bequemer machen
Beide Einstellungen gelten kanzleiweit und sind Administratorinnen und Administratoren vorbehalten. Sie finden sie unter Einstellungen > Aktivitäten im Reiter ALLGEMEIN:
- Timer-Einstellungen > Timer starten bei — der Timer beginnt nicht bei null, sondern bei der hier eingetragenen Minutenzahl. Das gleicht die Minuten aus, die vor dem Klick auf das Dreieck bereits vergangen sind, etwa weil das Telefonat schon lief.
- Zeitrundung > Zeitrundung einschalten und Zeitrundung — die fakturierbare Zeit neuer Zeiteinträge wird auf die angegebene Minutenzahl gerundet. Das ist bei gemessener Zeit besonders nützlich, weil ein gestoppter Timer sonst krumme Werte liefert.
Vergisst jemand, den Timer zu beenden, hilft eine Erinnerung: Unter Einstellungen > Nachrichten stellen Sie im Bereich Aktive Timer mit Erinnern an aktiven Timer jede ein, in welchem Abstand Amberlo an eine laufende Messung erinnert.
Wann sich der Timer lohnt — und wann nicht
Der Timer ist der genaueste Weg, weil er die tatsächliche Dauer misst statt Ihrer Erinnerung. Er lohnt sich immer dann, wenn Sie am Schreibtisch sitzen und eine Sache am Stück bearbeiten.
Tragen Sie dagegen nach, was gestern liegen geblieben ist, ist die nachträgliche Erfassung schneller — siehe Wie erfasse ich Zeiten im Dashboard?. Arbeiten Sie ohnehin in einer bestimmten Akte, erfassen Sie besser dort, weil die Akte dann bereits gesetzt ist: Wie erfasse ich Zeiten in einer Akte?. Einen Überblick über alle Stellen, an denen sich Zeit erfassen lässt, gibt Wo kann ich in Amberlo Zeit erfassen?.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!