Wie bearbeite ich mehrere Zeiteinträge oder Auslagen auf einmal?

Kurz vorweg: In der deutschen Fassung von Amberlo lassen sich Zeiteinträge und Auslagen nicht sammelweise inhaltlich ändern. Die aus der internationalen Version bekannte Schaltfläche Bearbeiten und der Dialog Elemente bearbeiten werden bei aktiver deutscher Abrechnung gar nicht erst angeboten.

Sammelweise möglich sind in deutschen Konten zwei Aktionen: Duplizieren und Elemente löschen. Inhalte — Datum, Beschreibung, Akte, Stundensatz und so weiter — ändern Sie, indem Sie den jeweiligen Eintrag einzeln öffnen.

Dieser Artikel zeigt beides: wie Sie mehrere Einträge auswählen und was Sie mit der Auswahl tun können.

Warum es keine Sammelbearbeitung gibt

Bei aktiver deutscher Abrechnung trägt jeder Eintrag mehr Information, als ein Sammeldialog sinnvoll überschreiben könnte: eine Einordnung (eigene Auslage oder durchlaufender Posten), eine Rechtsgrundlage (RVG, Vereinbarung oder gesetzlicher Aufwendungsersatz), Vorsteuer- und Umsatzsteuersätze sowie — bei RVG-Positionen — die konkrete VV-Nummer. Ein Sammelschreiben über all diese Felder würde Werte setzen, die nur im Einzeldialog geprüft werden können.

Dazu kommt: Jede Rechnung entsteht in der deutschen Abrechnung über den Rechnungsassistenten und wird festgeschrieben. Sobald eine Position auf einer Rechnung oder einem Rechnungsentwurf liegt, darf sie sich nicht mehr im Hintergrund verändern.

Sollte die Aktion durch ein veraltetes Browserfenster doch einmal ausgelöst werden, antwortet Amberlo mit einem Hinweis statt mit einer stillen Änderung — etwa Zeiteinträge können nicht per Sammelbearbeitung geändert werden! oder Auslage kann nicht per Sammelbearbeitung geändert werden!

Die Liste Aktivitäten

Alle erfassten Zeiten und Auslagen laufen in Aktivitäten zusammen. Sie erreichen die Liste über das Symbol in der oberen Navigationsleiste.

Die Liste Aktivitäten in Amberlo: links die Filterspalte mit Suchfeld und gespeicherten Filtern, rechts die Einträge mit Datum, Dauer, Betrag, Beschreibung, Mandant und Akte sowie den Status-Kennzeichen „Nicht abgerechnet“ und „Abgerechnet“.

Zur Orientierung:

  • Oben rechts steht die Zusammenfassung über alle gefilterten Einträge: Erfasst, nicht abrechenbar, Fakturierbar und Betrag. Daneben schalten zwei Symbole zwischen Listen- und Tabellenansicht um.
  • In der linken Spalte finden Sie das Suchfeld, GESPEICHERTE FILTER und die Filterkriterien, darunter Aktivitätstyp, Status, Datum, Typ, Kontakt und Akte. Grenzen Sie hier zuerst ein, was Sie bearbeiten wollen — das erspart Ihnen das Suchen in der Trefferliste.
  • Über der Liste stehen die Trefferzahl sowie die Steuerung für Sortierung und Gruppierung. Ganz rechts daneben öffnet das Symbol mit den drei Punkten das Aktionsmenü der Liste.
  • In jeder Zeile zeigt ein Kennzeichen den Abrechnungsstand: Nicht abgerechnet, Im Rechnungsentwurf oder Abgerechnet. Ein Schlosssymbol markiert Einträge, die nicht mehr geändert werden dürfen.

Mehrere Einträge auswählen

  1. Öffnen Sie Aktivitäten und grenzen Sie die Liste über die Filter in der linken Spalte auf die gewünschten Einträge ein.
  2. Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile. Ganz links in der Zeile erscheint ein Kontrollkästchen. Klicken Sie es an, um den Eintrag auszuwählen. Wiederholen Sie das für jeden weiteren Eintrag.
  3. Alternativ öffnen Sie über der Liste rechts das Symbol mit den drei Punkten und wählen Alle auswählen. Damit markieren Sie alle Einträge, die der aktuelle Filter zurückgibt. Über Alle abwählen im selben Menü heben Sie die Auswahl wieder auf.
  4. Sobald mindestens ein Eintrag ausgewählt ist, erscheinen oben links über der Liste die Symbole für die Sammelaktionen — sie ersetzen dort das Plus-Symbol zum Anlegen neuer Einträge.

Im selben Menü liegt auch Nach Excel exportieren. Das ist oft der schnellste Weg, wenn Sie die ausgewählten Einträge nur prüfen oder weitergeben, aber nicht ändern wollen.

Welche Einträge sich nicht auswählen lassen

Zeilen mit dem Kennzeichen Abgerechnet oder Im Rechnungsentwurf sind gesperrt. Bei ihnen erscheint beim Überfahren mit der Maus kein Kontrollkästchen — sie liegen bereits auf einer Rechnung und dürfen sich nicht mehr verändern.

Einträge mit dem Kennzeichen Abgeschlossene Periode sind auf ein Datum in einer abgeschlossenen Buchungsperiode gebucht. Ihr Inhalt lässt sich nicht mehr ändern; löschen können Sie sie weiterhin.

Duplizieren

Mit Duplizieren legen Sie zu jedem ausgewählten Eintrag eine Kopie an. Das ist der übliche Weg für wiederkehrende Leistungen: einmal sauber erfasst, dann vervielfältigt und in den Kopien nur noch Datum und Beschreibung angepasst.

  1. Wählen Sie die gewünschten Zeiteinträge aus.
  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste über der Liste auf Duplizieren.
  3. Bestätigen Sie die Rückfrage Sind Sie sicher, dass Sie die ausgewählten Aktivitäten duplizieren wollen? mit Bestätigen.

Ein Fortschrittsfenster zeigt an, wie viele Einträge verarbeitet wurden. Danach stehen die Kopien in der Liste.

Hinweis: Für Auslagen, die nach den deutschen Abrechnungsregeln erfasst wurden, wird Duplizieren nicht angeboten. Eine Kopie würde die gespeicherte Erfassung samt Einordnung, Rechtsgrundlage und Steuersätzen unverändert wiederholen, ohne dass Sie diese Angaben im Kopiervorgang prüfen könnten. Erfassen Sie solche Auslagen stattdessen neu. Ist auch nur eine solche Auslage in Ihrer Auswahl enthalten, verschwindet Duplizieren aus der Aktionsleiste — wählen Sie in diesem Fall nur Zeiteinträge aus.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Zeiteinträge und Auslagen duplizieren.

Elemente löschen

  1. Wählen Sie die zu löschenden Einträge aus.
  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste über der Liste auf Elemente löschen.
  3. Im Fenster Bestätigung lesen Sie den Warnhinweis WARNUNG: Diese Aktion ist dauerhaft. und die Rückfrage Sind Sie sicher, dass Sie die ausgewählten Zeiteinträge entfernen möchten?
  4. Klicken Sie auf Bestätigen, um zu löschen, oder auf Abbrechen, um die Auswahl unverändert zu lassen.

Ein Fortschrittsfenster begleitet den Löschlauf und meldet am Ende, wie viele Einträge verarbeitet wurden.

Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen. Die Angaben der gelöschten Einträge — Datum, Typ, Beschreibung, Erfasst von, Akte, Mandant und Stundensatz — bleiben nirgends in Amberlo erhalten. Prüfen Sie die Auswahl daher vor dem Bestätigen, am besten in der Listenansicht mit eingeblendeter Beschreibung.

Bereits abgerechnete Einträge und Einträge auf einem Rechnungsentwurf lassen sich gar nicht erst auswählen und können daher auch nicht versehentlich mitgelöscht werden.

Inhalte ändern: jeden Eintrag einzeln öffnen

Für alle inhaltlichen Änderungen gilt in der deutschen Fassung der Einzelweg:

  1. Öffnen Sie Aktivitäten und filtern Sie die betroffenen Einträge heraus — etwa über Akte, Datum oder Aktivitätstyp.
  2. Klicken Sie eine Zeile an. Der Eintrag öffnet sich im Bearbeitungsdialog.
  3. Ändern Sie die gewünschten Felder und klicken Sie auf Speichern.
  4. Gehen Sie so die gefilterte Liste durch.

Zwei Hinweise, die den Einzelweg spürbar abkürzen:

  • Filtern Sie so eng wie möglich. Wenn Sie etwa Zeiten auf die falsche Akte gebucht haben, filtern Sie auf genau diese Akte und das betroffene Datum. Sie arbeiten dann eine kurze, eindeutige Liste ab statt der gesamten Erfassung.
  • Falsche Honorare sind oft ein Stammdatenthema. Wenn regelmäßig ein falscher Stundensatz gezogen wird, lohnt der Blick in Einstellungen > Kanzleihonorare. Die dort hinterlegten Honorare wirken auf alle künftigen Erfassungen — das erspart Ihnen die nachträgliche Korrektur einzelner Einträge.

Bereits erstellte Rechnungen bearbeiten Sie nicht hier, sondern im Rechnungsbuch. Solange eine Position auf einer Rechnung oder einem Rechnungsentwurf liegt, ist sie in Aktivitäten gesperrt.

Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an . Wir freuen uns über jede Rückmeldung!