Warum filtern?
Ein Kalender füllt sich schnell: Termine, Aufgaben, Fristen, Wiedervorlagen und Einträge mit erfasster Zeit liegen übereinander. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, blenden Sie mit einem oder mehreren Filtern alles aus, was Sie gerade nicht brauchen.
Wo Sie die Filter finden
Öffnen Sie das Modul Planung und wechseln Sie in die Kalenderansicht. Die Filter finden Sie dauerhaft in der linken Spalte. Zu Beginn ist kein Filter gesetzt – Sie sehen also zunächst alle Einträge, die für Sie sichtbar sind.
Den angezeigten Zeitraum steuern Sie nicht über die Filter, sondern über die Kalendernavigation: oben mittig über die Ansichten TAG, WOCHE, MONAT und AGENDA, oben rechts über HEUTE und die beiden Pfeilschaltflächen.
Freitextsuche
Ganz oben in der linken Spalte steht das Suchfeld mit der Platzhalterschrift Suchen.
- Klicken Sie in das Feld Suchen.
- Geben Sie den gesuchten Begriff ein, zum Beispiel den Betreff einer Besprechung.
- Drücken Sie die Eingabetaste.
Amberlo durchsucht daraufhin alle Kalendereinträge nach dem eingegebenen Text. Die Freitextsuche lässt sich mit beliebig vielen Facetten kombinieren.
Gespeicherte Filter
Direkt unter dem Suchfeld liegt die Liste GESPEICHERTE FILTER. Die Zahl in Klammern davor zeigt an, wie viele Filter bereits für Sie hinterlegt sind. Klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand, um die Liste aufzuklappen und einen gespeicherten Filter mit einem Klick anzuwenden.
Filter speichern und leeren
In der Zeile darunter stehen zwei Aktionen:
- SPEICHERN – sichert die aktuell gesetzte Filterkombination unter einem Filternamen, damit Sie sie später erneut anwenden können.
- LEEREN – setzt sämtliche gesetzten Filter zurück und zeigt wieder alle Einträge an.
Welche Kalender angezeigt werden
Darunter steuern Sie, wessen Kalender im Raster erscheint:
- MEIN KALENDER – Ihr eigener Kalender, standardmäßig angehakt.
- ANDERE KALENDER – die Kalender Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Setzen Sie das Häkchen vor den gewünschten Namen, um einen weiteren Kalender einzublenden.
Die Filterfacetten im Überblick
Jede Facette lässt sich über den Pfeil am rechten Rand auf- und zuklappen. Innerhalb einer Facette wählen Sie in der Regel mehrere Werte gleichzeitig aus; mehrere Facetten wirken zusammen. Welche Facetten angeboten werden, hängt von Ihren freigeschalteten Modulen und Ihren benutzerdefinierten Feldern ab.
| Facette | Auswahl | Bedeutung |
|---|---|---|
| Zuweisungen | Mir zugewiesen, Von mir delegiert | Zeigt Einträge, die Ihnen zugewiesen sind, beziehungsweise solche, die Sie an andere Benutzer delegiert haben. |
| Ersteller/Organisator | Benutzer | Zeigt Einträge, die von den gewählten Benutzern angelegt beziehungsweise organisiert werden. |
| Startdatum | Zeitraum | Zeigt Einträge nach ihrem Startzeitpunkt. |
| Fälligkeits- (End-)Datum | Zeitraum | Zeigt Einträge nach ihrem End- beziehungsweise Fälligkeitszeitpunkt – praktisch, um zu sehen, was wann fertig sein muss. |
| Zugewiesen an | Benutzer | Zeigt Einträge, die den gewählten Benutzern zugewiesen sind. |
| Kategorie | Kategoriebezeichnung | Zeigt Einträge der gewählten Kategorie. Die Kategorien pflegen Sie unter Einstellungen > Planung. |
| Typ | Termin, Aufgabe, Frist, Wiedervorlage | Zeigt nur die gewählte Eintragsart. Frist und Wiedervorlage stehen zur Verfügung, wenn die entsprechenden Module für Ihre Kanzlei freigeschaltet sind. |
| Status | Offen, Abgeschlossen | Zeigt Einträge mit dem gewählten Status. |
| Verknüpfter Kontakt | Kontakte | Zeigt Einträge, die mit dem gewählten Kontakt verknüpft sind. |
| Verknüpfte Akte | Akten | Zeigt Einträge, die mit der gewählten Akte verknüpft sind. |
| Kontaktzuweisung | Benutzer | Zeigt Einträge zu Kontakten, denen die gewählten Benutzer zugewiesen sind. |
| Aktenzuweisung | Benutzer | Zeigt Einträge zu Akten, denen die gewählten Benutzer zugewiesen sind. |
| Erstellt | Zeitraum | Zeigt Einträge nach ihrem Anlagedatum. |
| Erstellt von | Benutzer | Zeigt Einträge, die von den gewählten Benutzern angelegt wurden. |
| Erfasste Zeit (min) | Zeitspanne in Minuten | Zeigt Einträge, auf die Zeit gebucht wurde und deren Summe im Bereich Von bis Bis liegt. |
Zeiträume auswählen
Bei den Datumsfacetten – Startdatum, Fälligkeits- (End-)Datum und Erstellt – wählen Sie entweder einen vordefinierten Zeitraum wie Heute, Morgen, Gestern, Diese Woche, Nächste Woche, Letzte Woche, Diesen Monat oder Letzter Monat, oder Sie greifen zu Benutzerdefiniert und tragen bei Von und Bis ein eigenes Datum ein.
Tipps aus der Praxis
- Filterkombinationen, die Sie regelmäßig brauchen – etwa Typ = Aufgabe zusammen mit Status = Offen und Zugewiesen an = Ihr Name –, lohnen sich als gespeicherter Filter über SPEICHERN.
- Bleibt ein Ergebnis unerwartet leer, wirkt meist noch ein Filter aus einer zugeklappten Facette. Ein Klick auf LEEREN schafft Klarheit.
- Die Filter wirken nur auf die Anzeige. Es werden keine Einträge verändert oder gelöscht.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!