Wie erfasse ich Zeiten im Dashboard?

Das Dashboard ist die Seite, auf der Sie morgens landen. Von hier aus können Sie eine Leistung sofort festhalten, ohne vorher die passende Akte zu öffnen. Das ist der schnellste Weg — dafür müssen Sie die Zuordnung zur Akte selbst vornehmen.

So erfassen Sie einen Zeiteintrag aus dem Dashboard

1. Öffnen Sie das Dashboard. Sie erreichen es jederzeit über das erste Symbol rechts neben dem Amberlo-Logo in der oberen Menüleiste; die Seitenüberschrift lautet Dashboard.
2. Klicken Sie rechts oben in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche + (1). Sie steht links neben dem Suchfeld Suche nach allem ….
3. Amberlo öffnet das Panel NEU HINZUFÜGEN. Wählen Sie dort Zeit erfassen (2).
4. Amberlo öffnet das Fenster Zeit erfassen. Füllen Sie die Felder aus, wie im nächsten Abschnitt beschrieben, und klicken Sie auf SPEICHERN.

Was Sie im Fenster Zeit erfassen eintragen

Die Nummern entsprechen der Abbildung:

1. Zeit: Tragen Sie die Dauer Ihrer Leistung ein, zum Beispiel 1:30. Amberlo zeigt sie als 1h 30min an.
2. Datum: Vorbelegt ist der heutige Tag. Tragen Sie eine Leistung nach, ändern Sie das Datum entsprechend.
3. Typ: Wählen Sie die Art der Tätigkeit, etwa Aktenbearbeitung, Beratung, Schriftsatz oder Telefontermin.
4. Beschreibung: Beschreiben Sie Ihre Leistung, zum Beispiel „Entwurf Kaufvertrag, Abstimmung mit Mandantin“. Die Beschreibung erscheint später auf der Rechnung im Rechnungsbuch — formulieren Sie sie deshalb so, wie Ihre Mandantschaft sie lesen soll.
5. Verbunden mit: Wählen Sie, wozu die Leistung gehört: in der Regel eine Akte, alternativ einen Kontakt (natürliche oder juristische Person) oder eine Aufgabe bzw. einen Termin. Solange nichts ausgewählt ist, zeigt das Feld den Platzhalter Objekt auswählen…. Tippen Sie einige Buchstaben der Bezeichnung ein und wählen Sie den Treffer aus der Liste.
6. Fakturierbar: Ist das Häkchen gesetzt, wird die Leistung abgerechnet. Mit den Optionen darunter — nicht abrechenbar, Pauschalhonorar und Aufpreis — legen Sie bei Bedarf eine besondere Abrechnungsart fest. Die Fakturierbare Zeit übernimmt Amberlo aus dem Feld Zeit; Sie können sie kürzen, wenn Sie weniger berechnen möchten, als Sie gearbeitet haben.
7. Stundensatz: Amberlo schlägt den hinterlegten Stundensatz vor. Er richtet sich nach der Person unter Verantwortlich, dem gewählten Typ und der verbundenen Akte. Für diesen einen Eintrag können Sie ihn überschreiben. Unter Insgesamt rechnet Amberlo den Betrag aus — im Beispiel 1,5 Stunden zu 150,00 ergeben 225,00.
8. SPEICHERN: Klicken Sie auf SPEICHERN, um den Zeiteintrag anzulegen. Mit ABBRECHEN schließen Sie das Fenster, ohne zu speichern.

Das Feld Verantwortlich ist mit Ihrem Namen vorbelegt. Erfassen Sie die Leistung für eine Kollegin oder einen Kollegen, wählen Sie dort die betreffende Person aus. Unter Erfasst von steht, wer den Eintrag angelegt hat.

Wichtig: die Zuordnung müssen Sie selbst setzen

Erfassen Sie Zeit aus dem Dashboard heraus, weiß Amberlo noch nicht, wozu die Leistung gehört. Anders als beim Erfassen aus einer geöffneten Akte ist kein Bezug vorgegeben — das Feld Verbunden mit (5) ist zunächst leer.

Diesen Schritt sollten Sie nicht aufschieben. Ein Zeiteintrag ohne Bezug zu einer Akte erscheint später nicht in der Abrechnung dieser Akte und muss von Hand nachgepflegt werden — meist zu dem Zeitpunkt, an dem niemand mehr genau weiß, wofür die Viertelstunde angefallen ist.

Mitlaufende Zeiterfassung statt nachträglicher Eingabe

Rechts neben dem Suchfeld finden Sie zwei weitere Schaltflächen: ein Dreieck und eine Stoppuhr. Damit lassen Sie die Zeit während der Arbeit mitlaufen, statt sie anschließend aus dem Gedächtnis einzutragen. Ein Klick auf das Dreieck legt sofort einen Zeiteintrag ohne Bezug an und startet die Zeitmessung. Auch hier gilt: Setzen Sie den Bezug über Verbunden mit spätestens, wenn Sie die Zeiterfassung beenden. Fehlen beim Beenden noch Angaben wie die Beschreibung, öffnet Amberlo den Eintrag automatisch zur Bearbeitung.

Auch das Dreieck im Feld Zeit (1) startet die mitlaufende Zeiterfassung: Amberlo speichert den Eintrag dabei sofort und misst ab diesem Moment die Zeit. Füllen Sie Verbunden mit deshalb aus, bevor Sie auf das Dreieck klicken. Möchten Sie eine bereits erbrachte Leistung nachtragen, tippen Sie die Dauer stattdessen direkt in das Feld ein.

Wann sich welcher Weg lohnt

Der Weg über das Dashboard eignet sich, wenn Sie zwischen zwei Terminen schnell etwas festhalten wollen oder die Akte gerade nicht geöffnet ist.

Arbeiten Sie ohnehin in einer bestimmten Akte, erfassen Sie besser dort — dann ist die Akte im Formular bereits gesetzt und kann nicht versehentlich falsch zugeordnet werden. Wie das geht, beschreibt Wie erfasse ich Zeiten in einer Akte?. Einen Überblick über alle Stellen, an denen sich Zeit erfassen lässt, gibt Wo kann ich in Amberlo Zeit erfassen?.