Das Dashboard ist die Seite, auf der Sie morgens landen. Von hier aus können Sie eine Leistung sofort festhalten, ohne vorher die passende Akte zu suchen. Das ist der schnellste Weg — und zugleich der einzige, bei dem Sie die Zuordnung selbst vornehmen müssen.
So erfassen Sie einen Zeiteintrag aus dem Dashboard
- Öffnen Sie das Dashboard. Sie erreichen es jederzeit über das erste Symbol links in der oberen Menüleiste; die Seitenüberschrift lautet Dashboard.
- Klicken Sie rechts oben in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche +. Sie steht links neben dem Suchfeld Suche nach allem ….
- Amberlo öffnet das Panel NEU HINZUFÜGEN. Wählen Sie dort Zeit erfassen.
- Amberlo öffnet das Formular für einen neuen Zeiteintrag.
- Tragen Sie Ihre Angaben ein und klicken Sie auf Speichern.
Die Abbildung zeigt das Dashboard im Ausgangszustand. Die Schaltfläche + aus Schritt 2 liegt rechts oben, unmittelbar links vom Suchfeld. Das Panel NEU HINZUFÜGEN aus Schritt 3 und das Formular aus Schritt 4 öffnen sich erst nach dem Klick und sind hier deshalb nicht abgebildet.
Wichtig: die Zuordnung müssen Sie selbst setzen
Erfassen Sie Zeit aus dem Dashboard oder aus Aktivitäten heraus, dann weiß Amberlo noch nicht, wozu die Leistung gehört. Anders als beim Erfassen aus einer geöffneten Akte ist kein Bezug vorgegeben.
Öffnen Sie im Formular deshalb den Bereich Verbunden mit und wählen Sie dort aus, worauf sich der Eintrag bezieht — eine Akte oder einen Kontakt.
Diesen Schritt sollten Sie nicht aufschieben. Ein Zeiteintrag ohne Bezug zu einer Akte erscheint später nicht in der Abrechnung dieser Akte und muss von Hand nachgepflegt werden — meist zu dem Zeitpunkt, an dem niemand mehr genau weiß, wofür die Viertelstunde angefallen ist.
Was Sie im Formular eintragen
Erfasst werden immer Datum, Zeit und eine Beschreibung Ihrer Leistung. Die Beschreibung erscheint später auf der Rechnung im Rechnungsbuch — formulieren Sie sie deshalb so, wie Ihre Mandantschaft sie lesen soll.
Darüber hinaus legen Sie fest, ob die Leistung Fakturierbar ist, und können den Stundensatz für diesen einen Eintrag abweichend setzen. Ist kein abweichender Satz gesetzt, gilt der Satz, der für die Akte hinterlegt ist.
Mitlaufende Zeiterfassung statt nachträglicher Eingabe
Rechts neben dem Suchfeld finden Sie zwei weitere Schaltflächen: ein Dreieck und eine Stoppuhr. Damit lassen Sie die Zeit während der Arbeit mitlaufen, statt sie anschließend aus dem Gedächtnis einzutragen. Auch hier gilt: Der Bezug über Verbunden mit muss gesetzt werden, bevor der Eintrag gespeichert wird.
Wann sich welcher Weg lohnt
Der Weg über das Dashboard eignet sich, wenn Sie zwischen zwei Terminen schnell etwas festhalten wollen oder die Akte gerade nicht geöffnet ist.
Arbeiten Sie ohnehin in einer bestimmten Akte, erfassen Sie besser dort — dann ist die Akte im Formular bereits gesetzt und kann nicht versehentlich falsch zugeordnet werden. Wie das geht, beschreibt Wie erfasse ich Zeiten in einer Akte?. Einen Überblick über alle Stellen, an denen sich Zeit erfassen lässt, gibt Wo kann ich in Amberlo Zeit erfassen?.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!