Ja. Amberlo kann Termine so lange offen halten, bis Sie sie ausdrücklich abschließen. Dafür gibt es die Einstellung Termine müssen manuell geschlossen werden. Ist sie eingeschaltet, erscheint an jedem Termin die zusätzliche Schaltfläche Termin schließen — erst ein Klick darauf setzt den Termin auf den Status Abgeschlossen.
Das lohnt sich vor allem dann, wenn an einen Termin noch etwas anhängt: die tatsächlich aufgewendete Zeit, ein Vermerk oder eine Folgeaufgabe. Beim Schließen fragt Amberlo beides in einem Schritt ab, sodass nichts liegen bleibt.
Die Funktion einschalten
Diese Einstellung gilt für die gesamte Kanzlei und lässt sich nur mit Administratorrechten ändern. Ist sie ausgeschaltet, schließt Amberlo vergangene Termine automatisch.
Klicken Sie zunächst oben rechts auf Ihr Benutzerkürzel und wählen Sie Einstellungen. Danach gehen Sie so vor:
- Wählen Sie in der linken Spalte unter ANPASSEN den Eintrag Planung (1).
- Amberlo öffnet die Seite Planung mit dem Reiter ALLGEMEIN (2). Ist ein anderer Reiter aktiv, klicken Sie auf ALLGEMEIN.
- Setzen Sie im Abschnitt Terminseinstellungen das Häkchen bei Termine müssen manuell geschlossen werden (3).
- Klicken Sie oben rechts auf SPEICHERN (4). Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn Sie eine Einstellung geändert haben.
Hinweis: Solange Sie nicht auf SPEICHERN klicken, bleibt alles beim Alten. Mit ABBRECHEN verwerfen Sie die Änderung.
Einen Termin manuell schließen
Sobald die Funktion aktiv ist, finden Sie die neue Schaltfläche an jedem Termin:
- Öffnen Sie den Termin in der Planung oder in der Akte. Amberlo zeigt das Fenster Terminangaben.
- Klicken Sie im Kopfbereich des Fensters auf Termin schließen.
- Amberlo öffnet den Dialog Termin schließen. Ergänzen Sie hier, was zum Termin noch festzuhalten ist.
- Bestätigen Sie mit Termin schließen.
Im Dialog stehen Ihnen zwei Kontrollkästchen zur Verfügung:
- Zeit erfassen — setzen Sie das Häkchen, wenn Sie die aufgewendete Zeit gleich als Zeiteintrag buchen möchten. Der Eintrag wird der Akte zugeordnet und steht später für die Abrechnung im Rechnungsbuch zur Verfügung. So geht keine abrechenbare Minute verloren, nur weil der Termin vorbei ist.
- Neue Aufgabe/Termin erstellen — setzen Sie das Häkchen, wenn sich aus dem Termin etwas Weiteres ergibt, etwa eine Rückfrage beim Mandanten oder der nächste Besprechungstermin. Amberlo legt die Folgeaktivität direkt im Anschluss an.
Beide Kästchen sind unabhängig voneinander: Sie können nur die Zeit erfassen, nur eine Folgeaktivität anlegen, beides tun oder den Termin ohne weitere Angaben schließen.
Einen geschlossenen Termin wieder öffnen
Haben Sie einen Termin versehentlich geschlossen oder ergibt sich nachträglich noch etwas, öffnen Sie ihn erneut und nutzen die Schaltfläche Wiedereröffnen. Der Termin wechselt damit zurück auf Offen.
Die Funktion wieder ausschalten
Der Weg ist derselbe wie beim Einschalten: Einstellungen > Planung > Reiter ALLGEMEIN, Häkchen bei Termine müssen manuell geschlossen werden entfernen und auf SPEICHERN klicken.
Amberlo blendet daraufhin den Hinweis Überfällige Termine werden geschlossen ein: Alle noch offenen Termine, die in der Vergangenheit liegen, werden geschlossen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Erst wenn Sie den Hinweis bestätigen, wird die Einstellung gespeichert. Die Schaltfläche Termin schließen verschwindet danach wieder aus den Terminen.
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