Wie lege ich die Einstellungen für die Kontakt-ID fest?

Mit der Kontakt-ID erhält jeder Kontakt in Amberlo eine eigene, eindeutige Nummer – nach demselben Prinzip, nach dem Ihre Akten bereits nummeriert werden. Das Format dieser Nummer bestimmen Sie selbst: Sie hinterlegen einmalig eine Formel in den Einstellungen, und Amberlo vergibt die Kontakt-ID anschließend automatisch an jeden neu angelegten Kontakt.

Die Kontakt-ID ist für alle Kontakte vorgesehen – für neue ebenso wie für bereits vorhandene. Damit auch Ihr bestehender Kontaktbestand eine Nummer erhält, stoßen Sie die Vergabe einmalig selbst an. Das Ergebnis ist eine durchgängig nummerierte, systematisch geordnete Kontaktliste, in der sich einzelne Kontakte schneller wiederfinden lassen.

Wo die Kontakt-ID erscheint

Die Nummer wird im Kontakt selbst als Feld Kontakt-ID angezeigt. In der Kontaktliste steht sie bei jedem Eintrag unter Kontakt-ID:, und über das Suchfeld finden Sie einen Kontakt auch über seine Kontakt-ID. In der Tabellenansicht gibt es die Spalte Kontakt-ID, nach der Sie sortieren und filtern können.

Die Nummerierung für Kontakte öffnen

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzersymbol und wählen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie in der linken Spalte unter der Überschrift ANPASSEN den Eintrag Kontakte.
3. Öffnen Sie in der Registerleiste oberhalb des Inhalts das Register NUMMERIERUNG (1).

Im Register finden Sie ganz oben außerdem das Kontrollkästchen Bearbeiten der Kontakt-ID deaktivieren. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Kontakt-ID im Kontakt nicht mehr von Hand geändert werden soll, sondern ausschließlich nach Ihrer Formel vergeben wird.

Die Formel für die Kontaktnummerierung festlegen

Die Kontakt-ID setzt sich aus zwei Einstellungen zusammen:

• Anzeige von Zahlen (2) legt fest, mit wie vielen Stellen die laufende Nummer angezeigt wird. Zur Auswahl stehen 1, 01, 001, 0001, 00001, 000001 und 0000001. Mit 00001 wird aus der Zahl 51 zum Beispiel 00051.
• Standardformat der Kontaktnummerierung (3) enthält die eigentliche Formel. In der Abbildung ist das nur der Baustein nr, also eine fortlaufende Zahl.

Welche Bausteine Sie in der Formel verwenden können, erklärt der Abschnitt Erläuterung des Nummerierungsformats: (5) unterhalb der Felder:

• nr – nächste Zahl, von Anfang an gezählt (z. B. 1,2,3 …)
• nr_y – nächste Zahl, gezählt vom Jahresanfang an
• nr_m – nächste Zahl, gezählt vom Monatsanfang an
• nr_d – nächste gezählte Zahl an einem bestimmten Datum
• yyyy – vierstelliges Jahr, z. B. 2011 (in der Erläuterung als jjjj aufgeführt)
• yy – zweistelliges Jahr, z. B. 11
• mm – Monat
• dd – Tag

Alles, was Sie zusätzlich eintippen – Bindestriche, Schrägstriche, ein Kanzleikürzel –, übernimmt Amberlo unverändert in die Nummer, sofern es keine der Buchstabenfolgen der Platzhalter enthält (siehe unten). Die Stellenzahl aus Anzeige von Zahlen (2) gilt dabei für jeden Zähler in der Formel: Mit der Einstellung 00001 aus der Abbildung wird aus yyyy/nr_y zum Beispiel 2026/00001, 2026/00002, 2026/00003, aus K-nr wird K-00001, K-00002, K-00003. Mit der Einstellung 1 ergibt K-nr dagegen K-1, K-2, K-3.

Wichtig zu den Platzhaltern

Die Platzhalter selbst bleiben englisch: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr_y, nr_m, nr_d. An einigen Stellen der Oberfläche erscheinen sie stattdessen als jjjj, jj oder tt – diese Schreibweisen funktionieren in der Formel nicht.

Amberlo ersetzt die Platzhalter überall in der Formel, auch mitten in einem Wort, unterscheidet dabei aber zwischen Groß- und Kleinschreibung. Enthält Ihr eigener Text in Kleinbuchstaben eine der Folgen yy, mm, dd oder nr, wird daraus ebenfalls ein Datum oder eine Zahl. Schreiben Sie Kürzel deshalb in Großbuchstaben, zum Beispiel KAMMER-nr statt Kammer-nr – sonst würde aus dem mm in „Kammer“ der Monat.

Das Ergebnis vorab prüfen

Sobald die Formel eingetragen ist, zeigt Amberlo unter Beispiel für den nächsten Kontakt (4) an, wie die nächste Nummer konkret aussehen wird. Diese Vorschau ist Ihre Kontrolle: Stimmt sie nicht mit Ihrer Erwartung überein, passen Sie die Formel an, bevor Sie weitermachen. Speichern Sie die Einstellung anschließend oben rechts über Speichern (6). Solange Sie nichts geändert haben, ist die Schaltfläche ausgegraut.

Kontakt-IDs für bestehende Kontakte erzeugen

Die Formel gilt zunächst nur für Kontakte, die Sie ab jetzt neu anlegen. Um auch Ihren vorhandenen Kontaktbestand zu nummerieren, klicken Sie im selben Register auf Erzeugen von Kontakt-IDs für bestehende Kontakte (7).

Amberlo vergibt die Nummern daraufhin an alle bestehenden Kontakte, die noch keine Kontakt-ID haben – im Wesentlichen in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Bereits vorhandene Kontakt-IDs, etwa von Hand eingetragene oder importierte, bleiben unverändert.

Bitte beachten Sie

Nach einer erfolgreichen Erzeugung lassen sich die Kontakt-IDs für bestehende Kontakte nicht erneut erzeugen. Prüfen Sie deshalb die Formel und die Vorschau sorgfältig, bevor Sie die Schaltfläche betätigen.

Ist die Schaltfläche ausgegraut und nicht anklickbar, wurden die Kontakt-IDs bereits erzeugt, die Erzeugung läuft gerade noch, oder es gibt keinen Kontakt ohne Kontakt-ID.