Mit der Kontakt-ID erhält jeder Kontakt in Amberlo eine eigene, eindeutige Nummer – nach demselben Prinzip, nach dem Ihre Akten bereits nummeriert werden. Das Format dieser Nummer bestimmen Sie selbst: Sie hinterlegen einmalig eine Formel in den Einstellungen, und Amberlo vergibt die Kontakt-ID anschließend automatisch an jeden neu angelegten Kontakt.
Die Kontakt-ID ist für alle Kontakte vorgesehen – für neue ebenso wie für bereits vorhandene. Damit auch Ihr bestehender Kontaktbestand eine Nummer erhält, stoßen Sie die Vergabe einmalig selbst an. Das Ergebnis ist eine durchgängig nummerierte, systematisch geordnete Kontaktliste, in der sich einzelne Kontakte schneller wiederfinden lassen.
Wo die Kontakt-ID erscheint
Die Nummer wird im Kontakt selbst als Feld Kontakt-ID angezeigt. In der Kontaktliste können Sie die Spalte Kontakt-ID einblenden und danach suchen und sortieren.
Die Nummerierung für Kontakte öffnen
Die Nummerierung ist nicht von vornherein aktiv. Sie schalten sie bewusst frei, damit Sie vorher eine Formel festlegen können, die zu Ihrer Kanzlei passt.
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzersymbol und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie in der linken Spalte unter der Überschrift ANPASSEN den Eintrag Kontakte.
- Öffnen Sie in der Registerleiste oberhalb des Inhalts das Register NUMMERIERUNG.
Der Screenshot zeigt die Seite Kontakte beim Öffnen, also das Register BENUTZERDEFINIERTE FELDER. Das Register NUMMERIERUNG ist das dritte in derselben Registerleiste.
Die Formel für die Kontaktnummerierung festlegen
Im Register NUMMERIERUNG tragen Sie das gewünschte Format in das Feld Standardformat der Kontaktnummerierung ein.
Welche Bausteine Sie dabei verwenden können, erklärt der Abschnitt Erläuterung des Nummerierungsformats: direkt unter dem Feld:
- nr – nächste Zahl, von Anfang an gezählt (z. B. 1,2,3 …)
- nr_y – nächste Zahl, gezählt vom Jahresanfang an
- nr_m – nächste Zahl, gezählt vom Monatsanfang an
- nr_d – nächste gezählte Zahl an einem bestimmten Datum
- yyyy – vierstelliges Jahr, z. B. 2011
- yy – zweistelliges Jahr, z. B. 11
- mm – Monat
- dd – Tag
Alles, was Sie zusätzlich eintippen – Bindestriche, Schrägstriche,
ein Kanzleikürzel – übernimmt Amberlo unverändert in die Nummer. Aus
yyyy/nr_y wird zum Beispiel 2026/1,
2026/2, 2026/3, aus K-nr wird
K-1, K-2, K-3.
Wichtig zu den Platzhaltern
Die Platzhalter selbst bleiben englisch: yyyy,
yy, mm, dd,
nr, nr_y, nr_m,
nr_d. In der deutschen Oberfläche sind sie an einigen
Stellen mitübersetzt und erscheinen dort als jjjj,
jj oder tt – diese Schreibweisen funktionieren
in der Formel nicht.
Das Ergebnis vorab prüfen
Sobald die Formel eingetragen ist, zeigt Amberlo unter Beispiel für den nächsten Kontakt an, wie die nächste Nummer konkret aussehen wird. Diese Vorschau ist Ihre Kontrolle: Stimmt sie nicht mit Ihrer Erwartung überein, passen Sie die Formel an, bevor Sie weitermachen. Speichern Sie die Einstellung anschließend über Speichern.
Kontakt-IDs für bestehende Kontakte erzeugen
Die Formel gilt zunächst nur für Kontakte, die Sie ab jetzt neu anlegen. Um auch Ihren vorhandenen Kontaktbestand zu nummerieren, klicken Sie im selben Register auf Erzeugen von Kontakt-IDs für bestehende Kontakte.
Amberlo vergibt die Nummern daraufhin an alle bestehenden Kontakte – in der Reihenfolge, in der die Kontakte ursprünglich angelegt wurden.
Bitte beachten Sie
Die Kontakt-ID lässt sich nicht erneut erzeugen. Prüfen Sie deshalb die Formel und die Vorschau sorgfältig, bevor Sie die Schaltfläche betätigen.
Ist die Schaltfläche ausgegraut und nicht anklickbar, wurden die Kontakt-IDs für Ihre bestehenden Kontakte bereits vergeben.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!