An einem Kontakt halten Sie fest, wer ihn vertritt und welche Personen und Organisationen zu ihm gehören – zum Beispiel den Geschäftsführer einer GmbH, ihre Mitarbeitenden und weitere Ansprechpartner. Jede Verknüpfung erhält eine Funktion und eine Art. So ist auf einen Blick zu erkennen, in welchem Verhältnis die Kontakte zueinander stehen, und die Verbindung ist bei beiden Kontakten sichtbar.
Die Bilder in diesem Artikel zeigen als Beispiel die juristische Person Albrecht & Partner mit ihrem Geschäftsführer Stefan Albrecht und den Mitarbeitenden Petra Lindner und Tobias Kern.
Was Sie an einem Kontakt festhalten können
Amberlo unterscheidet zwei Arten von Verknüpfungen:
- Vertreten durch – wer für den Kontakt handelt, zum Beispiel die Geschäftsführung einer GmbH, ein Prokurist oder der Betreuer einer natürlichen Person. Zu jedem Eintrag wählen Sie eine Funktion und die Art des Vertreters: gesetzliche Vertretung, organschaftliche Vertretung oder Vertretung durch Vollmacht.
- Verbunden mit – Mitarbeitende, Ansprechpartner und weitere Kontakte, mit denen Sie zu tun haben. Zu jedem Eintrag wählen Sie eine Funktion und die Art der Beziehung (intern oder extern). Zusätzlich können Sie einen Eintrag als Kontaktperson markieren und eine Kontaktperson als Hauptkontakt festlegen.
Sie können natürliche und juristische Personen miteinander verknüpfen. Welche Werte im Feld Funktion zur Auswahl stehen, hängt davon ab, ob Sie gerade eine natürliche oder eine juristische Person bearbeiten. Die Werte legt Ihre Kanzlei in den Einstellungen fest, wie im Abschnitt „Auswahlwerte für die Funktion festlegen“ weiter unten beschrieben.
Einen Kontakt verknüpfen
Legen Sie die Verknüpfung bei dem Kontakt an, dessen Vertreter oder Mitarbeitende Sie erfassen – bei einem Unternehmen also am Unternehmen. Beim verknüpften Kontakt erscheint die Verbindung danach automatisch.
- Öffnen Sie im Hauptmenü Kontakte und klicken Sie auf den Kontakt, zum Beispiel Albrecht & Partner.
- Klicken Sie in der rechten Spalte im Bereich Vertreter & verbundene Kontakte auf das Pluszeichen (+). Amberlo öffnet das Fenster Vertreter & zugehörige Kontakte mit den Abschnitten Vertreten durch und Verbunden mit.
- Einen Vertreter erfassen Sie unter Vertreten durch
(1): Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und füllen Sie die neue
Zeile aus.
- Kontakt: Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens ein und wählen Sie den Kontakt aus der Liste.
- Funktion: zum Beispiel Geschäftsführer.
- Art des Vertreters: zum Beispiel organschaftliche Vertretung.
- Mitarbeitende und weitere Kontakte erfassen Sie unter Verbunden mit (2): Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und wählen Sie Kontakt, Funktion und Art der Beziehung. Aktivieren Sie Kontaktperson, wenn Sie sich an diese Person wenden, und wählen Sie bei Ihrem wichtigsten Ansprechpartner zusätzlich Hauptkontakt. Hauptkontakt lässt sich erst wählen, wenn Kontaktperson aktiviert ist.
- Für weitere Einträge klicken Sie erneut auf HINZUFÜGEN. Eine Zeile, die Sie nicht brauchen, entfernen Sie über das Papierkorbsymbol rechts daneben.
- Klicken Sie auf SPEICHERN (3).
Ist der gesuchte Kontakt noch nicht angelegt, bietet das Feld Kontakt die Einträge Neue natürliche Person hinzufügen und Neue juristische Person hinzufügen an.
Das Fenster dient nur zum Hinzufügen: Bereits gespeicherte Verknüpfungen zeigt es nicht an. Wie Sie bestehende Einträge ändern, lesen Sie im Abschnitt „Eine Verknüpfung ändern oder entfernen“ weiter unten.
Den Abschnitt Vertreter & zugehörige Kontakte finden Sie auch beim Anlegen eines Kontakts auf den Seiten Neue natürliche Person und Neue juristische Person. Klicken Sie dort auf die Überschrift, um ihn aufzuklappen.
Wo die Verknüpfungen angezeigt werden
Am Kontakt selbst
Nach dem Speichern zeigt der Bereich Vertreter & verbundene Kontakte die Einträge in drei Gruppen:
- Über das Pluszeichen fügen Sie weitere Verknüpfungen hinzu.
- Vertritt listet die Kontakte, bei denen dieser Kontakt seinerseits eingetragen ist. Diese Gruppe füllt Amberlo automatisch. Bei Albrecht & Partner ist sie leer, deshalb steht dort Keine verbundenen Kontakte.
- Vertreten durch zeigt die Vertreter jeweils mit ihrer Funktion, hier Geschäftsführer Stefan Albrecht.
- Beschäftigung / Verbundene Kontakte zeigt die unter Verbunden mit erfassten Kontakte mit ihrer Funktion. Der Hauptkontakt trägt den Hinweis Hauptkontakt, jede weitere Kontaktperson den Hinweis Ansprechpartner.
Ein Klick auf einen Namen öffnet den verknüpften Kontakt. Sind dort eine Telefonnummer, eine Mobilnummer oder eine E-Mail-Adresse hinterlegt, zeigt Amberlo sie direkt unter dem Namen an.
Beim verknüpften Kontakt
Sie legen jede Verknüpfung nur einmal an. Öffnen Sie anschließend den Kontakt von Stefan Albrecht, steht Albrecht & Partner dort unter Vertritt – mit der Funktion, die Sie beim Unternehmen gewählt haben.
In der Kontaktliste
In der Kontaktliste steht unter dem Namen eines verknüpften Kontakts, zu welchem Kontakt er gehört, bei Petra Lindner zum Beispiel „Arbeitet bei Albrecht & Partner“. Ein Klick auf den Namen der Organisation öffnet deren Kontakt.
Eine Verknüpfung ändern oder entfernen
Bestehende Einträge bearbeiten Sie auf der Bearbeitungsseite des Kontakts:
- Klicken Sie auf dem Kontakt oben rechts auf BEARBEITEN. Amberlo öffnet die Seite Kontakt bearbeiten.
- Klicken Sie auf die Überschrift Vertreter & zugehörige Kontakte, um den Abschnitt aufzuklappen (1). Er zeigt alle gespeicherten Einträge unter Vertreten durch und Verbunden mit.
- Ändern Sie Kontakt, Funktion, Art des Vertreters oder Art der Beziehung direkt in der jeweiligen Zeile, und setzen oder entfernen Sie Kontaktperson und Hauptkontakt. Über das Papierkorbsymbol entfernen Sie einen Eintrag (2), über HINZUFÜGEN ergänzen Sie einen neuen (3).
- Klicken Sie oben rechts auf SPEICHERN.
Wenn Sie einen Eintrag entfernen, löschen Sie nur die Verknüpfung. Der verknüpfte Kontakt selbst bleibt erhalten.
Auswahlwerte für die Funktion festlegen
Die Werte im Feld Funktion pflegt Ihre Kanzlei zentral in den Einstellungen:
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzersymbol und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie in der linken Spalte unter ANPASSEN den Eintrag Kontakte und öffnen Sie das Register DROPDOWN-LISTEN.
- Klicken Sie auf die gewünschte Liste:
- Vertreten durch - Funktion für natürliche Person
- Vertreten durch - Funktion für juristische Person
- Verbunden mit - Funktion für natürliche Person
- Verbunden mit - Funktion für juristische Person
- Im Fenster, das sich öffnet, tragen Sie neue Werte in das Feld Neuen Feldwert hier eingeben … ein, ändern bestehende Werte oder entfernen sie über das Papierkorbsymbol. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.
In derselben Übersicht finden Sie die Listen Art der Vertretung (die Werte für das Feld Art des Vertreters) und Art der Beziehung. Ihre Werte sind von Amberlo vorgegeben und lassen sich nicht umbenennen.
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