Zu einer Akte gehören selten nur zwei Beteiligte. Daran hängen Geschäftsführerinnen, Sachbearbeiter, Ansprechpartner, Vertreter, Angehörige – und diese Verbindungen kommen nach und nach dazu, oft erst Wochen nach dem ersten Kontakt. In Amberlo halten Sie solche Verbindungen direkt am Kontakt fest. Danach sind sie durchsuchbar, filterbar und auf einen Blick zu erkennen.
Warum sich das lohnt
- Sie sehen am Kontakt eines Unternehmens sofort, welche Personen dort arbeiten – und am Kontakt einer Person, zu welchem Unternehmen sie gehört.
- Die Kontaktliste zeigt die Verbindung direkt unter dem Namen an, ohne dass Sie den Kontakt öffnen müssen.
- Sie können die Kontaktliste über den Filter Beziehungstyp nach Art der Verbindung einschränken.
- Für die Kollisionsprüfung ist ein gepflegter Kontaktbestand die Grundlage: Je genauer die Verbindungen zwischen Personen und Organisationen erfasst sind, desto aussagekräftiger ist das, was Ihnen die Prüfung anzeigt.
Einen verknüpften Kontakt hinzufügen
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Symbol Kontakte und öffnen Sie den Kontakt, an dem Sie die Verbindung festhalten wollen – zum Beispiel das Unternehmen, für das Sie eine Mitarbeiterin ergänzen möchten.
- Gehen Sie auf der Kontaktseite zum Abschnitt Mitarbeiter / Verknüpfte Kontakte. Je nach Stand Ihrer Umgebung trägt er die Überschrift Vertreter & zugehörige Kontakte – gemeint ist derselbe Abschnitt.
- Klicken Sie rechts neben der Überschrift auf +. Amberlo öffnet das Fenster Verknüpfte Kontakte mit der Unterüberschrift Kontakte.
- Suchen Sie im Suchfeld nach dem Kontakt, den Sie verknüpfen wollen, und wählen Sie ihn in der Liste aus. Sie können mehrere Kontakte nacheinander auswählen.
- Ist der Kontakt noch gar nicht angelegt, klicken Sie im selben Fenster auf NEU HINZUFÜGEN und legen ihn als Natürliche Person oder Juristische Person direkt an. Sie müssen das Fenster dafür nicht verlassen.
- Bestätigen Sie mit Ok.
Die Verknüpfung erscheint danach sofort im Abschnitt Mitarbeiter / Verknüpfte Kontakte – mit Namen, Kontaktdaten und, falls hinterlegt, der Rolle der Person. Von dort springen Sie mit einem Klick auf den Namen in den verknüpften Kontakt.
Der kürzere Weg von der Person aus
Sie müssen nicht zwingend beim Unternehmen anfangen. Steht die Person im Vordergrund – etwa weil Sie gerade ihren Kontakt vor sich haben –, dann nutzen Sie dort Arbeitgeber hinzufügen und wählen die Organisation aus. Das Ergebnis ist dasselbe: Die Verbindung ist danach von beiden Seiten aus sichtbar.
Über das Feld Beziehungstyp halten Sie zusätzlich fest, um welche Art von Verbindung es sich handelt. Auf der Kontaktseite gruppiert Amberlo die Verknüpfungen entsprechend, zum Beispiel unter Vertreten durch, Vertritt oder Ansprechpartner. Den wichtigsten Ansprechpartner einer Organisation markieren Sie als Hauptkontakt.
Wo die Verknüpfung anschließend auftaucht
In der Kontaktliste. Unter dem Namen steht die Verbindung im Klartext – im folgenden Beispiel etwa Arbeitet bei DHL bei Anja Arndt und Arbeitet bei Business GmbH bei Elke Schoenfeld. Der Name der Organisation ist dabei orange hervorgehoben und führt direkt zu ihrem Kontakt.
Im Filter. In der Filterspalte links finden Sie unter anderem Beziehungstyp. Damit grenzen Sie die Liste auf eine bestimmte Art von Verbindung ein.
In der globalen Suche. Das Suchfeld Suche nach allem … oben in der Menüleiste findet den verknüpften Kontakt ab sofort wie jeden anderen Kontakt auch.
In der Kollisionsprüfung. Wenn Sie eine Kollisionsprüfung starten, prüft Amberlo gegen Ihren Kontaktbestand. Was Sie an Verbindungen gepflegt haben, hilft Ihnen bei der Bewertung der Treffer – Sie erkennen schneller, in welchem Verhältnis eine gefundene Person zu einer Organisation steht, mit der Ihre Kanzlei bereits zu tun hatte.
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Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!