Sie müssen eine Aufgabe oder einen Termin nicht öffnen, um zu sehen, worum es geht. Der Kalender blendet die wichtigsten Angaben schon ein, sobald Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren. Und wenn Sie einen Eintrag doch öffnen, sehen Sie zusätzlich, wie viel Zeit darauf bereits erfasst wurde.
Kurzinfo im Kalender: Der Mauszeiger genügt
- Öffnen Sie über das Kalendersymbol in der oberen Menüleiste das Modul Planung.
- Bleiben Sie in der Kalenderansicht und wählen Sie in der Kopfzeile den Zeitraum, den Sie brauchen: TAG, WOCHE, MONAT oder AGENDA. Über HEUTE springen Sie jederzeit zurück auf den aktuellen Tag, mit den Pfeilen rechts daneben blättern Sie vor und zurück.
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Aufgabe oder den Termin, die Sie interessieren – ohne zu klicken.
- Nach einem kurzen Moment erscheint eine Kurzinfo direkt am Eintrag.
Die Kurzinfo enthält die Angaben, die im Alltag zählen:
- den Titel des Eintrags,
- die verknüpfte Akte – dasselbe Merkmal, nach dem Sie links unter Verknüpfte Akte filtern,
- den verknüpften Kontakt – links unter Verknüpfter Kontakt,
- die zuständige Person, also wer die Aufgabe übernommen hat,
- die bereits erfasste Zeit.
So klären Sie mit einem Blick, ob der Termin zu Ihrer Akte gehört, ohne den Eintrag zu öffnen und die Ansicht zu verlassen.
Die Abbildung zeigt die Ausgangsansicht. Die Kurzinfo selbst erscheint erst, wenn der Mauszeiger über einem vorhandenen Eintrag steht – in einem leeren Kalender wie hier lässt sie sich nicht abbilden.
Erfasste Zeit: Wie viel Arbeit schon in dem Eintrag steckt
Öffnen Sie eine Aufgabe oder einen Termin aus dem Kalender, sehen Sie in der Detailansicht nicht nur die Planung, sondern auch die geleistete Arbeit. Ganz unten, unterhalb der Zeile mit den Teilnehmern, steht eine eigene Zeile mit der Erfassten Zeit. Sie erkennen sie an dem kleinen Uhrensymbol am Zeilenanfang.
Dort ist die Zeit zusammengefasst, die auf diesen Eintrag bereits gebucht wurde. Sie sehen also unmittelbar, wie viel Aufwand eine erledigte Aktivität tatsächlich gekostet hat – ohne in die Zeiterfassung zu wechseln.
Wofür das im Kanzleialltag gut ist
Weil Planung und erfasste Zeit nebeneinanderstehen, erkennen Sie im Wochenraster auf einen Blick, wie sich die Arbeitszeit Ihres Teams verteilt: was vorgesehen war, was tatsächlich angefallen ist und wo noch Zeit zu erfassen ist.
Dieselben Angaben in der Listenansicht
Wenn Sie lieber eine Liste als ein Kalenderraster lesen, schalten Sie rechts oben in der Kopfzeile der Planung auf die Listenansicht um (das Symbol mit den waagerechten Strichen). Ihre Einträge stehen dann untereinander, gruppiert nach Tagen – der aktuelle Tag unter Heute – und mit denselben Angaben wie in der Kurzinfo, einschließlich der erfassten Zeit.
Die linke Filterleiste bleibt dabei erhalten. Ein gesetzter Filter gilt also weiter, wenn Sie zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln.
Mehr zum Kalender
Eine vollständige Einführung in das Modul Planung – Ansichten, Filter, Kalender von Kolleginnen und Kollegen sowie Sichtbarkeit von Terminen – finden Sie im Artikel Mit dem Amberlo-Kalender arbeiten.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!