Sie müssen eine Aufgabe oder einen Termin nicht öffnen, um zu sehen, worum es geht. Der Kalender blendet die wichtigsten Angaben ein, sobald Sie mit dem Mauszeiger über einen Eintrag fahren – einschließlich der Zeit, die darauf bereits erfasst wurde.
Kurzinfo im Kalender: Der Mauszeiger genügt
- Öffnen Sie über das Kalendersymbol in der oberen Menüleiste das Modul Planung.
- Bleiben Sie in der Kalenderansicht und wählen Sie in der Kopfzeile den Zeitraum, den Sie brauchen: TAG, WOCHE, MONAT oder AGENDA. Über HEUTE springen Sie jederzeit zurück auf den aktuellen Tag, mit den Pfeilen rechts daneben blättern Sie vor und zurück.
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Aufgabe oder den Termin, die Sie interessieren (1) – ohne zu klicken.
- Direkt neben dem Mauszeiger erscheint die Kurzinfo zu diesem Eintrag (2). Sie können mit dem Mauszeiger in die Kurzinfo hineinfahren, etwa um einen Link darin anzuklicken; erst wenn Sie sich von ihr entfernen, blendet Amberlo sie wieder aus.
Die Kurzinfo zeigt von oben nach unten:
- Organisator – wer den Termin angelegt hat. Bei einer Aufgabe steht hier Ersteller.
- ein Symbol für Termin oder Aufgabe, bei vorhandenen Notizen zusätzlich ein Sprechblasensymbol mit deren Anzahl, und den Titel des Eintrags,
- Datum und Uhrzeit – bei einem Termin Beginn und Ende, bei einer Aufgabe der Fälligkeitszeitpunkt,
- den Ort mit dem Stecknadelsymbol, sofern einer eingetragen ist,
- die Beschreibung, sofern vorhanden,
- Akte – die verknüpfte Akte, also dasselbe Merkmal, nach dem Sie links unter Verknüpfte Akte filtern,
- Kontakt – den verknüpften Kontakt; ist der Eintrag mit einer Akte verbunden, steht hier der Mandant der Akte. Links filtern Sie danach unter Verknüpfter Kontakt.
- Teilnehmer – wer am Termin teilnimmt. Bei einer Aufgabe steht hier Empfänger, also wer die Aufgabe übernommen hat.
- Erfasste Zeit mit dem Uhrsymbol – die Zeit, die auf diesen Eintrag bereits gebucht wurde. Ist noch nichts gebucht, steht hier „0 h“.
Akte und Kontakt sind verlinkt: Ein Klick darauf öffnet die Akte oder den Kontakt. Die Kategorie des Eintrags zeigt die Kurzinfo nicht; Sie finden sie in der Listenansicht und im geöffneten Eintrag.
So klären Sie mit einem Blick, ob der Termin zu Ihrer Akte gehört und wie viel Zeit schon darauf gebucht ist, ohne den Eintrag zu öffnen und die Ansicht zu verlassen.
Der Beispieltermin liegt in der Vergangenheit und ist bereits abgeschlossen, deshalb erscheint er im Kalender durchgestrichen. Wann Amberlo Termine schließt, lesen Sie im Artikel Kann ich Termine im Kalender manuell schließen?
Erfasste Zeit: Wie viel Arbeit schon in dem Eintrag steckt
Einträge, auf die bereits Zeit gebucht wurde, tragen im Kalender und in der Liste ein kleines Uhrsymbol. So sehen Sie im Wochenraster schnell, bei welchen Terminen und Aufgaben die Zeit schon erfasst ist und wo sie noch fehlt.
Die genaue Aufstellung sehen Sie, wenn Sie den Eintrag mit einem Klick öffnen. In der Detailansicht (Termin bearbeiten bzw. Aufgabe bearbeiten) steht die Zeile Erfasste Zeit mit der Summe aller Buchungen. Darunter ist jeder Zeiteintrag einzeln aufgeführt, mit Dauer, Person, Datum und Beschreibung. Mit Zeit erfassen buchen Sie direkt aus dem Eintrag weitere Zeit; bei einem Termin schlägt Amberlo dabei die Dauer des Termins vor und verknüpft den Zeiteintrag mit dem Termin. Mehr dazu im Artikel Wie erfasse ich Zeiten aus einer Aufgabe oder einem Termin?
Einträge in der Listenansicht
Wenn Sie lieber eine Liste als ein Kalenderraster lesen, schalten Sie rechts oben in der Kopfzeile der Planung auf die Listenansicht um (das Symbol mit den waagerechten Strichen). Ihre Einträge stehen dann untereinander. Wonach die Liste sortiert und gruppiert ist, legen Sie in ihrer Kopfzeile fest („… Elemente sortiert nach … und gruppiert nach …“).
Jede Zeile zeigt den Titel und darunter Kategorie, Ort, Akte und Kontakt, rechts Datum und Uhrzeit sowie die Kürzel der beteiligten Personen. Bei abgeschlossenen Aufgaben steht zusätzlich der Abschlusskommentar unter Wie ist es gelaufen?. Ist auf einen Eintrag schon Zeit gebucht, erscheint in der Zeile das Uhrsymbol; die Dauer selbst sehen Sie in der Kurzinfo im Kalender oder im geöffneten Eintrag.
Die linke Filterleiste bleibt dabei erhalten. Filter wie Verknüpfte Akte, Verknüpfter Kontakt oder Kategorie gelten weiter, wenn Sie zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln.
Mehr zum Kalender
Eine vollständige Einführung in das Modul Planung – Ansichten, Filter, Kalender von Kolleginnen und Kollegen sowie Sichtbarkeit von Terminen – finden Sie im Artikel Mit dem Amberlo-Kalender arbeiten.
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