Wie in Ihrer Kanzlei mit Fristen gearbeitet wird, legen Sie an zwei Stellen fest: in den Einstellungen für Fristen und in den Rollen. In den Einstellungen bestimmen Sie, welche Fristgründe zur Auswahl stehen, ob die Fristen bestimmter Personen erst genehmigt werden müssen und ob sich beim Anlegen, Genehmigen und Wiedereröffnen einer Frist automatisch das Druckfenster für das Fristenblatt öffnet. In den Rollen legen Sie fest, wer Fristen anlegen, sehen, bearbeiten und abschließen darf.
Die Einstellungen für Fristen sind Administratorinnen und Administratoren vorbehalten. Sie wirken für die ganze Kanzlei. Das Modul Fristen muss für Ihre Kanzlei freigeschaltet sein; sonst fehlt der Eintrag in den Einstellungen.
Die Einstellungen für Fristen öffnen
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste rechts auf Ihr Profilbild und dann auf Einstellungen. Mehr dazu im Artikel Wo finde ich die Einstellungen in Amberlo?
- Klicken Sie im Einstellungsmenü unter ANPASSEN auf Fristen.
Die Seite Fristen hat drei Reiter: ALLGEMEIN, FRISTGRÜNDE und GENEHMIGUNG.
ALLGEMEIN: das Druckfenster für das Fristenblatt
Unter Drucken steht das Kästchen verpflichtend. Setzen Sie das Häkchen und klicken Sie oben rechts auf SPEICHERN.
Danach öffnet Amberlo das Druckfenster des Browsers mit dem Fristenblatt automatisch:
- beim Anlegen einer Frist, die keine Genehmigung braucht,
- beim Genehmigen einer Frist über GENEHMIGEN,
- beim Wiedereröffnen einer erledigten Frist über WIEDERERÖFFNEN.
Beim Schließen einer Frist, beim Klick auf SPEICHERN in einer bestehenden Frist und solange eine Frist auf die Genehmigung wartet, öffnet sich das Druckfenster nicht.
Amberlo öffnet nur das Druckfenster; ob tatsächlich gedruckt wird, prüft Amberlo nicht, und das Druckfenster lässt sich abbrechen. Ändern Sie eine Frist, etwa das Fristende, drucken Sie das Fristenblatt bei Bedarf über DRUCKEN neu. Ohne das Häkchen können alle weiterhin über DRUCKEN im Dialogfenster Frist ein Fristenblatt ausgeben.
FRISTGRÜNDE: die Auswahlliste anpassen
Auf dem Reiter FRISTGRÜNDE pflegen Sie die Liste, aus der beim Anlegen einer Frist der Fristgrund gewählt wird. Amberlo bringt acht Fristgründe mit: Stellungnahme, Berufung, Revision, Einspruch, Widerspruch, Klagefrist, Verjährungsfrist und Widerruf. Sie können alle ändern, umsortieren oder löschen.
- Neuer Fristgrund: Klicken Sie auf die runde Schaltfläche + über der Liste. Im Fenster Erstellen tragen Sie unter Name die Bezeichnung ein und klicken auf SPEICHERN.
- Umbenennen: Klicken Sie auf einen Fristgrund. Im Fenster Bearbeiten ändern Sie die Bezeichnung und klicken auf SPEICHERN.
- Reihenfolge: Ziehen Sie einen Fristgrund an den drei Strichen links an die gewünschte Stelle. In dieser Reihenfolge erscheinen die Fristgründe im Dialogfenster Frist.
- Löschen: Klicken Sie rechts auf den Papierkorb und bestätigen Sie die Rückfrage „Soll der Fristgrund wirklich gelöscht werden?“.
Änderungen auf diesem Reiter gelten sofort. Ein Fristgrund ist eine reine Bezeichnung: Amberlo leitet daraus weder eine Fristdauer noch eine Vorfrist ab.
GENEHMIGUNG: Fristen genehmigen lassen
Auf dem Reiter GENEHMIGUNG legen Sie fest, wessen Fristen erst genehmigt werden müssen und wer sie genehmigen darf.
Oben sehen Sie die drei Reiter der Seite (1). Jede Zeile unter Genehmigungen festlegen ist eine Regel. Hat Ihre Kanzlei noch keine Regel angelegt, stehen dort nur die Überschrift und die Schaltfläche NEU HINZUFÜGEN. So legen Sie eine Regel an:
- Klicken Sie auf NEU HINZUFÜGEN (4). Amberlo fügt eine neue Zeile hinzu, also eine neue Regel.
- Wählen Sie unter Frist anlegen (2) die Personen, deren Fristen genehmigt werden müssen.
- Wählen Sie unter Genehmigender für Frist (3) die Personen, die diese Fristen genehmigen dürfen.
- Für jede weitere Regel klicken Sie erneut auf NEU HINZUFÜGEN. Über den Papierkorb rechts entfernen Sie eine Regel.
- Klicken Sie oben rechts auf SPEICHERN (5).
Beide Felder einer Regel sind Pflichtfelder. Solange in einer Regel eines der beiden Felder leer ist, speichert Amberlo die Regeln nicht.
Im Beispiel müssen die Fristen von Irene Maurer genehmigt werden; genehmigen darf sie Julia Sander.
Tragen Sie unter Genehmigender für Frist Personen mit ihrem Namen ein und keine Benutzerrollen.
Die Schaltfläche GENEHMIGEN sehen die namentlich eingetragenen Genehmigenden sowie Administratorinnen und Administratoren. Genehmigen können Genehmigende die Fristen der Personen, die in ihrer Regel unter Frist anlegen stehen.
So wirken die Regeln:
- Legt eine Person, die unter Frist anlegen steht, eine Frist an, erhält die Frist den Status zu genehmigen. Ändert diese Person eine bestehende Frist, muss die Frist erneut genehmigt werden.
- Die Fristen aller anderen Personen sind sofort Offen. Gibt es keine Regel, gilt das für alle.
- Namentlich eingetragene Genehmigende finden wartende Fristen von Personen, die in ihrer Regel unter Frist anlegen stehen, im Dashboard-Widget Fristen unter ZU GENEHMIGEN. Sie öffnen die Frist, prüfen sie und klicken auf GENEHMIGEN. Danach ist die Frist Offen. Amberlo speichert, wer sie wann genehmigt hat; beides steht auf dem Fristenblatt. GENEHMIGEN erscheint nur, solange im Dialogfenster nichts geändert ist. Klicken Sie zum Genehmigen deshalb auf GENEHMIGEN und nicht auf SPEICHERN; wer die Frist nur ansehen will, schließt das Dialogfenster mit ABBRECHEN.
- Stehen mehrere Genehmigende in einer Regel, genügt eine Genehmigung.
- Administratorinnen und Administratoren, die nicht als Genehmigende eingetragen sind, finden wartende Fristen im Modul Fristen über den Filter Status mit dem Wert zu genehmigen.
Die Genehmigung unterstützt das Vier-Augen-Prinzip Ihrer Kanzlei bei Fristen; sie ersetzt nicht Ihre Fristenkontrolle. Legen Sie Regeln so an, dass die Personen unter Frist anlegen und unter Genehmigender für Frist verschieden sind, vergeben Sie die Rechte zum Bearbeiten und Genehmigen von Fristen bewusst, und prüfen Sie wichtige Fristen nach jeder Änderung.
Wie die Genehmigung im Alltag abläuft, lesen Sie im Artikel Wie behalte ich meine Fristen im Blick?
Rechte für Fristen in den Kanzleirollen
Wer mit Fristen arbeiten darf, legen Sie in den Kanzleirollen fest: Einstellungen > Benutzer verwalten > Reiter ROLLEN. Öffnen Sie dort eine Kanzleirolle und klappen Sie unter Zugang zu Modulen das Modul Frist auf.
- Kann Fristen erstellen (1) erlaubt das Anlegen neuer Fristen.
- Die Spalten Anzeigen und Bearbeiten regeln wie bei den anderen Modulen, welche Fristen eine Person sehen und ändern darf, getrennt nach Alle, Team, Eigene und Manager.
- Die Spalte Status (2) gibt es nur bei Frist. Sie erlaubt, den Status einer Frist zu ändern: GENEHMIGEN, Schließen, Genehmigung abbrechen und WIEDERERÖFFNEN.
- Die Spalte Löschen hat bei Frist keine Wirkung: Einen Befehl zum Löschen von Fristen gibt es in Amberlo nicht, gleich wie die Häkchen gesetzt sind.
Setzen Sie die gewünschten Häkchen und klicken Sie im Fenster der Rolle auf SPEICHERN.
Das Bearbeiten einer Frist regeln allein die Rollen. Eine Regel auf dem Reiter GENEHMIGUNG gibt niemandem zusätzliche Rechte; sie legt nur fest, welche Fristen genehmigt werden müssen und wer genehmigen darf. Wer genehmigen soll, braucht deshalb das Recht in der Spalte Status und muss die betreffenden Fristen über Anzeigen sehen dürfen.
Wie Sie Kanzleirollen anlegen und Personen zuordnen, lesen Sie im Artikel Wie lege ich Benutzerberechtigungen in Amberlo fest?