Bevor Ihre Kanzlei für eine neue Anfrage tätig wird, müssen Sie wissen, ob die Beteiligten bei Ihnen schon an anderer Stelle vorkommen – etwa als Mandant oder Gegner in einer anderen Akte. Genau dafür gibt es die Kollisionsprüfung. Sie geben die Parteien einer Anfrage ein, und Amberlo durchsucht alle Kontakte Ihrer Kanzlei nach diesen Namen. Das Ergebnis zeigt, in welchen Akten diese Namen vorkommen. Welche Vorkommen als Treffer erscheinen, lesen Sie weiter unten im Abschnitt „Was die Prüfung durchsucht“.
Amberlo sucht die Namen in den Kontakten Ihrer Kanzlei und legt Ihnen die Fundstellen übersichtlich zur Bewertung vor. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie, ob eine Interessenkollision vorliegt. Jede gestartete Prüfung wird mit ihrem Ergebnis dauerhaft gespeichert. Mit der Kenntnisnahme halten Sie fest, wer das Ergebnis wann gesehen hat.
Dieser Artikel beschreibt die freie Prüfung, zum Beispiel für eine telefonische Anfrage, zu der es noch keine Akte gibt. Wie Sie die Beteiligten einer bestehenden Akte prüfen, lesen Sie im Artikel Wie prüfe ich die Beteiligten einer Akte auf Kollisionen?.
Die Kollisionsprüfung öffnen
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Symbol Kollisionsprüfung (1). Es sitzt rechts neben dem Aktensymbol. Amberlo öffnet die Liste aller Kollisionsprüfungen Ihrer Kanzlei, die neuesten zuerst.
Über das Suchfeld (2) finden Sie eine Prüfung über ihren Namen oder über die Namen der geprüften Parteien. Mit der Schaltfläche + (3) legen Sie eine neue Prüfung an. Die Spalten der Liste stellt der Abschnitt „Prüfungen wiederfinden“ weiter unten vor.
Eine neue Prüfung anlegen
- Klicken Sie über der Liste auf +. Das Formular Kollisionsprüfung öffnet sich mit einer leeren Partei.
- Geben Sie unter Name der Prüfung einen Namen ein, unter dem Sie die Prüfung später wiederfinden, zum Beispiel Anfrage Hoffmann Metallbau ./. Ewald. Das Feld ist freiwillig. Lassen Sie es leer, bildet Amberlo den Namen aus den Parteien, etwa Sabine Hartwig und Elbblick Wohnungsbau.
- Beschreiben Sie die erste Zu prüfende Partei:
- Kontakttyp – Person oder Juristische Person. Wählen Sie den Kontakttyp zuerst, denn davon hängen die übrigen Felder ab.
- Beteiligungsart – Pflichtfeld: Mandant, Gegner oder Drittbeteiligte. Gemeint ist die Rolle, die die Partei in der neuen Akte hätte. Sie erscheint im Ergebnis als „Heutige Rolle“, beeinflusst die Suche aber nicht.
- Bei einer Person Vorname und Nachname, bei einer juristischen Person Firmenname. Nachname und Firmenname sind Pflichtfelder.
- Ist die Partei schon als Kontakt erfasst, schalten Sie statt der Eingabe von Kontakttyp und Namen Vorhandener Kontakt ein (1) und wählen im Feld Kontakt den Kontakt aus. Amberlo übernimmt dann Kontakttyp, Name und die gespeicherten Merkmale aus dem Kontakt. Kontakttyp und Merkmale erscheinen ausgegraut, der Name steht im Feld Kontakt. Die Beteiligungsart wählen Sie weiterhin selbst.
- Über Mehr anzeigen blenden Sie weitere Merkmale ein: bei einer Person Geburtsdatum und Geschlecht, bei einer juristischen Person Rechtsform, bei beiden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Straße, Nr., PLZ und Stadt. Diese Angaben sind freiwillig. Sie ändern nichts daran, welche Kontakte gefunden werden, helfen Ihnen aber beim Einordnen der Treffer. Tragen Sie eine Adresse so ein, wie sie beim Kontakt steht: Straße und Hausnummer zusammen im Feld Straße, zum Beispiel Industriestraße 12, und lassen Sie Nr. leer. So lässt sich Ihre Eingabe am besten mit der gespeicherten Adresse abgleichen.
- Mit Beteiligten hinzufügen (2) fügen Sie die nächste Partei hinzu. Eine Partei, die Sie nicht mehr brauchen, entfernen Sie mit dem × rechts neben Vorhandener Kontakt.
- Klicken Sie auf Speichern. Amberlo speichert die Prüfung als Entwurf; gesucht wird noch nichts.
- Klicken Sie auf Prüfung starten (3). Die Schaltfläche erscheint, sobald die Prüfung gespeichert ist, und ist nur aktiv, solange es keine ungespeicherten Änderungen gibt. Amberlo durchsucht die Kontakte und zeigt nach wenigen Sekunden das Ergebnis.
Einen Entwurf können Sie jederzeit über die Liste wieder öffnen, ergänzen und später starten. Klicken Sie im Formular auf Abbrechen, nachdem Sie etwas eingegeben, aber noch nicht gespeichert haben, fragt Amberlo mit Diese Kollisionsprüfung verwerfen? nach, bevor Ihre Eingaben verloren gehen.
Was die Prüfung durchsucht
Unter Suchbereich steht im Ergebnis „Alle Kontakte der Kanzlei, ohne zeitliche Begrenzung“: Amberlo durchsucht Kontakte in laufenden und in abgeschlossenen Akten ebenso wie Kontakte, die in keiner Akte vorkommen.
Amberlo vergleicht den Kontakttyp und den Namen, so wie er beim Kontakt erfasst ist: bei einer Person Vorname und Nachname, bei einer juristischen Person den Firmennamen. Groß- und Kleinschreibung, doppelte Leerzeichen und die Umschreibung von Umlauten (ä = ae, ö = oe, ü = ue, ß = ss) spielen dabei keine Rolle: Müller, Mueller und MÜLLER gelten als derselbe Name.
Geben Sie Namen deshalb in der Schreibweise ein, in der Ihre Kanzlei Kontakte üblicherweise erfasst. Sind Sie unsicher, wie ein Kontakt erfasst ist, prüfen Sie naheliegende Varianten als eigene Partei, zum Beispiel eine Person mit und ohne Vornamen oder ein Unternehmen mit und ohne Rechtsform. Das Feld Rechtsform unter Mehr anzeigen dient dem Abgleich mit den gefundenen Kontakten. Je einheitlicher Ihre Kanzlei Kontakte erfasst, desto zuverlässiger findet die Prüfung sie.
Welche Vorkommen als Treffer erscheinen
Für jedes Vorkommen eines gefundenen Kontakts erscheint eine eigene Zeile. Ist ein Kontakt an drei Akten beteiligt, sehen Sie drei Zeilen. Die Reihenfolge ist fest:
- Vorkommen mit eigener Parteistellung in einer Akte: Mandant, Gegner und Drittbeteiligte.
- Personen, die als Unterbeteiligung eines beteiligten Unternehmens als Geschäftsführer, Vorstand, Alleingesellschafter oder Gesellschafter-Geschäftsführer erfasst sind.
- Personen, die als Gesellschafter, Prokurist, Aufsichtsrat oder Beirat erfasst sind.
- Weitere Vorkommen in Akten.
- Zuletzt Kontakte, die in keiner Akte vorkommen.
Die Stellung selbst, etwa Gegner oder Geschäftsführer, zeigt das Ergebnis nicht an; mehr dazu im Abschnitt „Das Ergebnis lesen“ bei der Spalte Damalige Rolle.
Welche Vorkommen als Treffer erscheinen, hängt davon ab, in welcher Rolle ein Kontakt in einer Akte erfasst ist.
Das Ergebnis lesen
Im Kopf des Ergebnisses stehen der Name der Prüfung und die geprüften Parteien, dazu Geprüft am, Von (wer die Prüfung gestartet hat), Anlass (Freie Prüfung oder Aktenbezogene Prüfung), Mögliche Treffer (die Zahl aller Treffer) und Suchbereich.
Darunter folgt für jede Partei ein eigener Block mit ihrer Nummer, ihrem Namen und der heutigen Rolle, also der Beteiligungsart, die Sie eingegeben haben. Die Zeile Gesucht mit nennt die Merkmale, die Sie zusätzlich angegeben haben. Die Tabelle des Blocks hat diese Spalten:
- Gefundener Kontakt – der Name des Kontakts zum Zeitpunkt der Prüfung.
- Akte – die Akte, in der der Kontakt vorkommt (1). Ein Klick auf den Namen öffnet die Akte; darunter steht, wer für sie verantwortlich ist. Bei einem Kontakt ohne Akte bleibt die Zelle leer.
- Damalige Rolle – die Rolle, die dem Kontakt als Beteiligtem dieser Akte beim Start der Prüfung zugewiesen war, zum Beispiel Beklagter/ Beklagte oder Sachverständiger. Die Beteiligungsart (Mandant, Gegner oder Drittbeteiligte) zeigt die Spalte nicht. Ist keine Rolle erfasst, bleibt die Zelle leer. Bei einer Unterbeteiligung, etwa als Geschäftsführer eines beteiligten Unternehmens, ist sie immer leer. Wie der Kontakt in der Akte erfasst ist, sehen Sie, wenn Sie die Akte über den Link öffnen.
- Treffer – Exakt, wenn der gespeicherte Name genau Ihrer Eingabe entspricht, oder Schreibweise abweichend (2), wenn er sich nur in der Schreibweise unterscheidet, etwa Juergen Koehler statt Jürgen Köhler.
- Abgeglichen mit Ihrer Eingabe – für jedes Merkmal, das Sie angegeben haben, ein Kennzeichen: ✓ stimmt überein, ≠ weicht ab, — ist beim Kontakt nicht gespeichert.
Weicht ein Merkmal ab oder ist es beim Kontakt nicht gespeichert, steht rechts in der Zeile ein Link mit der Zahl der Abweichungen. Ein Klick darauf klappt eine Tabelle auf (3), die für jedes dieser Merkmale Ihre Eingabe und den gespeicherten Wert (Gespeichert) gegenüberstellt. Fehlt der Wert beim Kontakt, steht dort Kein Wert. Das ist ein Hinweis zum Einordnen, keine Warnung und kein Beleg dafür, dass es sich um eine andere Person oder ein anderes Unternehmen handelt. Amberlo vergleicht die Adresse genau so, wie sie geschrieben ist: Schon eine andere Schreibweise derselben Adresse, etwa Industriestr. 12 statt Industriestraße 12, gilt als Abweichung, ebenso eine inzwischen geänderte Adresse, etwa nach einem Umzug. Vergleichen Sie deshalb die Werte in der aufgeklappten Tabelle selbst.
Hat Amberlo für eine Partei nichts gefunden, zeigt ihr Block nur die Spaltenüberschriften.
Das Ergebnis ist eine Momentaufnahme. Es zeigt Namen, Akten und Rollen so, wie sie beim Start der Prüfung waren, und bleibt unverändert, auch wenn Sie später Kontakte oder Akten ändern. Für einen aktuellen Stand legen Sie eine neue Prüfung an.
Konnte eine Prüfung nicht abgeschlossen werden, zeigt Amberlo statt der Treffer den Hinweis „Kollisionsprüfung fehlgeschlagen, bitte erneut versuchen“. Mit Erneut versuchen führen Sie dieselbe Prüfung noch einmal aus, ohne etwas neu einzugeben.
Das Ergebnis zur Kenntnis nehmen
Mit der Kenntnisnahme halten Sie fest, dass Sie das Ergebnis gesehen haben. Sie ist auch dann vorgesehen, wenn die Prüfung keinen Treffer ergeben hat.
- Klicken Sie im Ergebnis oben rechts auf ZUR KENNTNIS NEHMEN (4). Das Fenster Kollisionsprüfung zur Kenntnis nehmen öffnet sich.
- Tragen Sie unter Kommentar zur Kenntnisnahme auf Wunsch ein, wie Sie das Ergebnis eingeordnet haben (1). Das Feld ist freiwillig.
- Bestätigen Sie mit Zur Kenntnis nehmen (2). Mit Abbrechen schließen Sie das Fenster, ohne etwas festzuhalten.
Amberlo zeigt danach im Kopf des Ergebnisses, wer die Prüfung wann zur Kenntnis genommen hat, und darunter den Kommentar (1). Aus Abbrechen wird Schließen. Das folgende Bild zeigt dafür als Beispiel eine andere, bereits zur Kenntnis genommene Prüfung.
Zur Kenntnisnahme gilt:
- Jede Benutzerin und jeder Benutzer mit Zugriff auf die Kollisionsprüfung kann ein Ergebnis zur Kenntnis nehmen. Das muss nicht die Person sein, die die Prüfung gestartet hat.
- Die Kenntnisnahme lässt sich nicht zurücknehmen oder ändern, auch der Kommentar nicht.
- Festgehalten wird, wann die Kenntnisnahme erfolgt ist, nicht wann die Prüfung lief. Sie können ein Ergebnis also auch später noch zur Kenntnis nehmen.
- Die Kenntnisnahme bedeutet „gesehen“, nicht „freigegeben“. Ihre Entscheidung über die Anfrage halten Sie bei Bedarf im Kommentar fest.
Prüfungen wiederfinden
Die Liste Kollisionsprüfung zeigt die Prüfungen Ihrer Kanzlei und hat diese Spalten:
- Zeit – wann die Prüfung angelegt wurde und von wem.
- Geprüfte Namen – der Name der Prüfung, darunter die Parteien.
- Anlass – Freie Prüfung für eine Prüfung aus diesem Menü, Aktenbezogene Prüfung für eine Prüfung aus einer Akte.
- Mögliche Treffer – die Zahl der Treffer. Bei einem Entwurf steht hier ein Strich, bei einer fehlgeschlagenen Prüfung Fehlgeschlagen.
- Kenntnisnahme – Entwurf, Ausstehend (gestartet, aber noch nicht zur Kenntnis genommen), Zur Kenntnis genommen mit Datum, Uhrzeit und Namen oder Nicht zutreffend bei einer fehlgeschlagenen Prüfung.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet bei einem Entwurf das Formular, sonst das Ergebnis. Oben rechts sortieren Sie die Liste nach Erstellt am oder Abgeschlossen am. In der linken Spalte grenzen Sie sie mit dem Suchfeld und mit Filtern ein, zum Beispiel Kenntnisnahme, Erstellt oder Treffer.
Jede Prüfung, die Sie selbst gestartet haben, erscheint nach Abschluss außerdem in Ihrem Aktivitäts-Feed mit dem Typ Kollisionsprüfungen; ein Klick auf den Namen der Prüfung öffnet das Ergebnis. Prüfungen Ihrer Kolleginnen und Kollegen erscheinen dort nicht, denn der Aktivitäts-Feed zeigt nur Ihre eigenen Aktivitäten. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Wie verwende ich den Aktivitäts-Feed?.
Wer die Kollisionsprüfung nutzen kann
Für die Kollisionsprüfung gibt es weder eine eigene Einstellung noch ein eigenes Recht. Wer in seiner Kanzleirolle Zugriff auf das Modul Akten hat, kann Prüfungen anlegen, starten und zur Kenntnis nehmen. Wie Sie Kanzleirollen einrichten, lesen Sie im Artikel Wie lege ich Benutzerberechtigungen in Amberlo fest?.
Fehlt das Symbol Kollisionsprüfung in der oberen Menüleiste, obwohl Sie auf Akten zugreifen können, ist die Funktion für Ihre Kanzlei nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich dann an unseren Support.
Gut zu wissen
- Eine gestartete Prüfung lässt sich weder ändern noch löschen. So bleibt nachvollziehbar, wann Ihre Kanzlei welche Namen geprüft hat und mit welchem Ergebnis.
- Auch Entwürfe bleiben in der Liste stehen; löschen lassen sie sich nicht. Einen Entwurf können auch Kolleginnen und Kollegen öffnen, bearbeiten und starten.
- Eine freie Prüfung bleibt eine freie Prüfung. Legen Sie nach der Anfrage eine Akte an, wird die Prüfung nicht mit ihr verknüpft und zählt nicht für den Prüfstand der Akte. Damit der Prüfstand der Akte nicht auf Ungeprüft bleibt, beantworten Sie die Frage beim Speichern der Akte mit Ja oder starten eine Prüfung aus der Akte heraus. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Wie prüfe ich die Beteiligten einer Akte auf Kollisionen?.
- Je vollständiger Ihre Kontakte gepflegt sind – mit Geburtsdatum, Rechtsform, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Adresse –, desto besser können Sie gleichnamige Treffer auseinanderhalten.