Wie lege ich eine Frist an?

In Amberlo halten Sie jede Frist als eigenen Eintrag fest. Eine Frist gehört immer zu einer Akte und hat immer eine verantwortliche Anwältin oder einen verantwortlichen Anwalt. Dazu kommen der Fristgrund, das Fristende und auf Wunsch eine Vorfrist. So sieht Ihre Kanzlei jederzeit, welche Fristen laufen und wer sich darum kümmert.

Wichtig: Amberlo berechnet keine Fristen. Fristende und Vorfrist ermitteln Sie selbst und tragen sie ein; Amberlo übernimmt die Daten genau so, wie Sie sie eingeben. Prüfen Sie die Daten deshalb wie gewohnt, bevor Sie die Frist anlegen.

Wo Sie eine Frist anlegen

Das Dialogfenster Frist erreichen Sie auf mehreren Wegen:

• Über die Schaltfläche + in der oberen Menüleiste. Unter NEU HINZUFÜGEN wählen Sie Frist. Mehr zu dieser Schaltfläche lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?
• Im Modul Fristen über die runde Schaltfläche + oberhalb der Liste. Das Modul öffnen Sie über das Sanduhr-Symbol in der oberen Menüleiste.
• Im Dashboard über das + im Kopf des Widgets Fristen (Kurzinfo Neue Frist).
• In der Akte über das + im Reiter Fristen oder im Widget Fristen auf der Übersichtsseite der Akte. Auf diesen Wegen ist die Akte im Dialogfenster bereits eingetragen.

Alle Wege setzen voraus, dass das Modul Fristen für Ihre Kanzlei freigeschaltet ist. Anlegen können Sie eine Frist außerdem nur, wenn Ihre Rolle das Anlegen von Fristen erlaubt (Kann Fristen erstellen), gleich auf welchem Weg Sie das Dialogfenster öffnen. Den Eintrag Frist unter NEU HINZUFÜGEN und die runde Schaltfläche + im Modul Fristen und im Reiter Fristen der Akte sehen Sie ohne dieses Recht nicht. Das + im Widget Fristen sehen Sie zwar auch ohne dieses Recht, eine Frist anlegen können Sie darüber aber nicht.

So legen Sie eine Frist an

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Frist auf einem der oben beschriebenen Wege.
2. Wählen Sie unter Akte die Akte (1): Tippen Sie einen Teil des Aktennamens oder die Akte-Nr. ein und wählen Sie die Akte aus der Vorschlagsliste. Prüfen Sie dann Verantwortlicher Anwalt und Zugewiesene. Hat die Akte ein Aktenteam, trägt Amberlo die Person mit der Benutzerrolle Mandatsführer als Verantwortlicher Anwalt ein und übernimmt die übrigen Mitglieder des Aktenteams unter Zugewiesene (siehe unten). Fehlt eine solche Person oder hat die Akte kein Aktenteam, tragen Sie die Personen selbst ein, unter Zugewiesene zum Beispiel jemanden aus dem Sekretariat. Das Feld Zugewiesene wird erst bedienbar, wenn eine Akte gewählt ist.
3. Wählen Sie den Fristgrund aus der Liste (2). Wenn Sie die ersten Buchstaben eintippen, grenzt Amberlo die Liste ein. Unter Zusätzliche Informationen halten Sie fest, was zur Frist gehört, zum Beispiel das Datum der Zustellung. Die übrigen Felder in diesem Bereich sind freiwillig.
4. Tragen Sie rechts die Daten ein (3). Pflicht ist nur das Fristende. Die Uhrzeit daneben ist mit 23:59 vorbelegt. Fristbeginn und Vorfrist sind freiwillig.
5. Setzen Sie bei Bedarf die Häkchen bei Notfrist oder Vorläufige Frist (4).
6. Klicken Sie auf ERSTELLEN (5).

Mit ABBRECHEN schließen Sie das Dialogfenster, ohne etwas zu speichern. Das gilt auch für die Taste Esc: Ihre Eingaben gehen dabei ohne Rückfrage verloren.

Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert: Akte, Verantwortlicher Anwalt, Fristgrund und Fristende.

Die Felder im Dialogfenster Frist

Linke Spalte:

• Akte – die Akte, zu der die Frist gehört. Eine Frist ohne Akte gibt es nicht.
• Verantwortlicher Anwalt – genau eine Person, die für die Frist verantwortlich ist. Hat die Akte ein Aktenteam, trägt Amberlo nach der Wahl der Akte die Person mit der Benutzerrolle Mandatsführer ein. Sie können sie ändern.
• Zugewiesene – weitere Personen, die an der Frist mitarbeiten. Amberlo übernimmt die übrigen Mitglieder des Aktenteams; Sie können Personen entfernen oder hinzufügen.
• Fristgrund – etwa Berufung, Stellungnahme oder Klagefrist. Welche Fristgründe zur Auswahl stehen und in welcher Reihenfolge, legt Ihre Kanzlei in den Einstellungen fest. Ein freier Text ist hier nicht möglich.
• Zusätzliche Informationen – Freitext mit bis zu 2.000 Zeichen.
• Gesetzt durch – wer die Frist gesetzt hat, zum Beispiel das Gericht oder die Gegenseite. Zur Auswahl stehen die Beteiligten der Akte, auch Unterbeteiligte. Ist das Gericht dort noch nicht erfasst, ergänzen Sie es zuerst in der Akte über Beteiligten hinzufügen oder Unterbeteiligung hinzufügen. Mehr dazu im Artikel Wie lege ich eine neue Akte an?
• Aktenzeichen – füllt Amberlo selbst: Es übernimmt das Aktenzeichen, das in der Akte beim unter Gesetzt durch gewählten Beteiligten hinterlegt ist, nicht das Gerichtsaktenzeichen der Akte. Tragen Sie das Aktenzeichen des Gerichts deshalb beim Beteiligten ein. Sie können das Feld nicht direkt bearbeiten.
• Dokument – über das + laden Sie ein Dokument hoch oder wählen eines aus der Akte, zum Beispiel das zugestellte Urteil. Das Dokument wird in der Akte abgelegt. Ein Klick auf ein angehängtes Dokument öffnet eine Vorschau neben dem Dialogfenster.

Rechte Spalte:

• Status – zeigt, in welchem Zustand die Frist ist. Eine neue Frist ist Offen oder, wenn Ihre Kanzlei für Sie eine Genehmigung vorsieht, zu genehmigen (siehe unten).
• Fristbeginn – das Datum, das Sie als Beginn der Frist festhalten möchten, etwa das Datum der Zustellung, die die Frist auslöst. Liegt die Zustellung vor dem heutigen Tag, können Sie sie hier nicht eintragen (siehe unten). Lassen Sie Fristbeginn dann leer und vermerken Sie das Zustellungsdatum unter Zusätzliche Informationen.
• Vorfrist – ein früheres Datum, an dem Sie sich mit der Frist befassen wollen. Ab diesem Tag zeigt Amberlo die Vorfrist der verantwortlichen Person und den Zugewiesenen im Dashboard-Widget Fristen unter HEUTE an. Pro Frist ist eine Vorfrist möglich. Sie muss zwischen Fristbeginn und Fristende liegen. Liegt sie außerhalb, zeigt Amberlo den Hinweis „Die Vorfrist muss zwischen Beginn und Ende der Frist liegen.“ und Sie können die Frist nicht speichern.
• Status der Vorfrist – mit dem Schalter Erledigt vermerken Sie später, dass die Vorfrist bearbeitet ist. Mehr dazu im Artikel Wie behalte ich meine Fristen im Blick?
• Fristende – Datum und Uhrzeit, zu der die Frist abläuft.
• Notfrist und Vorläufige Frist – Kennzeichnungen. Sie erscheinen als farbige Hinweise in der Fristenliste und im Widget. Amberlo leitet daraus keine weiteren Regeln ab.

Alle drei Daten müssen am heutigen Tag oder später liegen. Ein Datum in der Vergangenheit können Sie nicht eintragen.

Was nach dem Anlegen passiert

Nach ERSTELLEN schließt sich das Dialogfenster ohne weitere Meldung. Die Frist steht danach in der Fristenliste und in der Akte. Wer die Frist wann angelegt hat, vermerkt Amberlo in der Akte unter Einstellungen im Reiter HISTORIE; mehr dazu im Artikel Wie behalte ich meine Fristen im Blick?

Ob eine neue Frist sofort gilt, hängt von den Einstellungen Ihrer Kanzlei ab:

• Sieht Ihre Kanzlei für Ihre Fristen keine Genehmigung vor, ist die Frist sofort Offen.
• Hat Ihre Kanzlei festgelegt, dass Ihre Fristen genehmigt werden müssen, erhält die Frist den Status zu genehmigen. Sie erscheint dann bei den Genehmigenden im Dashboard unter ZU GENEHMIGEN. Den Status wählen Sie nicht selbst.

Hat die Frist eine Vorfrist, führt Amberlo sie an zwei Stellen: einmal am Tag der Vorfrist mit dem Hinweis Vorfrist und einmal am Fristende. Beide Einträge gehören zu derselben Frist.

Wo Sie Ihre Fristen danach finden und wie Sie sie abschließen, lesen Sie im Artikel Wie behalte ich meine Fristen im Blick?

Das Fristenblatt drucken

Mit DRUCKEN öffnen Sie das Druckfenster Ihres Browsers mit einem Fristenblatt: einer Seite mit den Angaben zur Frist. Über das Druckfenster können Sie das Blatt auch als PDF speichern. Amberlo legt das Fristenblatt nicht in der Akte ab.

Hat Ihre Kanzlei in den Einstellungen für Fristen das Häkchen verpflichtend gesetzt, öffnet Amberlo das Druckfenster von selbst: wenn Sie eine Frist anlegen, die keine Genehmigung braucht, sowie nach GENEHMIGEN und WIEDERERÖFFNEN. Ob Sie tatsächlich drucken, prüft Amberlo nicht. Beim Speichern von Änderungen öffnet sich das Druckfenster nicht; ändern Sie etwa das Fristende, drucken Sie das Fristenblatt bei Bedarf über DRUCKEN neu. Wie Sie das einstellen, lesen Sie im Artikel Wie richte ich Fristen für meine Kanzlei ein?

Gut zu wissen

• Eine Frist können Sie später öffnen und ändern. Einen Befehl zum Löschen von Fristen gibt es in Amberlo nicht.
• Amberlo erinnert nicht per E-Mail oder Benachrichtigung an Fristen. Fristen erscheinen auch nicht im Kalender der Planung. Sie finden sie im Modul Fristen, im Dashboard-Widget Fristen und in der Akte.
• Aufgaben und Termine legen Sie in eigenen Dialogfenstern an. Mehr dazu im Artikel Wie lege ich Termine und Aufgaben an?