Eine Wiedervorlage erfüllt ihren Zweck erst, wenn die Akte am richtigen Tag wieder vorliegt. Amberlo zeigt Ihnen Ihre Wiedervorlagen deshalb dort, wo Sie ohnehin arbeiten: im Dashboard, in der Akte, beim Kontakt und im Kalender der Planung. Über einen Filter in der Aktenliste finden Sie außerdem Akten, für die keine Wiedervorlage mehr offen ist.
Werfen Sie deshalb regelmäßig einen Blick in Ihr Dashboard. Wie Sie eine Wiedervorlage anlegen, verschieben und abschließen, lesen Sie im Artikel Wie lege ich eine Wiedervorlage an und schließe sie ab?
Im Dashboard
Im Dashboard steht in der mittleren Spalte das Widget mit Ihren anstehenden Aufgaben, Terminen und Wiedervorlagen. Der Block Wiedervorlage folgt dort auf die Blöcke Aufgaben und Termine.
- Der Block zeigt alle offenen Wiedervorlagen, bei denen Sie Verantwortlicher Anwalt sind oder unter Bearbeiter stehen. Sie sind nach Fälligkeitsdatum sortiert, die früheste zuerst. Der Block enthält also auch Wiedervorlagen, die erst in einigen Wochen fällig sind. Erledigte Wiedervorlagen erscheinen hier nicht.
- Jede Zeile (1) zeigt den Wiedervorlagegrund und darunter Aktenzeichen und Aktenname. Ein Klick auf Aktenzeichen oder Aktenname öffnet die Akte, ein Klick an einer anderen Stelle der Zeile öffnet die Wiedervorlage.
- Rechts stehen das Fälligkeitsdatum (2) und darunter der verantwortliche Anwalt. Ist das Datum verstrichen und die Wiedervorlage noch offen, ist es rot. Ist mindestens ein Eintrag im Widget überfällig, ist außerdem die Fahne im Kopf des Widgets rot.
- Zunächst zeigt der Block fünf Wiedervorlagen. Mit WEITERE WIEDERVORLAGEN LADEN (3) blenden Sie weitere ein.
Mehr zu diesem Widget lesen Sie im Artikel So nutzen Sie das Widget „Meine anstehende Aufgaben“ im Dashboard.
In der Akte
In einer Akte führt das Symbol Wiedervorlagen im Seitenmenü zur Liste aller Wiedervorlagen dieser Akte. Sie finden es unterhalb von Termine; es zeigt einen Kalender mit Pfeil.
- Die Zahl am Symbol (1) zeigt, wie viele Wiedervorlagen dieser Akte noch offen sind.
- Über die runde Schaltfläche + (2) legen Sie eine Wiedervorlage an; die Akte ist dabei bereits eingetragen.
- Sortieren und Gruppieren (3) – Klicken Sie auf das orange Feld hinter „sortiert nach“, um nach Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher Anwalt, Wiedervorlagegrund, Status oder Erstellungsdatum zu sortieren. Das Symbol daneben kehrt die Reihenfolge um. Hinter „gruppiert nach“ fassen Sie die Liste nach Verantwortlicher Anwalt, Bearbeiter, Wiedervorlagegrund oder Fälligkeitsdatum zusammen; Keine zeigt alle Einträge unter Alle. Über das Feld Suchen finden Sie eine bestimmte Wiedervorlage.
- Die Liste zeigt offene und erledigte Wiedervorlagen. Der Status steht rechts im Eintrag: Offen oder Erledigt (4).
- Ein rotes Datum (5) bedeutet: Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, und die Wiedervorlage ist noch offen.
- Unter dem Wiedervorlagegrund zeigt jeder Eintrag den verantwortlichen Anwalt und die Akte. Sind Dokumente angehängt, steht dort zusätzlich ein Büroklammersymbol mit ihrer Anzahl. Rechts unter dem Datum stehen die Kürzel oder Profilbilder der Bearbeiter. Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Wiedervorlage.
Auf der Seite Grunddaten der Akte, die Sie über das oberste Symbol im Seitenmenü öffnen, zeigt das Widget für anstehende Einträge im Block Wiedervorlage die offenen Wiedervorlagen dieser Akte, die Sie nach Ihren Rechten im Modul Planung sehen dürfen – nicht nur Ihre eigenen. Über das Kalender-Symbol mit Pfeil im Kopf des Widgets legen Sie auch dort eine Wiedervorlage an.
Beim Kontakt
Auch beim Kontakt gibt es im Seitenmenü das Symbol Wiedervorlagen, unterhalb von Fristen. Die Liste zeigt die Wiedervorlagen aller Akten, in denen dieser Kontakt als Mandant eingetragen ist, soweit Ihre Rechte im Modul Planung das zulassen. Ist der Kontakt an einer Akte auf andere Weise beteiligt, etwa als Gegner oder als Gericht, erscheinen die Wiedervorlagen dieser Akte hier nicht; Sie finden sie in der Akte selbst. Die Liste funktioniert wie die Liste in der Akte.
Auf der Seite Grunddaten des Kontakts zeigt das Widget für anstehende Einträge im Block Wiedervorlage die offenen Wiedervorlagen derselben Akten. Über das Kalender-Symbol mit Pfeil im Kopf des Widgets legen Sie dort eine Wiedervorlage an; die Akte wählen Sie dabei selbst aus.
Im Kalender der Planung
Im Kalender der Planung erscheint jede Wiedervorlage als ganztägiger Eintrag am Fälligkeitsdatum, und zwar im Kalender des verantwortlichen Anwalts und der Bearbeiter. Der Eintrag nennt den Wiedervorlagegrund und den Aktennamen, zum Beispiel „Rückmeldung Mandant prüfen - Mietstreitigkeit Kraus ./. Wohnbau AG“.
- Eine Wiedervorlage erscheint als ganztägiger Eintrag ohne Uhrzeit (1).
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Eintrag, blendet Amberlo eine Kurzinfo (2) ein: den verantwortlichen Anwalt, den Wiedervorlagegrund, das Datum, Akte und Kontakt, falls eingetragen Bearbeiter und Zusätzliche Informationen sowie ganz unten die bisher erfasste Zeit (Erfasste Zeit).
- Erledigte Wiedervorlagen bleiben im Kalender stehen, erscheinen aber durchgestrichen (3).
- Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Wiedervorlage. Per Drag-and-drop lässt sich eine Wiedervorlage nicht verschieben; ändern Sie dafür das Fälligkeitsdatum im Dialogfenster.
Auch in der Listenansicht der Planung stehen Wiedervorlagen zwischen Ihren Aufgaben und Terminen. In der Listenansicht erfassen Sie über das Uhrsymbol in der Zeile einer Wiedervorlage auch Zeit für ihre Bearbeitung. In der Kalender- und in der Listenansicht blenden Sie über den Filter Typ mit dem Wert Wiedervorlage nur Wiedervorlagen ein. Mehr dazu im Artikel Kann ich Termine und Aufgaben im Kalender filtern? In der Tabellenansicht erscheinen Wiedervorlagen nicht.
Akten ohne offene Wiedervorlage finden
In der Aktenliste finden Sie in der Filterspalte die Gruppe Wiedervorlage mit zwei Werten:
- Offen zeigt alle Akten, zu denen mindestens eine offene Wiedervorlage besteht.
- Nicht offen zeigt die Akten, zu denen keine Wiedervorlage offen ist, weil nie eine angelegt wurde oder weil alle erledigt sind.
Mit Nicht offen prüfen Sie zum Beispiel regelmäßig, ob jede laufende Akte eine nächste Wiedervorlage hat. Den Filter können Sie mit den übrigen Filtern der Aktenliste kombinieren.
Gut zu wissen
- Wiedervorlagen erscheinen nicht im Aktivitäts-Feed und nicht unter Nachrichten.
- Fristen sehen Sie an anderen Stellen, vor allem im Modul Fristen. Mehr dazu im Artikel Wie behalte ich meine Fristen im Blick?
- Wie das Dashboard insgesamt aufgebaut ist, lesen Sie im Artikel Aufbau des Amberlo-Dashboards.