Wie prüfe ich die Beteiligten einer Akte auf Kollisionen?

Auch für eine bestehende Akte können Sie jederzeit eine Kollisionsprüfung durchführen. Amberlo übernimmt dafür die in Betracht kommenden Beteiligten der Akte und durchsucht die Kontakte Ihrer Kanzlei nach ihren Namen. Das Ergebnis zeigt, in welchen anderen Akten diese Namen vorkommen. Amberlo legt Ihnen diese Fundstellen zur Bewertung vor; ob daraus eine Interessenkollision folgt, entscheiden Sie.

Eine Prüfung aus der Akte heraus trägt den Anlass Aktenbezogene Prüfung. Sie läuft genauso wie eine freie Prüfung aus dem Menü. Wie Sie das Ergebnis lesen und zur Kenntnis nehmen und was genau die Suche vergleicht, lesen Sie im Artikel Wie führe ich eine Kollisionsprüfung durch?. Dieser Artikel beschreibt, was in der Akte anders ist.

Die Frage beim Speichern

Amberlo fragt nach einer Prüfung, wenn Sie in der Akte speichern und dabei

• eine neue Akte mit mindestens einem Beteiligten anlegen oder
• Beteiligte einer bestehenden Akte hinzufügen, ändern oder entfernen – über Bearbeiten oder in der linken Leiste der Akte unter Beteiligte. Dazu zählt auch, einem Beteiligten eine andere Rolle zu geben oder den Mandanten auszutauschen.

Die Frage kann auch erscheinen, wenn Sie eine Unterbeteiligung hinzufügen, ändern oder entfernen oder bei einem Beteiligten nur Betreff oder Aktenzeichen ändern, auch bei einem Gericht oder einer Behörde. Das Hinzufügen oder Entfernen eines Gerichts oder einer Behörde allein löst in einer bestehenden Akte dagegen keine Frage aus. Hat die Akte nach dem Speichern keine Beteiligten mehr, fragt Amberlo ebenfalls nicht.

Wenn das Fenster Kollisionsprüfungen erscheint, ist die Akte bereits gespeichert. Sie entscheiden nur noch, ob geprüft wird:

• Ja – Amberlo legt eine aktenbezogene Prüfung mit den dafür in Betracht kommenden Beteiligten der Akte an und startet sie sofort. Das Ergebnis öffnet sich nicht von selbst. Ob die Prüfung angelegt wurde, sehen Sie im Widget auf Grunddaten: Es zeigt dann Ausstehend und hinter „Zuletzt geprüft am“ Datum und Uhrzeit dieser Prüfung. Außerdem steht die Prüfung in der Liste der Prüfungen der Akte, die Sie über den Link unten im Widget oder über das Symbol Kollisionsprüfung in der linken Leiste der Akte öffnen. Ein Klick auf die Zeile der Prüfung öffnet das Ergebnis.
• Nein – es wird nicht geprüft. Schließen Sie das Fenster über das × oder mit der Esc-Taste, gilt das ebenfalls als Nein.

Was nach Nein mit dem Prüfstand geschieht, hängt davon ab, was Sie geändert haben. Die folgenden Punkte gelten, wenn es für die Akte bereits eine abgeschlossene Prüfung gibt:

• Sie haben einen Beteiligten hinzugefügt oder entfernt oder bei einem Beteiligten Kontakt, Beteiligungsart oder Rolle geändert, zum Beispiel den Mandanten ausgetauscht. Dann zeigt das Widget auf Grunddaten Änderung bei Beteiligten seit letzter Prüfung, auch wenn das Ergebnis der letzten Prüfung noch nicht zur Kenntnis genommen ist. In der Aktenliste und in der Tabellenansicht wechselt der Prüfstand nur dann auf diesen Wert, wenn das Ergebnis der letzten Prüfung bereits zur Kenntnis genommen war; sonst bleibt er dort auf Kenntnisnahme ausstehend.
• Sie haben nur eine Unterbeteiligung hinzugefügt, geändert oder entfernt oder nur Betreff oder Aktenzeichen geändert. Das zählt für den Prüfstand nicht als Änderung der Beteiligten.

Weitere Namen, etwa Unterbeteiligte, prüfen Sie bei Bedarf mit einer freien Prüfung über das Menü Kollisionsprüfung.

Eine Prüfung aus der Akte heraus anlegen

1. Öffnen Sie die Akte und klicken Sie in der linken Leiste auf das Symbol Kollisionsprüfung (1). Die Zahl am Symbol zeigt, wie viele Prüfungen es zu dieser Akte gibt. Amberlo öffnet die Liste der Prüfungen dieser Akte. Sie hat dieselben Spalten wie die Liste aller Prüfungen der Kanzlei, aber keine Filter.

2. Klicken Sie über der Liste auf + (2).

   

3. Das Formular Kollisionsprüfung öffnet sich. Amberlo hat die Beteiligten der Akte, die für eine Kollisionsprüfung in Betracht kommen, als Zu prüfende Partei übernommen. Kontakttyp, Beteiligungsart und Kontakt sind aus der Akte übernommen und lassen sich nicht ändern.

4. Geben Sie unter Name der Prüfung auf Wunsch einen Namen ein (1), zum Beispiel Erneute Prüfung vor Klageerhebung. Lassen Sie das Feld leer, bildet Amberlo den Namen aus den Beteiligten.

5. Klicken Sie auf Speichern (2) und danach auf Prüfung starten. Das Ergebnis öffnet sich innerhalb der Akte.

In der Akte prüfen Sie die Beteiligten, die Amberlo aus der Akte übernommen hat. Weitere Parteien hinzufügen oder einzelne weglassen können Sie hier nicht. Möchten Sie zusätzlich weitere Namen prüfen, etwa Unterbeteiligte wie den Geschäftsführer eines Gegners, legen Sie eine freie Prüfung über das Menü Kollisionsprüfung an. Hat die Akte noch keine Beteiligten, zeigt das Formular den Hinweis „Die Akte hat keine Beteiligten“.

Ein Klick auf eine Zeile der Liste öffnet das Ergebnis, bei einem Entwurf das Formular.

Den Prüfstand im Widget ablesen

Auf der Seite Grunddaten der Akte zeigt das Widget Kollisionsprüfung in der rechten Spalte, wie es um die Prüfung der Akte steht.

• Wurde die Akte noch nie geprüft, steht im Widget „Noch keine Kollisionsprüfung durchgeführt…“. Mit KOLLISIONSPRÜFUNG AUSFÜHREN öffnen Sie das vorbelegte Formular, wie oben beschrieben.
• Sonst zeigt das Widget ein Kennzeichen und darunter, wann und von wem zuletzt geprüft wurde:
  • Ausstehend – das Ergebnis der letzten Prüfung ist noch nicht zur Kenntnis genommen, und die Beteiligten der Akte wurden seit dieser Prüfung nicht geändert.
  • Zur Kenntnis genommen – das Ergebnis der letzten Prüfung ist zur Kenntnis genommen, und die Beteiligten der Akte wurden seit dieser Prüfung nicht geändert.
  • Änderung bei Beteiligten seit letzter Prüfung – nach der letzten Prüfung wurden Beteiligte der Akte geändert. Das Kennzeichen ersetzt dann Ausstehend ebenso wie Zur Kenntnis genommen, gleichgültig, ob das Ergebnis schon zur Kenntnis genommen ist. Für einen aktuellen Stand prüfen Sie die Akte erneut.

Unter diesen Angaben enthält das Widget außerdem einen Link, der die Liste aller Prüfungen dieser Akte öffnet.

Maßgeblich ist immer die zuletzt abgeschlossene Prüfung. Ein gespeicherter Entwurf, der noch nicht gestartet wurde, und eine fehlgeschlagene Prüfung ändern den Prüfstand nicht.

Als Änderung der Beteiligten zählt für den Prüfstand – im Widget ebenso wie in Aktenliste und Tabellenansicht –, wenn ein Beteiligter hinzugefügt oder entfernt wird oder sich bei einem Beteiligten Kontakt, Beteiligungsart oder Rolle ändert, auch bei einem Gericht oder einer Behörde. Änderungen an Unterbeteiligungen und an Betreff oder Aktenzeichen zählen nicht.

Akten nach ihrem Prüfstand finden

In der Aktenliste grenzen Sie die Akten im Filterpanel mit dem Filter Prüfstand ein. Er bietet vier Werte:

• Ungeprüft – für die Akte wurde noch keine Prüfung abgeschlossen.
• Kenntnisnahme ausstehend – das Ergebnis der letzten Prüfung ist noch nicht zur Kenntnis genommen.
• Zur Kenntnis genommen – das Ergebnis der letzten Prüfung ist zur Kenntnis genommen.
• Änderung bei Beteiligten seit letzter Prüfung – das Ergebnis der letzten Prüfung wurde zur Kenntnis genommen, danach haben sich die Beteiligten geändert.

So sehen Sie zum Beispiel auf einen Blick alle Akten, für die noch keine Prüfung aus der Akte heraus abgeschlossen wurde. Freie Prüfungen zählen dabei nicht: Haben Sie die Namen vor dem Anlegen der Akte frei geprüft und die Frage beim Speichern mit Nein beantwortet, steht die Akte trotzdem auf Ungeprüft.

In der Tabellenansicht der Akten finden Sie dieselben Werte in der Spaltengruppe Kollisionsprüfung, Spalte Prüfstatus. Über den Pfeil neben der Gruppenüberschrift blenden Sie zusätzlich die Spalten Zuletzt geprüft am und Zuletzt geprüft von ein. Wie Sie in der Tabellenansicht filtern und gruppieren, lesen Sie im Artikel Tabellenansicht – erweiterte Datenauswertung.

Aktenliste und Tabellenansicht können nach einer Änderung der Beteiligten einen anderen Wert zeigen als das Widget. Prüfen Sie die Akte deshalb nach jeder Änderung der Beteiligten erneut, um einen aktuellen Stand zu erhalten.

Der Prüfstand ist eine Information, keine Aufgabe: Amberlo erinnert nicht an ausstehende Prüfungen und setzt keine Frist.

Gut zu wissen

• Die Akte selbst erscheint im Ergebnis ihrer eigenen Prüfung nicht. Aufgeführt wird, wo die Namen ihrer Beteiligten in anderen Akten vorkommen und welche gleichnamigen Kontakte ohne Akte es gibt. Kommt ein Beteiligter nur in dieser Akte vor, erscheint für ihn kein Treffer.
• Die Kollisionsprüfung blockiert nichts. Sie können in der Akte weiterarbeiten, gleichgültig, welchen Prüfstand sie hat. Von selbst startet Amberlo keine Prüfung, sie wird Ihnen nur beim Speichern angeboten.
• Prüfungen, die Sie selbst zu dieser Akte gestartet haben, erscheinen nach Abschluss auch im Aktivitäts-Feed der Akte; ein Klick auf den Namen der Prüfung öffnet das Ergebnis. Prüfungen Ihrer Kolleginnen und Kollegen erscheinen dort nicht, denn der Aktivitäts-Feed zeigt nur Ihre eigenen Aktivitäten.
• Wer die Kollisionsprüfung nutzen kann, lesen Sie im Artikel Wie führe ich eine Kollisionsprüfung durch? im Abschnitt „Wer die Kollisionsprüfung nutzen kann“.