Wie lege ich eine Wiedervorlage an und schließe sie ab?

Mit einer Wiedervorlage legen Sie fest, an welchem Tag eine Akte wieder auf den Tisch kommt und warum, zum Beispiel „Reaktion Gegenseite prüfen“ oder „Sachstand prüfen“. Sie ist das digitale Gegenstück zum Wiedervorlagekasten: Ihr Dashboard listet Ihre offenen Wiedervorlagen nach Fälligkeitsdatum. Ist der Tag erreicht, prüfen Sie den Stand und schließen die Wiedervorlage ab oder legen die Akte auf einen späteren Tag.

Eine Wiedervorlage gehört immer zu genau einer Akte und hat ein Datum ohne Uhrzeit. Sie ist ein eigener Eintrag mit eigenem Symbol, einem Kalender mit Pfeil, und weder Aufgabe noch Termin noch Frist. Wiedervorlagen stehen Ihnen zur Verfügung, sofern die Funktion für Ihre Kanzlei freigeschaltet ist.

Ihre offenen Wiedervorlagen sehen Sie im Dashboard, in der Akte, beim Kontakt und im Kalender der Planung. Wo genau, lesen Sie im Artikel Wo sehe ich meine Wiedervorlagen?

Wo Sie eine Wiedervorlage anlegen

Das Dialogfenster Wiedervorlage erreichen Sie auf mehreren Wegen:

• Über die Schaltfläche + in der oberen Menüleiste. Unter NEU HINZUFÜGEN wählen Sie Wiedervorlage. Mehr zu dieser Schaltfläche lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?
• Im Dashboard über das Kalender-Symbol mit Pfeil im Kopf des Widgets für anstehende Einträge (Kurzinfo Wiedervorlage hinzufügen).
• In der Planung: in der Listenansicht über die runde Schaltfläche + und Wiedervorlage hinzufügen, in der Kalenderansicht über das dritte Symbol neben dem Monatsnamen. In der Tabellenansicht gibt es keinen Eintrag für Wiedervorlagen.
• In der Akte: im Seitenmenü über das Symbol Wiedervorlagen und dort die runde Schaltfläche +, oder auf der Seite Grunddaten über das Kalender-Symbol mit Pfeil im Widget für anstehende Einträge. Auf diesen Wegen ist die Akte im Dialogfenster bereits eingetragen.
• Beim Kontakt: im Seitenmenü über das Symbol Wiedervorlagen und die runde Schaltfläche +, oder auf der Seite Grunddaten über das Kalender-Symbol mit Pfeil im Widget für anstehende Einträge. Hier wählen Sie die Akte selbst aus, denn eine Wiedervorlage gehört immer zu einer Akte.

Den Eintrag Wiedervorlage unter der Schaltfläche + in der oberen Menüleiste und die Symbole zum Anlegen im Dashboard, auf der Seite Grunddaten und in der Planung sehen Sie nur, wenn Ihre Rolle das Anlegen erlaubt. Ohne dieses Recht legt Amberlo keine Wiedervorlage an, auch nicht über die Listen Wiedervorlagen in der Akte oder beim Kontakt (siehe unten).

So legen Sie eine Wiedervorlage an

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Wiedervorlage auf einem der oben beschriebenen Wege.
2. Wählen Sie unter Akte die Akte (1): Tippen Sie einen Teil des Aktennamens ein und wählen Sie die Akte aus der Vorschlagsliste. Haben Sie das Dialogfenster aus der Akte heraus geöffnet, ist sie bereits eingetragen.
3. Prüfen Sie Verantwortlicher Anwalt (2) und Bearbeiter (3). Hat die Akte ein Aktenteam, trägt Amberlo nach der Wahl der Akte die Person mit der Benutzerrolle Mandatsführer als verantwortlichen Anwalt ein und übernimmt die übrigen Mitglieder des Aktenteams als Bearbeiter. Sie können beides ändern. Im Beispiel hat Amberlo Anja Berger aus dem Aktenteam eingetragen; Julia Sander wurde als Bearbeiterin ergänzt. Wer unter Verantwortlicher Anwalt steht, bietet Amberlo unter Bearbeiter nicht an. Wählen Sie als verantwortlichen Anwalt eine Person, die bereits unter Bearbeiter steht, entfernt Amberlo sie dort.
4. Wählen Sie den Wiedervorlagegrund (4) aus der Liste. Tippen Sie einen Teil des Grundes ein, wird die Liste gefiltert.
5. Tragen Sie rechts das Fälligkeitsdatum (5) ein, also den Tag, an dem die Akte wieder vorgelegt werden soll. Sie können das Datum eintippen oder im Kalender wählen.
6. Klicken Sie auf ERSTELLEN (6).

Die Wiedervorlage ist danach Offen und erscheint sofort im Dashboard der eingetragenen Personen, in der Akte und im Kalender der Planung.

Mit ABBRECHEN schließen Sie das Dialogfenster, ohne etwas zu speichern. Das gilt auch für die Taste Esc: Ihre Eingaben gehen dabei ohne Rückfrage verloren.

Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert: Akte, Verantwortlicher Anwalt, Wiedervorlagegrund und Fälligkeitsdatum. Fehlt eine dieser Angaben, legt Amberlo die Wiedervorlage nicht an und rahmt die leeren Pflichtfelder rot ein.

Die Felder im Dialogfenster Wiedervorlage

Linke Spalte:

• Akte – die Akte, zu der die Wiedervorlage gehört. Eine Wiedervorlage ohne Akte gibt es nicht.
• Verantwortlicher Anwalt – genau eine Person, die für die Wiedervorlage verantwortlich ist. Zur Auswahl stehen alle Benutzerinnen und Benutzer Ihrer Kanzlei.
• Bearbeiter – weitere Personen, die sich um die Wiedervorlage kümmern, etwa aus dem Sekretariat. Sie können mehrere Personen eintragen oder das Feld leer lassen.
• Wiedervorlagegrund – etwa Sachstand prüfen, Reaktion Gegenseite prüfen oder Zahlungseingang Mandant/Vorschuss prüfen. Der Grund ist später der Titel der Wiedervorlage im Dashboard und in den Listen. Ein freier Text ist hier nicht möglich. Welche Gründe zur Auswahl stehen und in welcher Reihenfolge, legt Ihre Kanzlei fest; mehr dazu im Artikel Wie passe ich die Wiedervorlagegründe an?
• Zusätzliche Informationen – Freitext mit bis zu 2.000 Zeichen, zum Beispiel worauf bei der Vorlage zu achten ist.
• Anhänge – über HOCHLADEN laden Sie ein Dokument hoch, über DURCHSUCHEN wählen Sie ein vorhandenes Dokument aus. Bei einer bestehenden Wiedervorlage fügen Sie Dokumente über das Plus rechts neben Anhänge hinzu. Die Dokumente werden in der Akte abgelegt. Diesen Bereich sehen Sie nur, wenn Sie Zugriff auf das Modul Dokumente haben. Mehr dazu im Artikel Kann ich Dateien an Aufgaben und Termine anhängen?

Rechte Spalte:

• Status – Offen oder Erledigt. Eine neue Wiedervorlage ist immer Offen. Den Status ändern Sie über die Schaltflächen unten im Dialogfenster (siehe unten).
• Fälligkeitsdatum – der Tag der Wiedervorlage, ohne Uhrzeit. Auch ein Datum in der Vergangenheit ist möglich, etwa wenn Sie eine Wiedervorlage aus der Papierakte nachtragen.

Eine Wiedervorlage verschieben oder abschließen

Liegt die Akte am Fälligkeitsdatum vor, gibt es zwei Möglichkeiten: Die Sache ist erledigt, oder die Akte soll an einem späteren Tag erneut vorgelegt werden. Öffnen Sie die Wiedervorlage dazu mit einem Klick, im Dashboard, in der Akte, beim Kontakt oder im Kalender der Planung.

• Verschieben: Tragen Sie unter Fälligkeitsdatum (1) den neuen Tag ein und klicken Sie auf AKTUALISIEREN (2). Die Wiedervorlage bleibt Offen und steht ab sofort unter dem neuen Datum. Eine neue Wiedervorlage müssen Sie dafür nicht anlegen. Auf dieselbe Weise ändern Sie auch alle anderen Angaben.
• Abschließen: Klicken Sie auf WIEDERVORLAGE ABSCHLIESSEN (3). Amberlo setzt den Status sofort auf Erledigt und schließt das Dialogfenster; eine Rückfrage gibt es nicht. Die Wiedervorlage verschwindet aus dem Dashboard und von der Seite Grunddaten der Akte. In der Liste Wiedervorlagen der Akte bleibt sie mit dem Status Erledigt stehen, im Kalender der Planung erscheint sie durchgestrichen. Wichtig: WIEDERVORLAGE ABSCHLIESSEN übernimmt nur den Status. Haben Sie im Dialogfenster etwas geändert, etwa unter Zusätzliche Informationen einen Vermerk ergänzt, speichern Sie die Änderung zuerst mit AKTUALISIEREN. Öffnen Sie die Wiedervorlage danach erneut und schließen Sie sie ab. Sonst geht die Änderung ohne Hinweis verloren.
• Wieder öffnen: Öffnen Sie eine erledigte Wiedervorlage, fehlt die Schaltfläche WIEDERVORLAGE ABSCHLIESSEN; stattdessen steht unten rechts, direkt links neben ABBRECHEN, die Schaltfläche WIEDERERÖFFNEN. Ein Klick darauf setzt die Wiedervorlage wieder auf Offen. Auch WIEDERERÖFFNEN übernimmt nur den Status; andere Änderungen speichern Sie vorher mit AKTUALISIEREN.

Im Kalender der Planung können Sie eine Wiedervorlage nicht per Drag-and-drop auf einen anderen Tag ziehen. Ändern Sie dafür das Fälligkeitsdatum im Dialogfenster.

Eine Wiedervorlage löschen

Im Dialogfenster gibt es keine Schaltfläche zum Löschen. Eine Wiedervorlage, die Sie nicht mehr brauchen, etwa weil sie versehentlich angelegt wurde, löschen Sie in der Listenansicht der Planung: Markieren Sie den Eintrag über das Kontrollkästchen, klicken Sie über der Liste auf das Papierkorbsymbol und bestätigen Sie mit BESTÄTIGEN. Wie das im Einzelnen geht, lesen Sie im Artikel Wie lösche ich mehrere Aufgaben oder Termine auf einmal?

Eine gelöschte Wiedervorlage landet zunächst im Papierkorb. Administratorinnen und Administratoren Ihrer Kanzlei erreichen ihn über Einstellungen > Papierkorb; anderen Benutzern wird dieser Eintrag nicht angezeigt. Dort ist die Wiedervorlage mit dem Namen der Akte aufgeführt und lässt sich mit WIEDERHERSTELLEN zurückholen. Haben Sie keinen Zugriff, bitten Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, die Wiedervorlage wiederherzustellen. Bitte beachten Sie: Der Papierkorb hält gelöschte Einträge nur für begrenzte Zeit vor, eine Wiederherstellung ist deshalb nicht garantiert.

Eine Wiedervorlage, die bearbeitet ist, schließen Sie besser ab, statt sie zu löschen. Dann bleibt sie in der Akte mit dem Status Erledigt sichtbar.

Wer Wiedervorlagen anlegen und bearbeiten darf

Für Wiedervorlagen gibt es kein eigenes Recht. Sie folgen den Rechten des Moduls Planung, die auch für Aufgaben und Termine gelten:

• Das Recht Kann Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen erstellen erlaubt das Anlegen von Wiedervorlagen.
• Die Spalten Anzeigen, Bearbeiten und Löschen regeln, welche Wiedervorlagen eine Person sehen, ändern und löschen darf. Zum Bearbeiten gehören auch das Abschließen und das Wiedereröffnen.
• Ohne Recht zum Bearbeiten können Sie die Angaben einer Wiedervorlage nicht ändern und sie weder abschließen noch wiedereröffnen.

Die Rechte legen Sie in den Kanzleirollen fest. Wie das geht, lesen Sie im Artikel Wie lege ich Benutzerberechtigungen in Amberlo fest?

Gut zu wissen

• Zu einer Akte können Sie mehrere offene Wiedervorlagen anlegen, zum Beispiel mit unterschiedlichen Gründen.
• Eine Wiedervorlage gilt für einen Tag, ohne Uhrzeit und ohne Wiederholung.
• Zeit für die Bearbeitung einer Wiedervorlage erfassen Sie in der Listenansicht der Planung: Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Zeile der Wiedervorlage und klicken Sie rechts auf das Uhrsymbol. Im Dialogfenster Zeit erfassen ist die Wiedervorlage unter Verbunden mit bereits eingetragen; sie erscheint dort mit dem Namen der Akte.
• Eine Wiedervorlage ersetzt keine Frist. Fristen legen Sie in einem eigenen Dialogfenster an; mehr dazu im Artikel Wie lege ich eine Frist an?
• Aufgaben und Termine legen Sie ebenfalls in eigenen Dialogfenstern an. Mehr dazu im Artikel Wie lege ich Termine und Aufgaben an?