Abrechnung einrichten

Bevor Ihre Kanzlei die erste Rechnung stellt, richten Sie einmalig Briefkopf, Logo, Bankverbindung, Rechnungsnummern, die Daten für die Finanzbuchhaltung, die Auslagenarten und die Stundensätze der Kanzlei ein, kennzeichnen Ihre Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und pflegen die Abrechnungsdaten Ihrer Mandanten. Dieser Artikel führt Sie in der empfohlenen Reihenfolge durch alle Einstellungen und erklärt, warum etwas später nicht auf der Rechnung erscheint. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

• Wer darf das? Die hier beschriebenen Bereiche unter Einstellungen können nur Administratorinnen und Administratoren Ihrer Kanzlei bearbeiten. Bankkonten legen Sie über den Menüpunkt Konten an; dafür brauchen Sie die Berechtigung Kann Konten und Transaktionen erstellen, für Konten anderer Niederlassungen als Ihrer eigenen die Berechtigung für Alle Konten. Die Abrechnungsdaten eines Mandanten (Schritt 7) pflegt jeder, der Mandanten bearbeiten darf.
• Halten Sie bereit: Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Steuernummer bzw. USt-IdNr. jedes Standorts, das Kanzleilogo als Bilddatei, die Bankverbindung(en) sowie die DATEV-Berater- und Mandantennummer von Ihrer Steuerberatung.
• Lassen Sie unter Einstellungen > Konto verwalten die Währung auf Euro. Die Abrechnung in Amberlo arbeitet nur in EUR; bei einer anderen Währung lehnt Amberlo Rechnungsentwürfe, Zeiten und Auslagen ab.

Schritt für Schritt

1. Kanzlei und Niederlassungen anlegen (Briefkopf)

Jeder Standort Ihrer Kanzlei ist in Amberlo eine Niederlassung. Die Niederlassung, die auf einer Rechnung als Briefkopf gewählt ist, liefert Absendername, Anschrift, Telefon, E-Mail und Steuernummer bzw. USt-IdNr. der Rechnung, dazu das Logo (Schritt 2) und die Bankverbindung (Schritt 3). Nicht auf die Rechnung kommen Mobiltelefon und Webseite der Niederlassung sowie der Text unter Zusätzliche Kanzleiinformationen; einen frei gestaltbaren Fußzeilentext hat die Rechnung nicht.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Konto verwalten.
2. Klicken Sie im Bereich Kanzlei / Niederlassungen auf eine bestehende Niederlassung oder legen Sie eine neue an.
3. Füllen Sie mindestens aus:
   • Name der Kanzlei (oder der Niederlassung),
   • Adresse mit Straße, Hausnummer, PLZ und Stadt,
   • die Felder Steuernummer und USt-IdNr. – mindestens eines davon, die USt-IdNr. mit Länderkennung (z. B. DE123456789),
   • im Bereich Kontakte die Felder Telefon und E-Mail.
4. Markieren Sie Ihre Hauptniederlassung als Standard.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Amberlo druckt beide Angaben als eigene Zeilen auf den Beleg („Steuernummer: …“ und „USt-IdNr.: …“); ein leeres Feld erscheint nicht. Zum Festschreiben genügt eines der beiden Felder. Ist unter Typ Natürliche Person gewählt, heißt das erste Feld Personen-ID, und Amberlo druckt den Eintrag als „Steuer-IdNr.: …“.

Rechnungen an Unternehmen oder Behörden im Inland über 250 € brutto prüft Amberlo beim Festschreiben zusätzlich als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD). Dafür braucht die Niederlassung Telefon und E-Mail; zur Steuernummer siehe „Meine Kanzlei hat nur eine Steuernummer.“ unten. Für Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland brauchen Sie immer eine USt-IdNr. (siehe Schritt 7).

Amberlo speichert eine Niederlassung auch ohne vollständige Adresse. Ob Straße, Postleitzahl, Ort, die Einträge in Steuernummer bzw. USt-IdNr. sowie Telefon und E-Mail vorhanden sind, prüft Amberlo erst, wenn Sie eine Rechnung festschreiben wollen. Füllen Sie die Daten deshalb gleich vollständig aus.

2. Logo hochladen

1. Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Allgemein.
2. Haben Sie mehrere Niederlassungen, wählen Sie oben unter Kanzlei (oder Niederlassung) auswählen, für welche Niederlassung das Logo gilt. Jede Niederlassung hat ihr eigenes Logo.
3. Wählen Sie im Bereich Logo über Datei auswählen… eine Bilddatei im Format .jpg, .gif oder .png. Die Datei darf höchstens 2 MB groß und 1500 × 1500 Pixel breit bzw. hoch sein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Niederlassung ohne Logo ist erlaubt. Die Rechnung erscheint dann ohne Logo.

3. Bankkonto hinterlegen, damit es auf der Rechnung steht

Auf jedem Rechnungs-PDF druckt Amberlo unten den Block Bankverbindung. Dort stehen die Konten der Niederlassung, die als Briefkopf der Rechnung gewählt ist. Ein Bankkonto, das an der Akte oder am Mandanten hinterlegt ist (Feld Bankverbindungen im Reiter Abrechnung), übernimmt Amberlo dagegen in die Zahlungsdaten der E-Rechnung. Hinterlegen Sie dort deshalb kein abweichendes Konto.

Legen Sie für jede Niederlassung zuerst das Kanzleikonto an, denn das erste Konto einer Niederlassung wird automatisch zum Standard-Konto.

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Konten und legen Sie ein neues Konto an (Neues Konto erstellen).
2. Wählen Sie als Kontotyp Kanzleikonto.
3. Wählen Sie unter Kanzlei (Niederlassung) die Niederlassung, zu der das Konto gehört. Ohne die Berechtigung für Alle Konten ist das Feld gesperrt und auf Ihre eigene Niederlassung gesetzt.
4. Die Währung ist fest auf Euro gesetzt.
5. Tragen Sie Kontoname, Bankname, IBAN und BIC / SWIFT ein. Lautet das Konto nicht auf den Namen der Niederlassung, tragen Sie außerdem den Kontoinhaber ein. Amberlo druckt ihn in der Bankverbindung als „Kontoinhaber: …“; bleibt das Feld leer, steht dort der Name der Niederlassung.
6. Setzen Sie das Häkchen bei In Rechnungsvorlagen anzeigen.
7. Prüfen Sie das Häkchen Standard-Konto. Beim ersten Konto einer Niederlassung ist es gesetzt und gesperrt, bei weiteren Konten optional. Das Standard-Konto steht auf der Rechnung an erster Stelle, und auf dieses Konto bucht Amberlo Zahlungseingänge – eine Kontoauswahl beim Erfassen gibt es nicht.
8. Speichern Sie das Konto.

Kontotyp und Niederlassung lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Prüfen Sie beide Angaben deshalb vor dem Speichern.

Auf der Rechnung erscheint ein Konto nur, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Sind mehrere Konten markiert, druckt Amberlo alle – das Standard-Konto zuerst, danach alphabetisch nach Kontoname.

Für Fremdgeld legen Sie zusätzlich ein Konto mit dem Kontotyp Anderkonto an – für jede Niederlassung, deren Akten Fremdgeld erhalten, ein eigenes, bei dem unter Kanzlei (Niederlassung) diese Niederlassung gewählt ist. Beim Erfassen von Fremdgeld bietet Amberlo nur Anderkonten der Niederlassung an, zu der die Akte gehört; welche das ist, legt das Feld Kanzlei im Reiter Abrechnung der Akte fest (siehe „Welche Rechnungseinstellungen haben keine Wirkung?“ unten). Mehr dazu in den häufigen Fragen unter Fremdgeld erfassen und auskehren.

4. Rechnungsnummern festlegen (Nummernkreise)

Amberlo vergibt Rechnungsnummern lückenlos und fortlaufend. Sie legen einmalig fest, mit welcher Zahl und welchem Präfix die Nummern beginnen.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Nummernkreise.
2. Legen Sie für jeden Kreis Startnummer und Präfix fest:
   • Rechnung / Vorschussrechnung / Storno (gemeinsamer Kreis): Die drei Belegarten teilen eine laufende Nummer und unterscheiden sich nur durch ihr Präfix.
   • Aufforderungsschreiben (AF), PKH-Beleg (PKH) und Erstattungsbeleg (ER) zählen jeweils eigenständig. Ist RVG in Ihrem Tarif nicht enthalten, fehlt der Kreis für PKH-Belege.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Nummernkreise gelten für die ganze Kanzlei, nicht je Niederlassung. Ein Präfix darf nur Buchstaben, Ziffern und die Zeichen $ % & * + - enthalten; die Startnummer darf höchstens 12 Stellen haben.

Eine Nummer besteht aus dem Präfix und einer mindestens fünfstelligen Zahl (z. B. RE-00001), ohne Jahreszahl und ohne jährlichen Neubeginn. Legen Sie keine Startnummer fest, beginnt der Kreis bei 1. Die Präfixe für Aufforderungsschreiben und PKH-Belege müssen gefüllt sein und sich von allen anderen Präfixen unterscheiden. Ein Präfix, das nur aus einem anderen Präfix und angehängten Ziffern besteht (z. B. „RE“ und „RE1“), gilt nicht als unterschiedlich; Amberlo lehnt das Speichern dann ab.

Wichtig: Sobald die erste Nummer eines Kreises vergeben ist, sind Startnummer und Präfixe dieses Kreises fest. Amberlo zeigt dann den Hinweis „Die erste Nummer dieses Kreises wurde gezogen. Startnummer und Präfixe sind fest und können nicht mehr geändert werden.“ Legen Sie die Nummern deshalb fest, bevor Sie die erste Rechnung festschreiben. Warum das so ist, lesen Sie unter Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

5. Verzugshinweis und weitere Rechnungseinstellungen

1. Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Rechnungen.
2. Der Verzugshinweis weist Verbraucher darauf hin, dass sie in Verzug kommen, wenn sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlen (§ 286 Abs. 3 BGB). Formulieren Sie ihn im Bereich Verzugshinweis (Verbraucher) unter Hinweistext; Amberlo druckt ihn auf jede Rechnung an einen Verbraucher. Ohne diesen Hinweis lässt sich eine Rechnung an einen Verbraucher nicht festschreiben. Den genauen Wortlaut bestimmen Sie selbst.
3. Wollen Sie Vorschussrechnungen stellen, aktivieren Sie im Reiter Vorschussrechnung die Funktion (Aktivieren Sie die Funktion „Vorschussrechnung“ in Amberlo). Mehr dazu unter Vorschussrechnung stellen und verrechnen.
4. Im Reiter Versand hinterlegen Sie die E-Mail-Vorlagen sowie die Fußzeile der Rechnungs-E-Mail. Mit dem Amberlo Mail Service verschickt Amberlo Rechnungen zwar mit Ihrem Namen, aber immer von der Adresse notifications@amberlo.io – eine eigene Absenderadresse lässt sich dafür nicht einstellen.
5. Klicken Sie jeweils auf Speichern.

Haben Sie mehrere Niederlassungen, gelten diese Einstellungen je Niederlassung. Wählen Sie sie oben unter Kanzlei (oder Niederlassung) auswählen aus.

6. Finanzbuchhaltung für den DATEV-Export einrichten

1. Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Finanzbuchhaltung.
2. Wählen Sie den Kontenrahmen (SKR) Ihrer Kanzlei: SKR03 oder SKR04. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.
3. Wählen Sie die Sachkontennummernlänge (4 bis 8 Stellen) passend zu Ihrem DATEV-Bestand.
4. Tragen Sie die DATEV-Beraternummer (Ihres Steuerberaters) und die DATEV-Mandantennummer (Ihre Kanzlei beim Steuerberater) ein.
5. Wählen Sie unter WJ-Beginn (Monat) den ersten Monat Ihres Wirtschaftsjahres.
6. Tragen Sie die Kostenstelle KOST1 für von der Kanzlei verauslagte Auslagen ein. Ohne sie lässt sich die Seite nicht speichern.
7. Prüfen Sie die Kontenzuordnung. Die meisten Konten sind passend zu Ihrem Kontenrahmen vorbelegt; unter dem Feld steht der Standard, zum Beispiel „SKR04-Standard: 1800“. Jedes vorbelegte Konto können Sie überschreiben – mit genau so vielen Ziffern, wie die Sachkontennummernlänge vorgibt, und nicht mit einem Konto, das schon einem anderen Zweck zugewiesen ist. Leeren Sie das Feld oder klicken Sie auf das Symbol zum Zurücksetzen, gilt wieder der Standard. Erlöse 19 %, Erlöse 7 % und Erhaltene Anzahlungen 19 % müssen DATEV-Automatikkonten sein. Selbst eintragen müssen Sie Bank – Anderkonto, bei SKR03 außerdem Fremdgeld und Mandanten-Guthaben, sowie unter 0-%-Erlösarten die drei Erlöskonten mit 0 % Umsatzsteuer (z. B. für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland). Stimmen Sie jede Abweichung und jedes selbst eingetragene Konto mit Ihrer Steuerberatung ab.
8. Klicken Sie auf Speichern.
9. Optional: Im Bereich Probeexport (Testlauf des EXTF-Buchungsstapels) wählen Sie einen Monat und klicken auf Probeexport herunterladen. Geben Sie die Datei Ihrer Steuerberatung zur Kontrolle. Der Probeexport braucht gespeicherte Berater- und Mandantennummern.

Fehlende Berater- und Mandantennummer sowie leere Konten verhindern nicht das Speichern, wohl aber später den Export. Unter einer fehlenden Berater- oder Mandantennummer steht „Erforderlich, bevor der FiBu-Export laufen kann.“, ein Konto ohne Wert zeigt „Nicht festgelegt – ein Export ist blockiert, sobald ein Monat Buchungen auf diesem Konto enthält.“ Ein Monat mit Fremdgeld-Buchungen lässt sich also erst exportieren, wenn die dafür nötigen Konten eingetragen sind. Wie der Export funktioniert, lesen Sie unter Buchungsdaten an DATEV übergeben.

7. Abrechnungsdaten Ihrer Mandanten pflegen

Welcher Umsatzsteuersatz auf einer Rechnung steht, leitet Amberlo aus der steuerlichen Einordnung des Mandanten ab. Diese Angaben pflegen Sie nicht in den Einstellungen, sondern am Mandanten selbst – jeder, der Mandanten bearbeiten darf.

1. Öffnen Sie den Mandanten zum Bearbeiten und gehen Sie zum Bereich Abrechnungsdaten.
2. Prüfen Sie Steuerterritorium (Deutschland, EU oder Drittland). Amberlo schlägt den Wert anhand des Landes in der Adresse vor.
3. Wählen Sie die Unternehmereigenschaft (Unternehmer oder Verbraucher) und die Art des Rechnungsempfängers (Verbraucher, Unternehmer oder Behörde). Unternehmer bedeutet hier, dass der Mandant die Leistung für sein Unternehmen bezieht (§ 3a Abs. 2 UStG); nicht jede Organisation ist das. Wählen Sie eines der beiden Felder, schlägt Amberlo das andere passend vor. Bei Behörde schlägt Amberlo keine Unternehmereigenschaft vor – wählen Sie sie selbst.
4. Tragen Sie bei Unternehmen die USt.-IdNr: mit Länderkennung ein (z. B. DE123456789). Bei einem Unternehmen im EU-Ausland (Steuerterritorium EU, Unternehmereigenschaft Unternehmer) ist sie Pflicht: Ohne USt-IdNr. des Mandanten lässt sich die Rechnung nicht festschreiben, und auch Ihre Niederlassung braucht dann eine USt-IdNr. – die Steuernummer genügt dafür nicht. Amberlo druckt die USt-IdNr. des Mandanten unter seiner Anschrift; ohne Länderkennung lässt sich eine E-Rechnung an diesen Mandanten nicht festschreiben. Erkennt Amberlo das Format nicht, speichert es die Nummer trotzdem so, wie sie eingegeben wurde, und weist darauf hin; eine Prüfung über VIES findet nicht statt.
5. Tragen Sie die Käuferreferenz (Leitweg-ID) ein: bei einer Behörde die Leitweg-ID, bei einem Unternehmen die Referenz, die der Mandant Ihnen nennt. Rechnungen an Unternehmen oder Behörden im Inland über 250 € brutto lassen sich ohne Käuferreferenz nicht festschreiben.
6. Soll der Mandant Rechnungen per E-Mail oder im Mandantenportal erhalten, setzen Sie das Häkchen Hat dem elektronischen Rechnungsversand zugestimmt (E-Mail oder Mandantenportal).
7. Speichern Sie den Mandanten.

Daraus ergibt sich der vorgeschlagene Umsatzsteuersatz:

Auf jede Rechnung mit 0 % druckt Amberlo den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Ist die Art des Rechnungsempfängers Verbraucher, verlangt Amberlo auf der Rechnung den Verzugshinweis (Schritt 5). Wie der Satz auf der Rechnung erscheint und wie Sie davon abweichen, lesen Sie unter Rechnung erstellen und versenden.

Die Rechnung druckt das Feld Name des Mandanten. Tragen Sie dort die vollständige Firmierung ein – das Feld Vollständiger Name („Für Rechnungen und Berichte“) erscheint nur in der E-Rechnung.

Jede Akte hat genau einen Abrechnungsmandanten – den Mandanten, an den die Rechnungen der Akte gehen. Für weitere Auftraggeber führen Sie eigene Akten.

8. Auslagenarten der Kanzlei festlegen

Neben den gesetzlichen Auslagen nach Teil 7 VV RVG kann Ihre Kanzlei eigene Auslagenarten anlegen, zum Beispiel für Kurierkosten.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Aktivitäten, Reiter Typen.
2. Legen Sie im Bereich Auslagentypen eine neue Auslagenart an oder bearbeiten Sie eine bestehende: Name, Einordnung und optional ein Betrag.
3. Wählen Sie als Einordnung Eigene Auslage (steuerbar) oder Fremde Auslage (durchlaufend). Die Einordnung ist Pflicht. Beim Erfassen einer Auslage bietet Amberlo die Art nur unter dieser Einordnung an und übernimmt sie.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Darunter zeigt der Bereich Katalog der Auslagenarten unter RVG-Systemeinträge die gesetzlichen Auslagen nach Teil 7 VV RVG mit Einordnung, Mengeneinheit und Satz. Diese Einträge sind schreibgeschützt. Ist RVG in Ihrem Tarif nicht enthalten, fehlt der Bereich RVG-Systemeinträge. Wie Sie Auslagen erfassen, lesen Sie unter Zeiten und Auslagen erfassen.

9. Benutzer mit Anwaltszulassung kennzeichnen

Für jede Rechnung wählen Sie im Feld Verantwortlicher Rechtsanwalt eine Person aus. Zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer mit Anwaltszulassung. In einer neuen Kanzlei ist noch niemand so gekennzeichnet – bis dahin lässt sich keine Rechnung festschreiben und kein PKH-Beleg abschließen.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Benutzer verwalten und öffnen Sie den Benutzer zum Bearbeiten.
2. Setzen Sie im Reiter Sicherheit das Häkchen Benutzer hat Anwaltszulassung.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie das für jede Rechtsanwältin und jeden Rechtsanwalt Ihrer Kanzlei.

Tragen Sie außerdem für jeden Benutzer, der Zeiten oder Auslagen erfasst, im Reiter Hauptinformationen ein Kürzel ein (2 bis 5 Zeichen, eindeutig). Amberlo übergibt es beim DATEV-Export als Kostenstelle KOST1; fehlt es, ist der Export blockiert.

10. Stundensätze und Zeitrundung prüfen

Den Stundensatz eines Zeiteintrags nimmt Amberlo aus Einstellungen > Kanzleihonorare oder aus den Einstellungen des Mandanten bzw. der Akte (Reiter Honorar). Ist dort kein passender Satz hinterlegt, steht der Zeiteintrag mit 0,00 € auf der Rechnung.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Kanzleihonorare und legen Sie die Stundensätze Ihrer Kanzlei fest. Sätze für einzelne Benutzer lassen sich nur für Benutzer festlegen, denen unter Einstellungen > Benutzer verwalten eine Position zugeordnet ist.
2. Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Aktivitäten, Reiter Allgemein. Im Bereich Zeitrundung legen Sie fest, ob und auf wie viele Minuten Amberlo die fakturierbare Zeit neuer Zeiteinträge rundet (Zeitrundung einschalten).
3. Klicken Sie jeweils auf Speichern.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Warum erscheint mein Bankkonto nicht auf der Rechnung?

Gehen Sie die Bedingungen aus Schritt 3 der Reihe nach durch. Die häufigsten Ursachen:

• Das Häkchen In Rechnungsvorlagen anzeigen fehlt.
• Das Konto gehört zu einer anderen Niederlassung als dem Briefkopf der Rechnung. Prüfen Sie im Rechnungsentwurf, welche Niederlassung gewählt ist.
• Das Konto ist ein Anderkonto oder eine Kasse. Diese Kontotypen erscheinen nie auf einer Rechnung.

Ist kein passendes Konto vorhanden, erscheint die Rechnung ohne Bankverbindung.

Ich habe ein Bankkonto an der Akte oder am Mandanten hinterlegt. Warum wird es nicht gedruckt?

Auf das Rechnungs-PDF kommen ausschließlich die Konten der Niederlassung, die als Briefkopf gewählt ist. Ein an der Akte oder am Mandanten hinterlegtes Konto übernimmt Amberlo aber in die Zahlungsdaten der E-Rechnung – PDF und E-Rechnung nennen dann unterschiedliche Bankverbindungen. Hinterlegen Sie dort deshalb kein abweichendes Konto. Soll eine Akte über ein anderes Konto abgerechnet werden, ordnen Sie das Konto der entsprechenden Niederlassung zu und wählen Sie diese Niederlassung als Briefkopf.

Kann ich Startnummer oder Präfix nachträglich ändern?

Nein, sobald die erste Nummer des jeweiligen Kreises vergeben ist. Die vier Kreise werden unabhängig voneinander fest: Haben Sie bisher nur Rechnungen gestellt, können Sie die Kreise für Aufforderungsschreiben, PKH-Belege und Erstattungsbelege weiterhin anpassen. Ist RVG in Ihrem Tarif nicht enthalten, fehlt der Kreis für PKH-Belege ganz.

Warum lässt sich meine erste Rechnung nicht festschreiben?

Vor dem Festschreiben prüft Amberlo die Rechnung. Typische Meldungen aus der Einrichtung:

• „Der gewählte Briefkopf braucht Straße, Postleitzahl und Ort.“ – Ergänzen Sie die Adresse der Niederlassung (Schritt 1).
• „Der gewählte Briefkopf weist keine Steuernummer und keine USt-IdNr. aus.“ – Tragen Sie bei der Niederlassung die Steuernummer oder die USt-IdNr. ein (Schritt 1).
• „Die Telefonnummer der Kanzlei fehlt.“ oder „Die E-Mail-Adresse der Kanzlei fehlt.“ – Ergänzen Sie Telefon bzw. E-Mail der Niederlassung (Schritt 1). Amberlo verlangt beides bei Rechnungen, die es als E-Rechnung prüft.
• „Für den Mandanten fehlt eine Referenznummer (Buyer Reference).“ – Tragen Sie beim Mandanten die Käuferreferenz (Leitweg-ID) ein (Schritt 7).
• Fehlender Verzugshinweis bei einer Rechnung an einen Verbraucher – Hinterlegen Sie den Hinweistext (Schritt 5).
• Steuerliche Einordnung des Empfängers – Das ist nur ein Hinweis und blockiert nicht. Er erscheint, wenn beim Mandanten Steuerterritorium oder Unternehmereigenschaft fehlt (Schritt 7).

Meine Kanzlei hat nur eine Steuernummer.

Das genügt – auch für E-Rechnungen. Eine USt-IdNr. brauchen Sie nur für Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland und für E-Rechnungen, wenn bei der Niederlassung unter Typ Natürliche Person gewählt ist.

Mein Steuerberater nutzt kürzere Kostenstellen. Was passiert bei einem langen KOST1-Wert?

DATEV-Kostenstellen sind standardmäßig 8 Zeichen lang. Einen längeren Wert speichert Amberlo zwar, aber solange Ihre Steuerberatung die Länge in DATEV nicht erhöht hat, fällt die Buchung aus der DATEV-Kostenrechnung heraus. Stimmen Sie die Kostenstelle deshalb vorher mit Ihrer Steuerberatung ab.

Welche Rechnungseinstellungen haben keine Wirkung?

Auf Ihre Belege haben diese Einstellungen keine Wirkung: Benutzerdefinierter Rechnungsname, Zusätzliches Verkaufsdatum in Rechnungen verwenden, Umsatzsteuer in Rechnungen einbeziehen, Standard-USt. (%), Uhrzeit neben Rechnungsdatum anzeigen, Zusätzliche Kanzleiinformationen, Regionale Einstellungen, Auslagendateien an die Rechnung anhängen und in den E-Mail-Vorlagen Rechnung im PDF-Format anhängen. An Akte und Mandant gilt das für das Feld Rechnung erstellt von. Das Feld Kanzlei wirkt sich nicht auf den Beleg aus, bestimmt aber, welche Anderkonten beim Erfassen von Fremdgeld angeboten werden (siehe Schritt 3). Den Umsatzsteuersatz leitet Amberlo stattdessen aus den Abrechnungsdaten des Mandanten ab (Schritt 7).

Ich sehe einzelne Bereiche der Einstellungen oder den Menüpunkt Konten nicht.

Den Menüpunkt Einstellungen sehen alle Benutzer. Konto verwalten, Kanzleihonorare, Benutzer verwalten und die Bereiche unter Anpassen sind aber Administratorinnen und Administratoren vorbehalten, der Menüpunkt Konten Benutzern mit der Berechtigung Kann Konten und Transaktionen erstellen. Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Kanzlei.

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