Dieser Artikel erklärt zwei Belegarten, die keine Rechnung an den Mandanten sind: das Aufforderungsschreiben, mit dem Sie verauslagte Gerichts- oder Gerichtsvollzieherkosten vom Mandanten zurückfordern, und den PKH-Beleg, mit dem Sie Ihre Vergütung aus einem Prozesskostenhilfe-Mandat gegenüber der Landeskasse abrechnen. Er richtet sich an Anwältinnen und Anwälte sowie an alle, die in der Kanzlei abrechnen. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Voraussetzungen
- Der Akte ist ein Mandant zugeordnet. Ohne Mandanten lässt sich weder ein Aufforderungsschreiben noch ein PKH-Beleg erstellen. Belege lassen sich außerdem nur für aktive Akten eines aktiven Mandanten speichern.
- Für den PKH-Beleg ist ein verantwortlicher Rechtsanwalt wie für eine Rechnung eingerichtet, siehe Rechnung erstellen und versenden und Abrechnung einrichten. Als Verantwortlicher Rechtsanwalt lassen sich nur aktive Benutzer wählen, bei denen eine Administratorin oder ein Administrator unter Einstellungen > Benutzer verwalten im Reiter Sicherheit das Häkchen Benutzer hat Anwaltszulassung gesetzt hat. Für ein Aufforderungsschreiben ist weder eine Absenderadresse noch ein verantwortlicher Rechtsanwalt Voraussetzung.
- Für ein Aufforderungsschreiben: An der Akte sind Auslagen als durchlaufende Posten erfasst. Durchlaufende Posten sind Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung des Mandanten verauslagt haben, zum Beispiel Gerichtskosten. Sie unterliegen nicht der Umsatzsteuer.
- Für einen PKH-Beleg: Ihr Amberlo-Tarif umfasst RVG-Gebühren; sonst bietet der Assistent die Kachel PKH-Beleg nicht an. An der Akte sind RVG-Gebühren mit dem Abrechnungskontext PKH (Prozesskostenhilfe) erfasst (siehe RVG-Gebühren erfassen). Außerdem führt die Akte das Gericht des ersten Rechtszugs als Beteiligten: Beteiligungsart Gerichte/Behörden, Rolle 1. Instanz, mit Straße, Postleitzahl und Ort.
Wer darf das? Den Assistenten öffnen kann jede Person, deren Rolle Zugriff auf das Modul Rechnungen hat; einen Entwurf speichern Sie mit Kann Rechnungen erstellen. Einen Beleg abschließen oder zurückziehen können Sie nur mit der Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen; Administratoren haben sie immer.
Schritt für Schritt
Aufforderungsschreiben erstellen
Ein Aufforderungsschreiben ist keine Rechnung: Es weist keine Umsatzsteuer aus und erhält eine Nummer aus einem eigenen AF-Nummernkreis. Der Rechnungsnummernkreis bleibt davon unberührt.
- Öffnen Sie die Akte, klicken Sie im Seitenmenü auf Aktenkonto und dann auf Gerichtskosten anfordern. Der Assistent öffnet sich als Aufforderungsschreiben erstellen; die Belegart Aufforderungsschreiben ist bereits gewählt.
- Umfang: Unter Mandant (Zahlungspflichtiger) sehen Sie, wie viel an durchlaufenden Posten zurückforderbar ist. Einen Umsatzsteuersatz wählen Sie hier nicht.
- Positionen: Angeboten wird nur die Gruppe Durchlaufende Posten. Wählen Sie die Posten aus. Möchten Sie nur einen Teil einer Auslage zurückfordern, nutzen Sie Aufteilen…; der Rest bleibt für ein späteres Aufforderungsschreiben abrechenbar. Einen Leistungszeitraum gibt es hier nicht.
- Empfänger: Wählen Sie Briefkopf, Zahlungsziel und Texte. Für die Einleitung stehen „Vorausgelegte Gerichtskosten“ und „Vorausgelegte Gerichtsvollzieher- und Vollstreckungskosten“ zur Wahl, für die Schlussformel unter anderem „Erstattungsaufforderung mit Frist“. Den zurückgeforderten Betrag setzt Amberlo automatisch ein (Zurückgeforderte Auslagen).
- Prüfen: Sind alle Prüfungen bestanden, klicken Sie auf Abschließen und Senden. Amberlo fragt Diesen Beleg ausstellen und abschließen. Bestätigen Sie mit Ausstellen und abschließen. Das Aufforderungsschreiben erhält seine AF-Nummer und ist danach unveränderbar.
- Der Versanddialog öffnet sich. Sie können per E-Mail, Post oder Mandantenportal versenden – jetzt oder später über Rechnung versenden in der Zeile des Belegs im Aktenkonto.
Zahlung des Mandanten buchen
- Klicken Sie im Aktenkonto in der Zeile des Aufforderungsschreibens auf Zahlung verbuchen. Alternativ öffnen Sie im Rechnungsbuch den Reiter Aufforderungsschreiben und wählen im Menü der Zeile Zahlung verbuchen.
- Erfassen Sie die Zahlung wie unter Zahlungseingang buchen beschrieben.
Der Status richtet sich nach den gebuchten Zahlungen:
| Rechnungsbuch | Aktenkonto | Bedeutung |
|---|---|---|
| angefordert | fakturiert | Noch nichts bezahlt |
| teilweise bezahlt | teilweise bezahlt | Ein Teil ist bezahlt |
| bezahlt | bezahlt | Vollständig bezahlt |
| zurückgezogen | zurückgezogen | Beleg wurde zurückgezogen |
PKH-Beleg erstellen
Der PKH-Beleg richtet sich an das Gericht des ersten Rechtszugs, nicht an den Mandanten. Gegen den Mandanten entsteht keine Forderung. Der Beleg erhält eine Nummer aus einem eigenen PKH-Nummernkreis.
- Klicken Sie im Aktenkonto auf Rechnung erstellen und wählen Sie die Kachel PKH-Beleg. Der Assistent heißt dann PKH-Beleg erstellen.
- Umfang: Prüfen Sie den USt.-Satz für diesen PKH-Beleg.
- Positionen: Auswählen können Sie nur Gebühren mit dem Abrechnungskontext PKH, in der Gruppe Gesetzliche Gebühren (RVG). RVG-Gebühren ohne diesen Kontext erscheinen ausgegraut mit dem Hinweis „Diese Gebühr kann auf diesem Belegtyp nicht abgerechnet werden“. Zeiteinträge, Auslagen und freie Positionen sind auf einem PKH-Beleg nicht möglich; ausgenommen ist die Auslagenpauschale (Nr. 7002 VV RVG) Ihrer PKH-Gebühren, die unter Steuerbare Auslagen steht. Einen Leistungszeitraum gibt es nicht.
- Empfänger: Als Empfänger erscheint das Gericht aus den Beteiligten der Akte. Steht dort „Gericht an der Akte noch nicht bestimmt“, fehlt es noch (siehe unten).
- Prüfen: Die Pre-Flight-Prüfung zeigt unter Gericht der ersten Instanz, an wen der Beleg adressiert ist. Klicken Sie auf Abschließen, bestätigen Sie Diesen PKH-Beleg ausstellen und abschließen mit Ausstellen und abschließen. Nach dem Abschließen meldet Amberlo PKH-Beleg abgeschlossen; ein Versanddialog öffnet sich nicht.
- Amberlo übermittelt den PKH-Beleg nicht. Reichen Sie ihn außerhalb von Amberlo beim Gericht ein, in der Regel zusammen mit Ihrem Vergütungsfestsetzungsantrag über das beA. Vermerken Sie die Übermittlung anschließend im Aktenkonto über Rechnung versenden in der Zeile des Belegs mit dem Versandweg Post – das ist nur ein Vermerk.
Aufforderungsschreiben oder PKH-Beleg zurückziehen
Beide Belege werden nicht storniert, sondern zurückgezogen.
- Öffnen Sie im Aktenkonto in der Zeile des abgeschlossenen Belegs das Menü Weitere Aktionen (drei Punkte) und wählen Sie Zurückziehen.
- Amberlo fragt Diesen Beleg zurückziehen? Tragen Sie eine Begründung ein – sie ist Pflicht.
- Bestätigen Sie mit Zurückziehen.
Danach gilt:
- Der Beleg erhält den Status zurückgezogen und behält seine Nummer. Im Aktenkonto steht „Zurückgezogen.“ mit Ihrem Grund. Er zählt nicht mehr als offen und kann nicht mehr versendet werden.
- Die durchlaufenden Posten bzw. PKH-Gebühren sind wieder abrechenbar und können auf einen neuen Beleg übernommen werden.
- Bereits gezahltes Geld wird Guthaben der Akte (Herkunft Beleg-Rückzug). Ein neu ausgestelltes Aufforderungsschreiben ist in voller Höhe offen; das Guthaben lässt sich nur auszahlen.
- Gegenbuchung und Guthaben bucht Amberlo mit dem heutigen Datum, nicht mit dem Datum des Belegs. Auch einen Beleg aus einem bereits abgeschlossenen Monat können Sie deshalb zurückziehen.
- Einen berichtigten Beleg erstellen Sie einfach neu mit dem Assistenten.
Wo Sie beide Belege wiederfinden
- Aktenkonto: Beide Belege stehen mit ihrer Belegart in der Liste der Akte. Unter einem abgeschlossenen Beleg steht Abgeschlossen (GoBD). Ein PKH-Beleg trägt den Status ausgestellt. Siehe Das Aktenkonto lesen.
- Rechnungsbuch: Aufforderungsschreiben stehen im eigenen Reiter Aufforderungsschreiben mit den Kennzahlen Angefordert, Offen und Bezahlt. Das Menü einer Zeile bietet Beleg ansehen, Beleg herunterladen, Akte öffnen und, solange noch nicht alles bezahlt ist, Zahlung verbuchen. Siehe Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch.
Häufige Fragen und Stolpersteine
Wann nehme ich ein Aufforderungsschreiben statt einer Rechnung?
Wenn Sie ausschließlich verauslagte Kosten wie Gerichts- oder Gerichtsvollzieherkosten zurückfordern. Honorare und steuerbare Auslagen gehören auf eine Rechnung; das Aufforderungsschreiben bietet sie gar nicht erst an.
Warum blockiert die Prüfung „Gericht der ersten Instanz“?
Amberlo braucht genau ein Gericht an der Akte, das die Rolle 1. Instanz trägt. Die Meldungen nennen diese Rolle „Erste Instanz“. Häufige Ursachen:
- Die Akte führt kein Gericht unter ihren Beteiligten. Fügen Sie es über Beteiligten hinzufügen hinzu.
- Das Gericht ist ohne Rolle erfasst. Ein Gericht ohne Rolle zählt als fehlend; setzen Sie die Rolle 1. Instanz.
- Mehrere Beteiligte tragen diese Rolle. Behalten Sie genau einen.
- Das Gericht ist zugleich als Mandant der Akte erfasst. Führen Sie es als eigenen Beteiligten.
Ist die Adresse des Gerichts unvollständig, blockiert stattdessen die Prüfung Empfängeradresse. Ergänzen Sie dann Straße, Postleitzahl und Ort des Gerichts.
Kann ich ein Aufforderungsschreiben oder einen PKH-Beleg stornieren?
Nein. Beide haben eigene Nummernkreise außerhalb des Rechnungsnummernkreises. Ziehen Sie den Beleg zurück und stellen Sie einen neuen aus. Mehr zur Stornorechnung: Rechnung stornieren.
Warum kann ich einen Beleg nicht zurückziehen?
- Zurückziehen ist nur im Aktenkonto möglich, nicht im Rechnungsbuch, und nur bei einem abgeschlossenen Beleg.
- Ihnen fehlt die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen.
Kann ich auf einem PKH-Beleg eine Zahlung verbuchen oder ihn per E-Mail senden?
Nein. Auf einem PKH-Beleg lassen sich keine Zahlungen verbuchen. Per E-Mail oder über das Mandantenportal kann er nicht an den Mandanten gehen. Die Übermittlung an das Gericht vermerken Sie im Aktenkonto über Rechnung versenden in der Zeile des Belegs; im Versanddialog steht dafür nur Post zur Verfügung – das ist nur ein Vermerk, auch wenn Sie über das beA einreichen.
Warum finde ich meinen PKH-Beleg nicht im Rechnungsbuch?
Das Rechnungsbuch führt Rechnungen und Aufforderungsschreiben. PKH-Belege finden Sie im Aktenkonto der Akte.
Warum kann ich meinen Entwurf nicht mehr zum PKH-Beleg umstellen?
Nach dem ersten Speichern ist der Wechsel zum PKH-Beleg oder von ihm weg gesperrt, weil er den Entwurf leeren würde. Verwerfen Sie den Entwurf bei Bedarf und legen Sie einen neuen an.