Fremdgeld erfassen und auskehren

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Fremdgeld im Aktenkonto einer Akte erfassen und an den Mandanten oder einen Dritten auskehren. Fremdgeld ist Geld, das die Kanzlei nicht für sich, sondern für einen anderen entgegennimmt und nur verwahrt – zum Beispiel eine Vergleichszahlung der Gegenseite oder Gerichtskosten, die der Mandant selbst gezahlt hat und die das Gericht über die Kanzlei zurückzahlt. Auskehren bedeutet, dieses Geld an den Berechtigten weiterzuleiten. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

  • Für die Kanzlei ist ein Anderkonto eingerichtet. Ein Anderkonto ist ein Bankkonto, auf dem die Kanzlei ausschließlich fremdes Geld verwahrt, getrennt von ihren eigenen Geschäftskonten. Sie legen es im Hauptmenü unter Konten als Konto mit dem Kontotyp Anderkonto an; dafür brauchen Sie die Berechtigung Kann Konten und Transaktionen erstellen. Angeboten werden nur Anderkonten der Niederlassung, zu der die Akte gehört. Welche Niederlassung das ist, legt das Feld Kanzlei im Reiter Abrechnung der Akte fest; ist es leer, gilt das Feld Kanzlei des Mandanten, sonst die als Standard markierte Niederlassung. Siehe Abrechnung einrichten.
  • Der Akte ist ein Mandant zugeordnet. Fremdgeld wird auf dem Fremdgeld-Saldo des Mandanten geführt; ohne Mandanten lässt sich der Dialog nicht ausfüllen.
  • Das Zahlungsdatum liegt nicht in einer bereits abgeschlossenen Periode und nicht in der Zukunft.

Wer darf das? Zum Erfassen und Auskehren von Fremdgeld brauchen Sie die Berechtigung Kann Transaktionen erstellen. Die Berechtigung Kann Rechnungen erstellen ist dafür nicht nötig.

Schritt für Schritt

Fremdgeld erfassen

  1. Öffnen Sie die Akte und klicken Sie im Seitenmenü der Akte auf Aktenkonto.
  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Geldeingang.
  3. Wählen Sie unter Belegtyp die Option Fremdgeld. Dürfen Sie keine Zahlungen auf Rechnungen verbuchen, ist Fremdgeld bereits ausgewählt. Der Dialog heißt dann Fremdgeld erfassen.
  4. Tragen Sie unter Zahlungsdaten ein:
    • Zahlungsdatum – der Tag, an dem das Geld eingegangen ist,
    • Betrag,
    • optional den Zahlungsweg,
    • den Einzahler: einen Beteiligten der Akte oder Sonstiger Einzahler mit dem Name des Einzahlers,
    • optional den Verwendungszweck.
  5. Wählen Sie im Bereich Fremdgeld erfassen das Anderkonto, auf dem das Geld eingegangen ist. Hat die Niederlassung der Akte genau ein Anderkonto, ist es bereits ausgewählt.
  6. Wählen Sie unter Empfänger, wem das Geld zusteht – einen oder mehrere Beteiligte der Akte oder Sonstiger Dritter mit dem Name des Empfängers.
  7. Beschreiben Sie im Feld Zweck, worum es sich handelt. Der Zweck erscheint auf der Fremdgeld-Karte der Akte und wird bei der Auskehrung übernommen.
  8. Prüfen Sie die Zusammenfassung. Sie zeigt auch den Bisheriger Fremdgeld-Saldo und den Neuer Fremdgeld-Saldo der Akte.
  9. Klicken Sie auf Als Fremdgeld speichern.

Amberlo bucht den Betrag auf den Fremdgeld-Saldo der Akte. Nutzen Sie den FiBu-Export, ist der Eingang im DATEV-Buchungsstapel bereits enthalten – buchen Sie ihn nicht zusätzlich von Hand.

Fremdgeld auskehren

  1. Klicken Sie im Aktenkonto auf der Karte Fremdgeld auf Fremdgeld auskehren.
  2. Sind für die Akte mehrere Fremdgeld-Eingänge noch nicht vollständig ausgekehrt, öffnet sich zuerst Verwahr-Position auswählen. Jede Zeile zeigt Eingangsdatum, verwahrten Betrag, Empfänger und Zweck. Wählen Sie die Position und klicken Sie auf Weiter.
  3. Der Bereich Verwahr-Position zeigt, was zu diesem Eingang erfasst wurde und wie viel davon Aktuell verwahrt ist.
  4. Tragen Sie unter Auskehrung ein:
    • Auskehrungs-Betrag – vorbelegt ist der gesamte verwahrte Betrag; ein kleinerer Betrag ergibt eine Teilauskehrung,
    • Auskehrungs-Datum – das tatsächliche Überweisungsdatum,
    • Empfänger – unter Laut Eingangs-Erfassung stehen die beim Eingang erfassten Empfänger, unter Weitere Empfänger die übrigen Beteiligten der Akte und Sonstiger Dritter,
    • optional eine Notiz; vorbelegt ist der Zweck.
  5. Prüfen Sie den Bereich Auswirkung: Er zeigt, was nach der Auskehrung verwahrt bleibt und ob die Position vollständig ausgekehrt oder teilweise ausgekehrt ist.
  6. Klicken Sie auf Auskehren.

Amberlo protokolliert die Auskehrung in der Akte. Die Überweisung vom Anderkonto auf das Konto des Empfängers führen Sie außerhalb von Amberlo aus.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Wo sehe ich das Fremdgeld einer Akte?

Im Aktenkonto auf der Karte Fremdgeld (siehe Das Aktenkonto lesen): Gebucht (alle Eingänge), Ausgekehrt und Verwahrt (was noch weitergeleitet werden muss). Wählen Sie im Filter Natur den Eintrag Fremdgeld, sehen Sie die einzelnen Eingänge und Auskehrungen. Das Guthaben eines Mandanten wird auf einer eigenen Karte geführt und nie mit dem Fremdgeld vermischt.

Warum wird Fremdgeld getrennt von den Honoraren geführt?

Fremdgeld gehört dem Berechtigten, nicht der Kanzlei. Es wird getrennt vom Eigenvermögen der Kanzlei verwahrt, an den Berechtigten ausgekehrt und ist nie Erlös der Kanzlei. Amberlo bildet diese Trennung ab: Fremdgeld hat einen eigenen Saldo, wird nur über das Anderkonto geführt und erscheint auf keiner Rechnung.

Kann ich Fremdgeld mit einer offenen Rechnung verrechnen?

Verrechnen hieße, Fremdgeld einzubehalten, um damit eine Honorarrechnung zu begleichen. Das ist in Amberlo nicht möglich. Das Anderkonto steht auch nicht als Zahlungsweg für eigene Rechnungen zur Verfügung. Zahlungen auf Rechnungen buchen Sie wie in Zahlungseingang buchen beschrieben.

Welches Bankkonto wird verwendet?

Immer ein Konto des Typs Anderkonto. Andere Buchungen auf dem Anderkonto – etwa manuelle Einzahlungen, Überträge, Anfangssalden oder Rechnungszahlungen – lässt Amberlo nicht zu. Ist kein Anderkonto eingerichtet, meldet der Dialog: „Für die Kanzlei ist kein Anderkonto eingerichtet. Legen Sie unter Konten ein Konto des Typs Anderkonto an, bevor Sie Fremdgeld erfassen.“ Die Schaltfläche Als Fremdgeld speichern bleibt dann gesperrt. Gibt es mehrere Anderkonten, wählen Sie das passende im Feld Anderkonto aus.

Warum meldet Amberlo „kein Anderkonto“, obwohl eines angelegt ist?

Angeboten werden nur Anderkonten der Niederlassung, zu der die Akte gehört. Legen Sie für jede Niederlassung, deren Akten Fremdgeld erhalten, ein eigenes Anderkonto an und wählen Sie dabei unter Kanzlei (Niederlassung) diese Niederlassung. Die Niederlassung eines Kontos lässt sich später nicht ändern.

Wie erscheint Fremdgeld im DATEV-Export?

Jeder Eingang und jede Auskehrung wird als eine Buchung zwischen den Konten Bank – Anderkonto und Fremdgeld exportiert, ohne Umsatzsteuer. Als Kostenstelle wird das Kürzel des verantwortlichen Anwalts der Akte übergeben. Die Akte braucht dafür genau einen verantwortlichen Anwalt, der als Benutzer aktiv ist und das Häkchen Benutzer hat Anwaltszulassung trägt; andernfalls ist der Export des betreffenden Monats blockiert. Welche Sachkonten dafür verwendet werden, legt eine Administratorin oder ein Administrator unter Einstellungen > Anpassen > Finanzbuchhaltung im Bereich Kontenzuordnung fest. Ist eines der beiden Konten dort nicht festgelegt (Hinweis „Nicht festgelegt – ein Export ist blockiert, sobald ein Monat Buchungen auf diesem Konto enthält.“), ist der Export jedes Monats blockiert, der Fremdgeld-Buchungen enthält. Mehr dazu: Buchungsdaten an DATEV übergeben.

Muss ich Fremdgeld und Guthaben-Auszahlungen zusätzlich selbst buchen?

Nein, wenn Sie per FiBu-Export übergeben: Fremdgeld-Eingänge, Auskehrungen und Guthaben-Auszahlungen sind dann bereits im Buchungsstapel enthalten – auch wenn die Dialoge auf Ihre Buchhaltung verweisen. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, dass diese Vorgänge nicht zusätzlich von Hand gebucht werden.

Erinnert mich Amberlo daran, das Fremdgeld auszukehren?

Nein. Fremdgeld ist unverzüglich auszukehren; der Dialog weist beim Erfassen darauf hin. Eine automatische Erinnerung oder Frist gibt es nicht. Behalten Sie den Wert Verwahrt auf der Karte Fremdgeld im Blick.

Ich möchte an jemand anderen auskehren als beim Eingang erfasst

Das ist möglich. Wählen Sie einen Empfänger außerhalb von Laut Eingangs-Erfassung, zeigt Amberlo den Hinweis Abweichender Empfänger mit dem ursprünglich erfassten Empfänger. Dokumentieren Sie den Grund in der Notiz; die Abweichung wird protokolliert.

Warum ist die Schaltfläche „Fremdgeld auskehren“ gesperrt?

Für die Akte ist derzeit kein Fremdgeld verwahrt – alle Eingänge sind bereits vollständig ausgekehrt. Hat eine Kollegin oder ein Kollege die letzte Position gerade ausgekehrt, erscheint beim Klick der Hinweis „Für diese Akte ist derzeit kein Fremdgeld verwahrt.“

Warum kann ich nicht auskehren, obwohl Fremdgeld verwahrt ist?

Prüfen Sie die Meldung:

  • Der Mandant der Akte hat sich geändert: Das Fremdgeld gehört dem Mandanten, für den es erfasst wurde. Solange der Akte ein anderer Mandant zugeordnet ist, ist keine Auskehrung möglich.
  • Anderkonto ist nicht verfügbar: Das Anderkonto, auf dem das Fremdgeld erfasst wurde, wurde inzwischen gelöscht oder geändert.
  • Auskehrungs-Datum: Es darf nicht vor dem Eingang, nicht in einer abgeschlossenen Periode und nicht in der Zukunft liegen.
  • Betrag überschreitet den verwahrten Saldo: Sie können höchstens den Betrag auskehren, der für diese Position noch verwahrt ist.

Ich habe Fremdgeld falsch erfasst oder ausgekehrt – wie korrigiere ich das?

Ein Fremdgeld-Eingang und eine Auskehrung sind mit dem Speichern festgeschrieben. Sie lassen sich in Amberlo derzeit weder ändern noch löschen oder stornieren. Prüfen Sie deshalb Betrag, Einzahler, Empfänger und Anderkonto in der Zusammenfassung bzw. im Bereich Auswirkung, bevor Sie speichern. Mehr zur Festschreibung: Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

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