Abrechnung in Amberlo – Überblick

Dieser Artikel zeigt Ihnen den Weg von der Einrichtung bis zur Übergabe an Ihre Steuerberatung: welche Schritte in welcher Reihenfolge anstehen, welche Begriffe Ihnen dabei begegnen und wie Sie vorgehen, wenn Amberlo einen Ablauf derzeit nicht unterstützt. Er richtet sich an alle in der Kanzlei, die mit der Abrechnung in Amberlo beginnen, und verweist für jeden Schritt auf den ausführlichen Artikel. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

So läuft die Abrechnung ab

  1. Abrechnung einrichten. Einmalig legen Administratorinnen und Administratoren Briefkopf, Logo, Bankverbindung, Nummernkreise und die Daten für die Finanzbuchhaltung fest. Legen Sie die Nummernkreise fest, bevor Sie die erste Rechnung festschreiben – danach sind sie nicht mehr änderbar. Siehe Abrechnung einrichten.
  2. Zeiten, Auslagen und RVG-Gebühren erfassen. Zeiten und Auslagen erfassen Sie an der Akte in den Bereichen Zeiteinträge und Auslagen. Gesetzliche Gebühren erfassen Sie im Aktenkonto je Angelegenheit; Amberlo berechnet die Beträge aus den amtlichen Gebührentabellen. Enthält Ihr Tarif keine RVG-Gebühren, sind die RVG-Aktionen ausgegraut – der Hinweis daran verweist auf Einstellungen > Abonnement –, und der PKH-Beleg steht nicht zur Verfügung. Siehe Zeiten und Auslagen erfassen und RVG-Gebühren erfassen.
  3. Rechnung erstellen und versenden. Mit Rechnung erstellen im Aktenkonto wählen Sie die fakturierbaren Posten aus, prüfen die Rechnung und schreiben sie fest. Danach versenden Sie sie per E-Mail, per Post oder über das Mandantenportal. Möchten Sie vorher einen Vorschuss anfordern, stellen Sie eine Vorschussrechnung; der bezahlte Vorschuss wird später auf der Zwischen- oder Schlussrechnung verrechnet. Siehe Rechnung erstellen und versenden und Vorschussrechnung stellen und verrechnen. Verauslagte Gerichtskosten fordern Sie mit einem Aufforderungsschreiben an; die Gebühren eines beigeordneten Anwalts belegen Sie mit einem PKH-Beleg, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg. Ist eine festgeschriebene Rechnung falsch, heben Sie sie mit einer Stornorechnung auf, siehe Rechnung stornieren.
  4. Zahlungseingang buchen. Über Geldeingang im Aktenkonto erfassen Sie eine Zahlung und ordnen sie den offenen Rechnungen der Akte zu. Fremdgeld erfassen Sie im selben Dialog mit dem Belegtyp Fremdgeld; es wird getrennt auf dem Anderkonto geführt und an den Berechtigten ausgekehrt. Siehe Zahlungseingang buchen und Fremdgeld erfassen und auskehren.
  5. Aktenkonto und Rechnungsbuch im Blick behalten. Das Aktenkonto zeigt für eine Akte, was fakturierbar, offen, bezahlt und verwahrt ist. Das Rechnungsbuch listet alle festgeschriebenen Rechnungen der Kanzlei und zeigt offene und überfällige Forderungen. Siehe Das Aktenkonto lesen und Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch.
  6. Wissen, was endgültig ist, und den Monat abschließen. Eine Rechnung wird mit dem Festschreiben unveränderlich und erhält erst dann ihre Nummer. Zahlungen und Fremdgeld sind mit dem Speichern festgeschrieben. Mit dem Periodenabschluss sperren Administratorinnen und Administratoren einen abgelaufenen Monat dauerhaft. Schließen Sie jeden Monat bis spätestens Ende des Folgemonats ab, und zwar vor dem DATEV-Export dieses Monats. Siehe Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.
  7. Buchungsdaten an DATEV übergeben. Mit FiBu-Export im Rechnungsbuch erzeugen Sie für einen Kalendermonat einen DATEV-Buchungsstapel samt Beleg-PDFs und Abstimmungsprotokoll für Ihre Steuerberatung. Siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben.

Die wichtigsten Begriffe

Begriff Bedeutung
Posten Eine erfasste Zeit, Auslage oder RVG-Gebühr, die Sie auf eine Rechnung übernehmen können; bis dahin ist sie fakturierbar. Nicht zu verwechseln mit dem Reiter Offene Posten im Rechnungsbuch: Er zeigt Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind.
Angelegenheit Ein Abschnitt des Mandats innerhalb einer Akte, zum Beispiel die außergerichtliche Tätigkeit oder das Klageverfahren, für den Sie RVG-Gebühren und Auslagen erfassen.
Briefkopf / Niederlassung Jeder Standort Ihrer Kanzlei ist eine Niederlassung; die als Briefkopf gewählte Niederlassung liefert Absender, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Logo und Bankverbindung der Rechnung.
Nummernkreis Die fortlaufende, lückenlose Nummernfolge; Rechnungen, Vorschussrechnungen und Stornorechnungen teilen sich einen gemeinsamen Kreis.
Festschreibung Das endgültige Ausstellen einer Rechnung: Sie erhält Nummer und Datum und kann danach nicht mehr geändert werden. Bei Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg heißt derselbe Schritt Abschließen (Schaltfläche Abschließen bzw. Abschließen und Senden). Nicht zu verwechseln mit dem Periodenabschluss oder einer abgeschlossenen Akte.
Vorschussrechnung Eine Rechnung, mit der Sie einen Vorschuss nach § 9 RVG anfordern, ohne Posten der Akte abzurechnen.
Stornorechnung Ein eigener, neuer Beleg, der eine fehlerhafte festgeschriebene Rechnung aufhebt; beide Belege bleiben erhalten.
Aufforderungsschreiben Ein Beleg, mit dem die Kanzlei vom Mandanten durchlaufende Posten anfordert, etwa verauslagte Gerichtskosten. Es ist keine Rechnung und hat einen eigenen Nummernkreis.
PKH-Beleg Ein Beleg über die Gebühren eines im Rahmen der Prozesskostenhilfe beigeordneten Anwalts nach der Tabelle des § 49 RVG. Er richtet sich an das Gericht der ersten Instanz, nicht an den Mandanten, und hat einen eigenen Nummernkreis.
Erstattungsbeleg Ein Beleg, den Amberlo erzeugt, wenn Sie eine Überzahlung an den Mandanten oder an den Zahler zurückerstatten; mit eigenem Nummernkreis.
Guthaben Geld, das der Kanzlei zugeflossen und zurückzuzahlen ist, weil keine Forderung dagegensteht – etwa aus einer Überzahlung.
Fremdgeld Geld, das die Kanzlei nicht für sich, sondern für einen anderen entgegennimmt, nur verwahrt und an den Berechtigten auskehrt.
Anderkonto Ein Bankkonto, auf dem die Kanzlei ausschließlich fremdes Geld verwahrt, getrennt von ihren eigenen Konten.
Durchlaufender Posten Ein Betrag, den die Kanzlei im Namen und für Rechnung des Mandanten an einen Dritten zahlt; er wird ohne Umsatzsteuer weitergegeben.
Aktenkonto Die Finanzübersicht einer Akte mit fakturierbaren Posten, Forderungen, Vorschuss, Guthaben und Fremdgeld.
Rechnungsbuch Die Liste aller festgeschriebenen Rechnungen der Kanzlei über alle Akten hinweg.
Periodenabschluss Das dauerhafte Sperren eines abgelaufenen Kalendermonats, damit dessen Zeiten, Auslagen und Buchungen unverändert bleiben.

Derzeit nicht unterstützt – so gehen Sie stattdessen vor

Einige Abläufe unterstützt die Abrechnung in Amberlo derzeit nicht. Für die meisten gibt es einen anderen Weg in Amberlo:

  • Mehrere Abrechnungsmandanten in einer Akte: Jede Akte hat genau einen Abrechnungsmandanten. Legen Sie für jeden weiteren Auftraggeber eine eigene Akte an. Sobald die erste Rechnung einer Akte festgeschrieben ist, lassen sich Mandant und Rechnungsempfänger der Akte nicht mehr wechseln.
  • Export des Aktenkontos oder des Rechnungsbuchs als PDF oder Excel: Für Ihre Steuerberatung exportieren Sie die Buchungen der ganzen Kanzlei monatsweise mit dem FiBu-Export im Rechnungsbuch. Sie erhalten einen DATEV-Buchungsstapel, die Beleg-PDFs als ZIP und ein Abstimmungsprotokoll. Der Export enthält die Zahlungen und Geldbewegungen des Monats, aber keine noch nicht abgerechneten Zeiten, Auslagen und RVG-Gebühren; diese sehen Sie im Aktenkonto. Einzelne Belege öffnen oder speichern Sie mit Beleg ansehen bzw. Beleg herunterladen im Aktenkonto oder im Rechnungsbuch. Siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben.
  • XRechnung oder ZUGFeRD als Datei herunterladen: Ihr Empfänger erhält die E-Rechnung als Anhang, wenn Sie beim Versand E-Mail mit dem Format XRechnung oder ZUGFeRD wählen. Wann Amberlo diese Formatauswahl anbietet, lesen Sie in Rechnung erstellen und versenden.
  • Soll-Versteuerung: Die Abrechnung in Amberlo steht Kanzleien mit Ist-Versteuerung (§ 20 UStG) zur Verfügung; das bestätigen Sie bei der Einrichtung. Der FiBu-Export bucht deshalb bei Zahlung. Bilanziert Ihre Kanzlei, stimmen Sie die Buchung der Rechnungen mit Ihrer Steuerberatung ab, siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben.
  • Wiederöffnen einer abgeschlossenen Periode: Ein Periodenabschluss ist endgültig, auch für Administratoren. Korrekturen nehmen Sie im nächsten offenen Monat vor, etwa mit einer Stornorechnung. Was in einem abgeschlossenen Monat noch möglich ist – etwa das Abrechnen seiner Zeiten und Auslagen –, lesen Sie unter „Kann ich Zeiten und Auslagen aus einem abgeschlossenen Monat noch abrechnen?“ in Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.
  • Abschreiben einer festgeschriebenen Rechnung, also das Ausbuchen eines Betrags, den der Mandant voraussichtlich nicht mehr zahlt: Die Rechnung bleibt als offene Forderung im Rechnungsbuch stehen. Eine Stornorechnung ist dafür nicht gedacht, siehe Rechnung stornieren.
  • Mahnungen und Zahlungserinnerungen: Fällige Rechnungen finden Sie im Rechnungsbuch auf dem Reiter Fällig, die am längsten überfälligen zuerst. Um an eine Zahlung zu erinnern, senden Sie die Rechnung noch einmal: Öffnen Sie über Akte öffnen das Aktenkonto und klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf Erneut versenden. Ein Mahnschreiben mit eigenem Text erstellen Sie außerhalb von Amberlo.
  • Kostenfestsetzungsantrag: Stellen Sie den Antrag außerhalb von Amberlo. Die Beträge entnehmen Sie der Rechnung (Beleg ansehen) oder dem Aktenkonto.
  • Ändern, Löschen oder Stornieren einer gebuchten Zahlung: Eine Zahlung ist mit dem Speichern festgeschrieben. Prüfen Sie Datum, Betrag, Zahler und Zuordnung deshalb in der Zusammenfassung, bevor Sie speichern. Ist die Rechnung selbst falsch, stornieren Sie sie: Bereits bezahlte Beträge werden dabei zum Guthaben des Mandanten, das Sie auszahlen können, siehe Rechnung stornieren.
  • Korrektur eines Fremdgeld-Eingangs oder einer Auskehrung: Beides ist mit dem Speichern festgeschrieben. Prüfen Sie die Angaben vorher in der Zusammenfassung bzw. im Bereich Auswirkung. Haben Sie einen zu niedrigen Betrag erfasst, erfassen Sie die Differenz als weiteren Geldeingang mit dem Belegtyp Fremdgeld.
  • Verrechnen eines Guthabens mit einer späteren Rechnung: Zahlen Sie das Guthaben mit Guthaben auszahlen auf der Karte Guthaben im Aktenkonto aus.
  • Verrechnen von Fremdgeld mit einer offenen Rechnung: Kehren Sie das Fremdgeld mit Fremdgeld auskehren an den Berechtigten aus. Die Rechnung begleicht der Mandant gesondert; den Zahlungseingang buchen Sie wie gewohnt.
  • Automatische Erinnerung an das Auskehren von Fremdgeld: Den noch verwahrten Betrag zeigt der Wert Verwahrt auf der Karte Fremdgeld im Aktenkonto. Wenn Sie erinnert werden möchten, legen Sie an der Akte eine Wiedervorlage oder Aufgabe an.

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