Abrechnung in Amberlo – Überblick

Dieser Artikel zeigt Ihnen den Weg von der Einrichtung bis zur Übergabe an Ihre Steuerberatung: welche Schritte in welcher Reihenfolge anstehen, welche Begriffe Ihnen dabei begegnen und was Amberlo derzeit nicht kann. Er richtet sich an alle in der Kanzlei, die mit der Abrechnung in Amberlo beginnen, und verweist für jeden Schritt auf den ausführlichen Artikel. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

So läuft die Abrechnung ab

  1. Abrechnung einrichten. Einmalig legen Administratorinnen und Administratoren Briefkopf, Logo, Bankverbindung, Nummernkreise und die Daten für die Finanzbuchhaltung fest. Legen Sie die Nummernkreise fest, bevor Sie die erste Rechnung festschreiben – danach sind sie nicht mehr änderbar. Siehe Abrechnung einrichten.
  2. Zeiten, Auslagen und RVG-Gebühren erfassen. Zeiten und Auslagen erfassen Sie an der Akte in den Bereichen Zeiteinträge und Auslagen. Gesetzliche Gebühren erfassen Sie im Aktenkonto je Angelegenheit; Amberlo berechnet die Beträge aus den amtlichen Gebührentabellen. Enthält Ihr Tarif keine RVG-Gebühren, sind die RVG-Aktionen ausgegraut – der Hinweis daran verweist auf Einstellungen > Abonnement –, und der PKH-Beleg steht nicht zur Verfügung. Siehe Zeiten und Auslagen erfassen und RVG-Gebühren erfassen.
  3. Rechnung erstellen und versenden. Mit Rechnung erstellen im Aktenkonto wählen Sie die abrechenbaren Posten aus, prüfen die Rechnung und schreiben sie fest. Danach versenden Sie sie per E-Mail, per Post oder über das Mandantenportal. Möchten Sie vorher einen Vorschuss anfordern, stellen Sie eine Vorschussrechnung; der bezahlte Vorschuss wird später auf der Zwischen- oder Schlussrechnung verrechnet. Siehe Rechnung erstellen und versenden und Vorschussrechnung stellen und verrechnen. Verauslagte Gerichtskosten fordern Sie mit einem Aufforderungsschreiben an; die Gebühren eines beigeordneten Anwalts belegen Sie mit einem PKH-Beleg, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg. Ist eine festgeschriebene Rechnung falsch, heben Sie sie mit einer Stornorechnung auf, siehe Rechnung stornieren.
  4. Zahlungseingang buchen. Über Geldeingang im Aktenkonto erfassen Sie eine Zahlung und ordnen sie den offenen Rechnungen der Akte zu. Fremdgeld erfassen Sie im selben Dialog mit dem Belegtyp Fremdgeld; es wird getrennt auf dem Anderkonto geführt und an den Berechtigten ausgekehrt. Siehe Zahlungseingang buchen und Fremdgeld erfassen und auskehren.
  5. Aktenkonto und Rechnungsbuch im Blick behalten. Das Aktenkonto zeigt für eine Akte, was abrechenbar, offen, bezahlt und verwahrt ist. Das Rechnungsbuch listet alle festgeschriebenen Rechnungen der Kanzlei und zeigt offene und überfällige Forderungen. Siehe Das Aktenkonto lesen und Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch.
  6. Wissen, was endgültig ist, und den Monat abschließen. Eine Rechnung wird mit dem Festschreiben unveränderlich und erhält erst dann ihre Nummer. Zahlungen und Fremdgeld sind mit dem Speichern festgeschrieben. Mit dem Periodenabschluss sperren Administratorinnen und Administratoren einen abgelaufenen Monat dauerhaft. Schließen Sie jeden Monat bis spätestens Ende des Folgemonats ab, und zwar vor dem DATEV-Export dieses Monats. Siehe Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.
  7. Buchungsdaten an DATEV übergeben. Mit FiBu-Export im Rechnungsbuch erzeugen Sie für einen Kalendermonat einen DATEV-Buchungsstapel samt Beleg-PDFs und Abstimmungsprotokoll für Ihre Steuerberatung. Siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben.

Die wichtigsten Begriffe

Begriff Bedeutung
Posten Eine erfasste Zeit, Auslage oder RVG-Gebühr, die Sie auf eine Rechnung übernehmen können; bis dahin ist sie abrechenbar. Nicht zu verwechseln mit dem Reiter Offene Posten im Rechnungsbuch: Er zeigt Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind.
Angelegenheit Ein Abschnitt des Mandats innerhalb einer Akte, zum Beispiel die außergerichtliche Tätigkeit oder das Klageverfahren, für den Sie RVG-Gebühren und Auslagen erfassen.
Briefkopf / Niederlassung Jeder Standort Ihrer Kanzlei ist eine Niederlassung; die als Briefkopf gewählte Niederlassung liefert Absender, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Logo und Bankverbindung der Rechnung.
Nummernkreis Die fortlaufende, lückenlose Nummernfolge; Rechnungen, Vorschussrechnungen und Stornorechnungen teilen sich einen gemeinsamen Kreis.
Festschreibung Das endgültige Ausstellen einer Rechnung: Sie erhält Nummer und Datum und kann danach nicht mehr geändert werden. Bei Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg heißt derselbe Schritt Abschließen (Schaltfläche Abschließen bzw. Abschließen und Senden). Nicht zu verwechseln mit dem Periodenabschluss oder einer abgeschlossenen Akte.
Vorschussrechnung Eine Rechnung, mit der Sie einen Vorschuss nach § 9 RVG anfordern, ohne Posten der Akte abzurechnen.
Stornorechnung Ein eigener, neuer Beleg, der eine fehlerhafte festgeschriebene Rechnung aufhebt; beide Belege bleiben erhalten.
Aufforderungsschreiben Ein Beleg, mit dem die Kanzlei vom Mandanten durchlaufende Posten anfordert, etwa verauslagte Gerichtskosten. Es ist keine Rechnung und hat einen eigenen Nummernkreis.
PKH-Beleg Ein Beleg über die Gebühren eines im Rahmen der Prozesskostenhilfe beigeordneten Anwalts nach der Tabelle des § 49 RVG. Er richtet sich an das Gericht der ersten Instanz, nicht an den Mandanten, und hat einen eigenen Nummernkreis.
Erstattungsbeleg Ein Beleg, den Amberlo erzeugt, wenn Sie eine Überzahlung an den Mandanten oder an den Zahler zurückerstatten; mit eigenem Nummernkreis.
Guthaben Geld, das der Kanzlei zugeflossen und zurückzuzahlen ist, weil keine Forderung dagegensteht – etwa aus einer Überzahlung.
Fremdgeld Geld, das die Kanzlei nicht für sich, sondern für einen anderen entgegennimmt, nur verwahrt und an den Berechtigten auskehrt.
Anderkonto Ein Bankkonto, auf dem die Kanzlei ausschließlich fremdes Geld verwahrt, getrennt von ihren eigenen Konten.
Durchlaufender Posten Ein Betrag, den die Kanzlei im Namen und für Rechnung des Mandanten an einen Dritten zahlt; er wird ohne Umsatzsteuer weitergegeben.
Aktenkonto Die Finanzübersicht einer Akte mit abrechenbaren Posten, Forderungen, Vorschuss, Guthaben und Fremdgeld.
Rechnungsbuch Die Liste aller festgeschriebenen Rechnungen der Kanzlei über alle Akten hinweg.
Periodenabschluss Das dauerhafte Sperren eines abgelaufenen Kalendermonats, damit dessen Zeiten, Auslagen und Buchungen unverändert bleiben.

Was Amberlo derzeit nicht kann

  • Mehrere Abrechnungsmandanten in einer Akte führen. Jede Akte hat genau einen Abrechnungsmandanten; führen Sie für weitere Auftraggeber eigene Akten.
  • Das Aktenkonto exportieren. Einzelne Belege öffnen oder laden Sie über Beleg ansehen / Beleg herunterladen im Aktenkonto oder im Rechnungsbuch herunter.
  • Das Rechnungsbuch als PDF oder Excel exportieren. Einzelne Belege öffnen Sie mit Beleg ansehen oder laden sie mit Beleg herunterladen. Der einzige Export ist der FiBu-Export für Ihre Steuerberatung.
  • Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei herunterladen. Der Empfänger erhält die E-Rechnung als Anhang, wenn Sie beim Versand E-Mail mit dem Format XRechnung oder ZUGFeRD wählen.
  • Soll-Versteuerung oder Bilanzierung im FiBu-Export abbilden. Der FiBu-Export bucht bei Zahlung (Ist-Versteuerung). Bei Soll-Versteuerung oder Bilanzierung klären Sie die Buchung der Rechnungen mit Ihrer Steuerberatung, siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben.
  • Eine abgeschlossene Periode wieder öffnen – auch nicht durch Administratoren. Was in einem abgeschlossenen Monat noch möglich ist – etwa das Abrechnen seiner Zeiten und Auslagen –, lesen Sie unter „Kann ich Zeiten und Auslagen aus einem abgeschlossenen Monat noch abrechnen?“ in Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.
  • Eine festgeschriebene Rechnung abschreiben, also einen offenen Betrag ausbuchen, den der Mandant voraussichtlich nicht mehr zahlt. Die Rechnung bleibt als offene Forderung stehen. Eine Stornorechnung ist dafür nicht gedacht, siehe Rechnung stornieren.
  • Mahnungen oder Zahlungserinnerungen versenden. Fällige Rechnungen sehen Sie im Rechnungsbuch auf dem Reiter Fällig; mahnen Sie außerhalb von Amberlo.
  • Einen Kostenfestsetzungsantrag erstellen. Stellen Sie den Antrag außerhalb von Amberlo; die Beträge entnehmen Sie der Rechnung bzw. dem Aktenkonto.
  • Eine gebuchte Zahlung ändern, löschen oder stornieren. Prüfen Sie Datum, Betrag, Zahler und Zuordnung in der Zusammenfassung, bevor Sie speichern.
  • Einen Fremdgeld-Eingang oder eine Auskehrung korrigieren. Prüfen Sie die Angaben vor dem Speichern in der Zusammenfassung bzw. im Bereich Auswirkung.
  • Ein Guthaben mit einer späteren Rechnung verrechnen. Ein Guthaben können Sie nur auszahlen.
  • Fremdgeld mit einer offenen Rechnung verrechnen. Kehren Sie das Fremdgeld an den Berechtigten aus; die Rechnung begleicht der Mandant gesondert – ein Zahlungseingang wird wie gewohnt gebucht.
  • An das Auskehren von Fremdgeld erinnern. Behalten Sie den Wert Verwahrt auf der Karte Fremdgeld im Aktenkonto im Blick.

Verwandte Artikel