Vorschussrechnung stellen und verrechnen

Dieser Artikel zeigt, wie Sie beim Mandanten einen Vorschuss anfordern, wo Sie seine Zahlung sehen und wie der bezahlte Vorschuss später auf einer Zwischen- oder Schlussrechnung verrechnet wird. Er richtet sich an Anwältinnen und Anwälte sowie an alle, die in der Kanzlei abrechnen. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

Die Funktion ist aktiviert: Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Vorschussrechnung, Häkchen Aktivieren Sie die Funktion „Vorschussrechnung“ in Amberlo – das können nur Administratoren einstellen.
Sie kennen die allgemeinen Schritte des Rechnungsassistenten (Umfang, Empfänger, Prüfen, Festschreiben). Sie sind in Rechnung erstellen und versenden beschrieben und werden hier nicht wiederholt.
Verrechnen können Sie nur eine Vorschussrechnung, die festgeschrieben und ganz oder teilweise bezahlt ist. Verrechnet wird höchstens der gezahlte Betrag.

Wer darf das? Eine Vorschussrechnung festschreiben und stornieren dürfen alle, deren Rolle die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen hat. Administratorrechte sind dafür nicht nötig. Wer eine Zwischen- oder Schlussrechnung mit Vorschuss-Verrechnung festschreibt, braucht zusätzlich die Berechtigung Kann Transaktionen erstellen.

Schritt für Schritt

Vorschussrechnung erstellen

Öffnen Sie den Rechnungsassistenten für die Akte, wie in Rechnung erstellen und versenden beschrieben.
Wählen Sie im Schritt Umfang die Belegart Vorschussrechnung („Vorschuss anfordern — vor oder während des Mandats. (§ 9 RVG)“). Der Umsatzsteuersatz ist wie bei jeder Rechnung vorbelegt; prüfen Sie ihn.
Im Schritt Vorschussbetrag tragen Sie den angeforderten Betrag ein und wählen unter Betrag ist, ob es sich um einen Brutto- oder Netto-Betrag handelt. Vorbelegt ist Brutto. Geben Sie einen Bruttobetrag ein, rechnet Amberlo den Nettobetrag so, dass der angeforderte Betrag nicht überschritten wird.
Klicken Sie auf Weiter. Solange kein Betrag größer als null eingetragen ist, bleibt Weiter gesperrt.
Führen Sie die Schritte Empfänger und Prüfen wie bei jeder Rechnung aus und schreiben Sie die Vorschussrechnung mit Ausstellen und festschreiben fest. Erst dabei erhält sie ihre Nummer. Als Einleitung schlägt Amberlo „Vorschussanforderung nach § 9 RVG“ vor.

Das ist anders als bei einer normalen Rechnung:

Keine Postenauswahl. Eine Vorschussrechnung rechnet keine Zeiten, Auslagen oder Gebühren der Akte ab. Sie enthält nur eine Position „Angeforderter Vorschuss (§ 9 RVG)“ mit dem von Ihnen eingetragenen Betrag. Die Posten der Akte bleiben abrechenbar und werden später mit einer Zwischen- oder Schlussrechnung abgerechnet.
Kein Schritt Vorschuss-Verrechnung. Eine Vorschussrechnung kann keinen anderen Vorschuss verrechnen.
Kein Leistungszeitraum. Anders als bei Zwischen- und Schlussrechnung gibt es auf einer Vorschussrechnung keinen Leistungszeitraum.
Umsatzsteuer und Nummer wie bei jeder Rechnung. Die Vorschussrechnung weist Umsatzsteuer aus und erhält ihre Nummer aus demselben Nummernkreis wie Ihre Rechnungen und Stornorechnungen. Beim Festschreiben weist der Dialog darauf hin: „Die Rechnungsnummer wird aus dem gemeinsamen RE-/VR-/ST-Nummernkreis gezogen.“

Zahlung auf den Vorschuss buchen und finden

Buchen Sie die Zahlung des Mandanten wie jede andere Zahlung auf die Vorschussrechnung, siehe Zahlungseingang buchen.
Im Aktenkonto der Akte erscheint die Zahlung als Vorschuss eingegangen (siehe Das Aktenkonto lesen).
Sobald der Vorschuss verrechnet ist, steht unter der Zwischen- oder Schlussrechnung Verrechnet mit Vorschuss … mit der Nummer der Vorschussrechnung; die Zahlung selbst bleibt als Vorschuss eingegangen stehen.

Vorschuss auf der Zwischen- oder Schlussrechnung verrechnen

Erstellen Sie eine Zwischenrechnung oder Schlussrechnung, wie in Rechnung erstellen und versenden beschrieben. Nach dem Schritt Positionen folgt der Schritt Vorschuss-Verrechnung.
Unter Zu verrechnende Vorschussrechnungen sehen Sie die bezahlten Vorschussrechnungen der Akte, die Sie verrechnen können.

Wie verrechnet wird, legt die Belegart fest. Sie können es nicht selbst umstellen:

Belegart	Verrechnung	Was Sie tun
Zwischenrechnung	Höchstens bis zum Rechnungsbetrag	Beim ersten Öffnen eines neuen Entwurfs schlägt Amberlo die Beträge vor; bei einem gespeicherten Entwurf bleibt Ihre Eingabe stehen. Sie können den Betrag je Vorschussrechnung im Feld Zu verrechnender Nettobetrag anpassen. Die Summe darf den Rechnungsbetrag nicht übersteigen; sonst meldet Amberlo „Der gesamte Verrechnungsbetrag übersteigt den Rechnungsbetrag.“ Ein Guthaben entsteht nicht.
Schlussrechnung	Vollständig; ein Überschuss wird zu Guthaben	Jeder bezahlte Vorschuss wird vollständig verrechnet. Die Beträge sind nur angezeigt und können nicht geändert werden.

Prüfen Sie im Bereich So erscheint es auf der Rechnung (§ 14 Abs. 5 UStG), was der Mandant sieht (siehe unten).
Klicken Sie auf Weiter und schließen Sie die Rechnung wie gewohnt ab.

Was sieht der Mandant auf der Rechnung? Nach § 14 Abs. 5 UStG müssen auf der späteren Rechnung die bereits vereinnahmten Vorschüsse und die darauf entfallende Umsatzsteuer abgezogen werden. Deshalb steht auf der Rechnung für jede verrechnete Vorschussrechnung eine Zeile „Abzgl. Vorschuss … v. …“ mit Nummer und Datum der Vorschussrechnung, darunter der Netto- und der Umsatzsteueranteil („davon Netto … · USt …“). Am Ende folgt „Zahlbarer Betrag“, also der Betrag, den der Mandant noch zahlen muss, mit dem Zusatz „enthaltene USt: …“.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Warum fehlt die Kachel „Vorschussrechnung“?

Die Funktion ist in Ihrer Kanzlei nicht aktiviert. Eine Administratorin oder ein Administrator aktiviert sie unter Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Vorschussrechnung, mit dem Häkchen Aktivieren Sie die Funktion „Vorschussrechnung“ in Amberlo. Danach bietet der Schritt Umfang die Kachel Vorschussrechnung an.

Warum wird meine Vorschussrechnung nicht zur Verrechnung angeboten?

Dafür gibt es drei Gründe:

Sie ist noch nicht bezahlt. „Nur ein bezahlter Vorschuss kann verrechnet werden — § 14 Abs. 5 UStG setzt voraus, dass die Zahlung eingegangen ist.“ Unbezahlte Vorschussrechnungen stehen gesondert unter Offene, unbezahlte Vorschussrechnungen. Buchen Sie zuerst den Zahlungseingang. Eine teilweise bezahlte Vorschussrechnung wird dagegen angeboten; verrechnen können Sie sie bis zur Höhe der Zahlung.
Sie ist bereits vollständig verrechnet. Eine Vorschussrechnung, die auf einer festgeschriebenen Rechnung vollständig verrechnet wurde, erscheint nicht mehr in der Liste.
Ein anderer Entwurf hat sie bereits verbraucht. Sie steht dann unter Durch einen anderen Entwurf reserviert; hinter Vollständig reserviert durch: sehen Sie, welcher Entwurf das ist. Entfernen Sie die Verrechnung dort oder verwerfen Sie diesen Entwurf. Bei einer Schlussrechnung blockiert die Prüfung Vorschuss durch einen anderen Entwurf reserviert sonst das Festschreiben.

Eine Vorschussrechnung, die unter einem anderen Briefkopf ausgestellt wurde, wird zwar angeboten, der Entwurf lässt sich mit dieser Verrechnung aber nicht speichern (siehe die folgende Frage).

Die Verrechnung lässt sich nicht speichern oder festschreiben – woran liegt das?

Wählen Sie im Schritt Empfänger denselben Briefkopf, unter dem die Vorschussrechnung ausgestellt wurde; vorbelegt ist Ihre eigene Standard-Niederlassung aus der Benutzerverwaltung, nicht die Kanzlei-Einstellung der Akte. Zum Festschreiben mit Verrechnung brauchen Sie außerdem die Berechtigung Kann Transaktionen erstellen. Bei einer Zwischenrechnung darf die Verrechnung den Rechnungsbetrag nicht übersteigen. Haben Sie nach der Verrechnung Posten entfernt, bleibt Speichern und schließen deshalb ohne Hinweis ausgegraut, bis Sie den Betrag unter Zu verrechnender Nettobetrag senken.

Der Vorschuss ist höher als die Schlussrechnung – was passiert?

Auf einer Schlussrechnung wird der Vorschuss trotzdem vollständig verrechnet. Der Zahlbetrag sinkt auf null; er wird nie negativ. Die Vorschau zeigt: „Der Überschuss von … wird beim Ausstellen der Rechnung als Guthaben im Aktenkonto eingebucht.“ Nach dem Festschreiben finden Sie den Betrag im Aktenkonto als Guthaben mit der Herkunft Überschuss aus Vorschuss-Verrechnung (siehe Das Aktenkonto lesen). Ein Guthaben ist Geld, das zurückzuzahlen ist, weil keine Forderung dagegensteht. Sie können es auszahlen, aber nicht mit einer späteren Rechnung verrechnen. Wie Sie es auszahlen, beschreibt Zahlungseingang buchen unter „Wo sehe ich das Guthaben, und wie zahle ich es aus?“.

Auf einer Zwischenrechnung kann kein Überschuss entstehen: Sie verrechnen höchstens den Rechnungsbetrag. Der nicht verrechnete Teil des Vorschusses bleibt für eine spätere Rechnung verfügbar.

Kann ich eine Vorschussrechnung stornieren, und was passiert mit ihrer Nummer?

Ja. Eine festgeschriebene Vorschussrechnung stornieren Sie wie jede andere Rechnung, siehe Rechnung stornieren. Die Vorschussrechnung behält ihre Nummer. Die Stornorechnung erhält die nächste freie Nummer aus demselben Nummernkreis.

Beachten Sie:

Solange eine andere Rechnung den Vorschuss verrechnet, ist kein Storno möglich – auch wenn diese Rechnung erst ein Entwurf ist. Entfernen Sie zuerst die Verrechnung aus dem Entwurf oder stornieren Sie zuerst die Rechnung, auf der der Vorschuss verrechnet ist.
Hat der Mandant schon gezahlt, bucht Amberlo den gezahlten Betrag beim Storno als Guthaben mit der Herkunft Rechnungsstorno auf die Akte. Das Geld ist zurückzuzahlen, weil keine Forderung mehr dagegensteht. Es ist danach kein Vorschuss mehr: Sie können es auszahlen, aber nicht mit einer späteren Rechnung verrechnen. Eine neue Vorschussrechnung ist in voller Höhe offen.
Unbezahlte Vorschussrechnungen können Sie auch direkt im Schritt Vorschuss-Verrechnung über Vorschussrechnung stornieren… stornieren. Amberlo speichert dabei zuerst Ihren aktuellen Entwurf.

Ich habe die Vorschussrechnung noch nicht festgeschrieben – muss ich sie stornieren?

Nein. Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Sie können ihn über Entwurf verwerfen löschen.